乡镇卫生院档案管理工作浅析

2023-06-09汪金环

南北桥 2023年1期

汪金环

［摘要］档案管理是卫生院重要管理工作之一，对于医疗水平相对滞后的乡镇卫生院来说，档案管理工作质量对其生存及持续发展有着决定性影响，在医改不断推进的大环境下，加强档案管理已然成为我国乡镇卫生院实现长足发展的必经之路。就目前来看，部分乡镇卫生院的档案管理工作尚存在诸多亟待解决的问题，对其稳定运营和健康发展产生较大威胁。本文围绕乡镇卫生院档案管理现存问题展开讨论，同时提出相关优化策略，以期为乡镇卫生院的良好发展贡献有益参考。

［关键词］乡镇卫生院；档案管理；持续发展；优化策略

［中图分类号］G27文献标志码：A

长期以来，档案管理都是基层卫生院日常工作的重中之重，是卫生院日常工作得以顺利开展的前提基础，也是其实现良性发展的有力抓手。兼具规范化、标准化及科学化的档案管理工作能够为卫生院的稳定运转提供基础保障，对基层医疗机构的安全运营和长效发展起到较好的推动作用［1］。在新形势下，国内医疗机构如雨后春笋，在市场竞争不断趋于白热化的情况下，基层医疗组织需清晰认识到加强档案管理的现实意义，并积极采取优化策略，以促进档案管理质量及工作成效的同步提升，使档案管理工作更好地服务于乡镇卫生院，成为推动卫生院良好发展的不竭动力。

1 加强乡镇卫生院档案管理工作的必要性

1.1 提升新农村建设水平的必由之路

建设新农村是我国当前阶段的重要任务之一。新农村建设质量和进度对城乡统筹发展战略的有效落实有着重要影响。乡镇卫生院是为乡镇居民提供医疗卫生服务的主要基层部门，其在新农村建设中的作用与影响不容小觑。唯有做好档案管理工作，才能够更为全面地掌握乡镇居民的健康状况，有效推动基层医疗卫生事业的蓬勃发展，切实提升新农村建设水平。从本质上来说，卫生院档案是我国农村人口身体健康情况的呈现载体，档案中所记录的每项数据都能够直观地体现居民的身体素质。无论是国家发展还是新农村建设，皆需要强健的体魄作为动力源泉，健康的身体是助力经济发展最好的引擎［2］。再者，我国建设新农村的主要目的在于提升乡村居民的幸福指数，使其能够富足、健康地生活。基层卫生院档案记录了当地居民的健康数据，这些数据可作为区域医疗卫生政策的制定依据，对新农村建设的稳步推进有较好的促进作用。乡镇卫生院应明确自身档案管理工作在新农村建设这项长期且繁重的任务中的重要意义，并积极采取对策以优化自身服务能力，以此带动新农村建设水平的不断提升。

1.2 乡镇卫生院实现持续发展的必然选择

对于任意單位或部门来说，档案管理都是其最基础、最关键的工作之一。档案管理规范与否不但影响该单位或部门的正常运转，同时还关乎其长期发展。作为基层医疗组织的关键部门，乡镇卫生院若想实现持续发展这一长远目标，须得明晰档案管理的重要性和做好此项工作的必要性。详细来说，档案管理是卫生院各项基本工作得以有序开展的前提和动力，规范化的档案管理工作能够为卫生院的稳定运转保驾护航［3］。当前，国内医疗行业的市场竞争愈演愈烈，作为基层服务部门的乡镇卫生院更是应该在确保公益性的情况下全面强化档案管理，这既是大环境对卫生院提出的硬性要求，也是卫生院实现自身发展的必然选择。

2 乡镇卫生院档案管理工作中存在的问题

档案管理系基层医疗服务单位的基础管理工作，规范合理的档案管理可在极大程度上推动卫生院各项工作的高效运行。然而，当前国内基层卫生部门的档案管理落实情况并不理想，其中还存在意识薄弱、技术落后、管理体系不合理及人才匮乏等亟待解决的问题。这些问题妨碍档案管理的顺利实施，也制约了卫生院的持续进步与发展。经调查与汇总，笔者现将乡镇卫生院在开展档案管理工作期间遇到的问题罗列如下。

