县域视角下智慧档案馆现状分析与发展探索

张凤霞

摘 要：智慧档案馆是我国档案事业现代化、数字化转型过程中的有益探索与创新实践。文章以县级档案馆为研究主体，探讨县级档案馆的发展现状以及开展智慧档案馆建设所需的要素条件，并结合工作实践，分析和探索县级智慧档案馆的问题症结与发展思路，为县级档案事业的发展提供参考性建议。

关键词：县域视角；智慧档案馆；现状分析；发展探索

智慧档案馆是数字经济时代下脱胎于智慧城市和档案数字化发展的一种档案组织与管理模式的高级形态，物联网、大数据、云计算等信息技术是智慧档案馆的通用底层技术架构。这种模式不仅强调信息技术和档案资源的数字化和共享建设，更是强调档案馆要利用感知技术产品来将档案实体、基础设施实体、管理单位实体等进行统一的融合管理，从而实现档案信息的主动服务、立体互联与全面感知的能力。

伴随全国档案事业现代化建设事业的快速推进和新《档案法》、档案事业“十四五”规划等法规政策的密集出臺，全国档案事业建设进入高峰期并逐渐向县市级档案馆建设侧重和下沉。当前就是县域档案馆缩小差距、追赶档案现代化与数字化趋势的历史机遇期，县级档案机构应该客观理性认清现实差距，主动拥抱时代变化和转型之路，积极加快县域地方档案馆的数字化改造和智慧化建设，为地方社会经济发展和档案事业的高质量发展添砖加瓦。

1  县级档案馆现阶段发展的主要问题

县级档案馆是我国档案事业体系最广泛的基层单位，受益于信息化与网络化趋势，县级档案馆大多更新了办公环境，完成了基本的信息化改造。不同于国家、省、市级综合档案馆的大而全、档案资源多、综合服务能力强、服务范围广的特点，县级档案馆如下特征值得关注：

1.1 馆藏资源压力小但档案业务单一、利用率低

县级档案馆的服务范围相对狭小，档案业务也相对单一，例如接收保管等，面向公众的主动服务少，多数为凭证工作；从馆藏资源的种类量级来讲，与省市级综合馆有较大差距，公众的档案信息需求更新与档案处理能力间的矛盾没有大中城市的综合档案馆突出。

1.2 档案基础设施差距大

部分经济发达、财政充足、政策开明的县级档案馆通过锐意创新和加大投入能够达到省一级、国家二级档案馆的标准，但是绝大多数县级档案馆仍未摆脱基础设施落后，经费不足、人才匮乏、档案业务管理混乱等难题，甚至不少县级馆在编制建制上也在不断收缩[1]。

2  县域档案智慧化发展的必要性

智慧城市核心理念是信息技术及其衍生应用产品作用于建设城市生态系统，通过物联网感知技术与大数据处理技术来赋能公共基础设施与公共服务职能部门，使城市公共服务具备智慧、智能、立体互联和全面感知的能力，进而推动城市现代化治理目标的实现；从本质上说，智慧城市就是信息化的虚拟空间与城市化实体空间在业务流程上的相互融合，这不仅是新信息技术的迭代与渗透，更是管理理念、服务模式的优化升级。

档案馆作为公共信息服务机构是智慧城市的基础资源设施提供者与维护者，一方面，智慧城市的智慧效能实现离不开海量信息数据的收集与处理，档案信息作为城市历史记忆、发展建设资料原本与凭证、文化传播的载体，具有信息容量大、内涵价值高的特征，是城市智慧效能必不可少的核心资源组件之一；另一方面，信息技术在完成各行各业的数字化、网络化的渗透，提高了工作效率，也产生了新的问题，即如何高效地从海量大数据中挖掘知识价值和实现更智能化的服务成为技术迭代的一种导向，而智慧档案馆模式就是这种导向下的产物。

3  智慧档案馆建设的基本要素

发展县域智慧档案馆，必须从发展模式上厘清智慧档案馆建设的基本要素构成，才能从可行性和实践对策方面做深入探讨。信息技术是发展的基础支撑，不同于数字档案馆侧重利用数据技术对档案信息进行数据化描述与处理，智慧档案馆建设的基本要素也呈现独有特征：

3.1 场馆全域动态感知技术

智慧档案馆要求“人、馆、物”的信息化融合：在场馆管理上，依托物联网技术，在场馆和设备上加装传感器实现动态感知，使过去在物理空间上割裂独立的设备链接在一起；在库房管理上，监控、多媒体、综合机房、门禁、消防等功能集成的智能楼宇系统，帮助档案馆的信息化从档案实体极大延伸至管库的物理空间环境的现代化管理中，实现档案馆管理的安全、高效与节能；在档案实体管理上，通过RFID、条码技术实现对库房里的档案实体精准定位、监控与管理。

