人事档案数字化建设推进策略研究

康焱珺

［摘 要］作为我国人事管理制度当中的重要组成部分，人事档案的管理工作具有极为重要的作用。本文以推进人事档案数字化建设的主要要求作为切入点，介绍了当前人事档案数字化建设和管理过程当中存在的问题，并基于目标构建、流程梳理、统一标准、空间设计、文件备份及资料补齐等方面对优化人事档案数字化管理与建设的措施进行论述。

［关键词］人事档案；数字化建设；措施探讨

［中图分类号］G27文献标志码：A

随着科学技术的快速发展，人们的生活方式发生了重要转变。档案管理人员应当进一步认识到数字化管理模式的建设价值及建设意义，结合当前人事档案管理工作开展的主要发展方向及发展趋势，针对人事档案数字化建设进行全面推动和普及，确保我国人事档案管理效果及管理质量的全面进步，为实现人事管理制度的规范化发展奠定坚实的基础。

1 推进人事档案数字化建设的主要要求

1.1 实现档案信息内容的数字化加工

传统的人事档案管理模式大多以纸张作为载体，受环境影响较为显著，难以实现高效的复制与传输，制约了档案管理的效率与质量，因此随着技术的不断改进和时代的不断变化，需要相关技术人员按照数字化建设规范和要求对原有的纸质档案进行数字化加工，确保其能够得到更加便捷的储存和传输。相关技术人员可依托数据压缩技术、高速扫描技术等手段对传统的纸质人事档案进行全面加工，充分提升管理效能，推动人事档案数字化建设的有序开展。

1.2 建立人事档案数据库

在人事档案数字化加工工作初步完成后，需要结合相关管理要求建立人事档案数据库。作为一项能够为人事管理工作提供参考的重要文件材料，档案的形成具有一定的标准和规范，因此相关技术人员应当基于档案管理标准针对数字化档案文件当中的信息进行全面梳理，针对存在缺陷的数据信息进行及时剔除，使人事档案数据库当中收录的信息内容更加完整规范，为全面促进人事档案管理质量的不断进步做出良好铺垫［1］。

1.3 结合实际情况完善索引目录

在传统的纸质档案管理工作当中，受技术因素的影响，管理人员查找档案信息的难度较为显著。在档案数字化建设的背景下，管理人员还应当结合实际情况及相关管理要求对档案信息的索引目录进行进一步完善，按照档案著录规范及《中国文献编目规则》等标准化文件对数据库当中的信息进行再次分拣与整合，使得人事档案数据信息的管理更加便捷，为实现档案数字化建设目标做出相应的贡献。

2 当前人事档案数字化建设存在的问题

2.1 数字化建设质量存在一定问题

人事档案的管理工作影响着干部任用工作、社会保障工作乃至升学工作的正常开展。作为未来人事档案建设工作的关键趋势，推动人事档案管理体系向着数字化方向不断发展已成为当下管理人员面对的重要挑战。然而在现阶段一些单位和部门的人事档案数字化建设过程当中，受人员素质、技术流程等因素的影响，档案数字化建设质量存在一定的问题，最终呈现的数字化文件难以有效反映出人事档案的实际信息内容，使数字化文件的效力严重不足。

2.2 档案管理理念未能及时转型

一些档案管理人员的管理思维及管理模式受到传统纸质档案管理模式的影响较为显著，因此在思想和理念等方面未能针对人事档案数字化建设做好相应的准备，导致人事档案数字化建设工作无法顺利推行，一方面给档案管理部门带来了额外的工作压力，另一方面对提升人事档案管理效能、强化档案管理质量也造成了一定的阻碍。

2.3 重要文件材料存在缺失

人事档案的文件材料关系着档案主体的升学、工作等一系列成长过程，然而传统的纸质档案由于保存难度较大，可能会出现一些文件或材料的缺失现象，在进行档案数字化建设工作的开展过程当中会给相关技术人员及档案管理人员带来一定的问题和困难。很多数字化技术人员尚未针对档案文件材料进行及时有效的补齐，即将其他材料录入系统和数据库当中，严重影响了人事档案的完整性，对档案信息的安全有效性产生了一定的冲击与负面影响，阻碍了档案数字化建设工作的开展［2］。

