互联网时代，不动产登记及其档案管理办法研究

刘海燕

摘 要：互联网时代，不动产登记及其档案管理要顺应时代发展趋势，将传统以人工为主的纸质管理模式，转变成以信息技术为主导的现代化管理模式，以弥补不动产传统登记模式的不足，提升档案管理质量和效率。基于此，本文对不动产登记信息化的现实价值进行了简要分析，重点阐述了其在信息化建设中存在的问题以及具体的优化策略，其中涵盖了强化管理人员综合素养、建立健全信息化管理机制以及完善档案安全管理系统等，以期为相关人员提供参考和借鉴。

关键词：互联网时代；不动产登记；档案管理

数字化是不动产登记及其档案管理发展的必然趋势，科学、合理的应用信息化技术，可以整合不动产登记的相关信息，在此基础上使用相关信息，既能够保障不动产登记的时效性，还能够强化档案管理的效果。但是，不动产登记及其档案管理在信息化建设的过程中，还存在诸多不足，影响了数字化档案管理的發展和进步。因此，相关人员要针对不动产登记在信息化建设中存在的问题，制定行之有效的解决措施，以此增强档案管理的精准性、可靠性以及安全性。

一、不动产登记信息化的意义

不动产登记共包括三个阶段的内容，分别是申请、提交材料以及受理。在办理不动产登记的过程中，会涉及大量的信息和数据，传统的登记模式缺少统一的信息登记流程，加之需要登记的内容较多，需要登记人员投入大量的时间和精力在信息的记录上，这种僵化的工作形式，不仅浪费了大量的人力资源，还无法起到良好的工作效果。此外，由于登记信息众多，性质不一，在实施档案管理工作的过程中，要归纳处理海量的信息，使得档案管理人员工作量繁重，信息处理效率低下。

然而，依托信息化技术的数字化不动产登记和档案管理，能够有效解决信息处理质量和效率低下的问题，还能够减少人为失误，为人们提供更加优质的服务。

其一，保障不动产权利人的合法权益。将信息化技术与不动产登记业务档案有机结合，能够促使档案更加细致化、数据化以及准确化，以此为所有权人的合法权益提供坚实的保障。从不动产登记的实际出发，做好产权人的确有权登记工作后，还需要严格审核其不明不动产权，并加以明确，进而保证其明确的产权可以走向市场化，盘活不动产权。当明确产权进入市场后，就能够得到有效的经营和运作，在这种条件下，产权人的权益能够得到真实、可靠的保障。

其二，提升工作效率。传统的不动产登记业务，要经过层层审批，所有权人才能够获得产权证书。这种办理模式，既浪费了所有权人的时间，还弱化了服务效果。并且，一些审批部门为谋取不正当利益存在私收费用的行为。因此，将不动产登记及其档案管理数字化、信息化，可以使各项工作的效率逐步升高。相关人员将所有权人的各项信息录入系统中，信息就会自动储存到数据库，在办理后续业务时，检索权利人的关键信息，就能够调出其档案，从而快速、准确地为权利人办理相关业务，促使不动产登记业务更加高效、便捷。

其三，实现资源共享。在信息化技术的支持下，各部门可以实现资源共享，提高信息的综合利用效益。传统的登记流程十分烦琐且复杂，产权人的关键信息若出现变动，就需要本人到不动产登记部门，将新的信息提供给相关人员实行更新。但在互联网时代，不动产登记数据库具备自动储存和更新的功能，其可以根据产权人的信息变化情况，加以更新和完善。在资源共享大环境下，产权人想要维权，不必受信息未更新的限制。此外，随着信息化技术的不断发展，产权人的信息可以更加完善，利用指纹以及面部识别等技术，采集产权人的生理信息，能够从根本上避免发生假冒产权人获取不正当利益等不良情况。

二、在互联网时代，不动产登记及其档案管理存在的问题

1.管理人员综合能力不足

信息化技术的迅猛发展，给不动产登记及其档案管理工作提供了新的发展方向，但也使其面临着严峻的挑战。档案管理工作对信息化技术的应用程度日益加深，这对管理人员的综合能力提出了更高要求，需要管理人员同时具备专业能力以及对信息化技术的应用能力。但从档案管理工作目前的落实情况来看，大多数人员都能够使用计算机系统著录或者挂接纸质档案，但数字化档案管理不仅要掌握传统的管理技能，还需要熟练掌握并运用计算机信息技术，大多数管理人员都存在信息化能力不足，无法快速将电子文件归档，对档案管理系统了解不够全面等问题。