3.2 泛在档案管理与利用技术

泛在技术强调的是网络共享与虚拟云端两方面。在移动互联网时代，智能手机是人与社会交互的主要途径与工具，档案馆除了实体场馆建设外，更需要建设信息处理能力强大的网络虚拟馆，突破档案业务的时空限制，为档案用户和档案工作者提供移动化的服务体验与业务工具；此外，信息化进程也滋生了“数据霸权”“信息孤岛”等问题，档案馆作为垂直管理和属地管理双重特征的公共服务机构，需要在上下级、本县同级之间打破藩篱，在城市更大范围内实现资源共享，才能实现智慧档案与智慧城市的建设目标。

3.3 业务对象的扩展

数字档案馆更多是馆藏资源的数字化，智慧档案馆则是“人、馆、物”的融合，这会突破档案馆对象只是档案资料本身的局限性，档案业务将面向更广大领域进行扩展，使得档案的价值实现有更广阔的舞台[2]。智慧档案馆建设并不与数字档案馆对立，两者之间有明显的升级和扩展关系，至少从制度、技术层面上看，智慧档案馆的建设是立足于数字档案馆的信息化基础设施之上的，而这种强调智能化、人性化的要素框架实际上也是在解决那些在数字档案馆阶段无法有效解决的信息服务能力不足问题。

另外，从工作实际的状况来看，县级档案馆发展的差异性极大，部分偏远地区甚至连数字化改造都仍在艰难推进，缺少信息化、数字化的技术系统设施去谈智慧档案馆建设是不切实际的，至少需要在完成馆藏资源数字化、传输网络化、业务流程系统化的基本功能条件下才具备规划智慧档案馆建设的条件，因此，作为县级档案部门既要保持对发展趋势的积极关注与调研，更要保持对新技术、新模式的理性判断，必须从地方经济、财政、发展等现实条件出发来探索县级档案馆的发展路径。

4  县级智慧档案馆建设的可行性

智慧档案馆建设的具体形态或者成功范例目前仍在探索，但从对县级档案馆现状及智慧档案馆关键要素的认知中发现，智慧档案馆建设是县级档案机构实现弯道超车的历史机遇，是具备可行性的。首先，各地加快统一政务网络、政务中心和信息共享平台的建设工程，县级档案机构作为政府公共服务信息资源的关键构件之一，会有各类政策、资源的保障与倾斜，这是开展档案馆建设的基础保障。其次，信息技术本身并不是线性迭代升级的，在新一代技术商业化的同时，也意味着成熟的技术在投入成本上具备性价比，选择成熟技术产品可以节省资金用于其他领域的建设投入，选择新一代技术则必然具备向下兼容能力，能够在短期内实现技术的跨越式发展。最后，档案业务在信息数据的质量处理、长期保管与利用上有丰富的实践经验与优势，在县区统一信息共享平台建设中，档案专业人员能够在信息数据格式前端控制、后台存储方案制定、数据维护与利用多环节发挥专业能力，以档案部门为技术专家组既能保障县区信息共享平台建设少走弯路，也是改变档案部门弱势地位，提升决策与社会影响力的良好机遇[3]。

5  县级智慧档案馆建设路径探索

虽然各类研究中不断强调信息技术替代的关键地位和作用，但在具体实践探索中，信息技术仅是规划与建设的“基础锚定物”，客观条件与建设目标是县级档案事业必须直面的现实问题，如何选择适合的技术路线、如何科学分配有限资源、如何实现重点突破是县级智慧档案馆建设的路径分析的出发点。

5.1 立足地方战略、确立功能核心

微观角度讲，县级档案事业的发展离不开地方政策、经费的支持，县级政府要意识到档案事业对地方公共信息服务、资政、文化等方面具有的显著效用。同时，档案发展必须立足地方经济社会的发展，县级档案部门要在职能范围内去证明其资政价值。宏观角度讲，县级开展智慧档案馆建设也是国家档案局、国家数字化战略的应有之义，在“十三五”“十四五”规划中对此也有部署，县级档案馆要主动领会和贯彻政策意图，服从整体规划与全局部署，加强沟通论证，减少项目冲动上马，避免“信息孤岛”，从现实出发、分阶段稳步推进智慧档案馆建设规划；在智慧城市发展中，档案馆既要服从地方战略，也要主动承担使命，发挥自身在信息存储与处理、资政方面的先天优势，功能定位要立足智慧城市核心记忆的存储基地与档案资源利用服务中心，档案部门作为历史记忆的保管功能将在智慧城市时代承担起更伟大的使命[4]。

