信息化技术对高校档案管理的影响分析

夏宇飞 张园园 杜鹏 李亚楠

摘 要：随着我国科学技术的日益发展以及移动互联网的全面普及，在高校档案管理工作中引入信息化技术，促进高校档案管理工作的信息化发展，已成为必然趋势。基于此，本文针对信息化技术发展对高校档案管理工作所带来的影响进行深度分析，并且结合高校档案管理工作现状提出相应的优化策略，供档案界同人参考。

关键词：高校；档案管理；信息化技术；影响分析；优化策略

互联网技术、计算机技术的迅猛发展，在移动互联网完成普及后，提示人们信息化时代的到来。随着高等教育深化改革以及高校工作的日渐深入，将现代化信息技术引入高校档案管理工作已成为大势所趋。通过现代化信息技术的科学引入，可以有效拓宽高校档案管理工作的功效，提升我国高校档案管理水平，为高校学生提供更加优质、高效的信息服务。

一、信息化技术发展对高校档案管理工作的影响

1.优化档案管理系统

首先，将现代化信息技术引入到高校档案管理工作当中，可以将传统纸质档案转化为更为先进、高效的电子档案，不仅节约档案储存空间，而且也为档案管理工作提供了诸多便利。避免在档案信息提取环节、档案保存环节出现档案丢失以及破损的问题，显著提升档案管理工作效率。其次，节约信息编写时间，减少档案管理工作量。在高校生源扩招这一现实背景下，高校档案数量，尤其是学籍档案数量明显增加，若档案管理人员采用传统资料整理、资料加工方式，不仅花费大量的时间成本，而且也为档案管理人员带来一定的工作压力。在现代化信息技术引入后，则可显著提升档案管理效率。最后，传统高等院校档案管理工作需要手动开展档案查询，管理人员需要查找相关目录，同时还需要检验档案信息的完整性，整个过程极为复杂，而利用现代化信息技术可以有效减少搜索时间，保证档案查找效率。

2.完成档案信息共享

高校档案中的学籍档案对应届及往届学生都具有重要意义，在学生升学、求职期间，档案利用率较高，但传统高校档案管理模式过于烦琐，一旦相关单位或者上级部门需要查询高校学生档案，需要经历一个相当复杂的查询过程。而将现代化信息技术引入高校档案管理工作，可以实现档案信息资源共享，学生的完整资料可以通过联网设备设施完成信息传递，从而显著提升档案信息的精准性、完整性与时效性，满足档案利用对社会服务的各项需求。

3.实现透明化档案管理

在传统高等院校档案管理工作当中，学生无法接触到自身档案，更加无法对档案信息进行核查。而高校档案管理工作中引入信息化技术，则实现了档案管理工作的透明化，各个高校都可以构建互联网档案，使学生可以通过相关信息来查询与自身相关的档案内容，以提升学生对自身档案的了解程度，同时，还可以对高校档案管理人员的工作展开合理监督，促进高校档案管理工作透明化发展。

二、高校档案管理工作信息化发展现状分析

1.信息化管理人才严重缺乏

档案管理工作者是高校档案工作顺利开展的重要保障，档案管理人员的职业素养与职业能力直接影响到档案管理工作的信息化建设水平。结合目前形势分析，高校引进档案管理专业的高素质人才有流失的情况。在信息化建设环节，高校档案管理工作者信息化技术应用能力不佳，而计算机专业人才引进难度较大，导致高校信息资源无法实现科学共享。与此同时，高校档案管理工作中信息安全至关重要，如果没有计算机专业人员开展安全防护工作，不利于高校档案管理工作信息化发展。

2.对信息化管理模式认知不足

信息化技术发展为各个行业、各个领域带来广阔的发展空间，因此，很多高校也意识到信息化技术的重要价值，开始引用信息化教育系统。但结合目前形势分析，仍有部分高校没有意识到信息化技术的重要价值，还有部分院校更加注重在教学环节引入信息化技术，而对档案管理工作信息化发展、数字化发展的重视程度不足，直接导致国内高校的档案管理工作信息化程度普遍弱于高校教学活动信息化建设水平。首先，由于档案管理工作者缺乏良好的创新意识，不愿意主动探索新的管理技能与管理理念；其次，高校领导对档案管理工作的重视程度不够，档案管理工作人员配置与结构设置无法适应档案管理工作信息化发展规律，使得档案管理信息化工作应用效果不佳，信息化技术的作用与价值无法得到有效发挥。

