精细化管理在医院档案管理中的运用研究

商枣河

摘 要：精细化管理作为一种现代化、科学化管理理念，在医院档案管理中有着良好的应用价值，精细化管理不仅可以提升医院档案的利用率，对促进医院规范化管理也有重要意义。医院在应用精细化管理的过程中需要了解精细化管理理念及其特点，在实际应用中融入精细化管理思想意识，构建完善的档案管理制度，对设备设施进行精细化管理，提升管理人员素养，通过精细化管理提升档案管理的效率，推动医院的发展。

关键词：精细化管理；医院；档案管理

医院档案管理涉及人事档案、财务档案、科研档案等方面，既可以有效储存档案资料，也能发挥医院档案的价值，帮助医院实现更好的发展。医院档案管理在收集、整理、分类、归档、保存和利用方面，需要运用有效的管理策略进行规划，精细化管理作为一种优质的现代化管理理念，在医院档案管理中有着良好的作用，精细化管理通过对管理任务进行分工，根据医院档案的特点构建更加完善的管理机构，应用更加科学的管理模式，进行目标分解与细化分析，从细节入手提高档案管理质量，充分发挥其价值，提升医院的服务水平，促进医院稳定发展。

一、精细化管理

1.精细化管理概念分析

精细化管理是一种科学的管理理念，也是现代管理中比较重要的内容，可以结合分工与服务质量的相关内容进行精细化管控，是建立在常规管理基础上将管理引入更深层次、更细节化的管理。精细化管理是一种有利于减少管理所占资源，降低管理成本的方式，在管理过程中将责任精细化、明确化，让管理过程中的人员能够尽职地尽责完成工作，并对分工内容进行详细检查，及时发现问题并纠正，保证工作质量。精细化管理主张在管理中进行细节化管控，但并不是单纯增加工作内容，而是一种注重精简优化的科學管理方式，在精细化管理中需要运用有效的管理技术来提升管理质量，精细化管理关注对现有问题的分析，通过对服务质量、生产过程等特性进行深入分析，把握好质量与效率之间的关系，以提供高质量产品和优质服务等为目的，对战略目标进行分解、落实和细化，协调各方工作，找准最薄弱环节，分阶段完成任务，提升管理的精细度和可靠性。

2.精细化管理特点

精细化管理是一种精益求精的管理方式，在管理过程中追求高效性、合理性、灵活性和创新性，从而提供更优质的管理。精细化管理是一种追求高效的管理方式，在管理过程中关注管理环节数据化、精确化，通过精准可靠的数据为后续的管理工作提供支持，在精细化管理中每一个管理环节都需要提供精准的数据资料，能够通过数据资料详细规划执行细节，保证决策的科学性与可操作性，帮助管理者高效率完成决策。精细化管理也关注管理的科学与合理性，在管理过程中需要基于现有的工作流程、工作人员进行分析，强调实事求是，坚持以人为核心，结合管理中具体问题对管理细节进行优化，最大限度地发挥人力资源的效能作用。通过精细化管控，让工作人员的知识与能力得到提升，让工作人员的积极性和责任感不断优化，提升工作质量。精细化管理是一种灵活性较强的管理方式，其并非一成不变，而是关注持续改进与不断完善，为了能够对工作流程进行科学、有效的改进，在进行精细化管理时需要对每一项流程进行科学、系统的分析，根据市场环境、企业自身发展条件等进行灵活调整，追随时代发展脚步对精细化管理进行优化与细化，使其能够更加灵活有效地为企业发展提供帮助，创造更多的价值。精细化管理追求创新与进步，主张对现有的管理问题进行分析，运用合理的方式对目前不科学、不合理的管理内容进行优化。精细化管理不仅关注管理内容细化，对工作中的小事进行精细化控制，也强调创新与发展，在现有基础上分析企业发展形势，制定长期战略发展目标，并通过精细化管理内容的应用，对目标进行分化与细化，提升工作水平，谋求更高的效益。

