浅议档案数字化管理与信息安全

摘 要：随着社会的不断发展，档案数字化管理顺势而生，能够有效提升档案工作效率，将大量的档案信息以数字化的形式进行存储，同时也便于资料的收集、查阅和管理，使整个档案管理质量得到了进一步发展。数字化档案管理能够将传统以纸质为载体的档案信息转化为数字化形式，不仅节约了保管费用及占地空间，同时也提升了经济效益和办公效率。本文从档案数字化管理与信息安全的定义出发，对档案数字化管理过程中存在的一些风险或问题进行简要分析，并提出相关解决策略，进一步加深对档案数字化管理与信息安全的认识和了解。

关键词：档案数字化管理；信息安全；信息技术；系统平台建设

一、档案数字化管理与信息安全的定义

档案是企业开展业务活动的重要工具，也是企业的重要信息和整个业务活动经过以及结果的重要载体。通过对档案进行有效管理，能清楚地了解到企业的发展以及未来发展趋势。

对于大型集团企业而言，实现集中部署应用分级管理，構成立体式企业数字档案管理是企业发展的重要组成部分。档案数字化管理就是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术等多种现代化的技术，将传统的纸质档案以信息化的形式进行存储，能够把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，并以数字化的形式存储。数字化档案管理能够使信息互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，能够对大量的档案进行有效存储，同时，也能够实现档案信息资源的共享。现阶段，加强档案数字化管理也是提升整个工作效率的重要影响因素。

信息安全主要是指为数据处理系统建立和采用的技术管理上的安全保护，为的是保护计算机硬件及软件数据不会因为意外或恶意的入侵而遭到破坏或更改。在网络环境下，信息安全可能会受到非法用户侵入计算机系统，通过输入账号等信息冒充合法用户，从而进行窃取信息的行为。同时，还有黑客通过植入病毒或木马来窃取档案信息。

近几年，相关部门不断加强网络安全、信息安全的宣传，让每一个人认识到信息安全的重要性。同时，网络运营商也在不断提高网络安全保障水平，强化基础设备设施防护建设，以保证网络和信息传输安全。随着数字化、信息化的高速发展，我国各级政府高度重视信息安全工作，在各个行业中相继发布了发展规划，并在关键信息基础设备设施、数据安全与个人信息保护、互联网等多个领域出台了多项信息安全法律法规和政策文件，有效促进了信息安全领域的技术创新和应用落地，为信息安全建设提供了更加有力的保障。

二、档案数字化管理的内容

1.档案数字化管理平台

档案数字化管理平台的建设是依托国家档案局以及行业相关标准进行搭建的系统。在整个档案数字化管理过程中，针对日常所需对档案数据生产、收集、整理、移交、归档、统计和利用等多个过程进行信息化管理。同时，针对档案数字化管理也开设了相应的数据平台。常见的数据平台有数据加工、收集整理、档案管理、协同工作平台、系统管理平台、统计分析平台等，它们各司其职，共同对单位档案进行有效管理。

数据加工平台是对数据进行智能分类和智能编辑目录，从而高效快速地输出；收集整理平台主要是对相应的数据进行收集，并支持文件上传；档案管理平台是对档案的接收以及库房管理档案统计，能够对档案管理系统进行有效维护；档案利用平台则是通过对档案管理系统当中所收集到的档案进行有效解锁，同时，开展借阅、归还、OCR识别、知识图谱等特色功能；协同工作平台主要是指多个部门协同进行管理或者流程的审批等环节；统计分析平台主要是对所收集到的相关档案进行统计，包括利用统计档案年报等；系统管理平台主要是根据单位档案信息管理的实际需求开展权限管理、分类管理、消息管理、日常维护等多种功能。档案数字化管理平台的建设与发展以及相应功能的开发，应根据单位档案数字化管理的需求和实际工作当中的应用场景做出灵活的调整，从而使得相应的数字化管理能够真正在日常工作中发挥相应的作用，提升整个工作效率和工作水平。

