高职院校数字档案馆建设探析

2023-06-01霍倩倩

兰台内外 2023年2期

摘要：本文主要对高职院校数字档案馆的建设问题进行探析，分析数字档案馆的主要特征和建设数字档案馆的意义以及建设数字档案馆应注意的问题等，并在此基础上提出高职院校建设数字档案馆的几点策略思路，希望能为高职院校数字档案馆的建设提供参考。

关键词：高职院校；档案馆；数字化

20 世纪末，计算机网络技术、数字存储技术的飞速发展，致使大量的电子文件产生，为方便这些档案信息的保管和利用，数字档案馆应运而生。数字档案馆的概念最早是1999年由王宇辉等人提出，此后对其相关研究发展迅猛，国家也适时颁布了一系列政策文件，有力推动着数字档案馆的建设以及发展。在2000年12月全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》中明确指出，要加快档案信息化建设，在此政策的指导下，2002年11月，国家档案局、中央档案馆印发了《全国档案信息化建設实施纲要》明确指出，要积极推进档案数字化进程，推动馆藏档案数字化的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，这也是我国首次将“数字档案馆建设”列入全国档案事业发展规划之中。

随着国家档案事业的不断发展，对数字档案馆的建设也在不断提出新的要求。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，提出要加快档案资源数字转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，加速数字档案馆（室）的建设，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平，为数字档案馆的未来发展以及建设指明了新方向。

一、数字档案馆的主要特征

数字档案馆是以数字网络的方式有序地对档案信息资源进行有效处理以及管理，主要包括收集、转换、存档、利用等，通过采用多种形式对档案信息进行存储，最终以共享的形式方便使用者查询。数字档案馆的主要特征可以从以下几个方面概括：

首先，是信息资源的数字化。档案信息资源的数字化作为数字档案馆建设的基础以及主要的管理对象，同时也是数字档案馆的建设关键核心，因为数字档案馆的其他特点都是在此基础上建立的，同时也是数字档案馆区别于传统档案馆的最主要区别。

其次，是信息资源传递网络化。大家都知道数字档案馆是依附于网络存在的，数字档案馆信息传递网络化给数字档案馆提供良好的传输环境，并且带来跨时空的特征。

再次，是信息利用共享化。数字档案馆的建成，可以方便使用者对档案信息的利用。人们在随时随地可以通过计算机网络系统查询使用相关档案资源，这种利用的共享化是传统档案馆不能与之相比的。

最后，是馆藏信息容量无限化。数字档案馆是把现代计算机网络技术和数字化等存储技术有效结合，它可以使馆藏信息的容量无限变大，可能简单的几张光盘、磁盘或者几个小小的U盘就能将全部馆藏信息储存起来，有效实现了资源共享。

二、高职院校加快建设数字档案馆的意义

数字档案馆作为当今信息时代计算机与网络技术快速发展的产物，是在基于传统档案馆（室）的基础之上实现的一种质变，甚至可以说是一种飞跃，它是这个信息时代不断变化发展的一种必然产物。数字档案馆作为计算机等多媒体技术的进步，不仅向人们展示未来社会档案馆在收集、发布以及利用档案信息时的一种美好前景，同时，也是对档案馆进行数字档案信息资源收集、管理以及使用新领域的一种拓展，方便使用者获得图文声像并茂的档案信息。数字档案馆是利用现代化的高科技设备，如计算机、扫描仪等多种设备将不同载体的档案信息资料转化成数字化的档案信息并且以数字化的形式对其进行存储，通过网络的形式传播使用，依托计算机管理系统对其进行管理，形成一个信息库，为用户提供利用，最终实现档案信息资源的共享。高职院校建设数字档案馆的意义主要从以下几个方面体现：