3.精细化管理在医院档案管理中的作用

医院的档案涵盖内容较多，不仅包含医院内部的人事、财务等档案资料，也包括科研、病历等档案，档案规模比较大，在进行管理时难度也较高。精细化管理的应用可以为医院档案管理提供更加优质的技术支持，精细化管理作为一种能够协调内部体系，对管理流程进行拆分、细化以及规范的管理方式，使档案管理工作更加有序展开，提升管理的规范化水平。医院内运用精细化管理模式对档案进行管控，可以联系实际制定档案管理目标，并通过精细化管理的目标分解细化与落实，让档案管理人员具备良好的精细化管理意识与能力，让档案的分类、归档和调用更加高效，提高档案资料的利用率。此外，医院档案管理中应用精细化管理理念，还能够让档案管理与各部门之间形成良好的分工协作，有利于医院的协调、可持续发展，能够帮助医院构建更加科学的管理系统，提升医院管理水平。

二、医院档案管理现状分析

1.档案管理意识

医院档案管理中管理意识落后是比较常见的情况，医院作为医疗机构在业务发展中对医疗服务的关注较高，对档案管理的重视度不足，很容易影响管理质量。医院缺乏良好的档案管理意识不仅容易造成档案管理效率低下，降低了档案利用率，对医院的长远发展也会造成一定影响。在医院内部档案管理中，对档案管理的组织划分、职责明确等内容缺乏良好的重视，档案管理观念落后、意识淡薄，难以对医院档案进行有效管理。传统的医院档案管理工作内容简单，在档案归档、调取方面缺乏系统的规划与统筹，在具体管理过程中档案的系统整理工作处于被动状态，管理人员对档案价值缺乏应有的重视，缺乏档案管理的主动性，不利于档案管理创新与发展。此外，医院落后的档案管理意识在很大程度上与现代化医疗发展不相适应，不利于医院高效利用各类资源，影响了医院的发展。

2.档案管理制度

医院的档案管理制度不完善同样是比较常见的问题，医院的业务十分繁忙，能够分配到档案管理的精力有限，因此，在档案管理制度规划和更新方面有所欠缺，档案管理工作较为落后。医院在档案管理中缺乏明确的管理制度会影响档案管理效率，不利于医院高效利用档案资料，医院内的病历文书档案、科技档案、会计档案等都需要根据其所处类别进行专业化管理，而医院内档案管理专职人员责任划分、操作规范等制度内容不完善，在很大程度上影响后续管理工作的进行。由于缺乏良好的档案管理制度，参与档案管理的人员无法科学行使其职能，档案管理的归档、查询等工作效率低下，开展档案管理工作时缺乏足够的经验与能力，不注重联系实际，导致管理工作质量下降。另外，档案管理的制度落后，没有结合医院现状以及国家最新法律法规进行细节完善，也是其管理中比较关键的问题，需要采取有效措施进行处理。

3.档案管理设备设施

医院档案管理工作需要有良好的设备设施条件作为支撑，部分医院档案管理条件较为落后，没有建立规范化的档案库房，信息化管理系统水平较低，也不利于档案的高效管理。医院内各类档案不仅内容繁杂、数量较多，对档案管理人员的综合素质要求比较高，对档案管理设备设施条件也有一定的要求，而医院内部由于管理意识淡薄、资金投入不足等因素，设备设施条件不充分，影响了管理质量。医院在引入档案管理设备设施与管理系统时，没有按照档案管理的相关要求建立专业化档案库房，医院的档案管理的信息系统也比较落后，在档案信息处理中难以实现高效录入、收集、分类与检索，影响了档案管理。档案管理设备设施不足，不仅容易造成档案归档缓慢，调取效率低下，还可能因为欠缺足够的安全防护条件，导致档案资料损坏、丢失或信息泄露，影响医院档案信息的安全。

4.档案管理人员

医院参与档案管理的工作人员素质不高、能力低下是影响管理质量的重要因素，而很多医院的档案管理组织不合理，从事档案管理的领导人员、专职人员与兼职人员能力良莠不齐。医院对档案管理工作的重视度影响了其人员选择，很多医院在管理人员规划过程中，并不注重专职人员的培养，多数档案管理人员为兼职，实际从事管理工作时，管理责任意识与工作能力有所欠缺，不利于进行高质量的档案管理。专业化管理人才的缺失为档案管理带来了难度，而医院在档案管理时在人才培养与教育方面的匮乏也影响了人才素质，很多档案管理人员并不具备相应的工作能力，缺乏先进的信息技术水平与管理理念，档案管理工作进展困难。另外，医院对档案管理人员的激励措施不到位，很多档案管理人员长期无法晋升，缺乏工作积极性，不利于档案管理的发展。

