数字化技术在不动产档案管理中的应用

陈晶

摘 要：不动产档案将不动产权的获得和确认过程准确、真实地记录下来，其在资源保护、住房保障和权益维护上都将无法取代。当前，网络信息技术快速发展，并广泛应用到各行业与各领域，数字化技术也在不动产档案管理中发挥出关键性作用，极大提高了不动产档案管理的质量和效率。文章就数字化技术在不动产档案管理中的应用进行分析，以供参考。

关键词：数字化技术；不动产；档案管理

不动产档案管理关系到人们的财产安全，管理工作水平广受关注。过去，档案管理以人工操作为主，由于疏忽大意可能会出现诸多管理问题。在信息化社会背景下，数字化技术的应用为各行业的发展提供了强有力的支持。将数字化技术应用到不动产档案管理中，需要利用计算机、网络等技术，但由于各地区不动产登记资料的内容、管理模式等存在差异，不动产档案的数字化管理具有明显的复杂性。

一、不动产档案数字化管理的目标与出发点

1.不动产档案数字化管理的目标

对不动产档案管理时，需要有完善的档案管理系统，以便集中将档案资料录入其中，实现分级管理，使传统纸质档案资料转变为图像化的不动产档案资料，实现电子化、数字化的储存和管理与检索。全面分析了解不动产交易市场业务系统的发展与趋势，在对不动产档案管理时，数字化技术的应用目标如下。

第一，对不动产档案资料的电子版进行集中化管理，共享电子版的不动产档案信息；第二，提高管理系统的可操作性与灵活性，可依据不动产档案管理具体的业务变化实现持续化的扩容；第三，利用数字化技术要确保其安全性，做好業务、网络与系统安全管理；第四，管理者可获得统一的接口，能够快速响应系统储存资料查询请求以及其他业务内容相关应用系统请求。

2.不动产档案数字化管理的出发点

为更好地利用不动产档案资料，当不动产业主要复印房屋买卖契约及其他相关资料时，档案管理工作人员利用计算机就可以调取不动产图片进行打印，极大节省了入库提取的时间。过去档案管理中常发生档案丢失的情况，主要是管理方式不合理，主要表现为三点：首先，不动产业务没有在不动产登记处登记不动产的权属。其次，由于工作中疏忽大意，档案放置位置出现误差。最后，档案利用后，工作人员将档案资料与其他资料混到一起，甚至出现丢失的情况。随着数字化技术的应用，电子档案建立后，能够直接看到不动产业主是否进行不动产的权属登记，可以有效避免上述问题的发生。基于房产档案的安全，如果不动产业主要查看房产档案，一般情况是为了解决相关的民事、行政诉讼等产权纠纷。若有人随便增减、涂改内容，或是抽出委托书等内容，会导致原本满足法定程序的不动产资料登记工作发生不严谨和缺失资料等情况，产生负面影响。为此，档案管理工作人员要对档案查阅人员的行为实时监督，避免查阅人员行为出现偏差，或是将摄像头安装在档案查阅室中，对查阅人员的行为进行监督。因此，利用数字化档案能够很好地避免这些问题出现。

二、数字化技术在不动产档案管理中应用的特点

第一，便捷性。数字化技术应用到不动产档案管理中，转变了以往纸质模式，多元化信息储存到计算机中，为查阅和登记提供了极大便利，也让不动产档案资料得到了高效利用。过去，不动产档案的存放和登记会受到诸多因素影响，由于档案资料繁杂，有些档案的归属问题无法明确，影响了不动产档案的管理。数字化技术能够将不动产档案信息通过数字化的方式储存、展现在计算机中，有助于工作人员的归档整理以及随时查阅。

第二，共享性。网络具有信息共享性，数字化技术应用到不动产档案管理中也展现出一定的共享性。对不动产档案信息进行共享，能够及时更新和补充档案信息，使档案信息更加全面完整。同时，信息与数据共享也能够使不动产档案资料的查阅更加便利。随着不动产档案资料日渐丰富，形成数据库平台共享数据后，更能够充分发挥出不动产档案的价值和作用。

第三，服务性。对于不动产档案而言，其质量水平是受到档案资料信息完整性和查阅便利性影响的。不动产档案资料越是被高效利用，就越表明档案价值大，这也得益于数字化技术的科学应用。不动产档案管理旨在使客户的查阅需要被满足，为此，还需不断强化自身管理，让档案管理达到较高的水平，以便更好地为人民群众服务。利用数字化技术，不动产档案原始资料可以实现新媒体技术的储存，不动产档案的内容更加多元，呈现方式也更加新颖，查询更为便捷高效，让不动产档案管理更具服务性。

