大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

江瑛

摘 要：大数据时代背景对高校干部人事档案管理提出了新的要求。但当前高校干部人事档案管理还存在思想观念滞后、信息化管理手段单一、相应制度机制建设不健全等现实问题。为此，有必要结合时代发展趋势，进一步明确高校干部人事档案管理具体方向，积极推进高校干部人事档案信息化建设，主动地引入现代信息技术，进一步提升高校干部人事档案信息化管理水平。同时要加大人才培养力度，为高校干部人事档案信息化管理提供坚实的人才保障，更好地服务高校发展。

关键词：大数据；干部人事档案；信息化管理；优化路径

大数据时代背景下，高校干部人事档案工作应与时俱进，通过高校干部人事档案信息化管理，进一步提升高校干部人事档案管理效率，实现高校干部人事档案管理信息资源的合理利用和开发，更好地发挥高校干部人事档案信息资源的价值和作用。高校有必要利用大数据、云计算、人工智能等技术，进一步提升高校干部人事档案日常管理水平，通过高校干部人事档案信息化管理，实现大数据信息技术与高校干部人事檔案管理的深度融合[1]。

1  大数据时代高校干部人事档案信息化管理的题中之义

干部人事档案信息化建设是一项系统工程，通过干部人事档案信息系统，可实现高校干部人事档案高效运作。依赖于现代信息技术，需要高校给予足够的支持。随着高校规模的不断扩大，高校干部人事档案工作压力也越来越大，对干部人事档案信息化管理也提出了新的要求。新形势下，高校应明确干部人事档案信息化管理的重要性和必要性，并为其提供必要的政策支持。

1.1 运用大数据技术推进档案信息化管理是高校干部人事档案管理的客观需求

将大数据引入到高校干部人事档案之中不仅有利于改变传统的高校档案管理模式，还有助于促进高校干部人事档案信息化管理水平提升。大数据背景下，信息化建设已经成为档案工作的未来重要趋向。从实践层面看，大数据与高校干部人事档案信息化管理相融合，不仅能够拓展高校干部人事档案资料收集范围，提升干部人事档案资料收集速度，同时也能够优化干部档案管理流程，实现对干部人事档案信息的合理开发和利用，进一步提升高校干部人事档案管理效率。

1.2 基于大数据思维加速干部人事档案信息化符合学科发展的主观需求

高校干部人事档案对于高校发展起着至关重要作用。高校干部人事档案信息包含高校教职工的年度考核、工资考核、各种学历材料以及登记材料，是高校进行干部人事任免和人力资源开发利用的重要依据，与高校干部职工切身利益关系密切。大数据时代背景下，将大数据思维融入到高校干部人事档案信息化管理过程中能够实现高校干部人事档案信息的快速传递和共享。未来，随着高校干部档案信息化建设的不断推进，无论是干部纸质档案还是电子档案，都需要按照大数据思维构建更为系统的管理流程，实现高校档案信息资源的高效利用和开发。高校干部人事档案信息化建设符合当前高校现代化建设的要求，同时也是推进高校干部人事档案管理学科发展的主观需求。

1.3 借助大数据平台组织人事档案信息化建设是优化人力资源结构的现实需求

高校干部人事档案信息化管理，既需要将信息化建设作为重要方面，也需要对原始资料进行有效保护。通过大数据信息技术应用，能够构建更为科学合理的高校干部人事档案信息管理系统，进一步提升高校干部人事档案自动化、智能化水平。通过对高校干部人事纸质档案的扫描、采集和录入，能够生成符合高校干部人事档案的数字档案信息，可以随时通过高校干部人事档案信息管理系统调阅干部信息，有效地避免了传统模式下对纸质档案的频繁调阅和复印，对于干部人事档案原始资料保护起着至关重要作用。大数据时代背景不仅为高校干部人事档案管理提供了新思路，也进一步提升了高校干部人事档案管理的专业化水平。

1.4 推进高校干部人士的信息化管理是档案事业发展的时代要求

大数据时代背景下，档案事业发展也出现了很多新特征、新情况，高校在推动干部人事的信息化管理过程中也应该主动适应档案事业发展时代趋势，并将高校干部人事的信息化管理作为我国档案事业发展的重要组成部分。在这一背景下，高校在干部人事档案信息化管理过程中要以国家出台的档案事业发展规划作为依据，以高校干部人事档案信息化建设作为主要方向，围绕当前高校干部人事档案信息化管理存在的问题出谋划策，研究高校干部人事档案信息化管理的未来出路，实现高校干部人事信息化管理与智慧校园建设、高校信息化建设和区域档案事业建设的深度融合，通过高校干部人事档案信息化建设，助力我国档案事业发展。

