学校档案管理中存在的问题及对策分析

2023-06-03许奋

兰台内外 2023年11期

许奋

摘要：通过建立健全档案工作系统，可以完善学校的管理和服务模式，促进学校的教学和行政组织建设。健全的档案管理信息化系统是保证档案工作质量的重要保证。档案工作在学校的各种工作中占有举足轻重的地位，必须要有相应的改进，提高档案工作的质量。在信息化社会背景下，学校档案管理工作越来越受到重视。档案在学校的创建和发展过程中积累了大量珍贵的文献，做好档案管理工作，对促进学校可持续发展具有十分重大的作用。当前，学校档案管理工作还面临着许多问题，本文积极探讨了学校档案管理中存在的问题，并提出相应的改进措施，以促进学校档案管理工作顺利开展。

关键词：学校；档案管理体系；服务模式

档案管理是学校管理中的一个关键构成部分，它直接关系到学校的教育、教学与研究工作。加强档案管理，有利于提高学校行政管理、教学管理和科学研究的水平。在开展学校档案管理工作的过程中，逐步认识到学校的档案制度建设存在的问题，在档案管理基本知识和管理理念革新等各方面需要不断改进和提高。加强学校档案管理工作人员的工作观念，改进档案管理的方式，加强学校档案管理系统的改革，可以有效解决学校档案管理工作中存在的问题，从而使档案管理工作真正成为学校管理工作的重要支撑。但是，由于学校对档案工作缺乏足够的重视，造成档案管理工作滞后，与学校的发展要求不相适应。

一、学校档案管理的意义

首先，促进了学校办学质量的提升。学校的教辅材料是通过长期的教学实践积累起来的，如文字、图片、视频等。这些教学材料是教师在教学实践中不断累积的结果，它既可以反映教育与教学的发展，也可以反映教学思想和方法。校本教学档案是各学校的珍贵资源，可作为今后教学工作的参考。

所以，档案管理可以促进学校的教学工作，有利于提升学校的科学研究能力。在学校档案工作中，强化科研文件的管理，可以有效促进学校的科学研究工作。通过这些档案可以展示出各学校的研究能力，帮助学生们解决在研究过程中遇到的问题，通过档案数据分析，获得更多的研究结果。此外，学籍档案资料数量庞大，涉及的范围也很广，因此，在进行学籍档案的管理过程中，要动员各部门和各学院的有关人员，对各类学籍资料进行汇总和归类，做到对学生全面负责。

随着电子档案的推广，学籍档案管理工作虽然得到极大的方便，但也要对实体档案进行妥善保管，并对其进行分类编码，保证电子档案编号和实体编号的一致性，为以后查阅提供方便。

行政工作是学校事业发展的一个必不可少的内容。行政档案管理对各学校如何做好管理工作具有一定的指导作用。在学校档案工作中，人事档案管理也是学校档案工作的重要内容，它直接影响着学校的人事工作，也影响着教育科研工作。

二、学校档案管理与服务中的问题

1.信息化管理体系建设不足

在当前社会，档案工作信息化是整个档案工作总的发展方向，信息的整合可以提升整个工作质量，而在具体工作实施过程中，信息技术的应用也可以降低管理工作中的漏洞和问题，体现出新的管理模式的积极作用。随着信息系统的引入，相关业务和工作的成效将会进一步提高。但是目前，学校档案管理的信息系统建设还处于较低的水平，通过对一些学校档案管理工作情况的调查可以看出，在制约学校档案管理工作效能的诸多要素中，档案信息化管理系统是否健全是关键因素。

2.内部组织体系不健全

随着档案内容和形式日益丰富，档案管理工作的实施重点也应该创新和改进。但就当前的现实状况而言，学校没有建立健全档案管理制度，所采用的工作方式和管理理念也过于落后，导致档案管理工作出现了许多现实问题。目前，我国学校内部机构制度已经进入基本构建，但还存在着一些缺陷。多数学校因其自身的制度结构不够健全，难以确保各项规章制度和管理措施得以实施，缺乏系统的认识，导致员工违规操作，造成档案数据和文件损毁与遗失等问题，部分档案管理工作比较混乱，没能确保档案信息的完整性和真实性。