2.1 缺乏档案管理意识

社会经济的迅猛发展给人们的生活方式及环境带来了翻天覆地的变化，人们在享受经济增长带来的益处的同时，也在承受着生活模式转变所带来的病痛。在“保健养生”理念广泛普及并不断深化的背景下，乡镇居民对自身健康愈发关注，对卫生服务的需求量也随之增长，卫生院面临着较为严峻的发展挑战。医疗服务需求量上涨必然会增加档案管理的任务量，若不能及时更新管理方式，乡镇卫生院就极有可能陷入发展困局。然而，就基层卫生部门发展现状来看，多数卫生院仍将精力集中于行政管理，尚未意识到档案管理的重大意义。因此，难以发挥档案在乡镇卫生院生存与发展中的重要价值［4］。

2.2 制度体系有待完善

完善的制度体系能够为管理者或一线服务者提供明确的工作指引，使其开展日常工作时能够有章可循、有法可依。相较于大型医院，基层卫生部门的制度体系还有待完善，与档案管理相关的规章制度尚未健全，故而时常出现档案损毁或丢失等不良事件，对患者及卫生院造成极大的负面影响。另外，农村合作医疗的落实也加重了档案管理人员的工作负担及难度，如若没有合理规范的制度体系支持，则档案管理工作很难按计划开展，混乱无序的档案管理工作将给整个卫生院的良好运转带来不可估量的消极影响［5］。由此可知，明确并完善档案管理制度体系是档案得以完好保存和充分开发利用的关键途径，也是卫生院切实提升档案管理成效的有效举措。

2.3 技术建设力度不足

通过上文分析可知，基层卫生部门在档案管理这一工作环节并未投入足够的建设力度，这不止体现在意识薄弱和制度缺乏两方面，技术落后也是基层卫生部门档案管理工作尤为突出的问题。信息科技的飞跃式发展为各行业带来了诸多先进技术和设备，电子档案的普及也为医院开展档案管理工作提供了极大的便利。但是对于经济相对落后的基层医疗机构来说，设施设备的缺乏阻碍了其信息化发展进程。一些乡镇卫生院建筑面积相对较小，可供档案存放与管理所用的空间更是小之又小，且部分卫生院的档案存放室较为潮湿，室内并未配置降温除湿器械设备，档案的安全性令人堪忧。除此之外，虽然计算机已在基层卫生部门广泛使用，但是多数卫生院并未实现档案管理信息化，仍沿用传统的人工操作管理方法，不仅难以提升档案管理利用效率，还容易出现人工误差，影响数据信息的准确性和完整性［6］。

2.4 高素质人才匮乏

人才是第一生产力，是各行业的立足之本。从本质上来看，基层卫生部门档案管理意识薄弱、技术落后及制度缺乏等问题的产生与人员的素质水平息息相关。工作流程及方法的改进创新离不开高素质人才，档案资源的整合、开发利用和存储管理更需要以专业人才为依托。而人才匮乏是基层卫生部门最常见的发展问题，多数卫生院尚未设立档案管理专职人员，基层档案管理人员通常为其他医疗岗位的工作者，且部分人员担任档案管理员前并未接受系统培训，导致其上岗后难以有条不紊地完成管理任务，实际工作成果与理想标准差距较大［7］。

3 提升乡镇卫生院档案管理工作水平的具体对策

从某种程度上来看，档案是基层卫生院发展历程的书面化呈现，完整且真实的档案记录也能够反映出卫生院的服务质量及医疗水准，是卫生院全面落实科学管理的数据支撑，加强管理力度、提升管理水平对于卫生院的稳定发展意义重大。

3.1 持续提升从业人员的档案管理意识

意识是行为的内在驱动力。唯有加强思想意识建设，才能使档案管理者以饱满的热情主动投身于日常工作，并将档案的存储利用落到实处。卫生院决策层应重视此项工作，并根据档案管理人员的个体特性开展差异化意识培训，综合引用多个实践案例来突出档案管理对卫生院生存发展的现实意义，使档案管理人员以严谨的态度对待工作，引导其积极利用先进的方式方法进行档案管理，使档案管理工作更好地为临床医疗提供指导［8］。与此同时，领导层还应做好宣传与督促工作，并将档案管理编入卫生院长期发展计划，力争转变职工的不良观念，不断增强其档案意识，规范其档案管理行为，以实现业务建设和档案管理的同步发展。

3.2 健全并落实档案管理规章制度

完善且有效的制度是档案管理工作规范化开展的必要前提，唯有健全相关制度，档案管理人员才能够按章办事、依法办事。院领导需对现行管理体系进行深度剖析，结合当前政策与卫生院档案管理实际情况重构规章制度，并将健全后的制度体系落实于各管理部门及各工作环节。制度内容需涉及档案的“留、建、归”和“存、借、销”，确保无一环节遗漏。为进一步规范人员行为，还要将档案管理质量作为衡量卫生院整体工作成效的指标，使档案管理工作真正融入卫生院长期发展战略［9］。

