浅谈资料整理在档案管理中的意义

2023-06-11郑燕杰

兰台内外 2023年13期

郑燕杰

摘要：在新时期，随着各行业档案使用标准不断提升，推动档案管理逐步向数据化方向发展。同时，资料整理在其中的作用也日渐凸显。基于此，围绕资料整理在档案管理中的意义展开论述，概述资料整理与档案管理的有关内容，阐述资料整理在档案管理中的重要性，分析在档案管理工作中的资料整理现状，并提出在档案管理中充分发挥资料整理作用的对策。

关键词：资料整理；档案管理

随着信息时代的发展，档案管理工作急需落实信息化建设，其中，资料整理工作在档案管理信息化的推动下发挥着较大的作用及意义，促使档案管理进入利用计算机数据输入来完成保存与管理的模式，给档案资料的更好运用奠定坚实基础，与现今的时代发展要求相符合。然而，从我国目前整体的档案管理水平来看，其仍旧处在初级发展阶段，相应管理人才与数据资源均比较匮乏，信息化建设的基础也较为薄弱，阻碍档案管理的可持续健康发展，必须引起全社会的关注与重视，让资料整理在档案管理中凸显更为显著的作用，快速提升档案管理水平，为我国经济的良好建设与发展提供有效助力。

一、资料整理与档案管理的相关概述

1.资料整理

资料的概念十分宽泛，主要包含经济效益、社会效益、市场前景、项目建设内容及规模、投资份额、融资总额、人文条件、气候环境、地理位置以及交通情况等各方面的资料。基于数据化和信息化的档案建设背景，其中，资料整理工作也会逐渐朝着数据化和表格化的方向发展，针对资料整理工作的计算机数据分析也取得明显发展。资料整理具体涵盖对文字及数字信息资料的全面整理，实际的资料整理工作是以相关决策人员所提出的目标与标准为依据，利用科学性与合理性的方式方法，对资料内容逐一进行审查、检验、分类以及汇总，通过一系列的初步加工，能够增强整体档案资料的系统性与条理性，再集中、简明化地将其中的情况全面反映出来。资料整理是开展资料研究与分析工作的重要前提和基础保障，还是强化档案资料质量、提升资料运用价值所必须实行的一项工作，也是将档案资料完好保存的必然要求，需要资料整理人员在工作中严格遵守各项相关性规章制度，积极提升自身对资料整理意义的认识，及时转变现有资料整理理念。

2.档案管理

档案管理是档案部门就档案资料实体以及档案信息实施全面和直接管理，并提供利用服务的各类业务工作内容的总称，在国家总体的档案事业中占据着最为基础的地位，是国家档案事业的基础组成部分。其具体包括对档案信息资料的搜集、整理、汇总、保管、鉴定、统计以及提供利用，可以根据实际工作环节划分为基础与利用两部分内容。

第一，档案的产生主体有各类国家机构、社会组织以及个人，由此可以看出，档案工作存在多元性的特点。第二，因为产生主体的不同，生成档案的不同所有权，也就是档案资料分属于国家、集体以及私人所有，其中，私人包含个人、家庭以及家族。从档案来源角度来说，由于档案产生于不同的主体，会服务于不同的社会活动，体现档案资料具有广泛性。第三，档案还具有价值性的特性，价值性也可以理解为有用性。档案拥有两方面的基本价值，一是历史凭证价值，以档案资料的基本属性以及档案在内容和形式等方面的特征为出发点，不难看出档案具备真实性与可靠性，还具有极高的法律效力；二是情报信息价值，也就是常说的参考价值，这一层面可以从档案信息储备为出发点，可以发现档案资料能够为各项工作提供借鉴或参考。第四，檔案工作还拥有一项最基本的属性，即原始记录性。原始性主要指档案资料是当时以及当地直接在立档单位的各类职能活动中形成的历史产物，它不是事后由相关工作人员根据历史编纂的；记录性是指从档案资料的内容上来看，其所记录的是当时或当地所发生的某件事，以及当事人发现某件事物与做出某种行为的过程，还有最终产生的结果。从档案资料的形式上看，档案原件所具有的办文特征与时代特色是任何资料内容所无法替代的。