3.软硬件设备设施落后

在科学技术高速发展的背景下，缩微技术与光学技术也逐渐应用于档案管理工作中。但此类先进技术的科学运用、科学推广以及科学实施，都需要得到先进设备的助力与支持。反观高校档案管理部门并不具备引进先进管理设备的条件，在专用服务器、空调设备以及除湿机设备方面投入力度不足。在移动互联网完成普及后，虽然高校档案管理工作信息化建设水平明显提升，但相较于教学部门以及科研部门，档案管理部门在软硬件设备设施的投入略显缺失，基本停留在基础档案管理工作当中，经费不足也是高校档案管理工作信息化发展的最大阻碍。

三、提升高校档案管理工作信息化建设水平的实践策略

1.转变传统档案管理观念，提升对信息化建设的重视

为保证高校档案管理工作信息化建设水平提升，需要充分意识到高校档案管理工作的重要价值、重要地位、重要作用以及重要意义。与此同时，高校领导也应提升对信息化管理模式的认知程度，创新传统档案管理观念，将档案管理工作信息化建设与高校数字化建设有机融合，使二者可以实现同步促进、同步发展，加大档案管理部门的人力、财力以及物力资源投入。与此同时，高校档案管理工作也应当结合高校档案馆多元化、信息化发展需求来做出相应的优化与调整，将各项工作落到实处，科学制定发展规划与发展目标，结合规律来开展建设工作，充分引入多重建设形式与多种发展模式来开展档案工作创新，合理利用高校管理优势，建立档案浏覽机制与档案目录中心。在高校育人环节发挥档案管理工作的信息优势，不仅是档案管理工作创新发展的必然需求，同样也是高校信息化建设的着重体现。

2.加强档案管理队伍建设，保证管理人员专业素养

为保证高等院校档案管理工作效率稳固提升，需要积极引入现代化信息技术。而现代化信息技术引入需要得到计算机专业人才的支持，因此，高等院校首先应当引进计算机专业人才以及具备计算机应用能力的档案管理专业人员。信息化建设需要得到计算机技术与互联网技术的双重支持，而档案管理专业人员可以提供档案知识，计算机专业人员可以提供技术支持，二者合二为一，可以促进高等院校档案管理工作数字化发展、信息化发展。其次，为解决目前高等院校档案管理工作者专业素质不足这一问题，应当对内开展人员培训工作，结合现代化技术应用水平与档案业务水平来展開人员培训，强化软件工具应用能力以及现代化信息技术操作水平，使每位档案管理工作者都具备良好的档案管理专业素养与计算机应用能力，可以成为高等院校档案管理工作创新发展所需的高素质创新型人才以及一专多能的复合型人才。并且通过开展职业规划、提升薪资待遇等方式来聚拢技术型人才、创新型人才。不仅如此，档案管理工作者也需要不断学习先进的档案管理理念，提升现代化信息技术应用能力，通过不断学习助力自身早日成为档案管理工作发展所需的学习型人才、实干型人才、创新型人才以及研究型人才，这不仅是推动高校档案工作实现发展的需要，同样也是高校档案管理工作人员自身发展的需要。因此，高等院校档案管理工作是一项极为严谨，且系统的工作只有依托现代化信息技术的合理引入，并且在工作当中与档案管理机制有机融合，才能促进高等院校档案管理工作创新发展。为此，档案管理人员需要拥有严谨的工作态度以及求真务实的创新精神，才可以为高等院校档案管理工作发展提供助力。

3.加大信息化设备投入力度，提升档案服务水平

为保证高校档案管理工作信息化建设水平稳步提升，需要得到充足的软件设施与硬件设施支持。为实现这一目的，高校应当结合档案管理工作的实际发展需求，引进专业性档案管理体系与档案管理设备，在投入充足的档案管理信息化建设经费的基础上，为档案管理工作数字化、信息化发展提供基础条件。不仅如此，还需结合档案管理发展需求来制定完善的防护系统，这些都需要在计算机专业人才的助力下方可完成。为此，高校应当结合档案信息化发展来设立专项基金，确保专业性人才可以为高校档案管理信息化建设提供技术支持与系统维护服务。