2.4 档案数字化建设制度落实不到位

作为人事档案数字化建设的关键性方向引导，积极落实档案数字化建设制度，对提升人事档案数字化建设质量和水平具有重要意义。然而在现阶段，一些单位在档案数字化建设过程当中，对相关管理制度与规定的研读不到位，受人员、资金等方面因素的影响，只能采用外包的方式对本单位档案信息进行数字化建设，工作流程规范性差、档案数字化建设流程较为粗放，阻碍了管理制度的充分落实及档案数字化建设价值的充分显现。

3 优化人事档案数字化建设的相关措施

3.1 积极构建完备的档案数字化建设目标

为了进一步优化人事档案数字化建设工作，全面提升人事档案管理工作，使其与当前信息化市场发展的适应性，应当督促相关档案管理部门结合实际情况构建完备的档案数字化建设目标，从而为人事档案管理工作的进一步发展提供明确的方向把控与参考，实现管理流程及管理思路的优化和进步。具体来说，相关管理人员及管理部门可针对以下几方面内容采取措施进行数字化建设目标的构建。

首先，人事档案管理人员应当针对档案数字化管理模式的建设意义进行全面分析和研讨［3］。上级管理单位应当从宏观角度针对人事档案数字化管理的主要价值进行分析和预测，并针对当前我国人事档案管理现状给出相应的发展路线，使基层档案管理单位能够得到更加全面的發展建设信息参考，提升数字化建设目标的可行性与有效性，为全面优化与改进传统的人事档案管理模式，提升人事档案管理效能作出相应的贡献。

其次，为了使人事档案数字化建设工作的发展更加完备，避免建设过程当中各项客观因素和问题的困扰和影响，相关管理部门还应当针对档案管理相关内容构建起相应的组织结构体系，针对数字化管理建设过程当中产生的各项难题和困境进行专业化分析与研讨，并将其总结为相关流程和规范，为数字化目标的积极调整及后续数字化建设工作的不断推进提供信息参考。

最后，在完善人事档案管理目标并进行积极落实的同时，相关管理部门还应当关注到部门之间的积极协作。人事档案管理工作涉及的环节较为复杂，如人社单位、各地方街道、高等院校及人才交流中心等多项部门，因此在进行人事档案数字化目标构建时，同样也应当确保各部门之间信息的协调沟通，使数字化建设目标得到有效的贯彻和落实。

3.2 进一步梳理档案数字化管理流程

在传统的人事档案管理工作过程当中，由于管理人员较为缺乏，导致相应的管理流程及管理制度较为粗放，相关管理人员在针对人事档案相关信息进行分析和调阅的过程较为复杂，不利于档案利用价值的进一步展现。因此，为了全面提升人事档案数字化建设工作的发展水平，实现档案利用率的进一步改善，相关管理部门应当针对人事档案数字化管理流程进行全方位梳理和优化，避免出现额外的管控风险。首先，应当分析数字化建设目标，构建起完善、合理、可行的人事档案数字化建设方案。相关管理部门应当结合本单位人事档案管理实际情况对相应的建设方案进行优化，使其能够与档案管理相关要求相符合，使数字化建设流程更加规范标准，全面确保人事档案数字化管理体系建设符合相关管理指标与目的的要求。其次，在开展档案数字化建设时，应当对项目承接单位及人员的资质进行全面审核，并按照档案保密要求与数字化项目建设人员签订具有法律效力的协议与合同，并定期针对人事档案项目数字化建设成果进行跟踪化验收与核查，使人事档案数字化建设的质量满足人事管理及档案查阅工作的发展需要，推动我国人事管理工作的不断进步。最后，在档案数据库建设完成后，管理人员还应当结合国家相关标准对其索引和目录进行编排，便于后续的查找与使用［4］。