三、精细化管理在医院档案管理中的运用

1.管理理念精细化

医院档案管理工作中优质的管理理念可以让管理工作事半功倍，应当重视培养档案管理的精细化意识，让档案管理人员能够用更先进的管理理念完成工作，提高效率。医院应该重视档案管理相关理念的更新，积极引入精细化管理理念，通过专题讲座与主题活动等方式，号召档案管理人员积极学习精细化管理的理论内容，提高对精细化管理的重视程度。让管理层与普通人员都能充分掌握精细化管理在目标分解分解工作细化等方面的技术，帮助其更好地完成档案管理工作。将精细化管理理念充分与档案管理相结合，从思想上加以重视，号召管理层积极开展专题活动，通过定期的专题会议和学习活动，让医院各部门对档案的精细化管理产生明确认知，提升各部门对精细化管理的重视度，使其能够积极主动地参与档案管理工作当中。

2.管理制度精细化

管理制度的精细化需要融入精细化管理理念，根据精细化管理的特点和要求，围绕医院档案的实际情况，细化管理的各项规章制度。制定精细化管理制度必须要结合现有情况以及长远规划进行科学分析，考虑到档案管理在医院发展中的作用，确定合理的档案管理目标，以此为基础进行精细化管理制度的设计，根据档案管理在收集、录入、分类和统计等方面的要求，对管理制度进行细化设计，保证管理有序进行。医院应该重视管理制度的不断完善与优化，根据档案管理的要求制定和完善《档案保管制度》《档案归档制度》《档案工作保密制度》《档案利用制度》等内容，让档案管理人员在工作中有据可循，能够更好地完成管理工作。此外，档案管理制度精细化还应该建立完善的奖惩制度，对档案管理中违规行为进行惩处，对严格遵循规章制度维护档案和利用档案的人员予以表彰，鼓励档案管理的创新与发展，合理运用制度的约束与激励作用帮助工作人员顺利开展管理工作。

3.设备设施管理精细化

档案管理设备设施的精细化是有效管理各类档案文件的基础条件，医院需要对现有的设备设施条件进行研究，不断更新硬件设备，提高档案管理水平。医院在进行档案管理的库房和办公室结构建设时，要结合国家对档案管理工作的要求，对库房内的防盗、防光、防火、防潮和防高温等进行设计，并且在选定库房时考虑到10～20年的档案管理要求，合理规划库房规模。关注保存档案的密集架设计是否科学，结合医院现有的档案状况，保证密集架高度、层数以及防护等级满足需求，并且注意在库房内配备远程监控系统与消防安全系统等。引入信息化管理系统，推动医院档案管理信息化建设，详细分析信息化技术的特点，结合信息化管理中常见问题对档案管理进行优化，确保信息化管理体系的科学性。

4.人员管理精细化

医院的档案管理人员精细化也是其发展中极为重要的内容，医院方面应该关注档案管理人员能力的提升，并通过精细化管理进一步挖掘管理人员潜能，提高工作效率。医院档案管理人员的档案细化分类、快速检索以及信息归档能力对档案管理工作至关重要，在精细化管理理念下应该重视人员培养，结合档案管理对人员素质的要求，对人员进行专业化培训，提升档案管理人员在档案收集、整理、保管、鉴定和统计等方面的能力。关注档案管理人员管理精细化，还应该重视人员组织结构的精细化，结合档案管理的要求对工作人员职责进行明确，确保各级员工能够按照精细化管理要求完成分内的工作。除此以外，人员精细化管理中需要注重激励措施的合理应用，为档案管理人员提供完整的激励系统，调动其参与档案管理的效率，挖掘档案管理人员工作潜力，营造良好的档案管理环境与氛围。

四、结束语

精细化管理为医院档案管理创造了良好的条件，在精细化管理理念下，医院档案管理的流程与内容得到了优化创新，实现了档案的高效管理，有利于提升档案利用效率。而医院想要更好地在档案管理中运用精细化管理，不仅要考虑到精细化管理的应用条件，也需要结合档案管理的现有问题，对医院档案管理中管理意识、制度和人员进行深入研究，科学分析当前档案管理的局限与问题，结合实际对精细化管理内容进行规划，保证精细化管理顺利进行，提升医院的档案管理水平。

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（作者单位：枣庄市妇幼保健院）