构建干部人事档案常态化审核机制的探索与实践

刘娜

摘 要：在对干部人事档案专项审核工作进行总结的基础上，指出高校干部人事档案工作普遍存在的问题，提出建立“入职审”“接收审”“任前审”“专项审”“日常审”“退出审”等，全方位、多角度、常态化的审核机制和多部门联动的材料收集补充机制，确保档案材料齐全、审核认定准确、信息真实有效，切实发挥干部人事档案在培育干部队伍和服务人才等工作中的作用。

关键词：干部人事档案；常态化审核；机制

在2014年、2020年干部人事档案专项审核工作中，各级党委按照上级要求部署，集中组织力量对干部人事档案进行审核，对干部职工出生日期、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作履历、干部身份、家庭成员信息、奖惩等主要信息进行逐一核查，集中发现和梳理问题，对档案涂改、造假等问题进行了纠正，对“三龄两历一身份及家庭成员”等重要信息不一致的情况进行了认定，对缺失的重要档案材料进行了补充和完善，使干部人事档案更加完整、真实、准确，进一步提升了干部人事档案的工作质效。结合所在高校干部人事档案专项审核全覆盖工作实际，重点剖析出生日期、参加工作时间、入党时间及重要档案材料缺失的成因，以及建立常态化审核和长效化工作机制的实践探索。

一、专项审核总体情况

笔者所在学校系某省属医科大学，2020年10月，校党委部署开展干部人事档案专项审核全覆盖工作，将大学及直属附属医院在编和人事代理职工人事档案纳入审核范围，经过初审、复审和组织认定等环节，至2022年12月底，共审核干部人事档案有12933卷。根据分类汇总分析，出生日期不一致的有1193卷，占9.22%；参加工作时间不一致的427卷，占3.3%；入党时间不一致的有216卷，占1.7% ；学历学位材料缺失的有1143卷，占审核总量的8.83% 。

梳理出的问题是表象，挖掘产生问题的原因才是根本。根据对各类问题的梳理汇总分析，发现造成干部职工“三龄两历”等重要信息不一致的既有档案意识薄弱、填写不规范等主观原因，也有关键档案材料缺失、错漏等客观因素，具体情况分析如下。

1.出生日期不一致的原因分析

一是干部职工档案意识薄弱。审核发现，涉及出生日期不一致的，90%以上集中在中学阶段形成的材料，如《入团志愿书》等档案材料由他人代写，导致出现信息不准确的情况。二是阴阳历换算问题。访谈中了解，有些地方人们习惯用阴历（农历）记录出生日期，办理身份证时，以阳历（公历）出生日期为准，造成档案材料中出生日期填写不一致的问题，一般相差1～2个月。三是虚填年龄，个别干部职工因入学、入党、入伍或参加工作达不到年龄要求，而故意将年龄填大。四是涂改造假。在审核中，对出生日期涂改造假并不多见，但是性质极为恶劣。

2.参加工作时间不一致的原因分析

干部职工参加工作时间关系到工龄、薪级工资、养老保险等福利待遇。干部人事档案中记录参加工作时间的材料主要有《干部履历表》《劳动合同》《转正定级表》《工资变动审批表》等。根据审核发现，参加工作时间不一致的原因有多种。一是人为因素。《干部履历表》一般由干部职工本人填写，个别职工因记不清参加工作时间而随意填写；还有部分有国外工作经历的职工，将在国外就业时间误认为参加工作时间，与我国参加工作实际上是“为社会主义建设”的内涵有所区别。二是人事部门工作存在偏差。

《劳动合同法》要求用人单位与劳动者建立劳动关系，应当签订书面劳动合同。《社会保险法》要求用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经办机构申请办理社会保险登记。因此，对参加工作时间的认定，合同和社保是缺一不可的。审核中发现，部分职工入职、签订合同、社保缴纳与入编批复四个时间存在不一致的情况。究其原因，人事部门在职工入职时没有及时为其缴纳社保，且人社部门入编批复需要一定周期，造成职工参加工作时间与实际工作时间不一致的情况。

3.党龄不一致的原因分析

干部人事档案中涉及填写入党时间主要反映在《干部履歷表》《干部任免审批表》《入党志愿书》等材料中。党龄不一致的原因主要有：一是在我们党的历史上，不同时期入党时间的算法不一。例如，1969年4月1日至1977年8月11日期间，因当时特殊的历史环境，入党时间为上级党委批准之日，无预备期，党龄同时开始计算。如果对不同历史时期入党时间的算法不了解，计算党龄时容易出现误差。二是申请入党时间在多处材料上不一致，如支部大会召开时间与上级党委批准的入党时间不一致。

4.档案材料缺失的原因分析

《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等要求，建立健全收集归档工作制度，不断丰富档案内容。但审核中发现，档案材料缺失、错漏，信息长时间未更新的情况普遍存在。究其原因，一是人事档案材料形成部门未能及时送交应归档材料。由于档案材料形成单位分散，形成时间也不固定，档案收集归档中出现不及时、不完整的问题。二是管档部门责任意识不强，对档案材料收集渠道疏通不够，未做到主动宣传档案收集工作的意义。三是缺乏档案材料收集归档的制度。对归档材料只求数量不求质量，导致材料缺少审批意见、印章等关键要素。

二、构建常态化、长效化审核机制的路径

专项审核结束后，档案管理部门工作重心要从完成专项审核“阶段性”任务向加强规范化、制度化和科学化的“长效性”工作转化，建立完善常态化审核机制。通过优化措施，加强组织人事等部门的联动，“凡进必审”，把好人员入口关，做好新入职职工档案审核；“凡提必审”，在干部动议、考察、任职前公示前，做好与考察组的联动，加强干部人事档案任前审核；“凡奖必审”，在评优评奖等工作中，加强档案审核；“凡转必审”，对干部管理权限发生变化的、干部职工因学习、出国、离职等情况需要转递档案的，做好转递前的审核工作；“凡退必审”，干部离任或退休，提前做好档案审核，确保年龄和工龄认定准确。通过“进”“提”“奖”“转”“退”等环节严格按照有关政策和标准审核干部人事档案，织密常态化审核的网络，确保审得严、认得准，经得起历史考验。