4.建立数字化档案系统，引入安全保障体系

可以说，在“互联网＋”背景下，高校档案管理工作数字化、信息化发展是档案管理工作发展的必然趋势。合理运用大数据技术与云平台技术来开展档案管理工作创新，可以实现档案数字化、智能化管理。此时，高校教学数字化管理体系可以作为档案管理信息化发展的重要助力，档案管理工作可以引入TCP技术、IP技术以及多媒体技术，为高校档案构建完善的目录库，配备电子资料系统，为档案信息查询提供便利条件，使档案管理效率显著提升，促进高校档案管理工作规范化、便捷化发展。与此同时，信息化技术发展在为教学档案管理工作带来创新助力的同时，也为档案管理工作带来不稳定因素，因此，保证档案管理工作的密闭性极为关键，相关人员应当积极构建完善的安全保障系统，为档案管理消除一切不稳定因素。因此，档案管理部门应提升网络病毒防范意识，构建完善的安全防范体系，将所有电子信息做好备份，在确保安全的基础上，开展各项操作，保证电子档案信息的精准性与完整性。

5.引入虚拟式档案管理，提升档案信息利用率

在高等院校档案管理环节引入动态虚拟技术，可以实现动态化管理、虚拟式管理，灵活选择数据库来建立管理体系，实施基础服务与基础设备设施统一管理机制，可以结合使用资源以及需求来展开延伸性服务，降低信息入驻门槛，提升整体信息监控水平。并且引入快捷式操作，提升档案信息推广速度、传输速度以及应用速度，构建完善的信息共享平台以及信息共建平台，节约各项信息获取投入成本，实现互联网资源实时共享，规范档案信息化利用以及制度建设。除此之外，高等院校还应当积极建立完善档案管理工作的传输流程与信息传送流程，积极引入多媒体技术、计算机技术以及互联网技术。单就计算机技术而言，可以引入资源建设技术、资源缩微技术以及资源扫描技术开展档案信息处理工作，借助云平台技术可以实现档案信息智能化发展，构建完善的信息服务平台，助力档案管理工作创新发展。为实现这一目标，还需各个部门通力合作，完成档案管理工作创新任务，并且确保档案信息管理可以满足人员调取资料查询需求。在档案管理环节实现显著提升管理效率这一目标，确保档案管理信息发挥最大的价值。

四、高校档案管理信息化发展趋势

1.多元化发展趋势

随着社会现代化程度的不断提高，档案信息也逐渐朝向多元化方向发展，虽然传统电子文本资源、互联网资源以及音像资料都是重要的档案资料，但高校档案管理形式主要以纸质为主，在信息化技术引入后，虽然档案信息管理模式发生转变，但针对信息储存空间以及信息储存时间都有着极其密切的要求，因此，需要对档案储存结构展开合理配置，电子资源可以作为档案管理备份的重要手段，拓宽到学籍档案接收环节以及归纳总结环节，高校档案管理工作朝向多元化发展。

2.多样化发展趋势

随着档案管理信息化建设工作日渐深入，传统影像资料、电子资料以及纸质资料也逐渐呈现多样化特征，以各种形式出现的信息资料不断占领市场。在高校档案管理工作改革背景下，传统纸质载体无法满足档案管理工作创新发展需求。在现代化信息技术日益发展的背景下，档案信息形式也越发多元，因此，档案资料种类也逐渐呈现多样化发展趋势。

五、结语

总而言之，高校档案管理工作发展需要得到信息化技术的助力与支持，二者之间具有诸多互通之处。高校可以通过转变传统档案管理观念，提升对信息化建设的重视、加强档案管理队伍建设、提高管理人员专业素养、加大信息化设备投入力度、提升档案服务水平，以及建立数字化档案系统、引入安全保障体系、引入虚拟式档案管理、提升档案信息利用率等方式来开展高校档案管理工作信息化建设。这不仅显著提升高校档案管理业务水平，还为高校学生带来更加优质、高效的档案信息服务。

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（作者单位：天津医科大学综合档案室）

作者简介：夏宇飞（1984—），女，汉族，吉林人，硕士研究生，实验师，研究方向：高校档案管理。