2.档案数字化管理技术

档案数字化管理平台的建设和发展离不开相应的技术支持。在档案图片管理、文档分类、文字编辑目录等功能时就使用到了OCR技术，它能够实时显示数字化加工的进度，同时也可以从多个角度进行查询，可以了解到相关数据转换的进展。在OCR技术的基础上，还可以将相应的技术与代码进行有效结合，从而搭建智慧档案管理系统，实现更多功能的开展。例如，通过应用OCR技术可以在著录标引上取得一定的突破。OCR技术为档案目录的创建与录入提供了一种全新的方式，在实际工作中，工作人员可以直接从OCR中寻找著录相关项目，使用基本的复制、粘贴操作，将其放入目录数据库中的相应段落当中即可。

档案数字化管理的另一个核心技术就是区块链。区块链主要是指数据结构，将一个又一个的区块进行有效组成，同时在每一个区块中又保存了一定的信息，能够按照各自产生的时间顺序连接成链条，这个链条就会被保存在所有的服务器中，只要整个系统中有一台服务器就可以工作，整条区块链就是安全的。

通过应用区块链技术能够加强相应的信息管理，在修改区块链中的信息时，需要有半数以上检点的同意才能够进行修改，因此，它很难进行数据的篡改，这也使得相应的数据信息更加安全可靠。在档案信息管理和发展中充分利用区块链技术，能够有效提升整个信息安全管理水平。

三、档案数字化管理过程中存在的信息安全风险

1.网络技术风险

档案数字化管理受到一定的网络技术风险，越来越多的信息会受到黑客的蓄意攻击，从而导致相应的信息泄露。档案数字化管理过程中信息安全的维护需要有专业人员和专门的技术，这些技术会直接影响整个安全管理的程度以及相应档案信息的安全保障。部分单位在档案数字化管理过程中，将更多的注意力集中在不断完善系统，如何能够使相应的档案管理更加方便快捷，更便于相关人员操作，但是忽视了对于信息安全技术的提升，这样就会给整个档案数字化管理系统带来潜在的危险。

2.制度管理风险

档案数字化管理过程中信息安全制度不完善将会导致制度管理风险。档案数字化管理过程中包含储存、修改、借阅、流转等问题。在数字化管理下，这些档案环节都有可能会导致相应信息受到一定的破坏。因此，建设完善的信息安全制度对于整个档案管理是十分必要的。但在实际工作中，部分人员对档案数字化管理制度缺乏认识，对于一些常见的工作流程，没有制定科学、合理的制度，导致在进行实际管理的过程中流程较为混乱，从而使整个管理质量没有达到预期的效果。

3.人为管理风险

人为管理也是档案数字化管理过程中所存在的风险之一。许多工作人员风险意识淡薄，操作流程不规范，这也会导致相应的信息泄露。档案管理数字化使得许多信息存放变得更加高效快捷，能够节约大量的时间，避免了纸质档案存放过于烦琐，占用更多空间等各种问题。因此，档案数字化管理在开始落实到发展整个速度非常快，同时也在实际工作过程中起到了立竿见影的效果。但是，随之而来的信息安全却是许多档案管理者忽视的问题。随着科技的不断进步，越来越多的档案资源通过数字化的方式进行交流，在交流的过程中就会留下相应的痕迹，这些痕迹都有可能成为信息泄露的缺口。在信息技术时代，信息安全问题应当引起管理者的重视，应具备一定的信息安全意识。

四、加强档案数字化管理中信息安全风险预防措施

1.学习先进技术，做好预防措施

数字化档案安全管理技术需要不断与时俱进。相关工作人员必须要学习先进的信息安全管理技术，要能够根据档案信息管理系统的发展需求进行必要的学习，从而提升整个系统的安全系数。在防病毒与防丢失的基础上，利用信息技术构建数字档案信息安全技术平台，根据数字档案信息安全的重要性设置相应的防火墙。信息技术快速发展，相应的档案数字化技术也需要及时进行更新。因此，相关技术人员要及时学习先进的技术，能够与时俱进，从而根据档案信息管理的实际要求有针对性地增强整个系统的功能，保障系统安全。目前，常用的技术包括对称加密技术和非对称加密技术两类，这些技术都可以大幅度提升整个档案信息的安全系数。对称加密技术就是对档案信息设置相同的加密密钥和解密密钥，能够在档案信息化管理中取得明显的应用效果，大幅度提升相应信息的安全等级；非对称加密技术则主要是指采用不同的加密密钥，而解密密钥有相关的管理人员专职保护，目的在于确保档案资料的安全性。总之，在日常档案信息管理过程中所涉及的安全技术还有很多不同类型，档案信息安全要求所涉及的技术必须不断更新变化，相关工作人员应在已有的基础上不断学习，从而进一步加强档案信息管理的安全性。