第四，安全性。对于不动产档案资料，通过录入原始数据和扫描影像资料等方法搜集信息，分类别将这些信息通过计算机进行信息化处理，并结合实际更新变化。对于不动产档案资料，档案管理部门需要做好加密保护工作，开放一定查阅权限，使不动产档案数据更加安全，信息处理系统的安全性也更高。应用数字化技术，以往档案资料容易破损的情况可以得到很好解决，科学把握不动产档案资料，提高其利用率，让不动产档案的利用性得到提升，强化档案安全，推动不动产档案管理实现信息化发展。

三、数字化技术在不动产档案管理中的应用流程

1.扫描档案资料

清晰明确地填写纸质化档案，确保无遗漏，扫描全部交接单资料。对文件中的偏差进行纠正，使录入的电子资料与人们阅读习惯相符。对不动产资料扫描时，若由于纸张问题或操作不当等造成档案资料损坏，需要在原缝隙位置处粘贴，并使用平板扫描仪进行扫描。扫描完一套不动产资料后，扫描人员需要认真核对张数，若数量不同，需明确具体原因，或询问现场管理人员。核对完毕，将录入的影像数据资料保存到指定的数据库中。

2.纠正错误图像

影像扫描之后，其分辨率一般是200DPI。扫描完成的交接单应与图像数量一直相同，不能出现偏差。画幅出现的顺序要与原有纸质档案的顺序是相同的。扫描完的影像资料要有高清晰度，文字内容完整全面，要更加科学、可读。影像资料的清晰度需要能够准确、清晰地辨别出文字与照片中的细节。若图像文件不是原件，或无法准确清晰地辨别出文字和图像，就需要重新进行扫描。

3.档案资料分类管理

在对不动产档案资料分类管理时，要依据管理实际科学调整，确保图像文件名称与每份档案资料内容可以一一对应，让图像文件与档案目录能够有效衔接。

4.对接数据

基于文件业务标号，对图像文件与目录数据进行对接，并确保对接完成的信息无偏差。如果目录数据和电子文件内容有问题，与原文件不同，需要将原文件作为标准。

5.档案整理

对于已经扫描完成的产权资料，要认真细致地验收检查，对其订装建卷，转交给档案编排的管理人员。档案原件不可以拆分，尤其是不可以复原的档案原件。对于老档案可以拍照，并将照片输入产权管理系统中。

6.编排档案序号

对于接收、扫描和整理档案资料等环节要有专门人员管理负责，利用不动产资料管理系统对档案自动排列序号，依据档案不同属性，将其科学归类。基于每卷档案所处位置的情况，细致地排列档案，对档案的最后情况进行观察，确保日后可以准确查找到档案所在的具体位置。对老档案照片拍摄时，尽量不拆卸，依据档案目录建立案卷号，编排流水号，以提高老档案拍摄的速度，避免丢失老档案资料，更加安全、快速。

7.科学校对数据

通过抽样的形式检查数据与图像文件，确保所检查的内容是科学、准确的。如果在检查时发现问题，要及时准确记录，并通知工作人员尽快改正，若全宗合格率低于95%，则验收不能通过。

8.刻录光盘

档案资料必须全部刻录成光盘，并保存。刻录光盘时，图像信息必须是完整的。刻录结束后，工作人员要对其完整性进行检查，保证质量达标。对于合格的光盘内容，通过只读光盘复制两份，分别选取不同地点保存。

9.公开查询、利用档案

过去不动产档案资料在利用时杂乱无序，加之传统管理理念的影响，档案管理人员只关注档案保管，对档案利用重视不足。为此，在对不动产档案查询时，常因各种因素限制而影响其利用率。随着数字化技术的应用，建立不动产查询系统，其中可设置查询不动产的功能，从查询的受理、內容、目的和证明出具等环节入手，实现数字化管理。对系统设计时，要科学分配前台、后台应实现的功能，高效利用档案信息系统，实现不动产档案进行自动化检索、不动产档案数据自动化变更、自动化编目和汇总以及打印不动产档案。如此，能够极大提高档案管理人员的工作效率，也有助于社会效益的实现。