3.缺乏基础的设备设施

由于学校对档案工作缺乏足够的关注，有关经费投入的及时性也出现问题，致使部分档案管理基础设备设施的完善程度不够，严重制约了学校档案工作的开展，从而使档案工作的整体效能难以提高。比如，大多数学校的档案馆都达不到要求，有的地方条件比较差，档案库房破旧或者混放在办公室中，如果没有完善的防虫、防潮等设备设施，就有可能导致文档的损毁。此外，还有一些地方没有建立标准的档案馆，不能满足查询等利用功能，工作效能低下，对学校今后的发展造成一定的不利影响。

三、学校档案管理工作中存在问题的原因

1.缺乏对档案管理工作的重视

当前，部分学校在发展过程中，对档案管理工作缺乏足够的认识和关注，导致学校的档案管理工作与相关规定具有很大的差距。由于学校领导对教育、科学研究的过分关注，忽视对档案文件的标准化与规范化的管理，造成学校档案管理资金短缺、有关软硬件设备设施落后、防护物资条件不能适应实际工作的要求，档案管理水平低下。另外，由于学校对档案管理工作的不重视，导致档案管理工作人员工作不积极，消极怠工，甚至造成档案材料丟失，使学校的档案工作无法正常进行。

2.档案管理信息化水平比较低

当前，一些学校实行了档案管理工作，甚至开始采用信息化技术进行管理，但由于信息化程度不高，还没有建立起一套完善的信息化管理体系，缺乏网上信息平台，信息不能及时传递到各有关部门，信息共享程度相对较差。在此背景下，学校师生之间不能实现档案资料的共享，使学校的档案工作质量很难提高。

3.档案资料信息利用率不高

档案管理工作是在信息化条件下进行的。然而，学校档案管理信息化工作的开展程度普遍较低，档案管理的资源利用率偏低，很难真正实现档案教学、科研等方面的利用功能，未能充分发挥档案管理信息化的作用。另外，学校的校园网资源共享很困难，档案管理的信息更新相对滞后，也是影响学校档案管理资源利用效率低下的重要原因。

4.档案管理人员素质有待提升

当前，我国学校档案管理工作主要分为教师与档案管理部门两类。其中，教師具备一定的教学工作经历，但不具备档案管理方面的专业知识，对于教学档案归类等方面的工作，只是简单进行收集整理。同时，学校档案管理员大多为兼职，多数是凭借工作经验进行档案管理，在档案库的建设和维护方面仍存在不足。此外，学校在档案管理方面存在着大量的人力、物力及财力投入等方面的问题，使得学校档案信息资源无法得到及时、高效的处理。因此，学校档案管理工作人员要不断进行知识更新，提升自身的专业技能和综合素质，熟练运用信息技术，为师生提供更加优质的服务。

四、加强学校单位档案管理的有效措施

1.重视创新意识的重要性

在学校档案管理工作中，先要进行观念上的转换，只有这样，才能使信息技术与档案管理工作相融合，提高工作效能，并在一定程度上提高档案信息化管理体制和服务机构的建设需求。学校档案管理人员必须注重与当前信息化理念的深刻融合，改变观念，优化工作方式，以适应当前教育事业单位的管理体制变革。不断创新工作模式，将档案管理工作的重要性及管理模式优化创新作为工作的重要目标，促使学校的档案管理模式逐步向科学化与信息化发展。例如，可以设立独立的职能机构，制定健全、有效的管理体系来制约和监督档案管理工作，从而提高档案信息在学校教学、科研和管理中的作用。在充分发挥档案管理信息化的优势后，可以起到指导学校未来发展规划和深化教育教学工作的重要意义，并充分利用现有的文献资源达到创新的目标。