3.3 积极引入先进技术与设备

随着“科技兴国”理念的不断深化，先进技术已然成为各行业的不懈追求。处于新时代的乡镇卫生院也应重视技术在节省资源、提升工作及管理效率方面的巨大作用，积极引入先进技术及相关设备，推动卫生院档案管理工作朝着数字化方向不断发展。首先，院领导要增加技术设备的投入资金，利用网络信息和大数据构造卫生院内部档案中心库，改变以往的档案记录形式，使档案存储更具安全性。其次，要对既有档案管理设施设备进行清点与故障排查，及时更换老化设备，完善基础管理设施，减少因设备故障而引起的档案损毁或丢失事件［10］。最后，卫生院应安排专业技术人员定期对档案中心库运作系统及相关设备进行安全检查，为档案管理工作的安全、顺利开展奠定基础。

3.4 完善人才培养及管理机制

人是档案管理的主导者，唯有打造一支高素质人才队伍，卫生院档案管理工作才能够实现持续质量改进。乡镇卫生院决策领导层应着手完善档案管理人员的培养和管理机制，不断强化其业务能力，使其在本职岗位上大放异彩。首先，卫生院应做好在职员工的培训教育工作，培训内容需涉及档案业务及医药卫生两大维度。只有掌握这两方面知识，才能够更好地胜任档案管理工作。同时，领导层要鼓励并引导在职档案管理者自主学习，针对表现出色者或是取得相关从业证书者要及时给予精神或物质奖励，以激发其他职工的学习和工作热情。其次，卫生院可组织全体工作人员参加以“档案”为主题的座谈会，使各部门成员都能够了解并理解档案工作，在卫生院内部营造良好的档案管理氛围，有助于形成“档案文化”［11］。最后，乡镇卫生院可适当提高档案工作人员的福利待遇，并加大档案管理宣传力度，做好“人才引进”工作，政府有关部门也应发挥其市场调控作用，对于基层卫生部门档案管理从业人员给予政策倾斜，吸引更多的外部人才投身于基层医疗建设。

3.5 加大乡镇卫生院档案管理的信息化建設力度

得益于科学技术的持续进步，我国现已全面进入信息时代，信息化也已成为各行业的全新发展方向。在此情况下，落实好基层卫生部门档案管理信息化建设工作显得尤为必要。卫生院可着手创建网络管理体系，在档案工作中实施“统一领导，分组负责”的管理机制，并将数字化档案管理理念落到实处。这种网络管理模式不但可以提升监管水平和质量，同时也可调动档案管理从业者的工作激情，增强其主动意识，对于档案管理成效及效率的全面提升有重要意义［12］。此外，卫生院还要重视档案资源的挖掘与利用工作，引导档案管理工作者通过合理途径对现存档案资源进行开发利用，以挖掘数据资源的潜在价值。同时，卫生院也要持续拓宽资源开发渠道，并积极与其他单位开展合作，从而实现数据资源共享和资源利用率的有效提升。

4 结束语

综上所述，档案管理工作的有效落实能够促进乡镇卫生院行政管理水平的全面提升，对于其长久发展有关键意义。乡镇卫生院需将档案工作纳入长期发展计划，并从意识培养、制度完善、技术引进和人员培训等方面加大档案管理建设力度，确保院内档案资源的价值与作用得以完全发挥，为基层卫生院的良好运转与持续发展奠定基础。

参考文献

［1］李婵. 对乡镇医院档案管理数字化建设问题的分析［J］. 数码设计，2021，10（6）：129.

［2］秦志云. 乡镇卫生院档案管理工作存在的问题与对策［J］. 今天，2020（14）：283.

［3］朱素琴. 新农村建设形势下谈如何做好乡镇卫生院档案管理［J］. 卷宗，2021，11（10）：12.

［4］薛少华. 新农村建设中乡镇卫生院档案管理的创新研究［J］. 租售情报，2021（35）：170-172.

［5］杜曼古力·朱马建. 加强卫生院档案管理努力实现档案管理规范化［J］. 丝路视野，2020（1）：56.

［6］朱思忠. 新形势下如何加强基层卫生院的档案管理工作［J］. 新丝路：中旬，2020（12）：179.

［7］杨继哲. 卫生院档案管理工作的重要性及完善措施浅析［J］. 数字化用户，2020（5）：46-48.

［8］王丙堂. 乡镇卫生院档案规范化管理的措施探讨［J］. 人文之友，2021（15）：197-198.

［9］闫东海. 卫生院档案管理工作的重要性及完善措施分析［J］. 经济技术协作信息，2021（25）：23-24.