2  大数据时代高校干部人事档案信息化管理的现实困境

2.1 档案意识薄弱

当前部分高校在工作开展过程中将主要精力放在了教学和科研方面，对高校干部人事档案信息化管理重视程度不足，认为高校干部人事档案管理只是对干部人事档案资料的简单收集和保管，其对高校发展能够起到的作用微乎其微。加之主要领导对干部人事档案信息化管理缺乏正确的认识，部分领导档案意识薄弱，在高校干部人事档案信息化建设过程中没有从高位进行顶层设计和谋划，导致高校干部人事档案信息化管理缺少上级的政策支持。这在一定程度上影响了高校干部人事档案信息化推进，不利于后续的高校干部人事档案信息资源的利用和开发。此外，在高校范围内还没有形成支持高校干部人事档案信息化建设的舆论氛围和文化氛围，没有将高校干部人事档案信息化管理与校园文化建设有机结合，这也就导致高校广大干部职工对于高校干部人事档案信息化管理重视程度不足，缺少群众基础，不利于高校干部人事档案信息化管理各项工作的稳步推进。

2.2 管理机制不完善

高校干部人事档案信息化管理符合时代发展要求。但与高校传统的人事档案管理相比，相应的制度机制需要调整和完善。这样才能够为高校干部人事档案信息化管理提供更为完善的制度依据，才能更好地协调高校相关部门配合干部人事档案信息化建设。特别是随着高校干部人事档案管理体量越来越大，传统的档案管理制度机制已经很难满足大数据时代高校档案管理信息化建设的现实诉求。但当前部分高校对于干部人事档案管理制度建设重视程度不足，没有结合实际对人事档案管理的制度机制进行创新。这在一定程度上影响了高校干部人事档案信息化管理相关工作推进。高校干部人事档案信息化管理机制不完善，使相关工作开展缺少制度的刚性约束，在干部人事档案信息化管理过程中难免会出现随性问题，影响高校干部人事档案管理质量。这在客观上影响了高校干部人事档案信息化管理各项工作的稳步推进。

2.3 团队建设不足

大数据时代背景下，要想实现大数据信息技术与高校干部人事档案信息化管理深度融合，为高校干部人事档案信息化管理提供充足的人才保障，既要高校主要领导的重视和政策支持，也需要加强高校档案管理人才队伍建设。但当前部分高校档案管理人员人手不足，有些人员属于兼职性质，是从其他岗位调配过来，自身没有经过系统的档案工作专业培训，在档案收集、整理、后续利用和开发过程中工作质量不高。还有些高校干部人事档案管理人员年龄较大，对于大数据、云计算、人工智能等技术接受起来较为困难，在具体人事档案管理工作过程中更愿意用传统的工作方法，这在客观上影响了高校干部人事档案信息化管理的有序推进[2]。

2.4 安全工作落实不到位

高校干部人事档案信息事关高校广大职工的切身利益，事关高校教学科研和各项事业发展。因此在高校干部人事档案信息化管理过程中，应将干部人事档案信息安全工作放在突出位置。大数据时代背景下，无论是高校干部人事档案的信息收集、利用開发，还是共享，都涉及高校干部重要人事档案信息的网络传递，在这一过程中难免会受到外部病毒感染，外部黑客攻击，内部操作不当等因素影响。轻则致使高校干部人信息丢失，重则会造成重要干部人事档案信息泄密，影响高校干部人事决策和人力资源开发利用。因此，无论是从高校干部人事档案事业发展角度看，还是从高校干部人事档案自身管理看，都应该将安全工作落到实处，但当前部分高校在干部人士档案信息管理过程中对安全工作重视程度不足，制度机制建设不健全，人员安全意识教育培训不到位。这些现实问题的存在都影响了高校干部人事档案信息安全。

3  大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

大数据时代背景下，高校干部人事档案信息化管理工作至关重要。为此，一方面，应该加强高校干部人事档案信息化管理的组织领导工作，给予高校干部人事档案管理信息化建设足够的政策支持和资金保障。另一方面，要对干部人事档案信息化管理工作流程进行优化，进一步明确干部人事档案材料的收集整理与利用工作流程。同时，要做好高校干部人事档案制度机制建设，确保高校干部人事档案信息安全。