2.创新档案管理内容

档案管理内容的改进与革新，既符合了新时期的档案工作需求，也成为提高档案工作质量的一个主要因素。学校在建立档案馆的时候，要充分考虑其建设意义，确保馆内的各项文献能够被科学、合理利用，必须在搜集和储存海量文献的同时，不断加以充实内容，逐步提高档案的保管品质，确保各项档案信息的完整性和真实性。在进行档案管理工作的时候，可以先确立工作的目的，然后在数据搜集中加以总结和充实，以保证在逐步优化改进的同时，能够迅速找到文件的存储地点，提高工作的效能。

3.优化档案管理方式

一方面，学校档案管理工作人员要根据自己的实际工作实践，寻找一些富有创意的工作方式和具体的实施办法，确保档案管理工作能力达到较高的水平，这样才能与当前的校务工作发展相适应。档案管理工作模式是学校档案工作的一个重要环节，只有在工作实践中不断进行优化，才能提高学校的整体管理能力。档案资源的充实程度、开发与使用都会对档案管理工作状况有显著的影响，因此，应注重优化档案的管理方式，以提高档案的使用效率。

4.完善档案管理手段

由于传统的档案管理工作大多是手工完成，档案管理人员的工作压力很大，工作效率很低，因此，必须注重与信息化技术相融合，扩大其应用范围，提高档案管理工作的效能。同时，还要充分利用现有的档案数据，实现对档案文件的迅速检索。加强先进科学技术的应用是当前学校档案管理事业发展的必然方向，学校档案管理要注重与先进科技相结合，尽快达到综合和机械化的目的，使档案服务在形式上更多样化。

5.提升档案管理人员整体素质

在档案管理工作实施过程中，应对档案管理人员的职责和工作观念有着明晰的规定，使其必须始终保持爱岗敬业的工作作风，积极参与业务培训提升自身的专业水平，并加强现代信息技术的熟练应用程度，加快实现办公一体化目标的整体进度，提高档案管理工作效率，满足学校各项工作提出的服务需求。为进一步增强档案管理人员的工作素质和责任感，可以通过建立激励制度，以工作状况和工作表现为评价指标，通过奖金或者提升职务等方式奖励表现优异的员工，更好地发挥工作人员的职责和工作热情。

五、学校档案管理模式的创新研究

1.服务创新需满足客观要求

学校的学生档案管理工作，要以方便、优质的原则开展。就学校而言，学生档案管理工作具有较繁杂的内容和特定需求，因此，必须在实践中不断创新改革，以达到更好的管理效果。特别是与之相适应的档案管理工作，应该做到更加人性化。比如，在学校的档案管理和服务工作中，要加强与学生的联系，以更好地理解他们的档案信息需要，创新服务模式，为学生带来更多便利和人性化的档案服务。此外，档案管理工作是学校的一项基本工作，它是衡量学校整体办学质量的重要依据，要确保在执行过程中不断充实相关的信息材料，满足学校各类工作人员使用档案的要求，进一步提升档案的利用率，充分开发大量宝贵档案数据的使用价值。

2.充分应用现代技术

开展学校档案管理工作，既要从实际出发，主动学习、掌握现代科学技术，又要重视在管理工作落实中，通过引进更多的资金为先进技术的应用提供支持和帮助。对于档案管理者来说，要想在实际工作中充分发挥先进技术的作用，就必须要有一个科学的方法，把这些技术运用到实际工作中去。由于信息技术日益广泛应用，许多工作都已脱离以往的人工作业模式，因此，要把信息技术与人工相融合，把电脑、网络、复印和扫描等多种方法综合运用到档案管理信息化工作中去。同时，还可采用电子版的形式，将海量的数据存储在电脑上，可以加快各种数据的处理和调用，使档案管理工作效率大大提高。

3.创新服务模式

学校档案管理的服务方式改革，既要考虑到用户的具体状况，又要以更加人性化的方式进行档案管理。在创新的同时，也意味着将某些智能的业务模型和业务实体引入实际工作中。目前，学校在实施档案管理工作的过程中，还存在较多的系统化、规范化等问题，如果能在短时间内引进新的技术和手段，就可以保证其在实施过程中的作用。此外，学校档案管理的工作还应该从广度和效力两个方面提高，根据学生的升学和创业计划需要，为其提供有效的服务，以保证对其今后的发展起到一定的促进作用。

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