2.信息化管理制度不完善

科学、有效的管理机制，是推动不动产登记及其档案管理工作顺利推进的重要内容，但当前有关部门的责任机制、监管机制以及管理标准还存在不完善、不统一的情况，主要体现在信息化管理流程混乱、人员责任意识薄弱以及执行效力不足等方面。

3.管理系统缺少安全维护

在不动产登记档案信息化平台的建设中，有关部门投入了大量人力、物力以及财力，受内外部等多种因素的影响，与信息化管理平台配套的安全维护机制还不够完善，缺少完备的安全维护系统，权利人相关信息的安全性就得不到有效保证。现阶段，不动产登记档案信息化建设安全维护机制不足，主要体现在以下几方面：

一是缺少安全维护系统，在信息化管理平台运行过程中，未设有报警程序，无法拦截非法操作。

二是安全软件应用不到位。为提升硬件端的操作效率，管理人员经常手动将防火墙等安全维护软件关闭，加之部分人员安全意识薄弱，将安全维护软件关闭后还使用外界硬件，随意登录各种网址，给病毒的入侵创造了条件，导致信息外泄。

三是在使用维护机制的过程中，还存在一系列问题，如缺少周期性维护，对软硬件设备设施维护力度不足等。

4.基础设备设施落后

为满足信息化技术对硬件设备设施的需求，相关部门投入了大量的资金用于硬件设备设施的更新和引进。随着时间的不断推移，不动产登记产生的数据日益增多，对软硬件设备设施的要求也越来越高，这就需要相关部门加大投入力度。但因经费有限，很难及时更新老化、落后的软硬件设备设施，若硬件设备设施老化情况严重，软件无法快速运行，就会给不动产登记及其档案管理的信息化发展造成限制。

三、在互联网时代，不动产登记及其档案管理优化策略

1.强化人员综合素养

人员是不动产登记及其档案管理实现信息化的重中之重，有关部门要做好人员的开发、培训以及引进工作。

首先，可给予相关人员更好的薪资待遇，吸引更多高水平复合型人才，加入管理团队，为档案管理的进一步发展注入新活力。同时，在招聘人员的过程中，要对其从业资质展开严格审核，获得计算机资格证书的人员，可优先录用。

其次，要建立常态化的主题培训机制。不动产登记信息化管理是一项长期工程，管理人员的综合能力要随着信息化技术的发展不断进步，要做好管理人员的常态化培训工作。在培训工作实施期间，要结合人员的具体情况，规划培训的内容，大部分管理人员都能够掌握基础理论知识，但却无法将其运用到实际工作中，这就需要重点培训其技术能力，确保其能够将理论和实际有效衔接，为不动产登记信息化管理的高效开展，提供强有力的技术支持。

最后，要完善考核机制。将绩效考核与薪资待遇、职位晋升相挂钩，以激发员工工作热情，进一步强化信息化档案管理能力。

2.完善信息管理体系

不动产登记信息化管理工作想要有序实行，就要建立健全管理体系，明确管理流程，细化管理内容，实施精细化管理。在建设不动产登记及其档案的信息化管理体系时，可以从以下几方面入手：

其一，建立责任机制。个别管理人员责任意识不足，在实际工作过程中，存在互相推诿，不作为的情况，导致工作效率低下。通过岗位责任机制，将责任落实到个人，详细划分档案管理人员、数据库工作人员以及系统运维人员等相关人员的岗位责任，避免出现岗位交叉或空缺的情况，推动不动产登记信息化管理落到实处。

其二，建立监管机制。通过内部监管和外部监管两种形式，全方位监督和全过程管理档案信息化工作。在监督管理工作中，要将重点放在管理人员对信息化技术以及新工作模式的应用上。个别管理人员受传统工作理念影响较深，还在沿用以往的管理模式，阻碍了不动产登记及其档案管理信息化进程。为此，要加大监管力度，通过严格的监管机制，约束相关人员的行为，以增强不动产登记和档案管理的规范性和纪律性。此外，管理部门要做好定期的自检自查，上级部门要不定期抽查档案管理部门的工作情况。

其三，建立奖惩机制。针对管理人员懒工、怠工的问题，可以利用奖惩机制，调动其参与工作的积极性和主观能动性，对于部分态度消极，对信息化管理模式执行不到位的人员，要给予严厉的问责和处罚。对于综合能力强、态度积极，对不动产登记及其档案管理的信息化建设有突出贡献的人员，要给予精神层面的鼓励和物质层面的奖励，促使更多人员主动参与到档案信息化管理工作中。