2.完善管理制度

信息安全制度是保障档案数字化管理的重要依据。数字化档案信息安全管理需要制度与法律作为强大的依据，因此，在实际进行管理的过程中，通过完善相应的制度能够有效提高整个数字档案的安全管理水平。从目前形势来看，档案数字化管理过程中还存在许多不足之处，这也需要完善相关制度和法律。随着技术的不断变化以及档案数字化管理过程中信息安全出现的各种问题，有针对性地完善相应制度，才能够进一步使得信息安全制度更加规范。信息安全制度的建设也能够反映出企业单位的管理程度，根据单位发展的实际需求以及档案管理日常过程中所遇到的问题进行有效调整，从而能够切实解决实际工作中的问题，进一步提升整个档案信息管理的工作质量。

3.完善档案管理数字化建设基础设备设施

信息化管理与传统的管理方式差异较大，其主要表现在信息内容储存与管理方面。开展信息化管理需要企业满足一定的客观条件，需要配备相应的软硬件设备才能运行。比如，扫描仪、电脑、复印机缺一不可，为了提高企业资金的利用率，避免因为资金问题导致信息化建设问题出现，企业可以积极设立档案数字化管理财务项目，通过项目的方式提高资金利用率，并推动数字化建设稳步开展，并以档案管理部门的人数、工作年资、工作中的优缺点对岗位进行划分。特别是在数字化设备到位后，必须对企业档案管理部门的人员开展培训活动，使其掌握设备的正确操作方式。为了进一步提高档案资料的检索效率，企业还要针对档案信息系统进行创新，通过专业人员结合企业档案特点研发检索软件，提高档案管理的工作效率。同时，还可使用档案管理的自我检测功能，及时有效地对档案管理中出现的错误内容进行检查，保障企业档案数字化建设的成效。

4.加强风险意识，避免人为因素

相关单位应当对工作人员的安全管理意识进行有效培训，确保工作人员在操作时严格按照规章制度执行。同时，也应特别注重相应的安全管理问题，对于档案的流转借阅等程序要有一定的安全意识，做好预防措施，从而确保档案的安全。单位要对档案管理工作人员进行专业、系统的培训，通过培训增强档案管理工作者的保密意识、安全意识，使其对档案管理内容有清晰的认识。此外，对相关人员的专业技能操作要进行定期培训，通过培训规范工作人员的操作流程和操作技术，减少因为人为因素引发的档案信息安全问题。比如，单位可以组织相关工作人员进行专业技能交流，通过对日常工作中常见的问题进行总结和交流，引起工作人员的重视，可以快速提升工作能力，使其在日常工作中对于相关档案信息的安全工作更加留意，进一步提升档案管理安全质量。

五、结束语

档案数字化管理的出现标志着科技的发展以及技术的进步，它改变了传统档案管理中存在的一些弊端，使档案管理工作更加高效、快捷，也有效延长了档案的保存时间。在进行档案数字化管理的过程中，相应的信息安全也成为数字化档案管理过程中的重要部分，从管理人员的思想意识、专业技能以及软硬件设备设施等多个方面都需要不斷进行提升。相信在未来，随着各项措施不断改进，安全信息技术会进一步得到提升，档案数字化管理工作将会发挥更大的作用。

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（作者单位：张家港市城建档案馆）

基金项目：面向治理体系现代化和应急处置决策需求的档案数据能力建设研究（项目编号：2020-X-10）阶段成果。

作者简介：何向（1974—）女，汉族，江苏张家港人，本科，馆员，研究方向：城建档案。