二、资料整理在档案管理中的意义

1.有利于提升档案资料的质量

资料整理不仅是资料研究工作的基础，还是储存资料的客观要求。资料整理人员在整理档案资料的过程中，通过坚持真实性、完整性、准确性、标准性以及系统性的原则，逐一落实与资料整理有关的收集、整理、保存、鉴定以及统计等各项环节，有助于为档案资料的总体质量提供保障。

2.有利于提高资料的使用价值

资料整理就是一个将档案资料由表及里、由此及彼、去粗取精、去伪存真以及综合提升的过程，其主要目的在于为国家及社会带来更具全面化和便捷化的信息服务，而良好的资料管理工作有助于确保信息资料内容的准确性与清晰性。由于以往传统的资料整理工作所表现出的使用价值并不显著，也没有取得较为广泛的使用范围。因此，在目前信息化、数据化的档案管理工作进程中，有必要进一步就现行的资料整理方式加以适当调整，推动资料使用价值大幅度提升。并且，随着资料整理工作日益发展，还有助于实现档案资料价值的整体增强，进一步优化与完善档案整理工作。

3.有利于不断开发新的资料信息

在资料整理工作中，资料整理人员利用自身的智力及创造性思维，针对已有的资料内容实施深化，能够挖掘并开发出新的信息。具体来说，由于资料整理具有系统性、复杂性以及独特性等的特点，不能仅停留在资料保管层面，还必须高度重视档案信息开发环节。在以往资料整理过程中，经常会在具备真实性的依据下，根据主体历史发展来落实记录工作，而单就资料整理的独特性而言，这一性质的存在与其独特的形式息息相关。基于此，资料整理工作还有着客观性和公正性的特性，也正是资料整理作为一项真实的记录凭证而存在的原因，其才得以被保存并沿用。在整理档案资料内容的实际环节，因为资料与资料之间的内在联系性，会更加有助于资料整理人员经过不断研析，从而开发出新的信息。

三、资料整理在档案管理中的现状

随着信息化技术的高速发展，先进的科学技术手段在各领域实现了广泛渗透，应用信息化技术不但可以有效提高生产和生活的效率，还可以为人们的高质量生活及工作目标的实现带来高效助力。档案管理是国家管理工作的重要组成部分，对档案资料实施数据化和信息化管理是时代发展的必然趋势。因此，在档案管理的资料整理中不断引入最为先进的信息技术手段，能够全面助力资料整理工作高质高效发展。在信息时代背景下，资料整理更多地会通过图表的形式记录，并对所记录的内容具有较高的要求，如必须具备严谨性与逻辑性，还要求资料整理工作设置相应的规则，以期实现对档案资料的扁平化管理，在过程中还需要不断加强对资料管理人员的系统培训，从而使其在资料整理工作的有序化开展中发挥积极的促进作用。然而，实际的情况是档案资料整理工作在向信息化方向发展进程中，存在着诸多问题和弊端，严重影响资料整理在档案管理中更好地发挥作用。

1.资料整理工作信息化尚处在初级阶段

不论对个人和单位，乃至社会来说，档案信息资料都发挥着不可替代的重要作用，这就对资料内容的真实性与准确性提出更高的要求。然而，随着信息化技术的快速发展，档案资料呈现出明显的信息化管理趋势，但发展速度还有待提升，仍处于初级发展阶段。一是资料整理工作在与信息化有机结合进程中，应有的信息化人才储备并不充足，难以及时给出针对化的解决方案；二是档案资料整理工作欠缺足够的人力、物力以及财力支持，以至于当下的资料整理质量及水平无法跟上社会的发展需求。

2.资料管理人员的管理意识及专业水平不高

首先，资料管理人员的管理意识不强，在档案管理过程中，档案资料的记录和整理等相关工作内容并没有得到全体资料管理人员的重视，工作人员经常在具体的工作环节随意敷衍，通常不会深究原始档案数据是否具有真实性，在很大程度上加大信息资料失真的风险。还有的资料整理人员仅对档案管理工作熟悉，而对计算机软件的运行与数据分析方面知识缺乏了解及掌握，甚至是一窍不通。资料整理人员利用计算机对档案资料进行记录与管理的过程中，如果遇到问题或故障，就很难在短时间内得到解决，不利于档案资料整理效率的进一步提升；其次，多数资料整理人员的实际工作仍然是传统的管理理念，相应的专业技能较为匮乏，而且部分人员并没有形成对信息化管理技术或手段的深入认识，最大限度地降低资料整理的工作效率。并且，一些资料整理人员对单位的业务经营范围了解不充分，从而导致资料整理工作和单位业务开展相互脱节的情况，造成档案管理的断层局面。除此之外，资料整理人员在应用计算机技术方面的能力普遍较低，难以符合信息化、数据化档案管理要求。