其四，精细化管理。有关部门要联系现实情况，持续优化和升级信息化管理模式，以实现真正意义上的精细化管理。在电子文档方面，可以明确规定档案的扫描格式、存储方式以及文件的分类要求等。同时，还要建立电子档案的审核、收集以及移交等制度，促使电子档案的使用更加规范化、流程化以及精细化。

3.健全安全维护机制

在建设安全系统时，要加强与第三方安全机构的合作，选择资深的安全公司，结合不动产登记工作及档案管理工作的实质，建设高防护能力的防火墙。在安全机构的指导下，全面系统地了解，安全系统的操作流程以及形式，确保能够及时发现不规范的使用行为。为保障软件系统的安全性和可靠性，要制定软件升级机制以及平台的安全使用准则。在构建维护机制的过程中，一是要加大对人力资源的投入，确保有足够的人员开展不动产登记及其档案信息化管理，避免出现信息接收滞后、人力资源紧缺的情况；二是要升级维护机制，合理划分相关人员的工作内容。管理不动产登记及其档案信息化平台的人员，要定期对硬件设备设施展开维护，如清理灰尘、更换鼠标和键盘等。水平较高的信息技术人员要对软硬件设备设施实行周期性检测，在检测过程中，做到及时发现问题并解决问题，避免因系统故障影响工作的正常进行。同时，既要做好信息技术人员的技能培训，还要将设备设施问题交由厂家处理。

4.加强基础设备设施建设

软硬件设备设施是不动产登记信息化管理能够得以顺利运行的基础。因此，相关部门要加大对基础设备设施的建设力度。

第一，机房和档案库要独立存在，还要配置相应的智能门禁以及监控设施等。

第二，网络服务系统要具备独立性，可建立内部服务网络。为增强信息的利用效果，需要疏通网络渠道，可以建设上下互通结构的网络传输系统，以确保信息传输的时效性和安全性。同时，还要加强权限管理，结合部门性质，设置相应的权限，未获得权限的部门，不得查阅相关资料。

第三，定期优化软件系统。软件系统在运行过程中若缺乏有效的升级和优化，易发生卡顿等问题。有关部门要针对不动产登记信息化管理中的重难点，深层次优化软件系统的相关功能，如打印、查找以及统计等功能，这些功能是日常工作必备的。为此，要结合实际情况，做好功能的升级，以强化部门的服务质量。

第四，建设档案信息库。为实现信息共享，需要加大对档案信息库的建设，将不动产登记的相关数据和信息统一录入信息库和管理系统中，以便于整理和汇总产权信息，完成汇总后，还需要组建成名册，供后续工作使用。

第五，有关部门要科学使用资金，做好资金的分配工作，尽可能为基础设备设施的完善提供资金支持，若发现设备设施老化情况严重，要及时上报、更新。

四、其他优化策略

1.更新思想意识

思想是行动的先导。个别管理人员未能正确认识到信息化管理的重要性，对信息化管理模式存在抵触情绪，习惯于使用传统的管理办法。为保证相关人员能够切实贯彻新型管理办法，要采取多元化的手段，使其形成良好的信息化意识，帮助其重新定义信息化管理。当员工对信息化管理有了正确的认知后，就能够主动实施不动产登记及其档案的信息化管理，从而优化信息化管理模式的执行效能，营造积极向上的工作氛围。

2.完善法律规章制度

新时期，房地产行业得到了显著发展，但就不动产登记业务档案管理工作而言，还有一定的漏洞，若这项工作出现问题，将会直接影响房屋产权的归属，进而给房地产行业的健康发展造成不良影响。当前，物权法是不动产登记及其档案管理的核心，房屋产权法律机制包括地方性法规以及国家法律规章等，但这种管理模式还存在界限模糊，规定不够明确等问题。现行法律法规对不动产登记档案数字化管理工作的约束较少，导致相关工作人员职业素养低下，在审批文件的过程中存在谋取私利的情况。因此，国家有关部门要针对现行法律规章制度存在的漏洞加以补充和完善，为不动产登记信息化管理模式的规范运行提供法律保障。

五、结论

综上所述，在互联网时代，不动产登记及其档案管理要紧跟时代发展步伐，做到与时俱进，借助信息化技术优化创新传统的工作模式，加大对信息化技术和现代化设备设施的引进工作。相关人员要加大对信息化技术的应用力度，针对不动产登记业务档案信息化建设存在的不足，提出合理的意见和建议，促使该项管理工作向高效、便捷与安全发展。

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（作者單位：临沂市不动产登记交易中心 ）