四、数字化技术在不动产档案管理应用中的具体策略

1.提高数字化技术应用的重视程度

在当前社会背景下，不动产档案管理中应用数字化技术是形势使然，数字化技术手段的应用能够实时更新不动产档案资料，同时，检索系统也能够为档案信息的查阅提供便利。以往单一的不动产档案形式已经消失，不再出现档案受损情况。档案数据得到了科学有效的整理与归类，能够使不动产档案更加完整，更具有权威性，明显提高了不动产档案的作用和价值。为此，作为不动产档案管理人员，或是提供原始资料并随时查阅档案的客户，都应提高对数字化技术应用的重视程度，认识到数字化技术在不动产档案管理中产生的积极作用，对数字化技术产生的成果进行共享。数字化技术让不动产档案管理发生了诸多变化，应强化教育引领，推动不动产档案管理良好发展。

2.构建数据库平台

为使不动产档案原始资料得到丰富和优化，提高档案资料的真实性和准确性，就必须对其进行数字化处理，通过数字化的形式储存在数据库系统中。档案管理人员要对数字化技术熟练应用，优化工作方法，在确保档案资料完整的情况下，保证档案内容更加形象与直观，为档案的归档管理与查询利用提供便利。提高对不动产档案管理软件的升级创新，紧跟时代发展需要，积极推进不动产档案数字化建设，建立档案查询检索系统，快速便捷地对不动产档案进行查询，使客户的实际需要得到满足。同时，建立统一、规范的数字化档案标准体系，将数字化档案的内在优势发挥出来，切实提高不动产档案的数字化水平。

3.强化不动产档案管理队伍建设

要正确认识和重视数字化技术在不动产档案管理中的优势作用，挖掘数字化技术的价值，使其在不动产档案管理中发挥出最大的作用，开发不动产档案管理的隐藏功能。对于不动产档案管理而言，高素质、高水平的管理队伍是十分重要和关键的，只有强化档案管理队伍的专业素质与能力，提升其理论联系实践的能力，才能够使不动产档案管理达到良好的效果。为此，要提高对档案管理人员数字化培训的重视程度，通过开展科学化、针对性的教育培训，使档案管理人员的专业能力得到提高，将业务能力与数字化技术结合起来，让数字化技术能够深入档案管理人员的头脑中，只有这样才可以真正提高不动产档案管理的整体效果，优化服务质量。

4.加强数字化技术的开发研究

如今，网络信息技术快速发展，不动产档案管理也逐步实现现代化、智能化发展，过去的管理方法已经不能与当前社会的发展需要相适应，为此，必须要积极优化和探索新技术，强化管理服务水平，让管理工作实现可持续发展。积极建立数字化课题研究中心，培养科研人员对数字化技术的研究意识，开发新技术、新手段。数字化的掌握也不是短时间内就可以实现的，应刻苦钻研、积极探索，在不断探索实践中丰富和优化数字化技术。将数字化技术的研究放在重点工作位置上，将挖掘和发挥不动产档案的最大功效作为最终目标，尽可能避免不动产档案管理的不足，真正科学管控档案，让不动产档案更具利用价值。

5.建立信息共享平台

在利用不动产档案信息时，要依据不动产档案管理工作的具体特点和需要，发挥数字技术和信息技术优势，建立科学有效的信息共享平台，以使不同需求下的档案信息利用得到满足。在对信息共享平台建立时，要发挥各部门联合作用，打破不动产档案信息管理与信息资源上各部门间的壁垒，实现各部门的联动共享信息。同时，提高档案信息的安全性，网络具有一定的隐匿性，档案信息在利用时也会面临一定的安全风险，为此，在不动产档案管理的数字化技术应用中，还应建立完善的安全系统，保证档案信息真实安全，避免档案信息泄露或丢失，对不动产档案信息的利用产生不利影响。

五、结束语

总而言之，如今已经进入信息化、网络化时代，数字化技术得到广泛、良好的应用。不动产档案管理部门也开始积极应用数字化技术手段，并在这一技术的辅助下实现新的发展与变革。不动产档案管理部门应紧跟时代发展需要，明确网络环境下档案发展与管理的特点，发挥数字化技术优势，实现档案的数字化管理，让不动产档案管理更加高效、规范和安全，满足不同用户的实际需求，有效保护主体权益，使我国的产权管理水平得到提升。

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（作者单位：凌源市不动产登记服务中心）