机关事业单位档案信息资源开发分析

2023-06-01范敏

兰台内外 2023年2期

摘要：机关事业单位档案会对单位中各项活动进行记录，具有极为丰富的信息资源。新时期，机关事业单位档案管理工作人员需要认识到档案信息资源的重要性，确保档案的服务价值得到有效发挥。文章对当前机关事业单位档案信息资源开发工作进行分析，探讨在档案资源开发中面临的问题，并结合各类问题，对于机关事业单位档案信息资源开发优化工作进行分析，希望为我国机关事业单位档案管理工作提供参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息资源开发

机关事业单位在发展中，档案信息资源的重要性不断提升，新时代背景下，对信息资源进行有效整合，能够促进事业单位高质量发展。档案管理工作是机关事业单位工作中的重要构成部分，其工作任务繁重，且会涉及各类事项。因此，需要相关管理部门对档案进行有效的收集、整理与储存，同时需要对档案信息资源的利用及开发予以重视。档案管理工作人员需要重点解决相关问题，确保档案信息管理工作更加具备安全性与完整性，确保事业单位在对工作决策、部署以及落实中获得有效的依据，充分体现在事业单位发展中档案信息的重要作用。

一、机关事业单位档案信息资源开发应用的重要性

机关事业单位在国家机构中是重要的构成部分，主要承担着发挥社会职能的作用。档案管理在机关事业单位中是重要的工作，能够促使机关事业单位更加有效發挥职能，对社会提供更为优质的服务。事业单位的档案在长期发展中形成了各类声像、文字、图片等资料。在机关事业单位发展中，需要确保档案管理的效率及质量有所提升，并且需要更为积极地对档案信息资源进行开发，对于各类档案信息资源予以应用。互联网时代背景下，现代人的生活生产更为便利，办公效率得到了有效提升，档案工作在落实中也产生了一定的变化。档案信息资源主要通过电子档案的方式进行储存，只需少量的空间就能够对大量档案信息进行储存，使档案资源储存效率得到有效提升，与传统纸质档案管理方法相比，储存密度得到了进一步提升，档案管理成本得到有效节约。在机关事业单位档案信息资源应用及开发的过程中，应用网络技术能够使档案信息资源的利用及开发获得诸多便利。互联网时代，档案信息应用与开发具备更加丰富的技术支撑，需要有关管理部门使用更加多样的档案管理方法，对于档案资料内的各类价值信息进行深入挖掘，确保当前信息使用者的多样需求得到满足。另外，档案部门需要将更为丰富且具有应用价值的信息发布到网络平台，用户通过计算机网络能够对所需的档案信息进行查询与阅览，使档案信息资源应用效率进一步提升，使信息应用与使用者的需求相符。

二、机关事业单位档案信息资源开发面临的困境分析

1.电子档案安全性有待提升

信息技术不断更新，使事业单位档案信息资源的开发管理使用获得诸多便利。但同样会具有各类不安全因素。电子档案储存在计算机内，如果档案人员出现操作不当，会导致病毒入侵计算机，有可能导致档案信息安全性受到影响。若不法分子窃取档案资源，则事业单位有可能遭受极为严重的损失。另外，网络安全制度的成熟度有待提升，档案管理人员安全意识不足，导致电子档案在出现安全问题时无法得到充分解决。

2.档案管理信息化程度有待提升

新时代背景下，信息技术与互联网持续发展。在事业单位档案信息管理工作中，信息资源向着更具电子化、数字化的方向不断完善，电子档案以及电子文件更为普及。在传统档案信息管理模式中，海量信息资源无法得到有效整合，因此，机关事业单位需要以发展的理念，使用更具创新性的管理方式，使档案信息资源管理质量及效率有所提升。此外，部分档案管理工作人员自身信息化综合素养有待提高，在开展档案信息资源管理工作中，对信息化技术进行应用会出现一定的困难，致使档案信息化管理工作无法落实。在实际工作中仍然以纸质档案资料为主。例如，在对档案进行借阅中，出现无法及时登记的情况，导致档案管理工作严密性受到影响，使档案完整性受到影响，各类关键资料也可能遭受严重的损失。纸质档案信息资源在应用过程中一定程度上会出现丢失及损坏的问题，这对于事业单位档案信息资源利用及开发均会产生负面影响。