3.1 做好档案信息化的组织领导工作

新《档案法》明确规定，要加强对档案工作的领导。这就要求高校在档案管理过程中应明确高校干部人事档案分管领导，加强对高校干部人事档案信息化管理的推进力度。一方面，相关领导要主动地学习与干部人事档案管理相关的法律法规，主动地树立大数据意识，并从宏观层面对高校干部人事档案管理工作进行顶层设计，更好地指导高校干部人事档案信息化管理各项工作有序推进。同时要将高校干部人事档案信息化管理作为日常工作纳入到学校管理工作体系之中。另一方面，高校要成立干部人事档案信息化领导小组，明确分管领导负责和协调的工作，给予高校干部人事档案信息化建设足够的资金支持，更新高校干部人事档案所需要的软件设备。同时，要积极协调档案管理部门与高校其他部门之间的档案工作关系，积极支持高校档案部门做好干部人事档案管理工作。

3.2 做好干部人事档案材料的收集、整理与利用工作

高校干部人事档案信息化管理工作还需要落实到具体各个流程，为此有必要将大数据技术与高校干部人事档案材料的收集、整理与利用工作相结合。一方面，要建立高校干部人事档案信息化管理系统，并与高校OA办公系统相联，高校教职工可以利用登录权限，直接通过办公系统进行档案信息资料的收集。在档案信息资料收集过程中，要确保档案材料的真实性和完整性，除了实现自动化收集以外，还需要进行人工把关，这样才能够确保收集上来的资料符合档案管理的相关要求。之后，将符合档案管理要求的档案信息上传到干部人事档案信息化管理系统之上，并按照相关操作流程分门别类地进行存储，搭建高校干部人事档案大数据库，为后续高校干部人事档案信息开发和利用奠定基础。另一方面，要将高校干部人事档案信息资源利用开发作为重要工作，要结合高校发展的实际以及高校人力资源开发现实要求，与高校其他行政部门对高校干部人事档案信息资源进行系统开发和利用，更好地实现高校干部人事档案信息资源的价值。

3.3 做好人事档案信息化管理的制度与安全保障工作

大数据时代背景下，高校在干部人事档案信息化管理过程中要对原有的传统管理模式的制度机制进行认真梳理，对于不符合信息化建设的制度机制要及时地予以废止。对高校干部人事档案信息化管理过程中出现的问题要进行认真的讨论和分析，将行之有效的办法上升到制度层面，为后续问题解决提供制度依据。同时要将干部人事档案信息安全保护工作作为信息化管理工作的重要方面，要科学设置防火墙，定期对相关安全软件进行更新，尽量降低人事档案信息在传输过程中的泄露风险。同时，要加强对高校干部人事档案管理工作人员的教育和培训，引导高校干部人事档案管理人员树立安全意识，在具体工作开展过程中要结合岗位工作特点设置相关权限，没有达到相关要求的工作人员不得对干部人事档案信息进行后台修改[3]。

3.4 加强高校干部人事档案人才队伍建设

当前，无论是国家出台的档案事业发展规划，还是各地方政府关于干部人事档案管理的相关配套措施都将人事档案管理人才队伍建设放在了突出位置。高校在干部人事档案信息化建设过程中也应该充分重视人才队伍建设。一方面，重视外部人才引进，当前高校干部人事档案管理工作出现了很多新情况、新特点，对高校干部人事档案管理人员的专业素养和信息素养提出了较高要求。从现有的人才队伍看，很难完成高校干部人事的信息化、智能化建设任务。因此需要加大外部人才引进力度，夯实人才队伍建设基础。另一方面，要重视现有高校干部人事档案工作人员的教育培训，既要在思想教育上面“下功夫”，进一步坚定高校干部人事档案管理人员的政治信仰。同时也要专业技能培养上“有真招”，进一步提升高校干部人事档案管理人员的综合素质，完成信息化建设的各项重任[4]。

参考文献

[1]柴瑞.高校干部人事档案信息化管理模式构建机理分析[J].福建茶叶，2020（04）：81-82.

[2]钱剑群.高校干部人事档案专项审核工作探析——以金华职业技术学院为例[J].浙江档案，2020（10）：61-62.

[3]耿江.公立医院干部人事档案管理创新路径[J].山西财经大学学报，2020（S1）：52-53+55.

[4]陆冬梅.数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究[J].档案管理，2022（01）：81-82.

（作者单位：海南师范大学）