5.2 合作共建的综合馆模式

一站式政务服务中心是各级政府改善共公共服务能力，集约化电子政务、方便公众的模式范例，而从文化传播、信息服务的功能角度看，档案馆与图书馆、文化馆、博物馆、科技馆具有一定范围下的功能的趋同与目标一致性，考虑县区级经济财政状况、县级档案馆馆藏资源增量等现实情况，整合文化与公共信息服务功能的综合体建筑既能最大化经费、场地利用效率，为信息资源共建共享创造硬件环境条件，还能成为居民政务、文旅、休闲娱乐一体的县域地标性建筑。

这种模式下，综合性场馆面积将远远大于单一的档案馆面积，活动空间大大增加；信息设备特别是多媒体、云平台设备可以多馆公用，空间感知设备集中部署，具有规模效应和采购成本优势；物业、前台客服可以统一外包由政府购买，减少了单馆非核心业务的开支；在人员配备上，多馆可以协调集中资源引入少量兼职专家指导综合智慧馆建设，有效解决专业人才不足的窘境等，使得有限投入下的各方资源集约利用效果显著[5]。

共建模式有多种成熟经验供参考：一是政策直接主导多馆融合成一站式复合馆建设；二是在多馆之上成立跨部门专业领导小组实施跨部门领导；三是自发性或基于共同项目的松散联盟组织或项目合作，合作深度有深有浅，循序渐进，各地方可根据地方实际情况来层层推进。

5.3 坚持技术理性，聚焦投入方向

在智慧档案馆建设路径中的技术理性是与上述形态建设一脉相承的，本质上就是在现实条件下，确定县级智慧档案馆应该集中资源聚焦的技术路线是什么，大而全、综合性，软硬件实力与投入，县级馆是无法与省、市级馆比拟的，无论是大数据、物联网、还是数字孪生、智慧组网等技术，对县级馆来说都需要取舍。比如泛在网络虚拟馆投资大、耗时长，县级档案机构根本不具备建设条件与能力，更多依托省级自上而下垂直一体化的平台级系统工程。结合县级档案馆现状和一站式综合管理模式，具体可以聚焦以下几个技术：

5.3.1智能库房技术。控温、控湿、导航、自动盘点、节能环保的智能库房技术是现阶段县级档案馆技术投入的首选，通过RFID及条码技术改变县级档案馆库房陈旧，管理混乱，档案缺失、损毁、人为篡改问题频发的现状。

5.3.2档案智能加工技术。一方面档案馆接收的档案类型多样化需要具备面向半结构、非结构化档案的数字处理技术，如开源Hadoop；另一方面，作为未来智慧城市、政务服务的记忆存储中心，要作为海量资源存储、批处理、离线处理、交互处理的软硬件储备及适配，此外，像可视化、人工智能、边缘计算等技术形态也可作为资源丰富地区的技术路线备选。

5.3.3网络共享技术。档案价值的发现除深度加工外更离不开共享网络，建设远程协同网络、档案云存储，并通过安全网络实现风险区隔和权限管理，共享网络的接口技术上难度并不大，更关键是在档案数据开放共享制度机制、格式、规范的建立，这需要在制度和机制层面解决档案传递与共享的制度问题，针对技术标准与规范的问题，自上而下地制定硬件、应用、数据传输格式或者选用国家主管部门认可的信息标准规范体系下的技术，避免系统兼容性与重复建设的问题、谨慎采用非官方、非标体系的技术设备及工具。

结语

数字档案馆和智慧档案馆都是数字时代下档案业务转型升级的必經之路。在这条档案事业蓬勃发展的康庄大道上，一方面要意识到智慧城市的建设仍在起步阶段，智慧档案馆建设也还有漫长的实效性探索过程。另一方面、也要坚信在未来智慧城市的建设运营中，档案馆的地位、职能将迎来显著的上升期。我国档案事业也正处于数字档案馆成型、成熟并向高阶的智慧档案馆、档案治理、档案知识模式及服务转型的新阶段，县级档案馆必须认清发展趋势，客观分析现实条件，把握发展东风，选择和制定一套适应县级智慧档案馆发展的范例模式与有效路径，努力缩小发展差距，推动档案事业高质量发展。

参考文献：

[1]莫家莉，胥刚.智与慧的融合：智慧档案馆发展愿景[J].西南民族大学学报（人文社会科学版）.2019，（4）：228-232.

[2]任越.问宇鹏.智慧档案馆知识服务的构成要素及服务层次分析[J].山西档案.2021，（3）：15-23.

[3]朱琳.我国县级档案馆发展策略研究—以本溪满族自治县档案馆为例[D].辽宁大学，2018.

[4]李星，张斌.智慧档案馆发展必然性和建设策略研究.[J].北京档案，2021，（6）：10-14.

[5]蔺梦华，甘子超.公共文化服务体系下县域图书馆、博物馆、档案馆合作发展模式探析—以佛山市顺德区为例.[J].图书馆理论与实践，2019.（10）：71-75.

（作者单位：山东省菏泽市郓城县档案馆）