1.“入职审”的重点及要求

入职档案审核，是人事部门在招聘工作中，对新录用职工的档案进行审核，主要根据招聘条件，审核职工是否具有岗位要求的学历、职业资格、任职资格等条件，如应届毕业生学籍学历材料必须完整齐备，有工作经历人员的入编或入职资料、工作合同、保险证明必须交齐补足，是党员的入党资料必不可少，做到新进人员全员档案材料无缺失。“入职审”是严把新进档案入口关，从源头着手规范档案管理的重要方式。

2.“任前审”的重点及要求

干部人事任前审核是按照“凡提必审”的要求，利用干部人事档案材料进行提拔考察的一种方式，凡是拟提拔考察对象、转任重要岗位干部人选，都要按照管理权限对干部档案进行认真审核，重点审核干部“三龄两历一身份”、民族、家庭成员及重要社会关系，审查是否存在影响干部使用的问题。

3.“接收审”的重点及要求

干部人事档案接收审核是按照“凡进必审”的要求，管档部门对新接收的干部人事档案进行审核，重点是“三查”。一查档案目录，看档案内容是否齐全；二查“三龄两历一身份”，重点看出生日期前后记载是否一致，有无涂改，参加工作时间、入党时间是否认定准确，学历学位材料是否真实、齐全，工作经历是否属实，干部身份是否真实；三查明细分类，甄别档案材料内容是否全面规范，能否完整反映干部成长的历程，确保干部档案信息准确无误。对档案装订不规范、信息认定不准确、材料缺失等问题，由报送单位负责整改完善，确保转来的档案内容真实可信、材料齐全完整。

4.“日常审”的重点及要求

“日常审”是管档人员在平时整理干部档案時进行的随机审核，主要审核档案与人员是否一致，是否存在“人档分离”情况；审核借出档案是否及时归还；审核档案材料是否错漏、有无错装错放、张冠李戴等情况，对缺少的材料进行登记和催补，尽力确保每卷档案类别正确，资料完整。

5.“专项审”的重点及要求

“专项审”是根据中组部的要求，集中时间和力量对干部职工人事档案进行全方位的审核，重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭成员及主要社会关系，档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。专项审核一般是组织、人事、纪委等部门分工合作，经过初审、复审和登记等环节，对档案“三龄两历”等重要信息一致的，需在《干部人事档案专项审核专用任免审批表》上签字确认，如存在不一致的情况，还需要进行调查取证、组织认定，由干部职工本人在《干部人事档案审核认定表》上签字。

6.“退出审”的重点及要求

“退出审”是人事部门对即将达到退休年龄界限的干部职工档案进行的审核。一是核实出生时间，确定退休时间。二是核实参加工作时间，核算社保养老费用。三是核实职工的身份，确定退休时间。男性年满60周岁，女性（工人）年满50周岁，且连续工龄满10年的即可办理退休；女性干部身份，55岁办理退休；副处级以上女性干部可60岁办理退休。四是核定职称、国家人才等待遇，核算退休待遇等，如教龄满30年，退休金按足额发放。

职工新参加工作的“入职审”、提拔任用的“任前审”、退出职业生涯的“退出审”，以及档案转入的“接收审”、整理过程中的“日常审”、集中的“专项审”，贯穿了干部档案的一生，各种审核方式紧密联系，但审核的主体和侧重点各不同，一起织密了档案审核的网络，使审核更加严密有效。

三、建立干部人事档案材料收集联系制度

按照中组部《干部人事档案工作条例》《干部档案材料收集归档规定》等文件规定，干部人事档案材料收集范围涉及干部职工个人不同成长阶段形成的文件材料，建立干部人事档案收集联系制度，织密收集网络，势在必行。笔者所在高校制定了干部人事档案材料收集联系制度，对归档部门、归档材料、归档时间及归档要求等做了详细规定，详见下表。

四、加强干部人事档案信息化建设

干部人事档案信息化是巩固专项审核成效的有力措施，有效避免纸质档案的涂改造假。干部人事档案信息化除了实现纸质档案电子化外，还可以对纸质档案信息进行提取，建立干部职工信息库。笔者所在高校将干部档案主要信息提取，录入干部信息库，在信息日常维护更新的基础上，对干部异动或有变化的个人信息及时进行动态调整，每个年度对所管理干部的家庭成员及主要社会关系信息进行集中采集和更新，做到有变动申报，无变化备注。保证信息准确对称，为领导了解干部情况和干部管理部门动议干部提供信息支持。

制度建设是治本之策，健全完善制度体系是做好一切工作的前提和基础保障。建立干部人事档案工作联系机制，在部门合作上持续用力，有助于材料的收集、确保档案材料“全”，建立常态化审核机制，从“入职审”“接收审”“任前审”到“日常审”“专项审”“退出审”，多方面、多维度、多部门的审核，保证审核的权威性和信息的准确度，确保档案材料“真”。管档部门和管档人员一定要认真学习贯彻党的二十大精神和习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，为党管档、为国守史、为民服务，将干部人事档案审好、管好与用好。

参考文献：

[1]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[N].《人民日报》，2018-11-29.

[2]《干部人事档案材料收集归档规定》[OL].http：//www.gxgsxy.com/public/zzrsc/fgzd/bwj/2018/05/29/10473830518.html.

（作者单位：安徽医科大学）