3.对资料整理在档案管理中的作用认识不够

在多数情况下，很多单位在构建档案过程中，仍旧沿用传统的档案建设思路，针对原始资料的归集与整理较为粗浅，还缺乏较强的逻辑性，资料所属部门的人员与档案管理人员之间的工作出现严重脱节，其他相关职能部门在计算机存储和数据分析方面的认识比较欠缺，以至于部分档案没有构建与之相对应的数据信息，档案工作不能够及时发挥作用及价值，致使其边缘化现象十分明显，这与资料整理工作的初衷相背离，容易给后续档案资料的使用带来一定影响。

四、充分发挥资料整理在档案管理中的作用

随着信息化技术不断发展，给档案管理的工作方式带来尤为显著的变化。以往传统的档案管理模式和资料整理模式已无法满足当下资料整理工作的开展需求，对此，工作人员陆续开始利用计算机进行资料整理工作，使资料整理工作的质量与效率取得较大提升。为了确保资料整理能够更快与更好地适应信息化档案建设的要求，各单位应着力建立具备信息化与数据化的资料管理模式，以此为档案管理效率的提升提供实质性帮助。

1.建立档案管理队伍，确保资料整理扁平化

要想推动档案资料整理工作顺利开展，就必须要积极落实对档案管理团队的建设。加强档案管理团队建设，不仅能够更好地保障资料管理的扁平化，还能够促进资料管理工作效率的整体提升。第一，组建更具专业性的档案管理团队。专业化的档案管理队伍是有效提高资料整理质量及效率的必要条件。资料整理工作并非独立的，与各职能部门之间均有较大关系，对此，需要资料整理人员在工作中加强与有关部门的有效沟通，以此来全方位收集各类零散的信息资料；第二，构建更具信息化的档案管理团队，提升资料整理的速度。在通常情况下，现代化资料整理工作离不开计算机技术的支撑，针对实际的资料整理工作内容，应当做到能够灵活应用先进的计算机技术，从而推动信息化资料整理工作更好地实施。同时，通过信息化的档案管理团队，可以帮助资料整理人员实现对信息资料的全面和精准整理，将档案资料的实际效用充分发挥出来。

2.积极引入信息技术，推动资料整理数据化

对于具体的资料整理工作来说，积极引进先进的信息技术是十分有必要的。通过搭建现代化的数据信息档案，在之后的工作中加强对其全面应用，进一步激发其在社会服务中的有效作用。新的发展形势给资料整理工作提出更为严格的要求，在此状况下，资料整理质量与水平的高低将会对档案管理工作的整体质量产生影响。因此，要求各单位在档案管理工作中积极推进信息技术和资料整理工作的统一性，不断提升资料整理的实际水平，从而为资料整理的数据化发展提供有效的助力。

3.规范资料整理流程，保证资料整理高效化

资料整理工作人员在整理相关资料过程中，务必要严格遵守《档案法》有关规定，及时建立兼具标准性与专业性的管理制度，并积极构建规范性的管理流程，确保资料整理工作高效实施。不仅如此，为了保证资料整理水平的全面提升，有必要建设科学化和合理化的考核与激励机制，最大限度地调动资料整理人员的工作积极性，并督促他们在各项工作环节做到全身心投入。

五、结语

综上所述，文章以资料整理在档案管理中的意义为中心，通过对资料整理与档案管理的有关内容阐述，使相关人员全面了解这两项工作，通过对资料整理在档案管理中的重要性概述，能够使相关人员深刻意识到资料整理工作的重要意义，对档案管理中存在的问题分析，能够使资料整理人员充分认识到自身工作的不足，对切实发挥资料整理在档案管理中的作用总结，能够为之后资料整理工作的更好开展提供有效参考。

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