首先，高职院校建设数字档案馆是信息时代新形势下推动高职院校档案管理工作的迫切需要。近几年来，高职院校快速发展，办学以及招生规模都在不断扩大，相对应所产生的档案数量以及种类都在增多，档案的载体也随之发生变化，从之前比较单一的纸质档案发展成以光盘、照片、录像等多种形式为载体的档案。这些档案的产生，对其整理不仅需要消耗大量的人力、物力，同时对其保存条件也要求较多，因此，高职院校应加快建设数字档案馆，将各类载体的档案信息资源转化成数字化的形式进行储存，以帮助节约存储空间，帮助实现档案的信息化管理，提高档案管理的工作效率。

其次，高职院校建设数字档案馆可以方便高职院校永久保护学校具有珍贵历史意义的档案。众所周知，传统的实体档案在存储时需要占用较大空间的库房资源，并且随着档案数量的不断增多，对其存放的成本以及管理成本要求都会越来越高，很多时候为了节省空间，不得不销毁一些档案，可能导致一些档案资源信息的流失，如果后期想再使用就会造成历史记忆的断裂。

同时，试题档案如果不断重复利用，对其也会造成一定程度的磨损，这对于高职院校的发展来说都是一种损失。建设数字档案馆就不同了，可以将各种载体形式的档案信息资源转变成电子档案，使其以数字化的形式进行保存，可以大大节约存储空间，还可以不断重复利用，不会造成磨损，使珍贵的历史记忆永久保存下来，得以延续。

再次，高职院校加快建设数字档案馆是高职院校推动档案规范化、信息化管理以及节约管理成本的需要。数字档案馆的建设，势必会对高职院校档案管理在收集、管理以及发布利用等方面造成根本性的变化。数字档案馆主要是建立一整套完整、规范的档案管理体系，极大程度上提高档案管理的质量以及管理水平。此外，数字档案馆的建设，对节约高职院校档案管理成本也是非常不错的选择。数字档案相对于传统的纸质档案，包括实物档案等，其对存储空间以及使用等方面的要求相对较低，不仅可以避免对实物以及纸质档案的损毁，还可以方便档案管理部门的统一管理。

最后，加快建设数字档案馆可以方便高职院校促进档案信息资源的共享以及方便高职院校更好地服务社会。数字档案馆建成以后，各类档案信息资源可以不用受到时间、空间以及数量的限制，并且档案信息服务的对象、使用范围等也不断扩大，可以方便消灭“信息孤岛”的出现，也是为实现信息共享奠定了一定的基础。高职院校的师生以及社会各界都可以从中深切感受到数字档案馆所带来的查询利用的便捷性。数字档案馆在今后会成为人们获取档案信息最全、最直接的场所，对学校开展教学评估、科学研究等也提供了现代化的服务。

三、数字档案馆在建设过程中存在的问题

随着信息网络技术的高速发展，数字档案馆的出现给档案的传递和利用提供了一条新的路径。但是，数字档案馆和传统档案馆（室）二者之间从来都不是谁要替代谁的关系，它们之间是一种彼此依赖、彼此促进的关系。相较于数字档案馆的便捷，传统档案馆（室）很难做到，单单这一点就是望尘莫及的。虽然数字档案馆在内容资源、检索便捷、传播迅速、信息共享等方面都有优点，但是不可否认的是，数字档案馆在自身的建设发展中也有一些问题和不足。

第一，数字档案的凭证价值问题。众所周知，档案的价值主要包括凭证作用以及参考作用两个方面。其中相比于参考作用，凭证作用才是最重要的。可是在实际的档案利用过程中，很多人都觉得数字档案是没有法律效力的，其实归根到底，是因为数字档案有可能会被修改、复制，所以其凭证作用就有可能降低。

第二，数字档案的长期存取问题。数字档案必须借助于现代化的科技设备才可以读取，一旦其存储格式发生变化或者操作、选择不当，就会出现无法正常读取，甚至面临丢失的问题，这个问题在数字档案馆的建设过程中是比较棘手的，也是不容忽视的。