3.3 推进管理标准及管理规范的统一化实现

人事档案作为人事管理工作的关键环节及记录档案主体人生轨迹的重要依据，明确相应的管理标准及管理规范对提升数字化建设效能具有关键性作用。档案管理部门应当认清人事档案数字化建设工作在人事管理工作当中的价值，基于计算机技术及互联网技术构建起统一规范的档案信息数字化管理平台，使人社、街道、高校等各相关单位能够基于该管理平台及统一标准的管理规范对人事档案数字化建设和管理相关内容进行全方位管控，全面提升档案信息交流的效率和速度，避免因人事档案管理标准不统一导致管理业务出现问题。上级单位应当积极强化对人事档案数字化管理平台的维护与管控力度，全面降低平台风险对档案信息造成的负面影响，提升档案信息数字化建设的稳定性与安全性。

3.4 科学构建功能完备的档案数据储存空间

传统的纸质档案管理工作受到其管理特点及管理流程的影响，导致在对人事档案进行调阅和查找的过程当中存在一定的问题，阻碍了人事档案管理的全面优化与进步。因此，在进行人事档案数字化建设的过程当中，技术人员及管理人员应当结合数字化建设相关要求针对档案数据储存空间的特性进行全面优化，充分提升数据储存空间的兼容性、通用性与安全性，使得人事档案数据文件能够在储存空间当中得到更加有效的管理和保护。

此外，技术人员还应当基于数字化加工过程当中预先构建的档案索引目录构建起性能良好的档案信息搜索引擎，使人事档案管理人员能够基于档案主体及信息内容对相关数据进行有效查找，进一步提升人事档案管理效能，为推动人事档案管理工作的全面发展作出良好贡献。

3.5 将人事档案数字化文件进行有效备份

人事檔案在干部任免、社会保障及升学深造等活动当中具有极为关键的应用价值，因此如何确保档案信息和文件的安全性已成为当下人事档案管理者面临的关键性挑战。在传统的纸质载体人事档案管理模式当中，受到载体特性及储存方式等因素的制约和影响，管理人员难以结合档案管理相关要求对文件材料内容进行有效备份，使得档案安全系数受到严重冲击和影响。为了提升档案文件的安全性，一些单位不得不在档案文件的形成过程当中提供副本进行备查，一方面降低了人事档案的管理效率，造成了资源的浪费现象，另一方面也给档案的查阅带来了挑战。

随着技术的不断发展和进步，基于数字化技术及信息化技术的人事档案管理模式能够使得档案文件的储存和查找更加便捷，与此同时还能依托数字化技术对人事档案文件内容进行全方位备份，从而使传统纸质载体人事档案的丢失、受损、涂改等现象得到有效规避，为原始档案信息提供更加有力的查阅参考。此外，利用数字化技术对人事档案文件信息进行备份，还能有效提升信息的传递效率与传递速度，使得人事部门对档案的利用更加高效。

3.6 及时补齐缺失的文件材料

在人事档案的管理和使用过程当中，受到环境因素、管理因素等层面的影响和制约，导致档案文件材料出现了一定的缺失现象，严重影响了人事档案的利用效力。在进行人事档案数字化建设之前，档案管理人员应当结合实际需求针对档案基本内容进行梳理和检查，针对存在文件缺失的情况进行及时整合并上报，采取适当的措施对人事档案当中存在的文件缺失情况进行全面补齐，一方面使得人事档案数字化建设工作获取到更加完备的物质基础，另一方面也能够有效提升人事档案的应用效力，为全面推进干部人事管理工作的发展和进步作出相应的贡献。

4 结论

总而言之，随着时代与技术的不断发展，传统的人事档案管理模式已难以适应现代社会的发展需求。档案管理单位及管理部门应当认识到人事档案数字化建设的重要意义，采取合理的手段与措施对传统档案管理模式进行全方位、立体化的改革，积极强化人事档案管理效能，使人事档案相关信息能够为我国人事管理工作提供更加全面准确的信息参考，实现组织建设水平的不断进步。

参考文献

［1］王静. 事业单位干部人事档案数字化工作探究［J］. 黑龙江人力资源和社会保障，2022（9）：91-93.

［2］王娇，闫园园. 干部人事档案信息化的困境与出路［J］. 黑龙江人力资源和社会保障，2022（9）：88-90.

［3］罗辉莹. 人事档案数字化实践与探索［J］. 陕西水利，2022（3）：144-145.

［4］刘晓宁. 信息化背景下人事档案管理发展路径研究［J］. 黑龙江档案，2022（1）：93-95.