3.档案管理人员专业性有待提升

在档案信息资源管理及开发工作中，档案管理工作人员需要具备更为优异的工作能力，具备更为良好的专业知识，不断提升其综合信息素养。在目前事业单位档案管理人员工作中，许多档案工作人员专业素质有待提升，工作能力相对薄弱，无法满足新时代背景下档案信息资源开发应用的新要求。在部分事业单位档案管理工作中，对于人员招聘条件相对较低，或者由其他部门职工开展档案管理工作。在此背景下，机关事业单位档案管理的专业度受到影响，档案管理质量相对较低，无法对事业单位档案信息资源开发应用的要求予以满足。

4.档案信息资源利用效率有待提升

机关事业单位在档案信息资源开发与使用的过程中，档案信息资源利用率有待于进一步提升，主要原因在于其不具备合理应用档案的条件，技术更新较慢。在对档案资源库进行建设时，检索功能以及检索模式无法依照用户端应用的实际需求予以设计，无法满足用户的差异化需求。另外，部分事业单位在档案信息资源管理中的宣传工作有待完善，无法获得人民群众的有效支持。由此，事业单位在档案信息资源管理中受到一定制约，无法对档案信息资源的应用及开发构建更为全面的认知。

三、事业单位档案信息资源开发利用方式分析

1.提高对档案信息资源开发应用的重视度

档案管理工作对用户提供高质量服务，是事业单位在发展中重要的工作内容。目前，国家对于事业单位档案管理工作重视度大幅度提升，机关事业单位需要尽快转变传统的思想观念，提高对于档案信息资源开发利用重要性的认知。就实际工作进行分析，事业单位会出现忽视档案信息资源开发应用的情况，没有在内部获得职工的关注，其原因主要在于未做好宣传工作，且思想观念有待转变。因此，需要机关事业单位对档案管理工作宣传范围进行扩展，应用新媒体等进行广泛宣传。例如，可设置各类宣传栏，举办视频、图片展览等活动，确保广大职工能够了解档案信息管理的作用，档案信息管理的开发、应用方法以及相关管理制度。在档案信息资源应用及开发过程中，机关事业单位需要逐步增加人力资源及资金的投入，确保档案资源在单位发展中能够有效发挥其价值。

2.拓展档案信息资源服务领域

机关事业单位档案部门需要充分做到“走出去”，与社会发展接轨，使档案管理工作进入公众群體中，对于群众在档案信息资源应用中的需求予以了解。有关档案管理部门需要对档案进行深入加工，主要目的在于更为有效地对社会提供服务。为此，档案部门需要对服务领域进行不断扩展，提升对档案信息资源的开发力度，落实科学、合理、完善的激励机制，使档案管理人员能够参与到档案的编制管理工作中。档案管理人员需要对机关事业单位发展的需求进行考量，在档案编研工作中，确定开发方向，形成集技术、知识与信息为一体的智力型服务模式。

同时，发挥档案资源优势，确保机关事业单位在工作的各环节能够获得档案信息支撑。此外，档案部门需要解决合作度不足、封闭度较高等问题，构建互联互通、高度共享的大档案意识。在技术角度，积极与单位内其他部门有效合作，形成高效发展路径。事业单位在开展档案服务工作中，需要确保深入理解档案服务内涵，真正对用户的需求进行分析，强化服务方式，对服务内容进行创新，对于服务领域进行有效拓展，确保公众对档案信息资源开发与应用的认可度得到提升。

3.应用信息技术完善档案信息处理工作

在档案信息资源开发中，需要更加具备数字化、信息化特点。因此，需要结合计算机及互联网优势，更新事业单位档案信息资源开发利用模式，在档案资源开发使用中应用各种信息化技术，确保事业单位档案信息资源开发利用工作具有更加现代化的特征，将不同模式与载体的档案信息资源向数字化、信息化方向转化，使事业单位档案信息资源能够以自动化的方式进行管理。另外，事业单位档案管理部门需要形成信息化开发方案。

一是需要对档案业务工作中的相关流程进行数字化设计，构建更为科学且完善的档案管理系统，确保各类档案业务能够利用计算机进行高效处理。

二是有效完善档案鉴定前的处理工作。

三是需要注重应用推广，定期进行计算机相关培训，组织各类现代化档案管理讲座，开展技术研讨与技术演示分享会，提升员工操作能力；四是需要对档案信息上网工作予以重视，确保档案信息资源能够真正做到互联互通，提升其共享效率。