第三，数字档案的失真问题。数字档案对比原始的纸质档案，其优点在于可以保证档案的原貌，但却不能保证在实际的数字化过程中，因为技术参数的选择或人为的失误所造成档案失真的问题。

第四，数字档案的安全问题。安全问题不仅存在于计算机等现代化设备上，同时也是高职院校在建设数字档案馆的过程中必须要面对的一个主要难题。数字档案馆是以网络化的方式存在的，计算机病毒、黑客等都有可能对其造成损害，因此在数字档案馆的建设中，高职院校需要特别重视网络防火墙技术、网络杀毒软件、加密技术和跟踪监测等技术的应用，以此来确保档案信息资源的安全。

第五，数字档案馆建设的标准化问题。高职院校建设数字档案馆，最终目的就是要将学校、地方的档案馆连接成一个整体，真正意义上做到档案信息资源的传播与共享。虽然国家档案馆已经出台了很多关于档案管理的规范、办法、标准，如文件格式、目录标引等要做到统一，数据描述、元数据整理等，但这些标准也仅仅是主要的标准，到底什么样的数字档案馆才算得上是标准的，此问题还值得人们探讨。

第六，如何协调数字档案馆的投入与产出问题。很多地方档案馆保管的档案都是孤本，对其进行数字化建设所需费用较高，这都是因为孤本档案自身所限，利用率不高，造成投入与产出不成正比，因此，高职院校在建设数字档案馆时就要特别注意以上这些问题。

四、高职院校建设数字档案馆的几点策略

《高等学校档案管理办法》中关于高校档案给出了明确的解释，高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。数字档案馆的建立是收集和管理高职院校教学科研真实面貌的重要基地，为学校的发展建设提供了一定的决策支持，同时也为社会提供一定的信息服务。

第一，要进一步加快对档案数字化信息资源的建设。数字档案馆建设的核心以及关键是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设是一个系统化的数字大集合。还需要注意的是，因为不同用户对档案信息的需求不同，数字档案馆建设要有一定的针对性，要更为个性化。

第二，要持续深入地为用户开展更为优质的服务工作。传统的档案工作方式主要是面向档案本身，现在要转变思想，要以面向用户为主，做到以人为本。档案馆无论大小还是好坏，服务态度的优劣也是关键。数字档案馆的建立是将传统的档案管理方式和现代化的信息技术相结合，从而为用户提供优质的服务。

第三，密切关注网络安全，为用户提供使用手册。数字档案馆以网络为主体，但并不是所有的用户都会快速找到自己所需的档案信息，怎样帮助用户获取自己需要的档案信息资源，是档案馆工作人员需要面对的重要问题。另外，还需要注意安全问题，密切关注网络环境的变化，防止电脑病毒等对网络的干扰，从而对档案信息资源造成破坏。因此，数字档案馆在建设时还应进一步注重档案信息资源的安全问题，这也是各类各级数字档案馆必须要认真面对的一个现实问题。

第四，要快速提高档案馆工作人员的综合素质，因为这是适应信息化、数字化建设的本质需要。加强档案馆管理人员队伍的专业化建设，提高档案管理工作人员的专业素养，是信息时代网络环境下如何做好用户服务工作的关键所在，因为无论再先进的计算机、高科技设备，都需要由人来操作和管理，信息化社会的到来不会使传统档案馆消亡，计算机等高科技设备也不能完全取代工作人员，因此，档案管理人员队伍的专业化建设尤其重要。

五、结语

综上所述，档案作为高职院校最真实并有珍贵意义的历史记录，是高职院校的发展缩影。加强高职院校的档案信息化、数字化建设是当前高职院校档案工作适应新时代发展以及高职院校快速建设发展的客观需求，也是高职院校档案工作今后高质量发展的一个必然趋势，更是其提高档案工作管理和服务水平的必经之路。总之，高职院校的数字档案馆建设是21世纪社会发展的需要，同时也是电子政务的快速发展对高职院校档案工作提出的迫切要求。

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