4.注重编研，体现档案资料价值

事业单位档案管理相关部门在档案编研工作过程中，会以纸质档案管理模式为主，内容相对简单，同时形式具有高度单一性，创新度相对不足，无法满足当前用户的多样化需求。因此，事业单位在开展档案信息资源应用及开发时，需要进一步提高对档案编制的重视程度，对于事业单位内部档案信息进行深入性挖掘。在社会、单位、公民等层面，结合具体需求，使用更加多样的形式，构建出精品管理模式，使档案服务的综合管理水平得到大幅度提升。同时，需要在管理中使用档案分级管理模式，根据档案的特点、类别对其进行定级，对于事业单位内部特色档案资料进行梳理。在总结归纳后，构建出特色档案专题。此外，从载体角度来看，除传统的纸质档案外，可应用照片、录像等新的载体模式。事业单位档案管理部门同样需要对档案信息资源的特色进行考量，编撰出具有本单位特色的档案资料专题片，将单位形成的编撰成果进行有效展示，满足各部门在档案信息资源管理中的实际需求。机关事业单位利用此方法，能够使领导在决策中获得更为专业的参考资料，确保政策具有高度的合理性与科学性，使档案应用能够更加灵活，确保静态化管理向动态化应用进行转变。

5.优化服务方式，提升工作人员专业素质

在对事业单位档案信息资源进行开发利用过程中，管理方式与相应的服务方法需要进行不断创新。单位领导与相应的管理人员需要跟随时代发展步伐，转变传统的落后观念以及效率较低的服务方式。

例如，检索工具能够进一步使用户在短时间内从海量档案资源内挖掘所需要的信息。事业单位档案管理部门可以应用现代化服务方式，确保检索工具及改革方法更具现代化特征，使服务效率有所提高。另外，档案管理有关工作人员需要树立终身学习的理念，依照当前信息社会发展的特点，学习信息化技术，以信息化模式开展针对性的档案管理，构建档案信息网站，优化档案服务模式。另外，还要提高事业单位档案管理人员工作态度，提供更加热情且全面的服务，使档案信息的应用效率有效提升。为了确保事业单位档案管理以及档案信息资源开发有效性得以提升，单位领导需要进一步对相关工作人员进行培训与继续教育工作，使其端正工作态度，确保业务素质有效提升，建设一支高质量的档案管理队伍。首先，事业单位可在档案管理人员招聘过程中，根据单位的具体情况选取综合素质强、工作细心且拥有较高政治觉悟、具备较强责任心与创新能力的优质人才，确保档案管理工作能够高质量开展。其次，需要对档案管理人才，以定期培训方式充电。最后，需要引入先进技术，并保证档案管理队伍高度稳定，确保留住高素质人才，以人才为基础，使档案资源开发工作获得支持。

四、结语

新时代，社会发展迅速，各类信息技术逐步普及，有效落实事业单位档案信息开发应用工作，对事业单位的发展极为重要。事业单位需要依照当前自身的发展情况，分析本单位档案资源开发利用中存在的问题，结合问题的原因，进行深入分析。在对本单位档案资源开发应用进行优化的过程中，需要创新开发意识，进一步对信息资源建设进行强化。拓宽信息资源服务领域，应用信息技术对档案信息进行处理，充分体现档案资料的价值，同时强化档案管理人员的综合能力，从多角度满足新时代背景下事业单位档案信息资源开发应用的创新需求。

参考文献：

[1]陈艳艳.档案信息资源开发与价值呈现——以广州地铁博物馆为例[J].档案学研究，2019（05）：98-101

[2]李思艺.服务型政府理念下档案信息资源共享影响因素研究——基于信息生态理论的分析[J].档案与建设，2019（04）：18-22.

[3]马仁杰，沙洲.基于联盟区块链的档案信息资源共享模式研究——以长三角地区为例[J].档案学研究，2019（01）：61-68.

[4]陈洪诚.新技术下左右江红色档案信息资源的开发利用[J].山西档案，2019（01）：75-78.

[5]郑天皓，王云庆.城市记忆视角下的城建档案信息资源开发利用——以济南老火车站为例[J].档案与建设，2019（02）：32-35+23.

[6]陈浩.大数据背景下机关事业单位档案管理效率提升策略探析[J].兰台内外，2021（31）：19-21.

[7]范伟伟.探究新时期行政事业单位人事档案管理模式创新思考重点[J].中国外资，2020（18）：105-106.

[8]李凤娟.浅谈事业单位人事档案管理工作中几点问题的解决[J].黑龙江史志，2015（07）：107.

[9]王大鹏.事业单位干部人事档案信息化管理构想[J].黑龙江科学，2019，10（23）：142-143.

[10]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（24）：149+151.

[11]陈莉.信息化背景下行政机关档案管理的探究[J].传媒论坛，2021，4（05）：140-141.