事业单位档案管理信息化模式构建研究

2023-06-01尹君

兰台内外 2023年2期

摘要：2021年1月1日施行的新修订的《档案法》中，增设信息化建设专章。说明信息化、智能化是档案管理未来的发展方向。本文以广东省某事业单位为例，对当前该事业单位档案管理信息化模式构建现状进行说明，并分析其中存在的问题，最后，结合该研究院实际情况提出事业单位档案管理信息化模式的构建路径，为相关人员提供管理实践经验。

关键词：事业单位；档案管理；信息化模式

随着科技的发展，智能化、信息化是未来时代的发展方向，信息技术已经融入人们生活的各个方面。对于事业单位档案管理而言，也要顺应时代发展，朝着信息化、智能化发展。传统档案管理主要以纸质档案存贮为主，当查询档案时，需要对实体档案进行翻阅，会对档案实体造成一定损害，进而影响到档案的保存。如今的档案管理已经实现数字化、信息化，极大程度上提高了档案的利用率，但部分事业单位在构建档案信息化管理中存在有待完善之处，本文对广东省某事业单位的档案管理信息化构建现状进行说明。

一、事业单位档案管理信息化模式构建现状

某事业单位某市教学研究院，主要负责为教育改革与教育决策提供相关服務。由于该教学研究院成立时间较晚，因此在成立之初，便开始了档案信息化建设。截至2020年，该教学研究院已经成为国家级数字档案馆。下文便从人员、基础设施、档案资源、服务利用四个角度对该单位的档案管理信息化模式构建现状进行分析。

1.人员方面

该教学研究院档案管理人员配备方面较为薄弱，不存在专职档案管理人员，具体档案管理工作由其他岗位工作人员兼职。兼职人员也不具备专业的档案管理知识，将档案管理工作当作临时工作，有相关需求时便应付完成，没有工作、任务时，便从事自己的本职工作。同时，单位内部管理人员并没有对其开展针对性的培训，导致兼职人员的档案管理观念较为落后，业务不精通，操作规范程度较差。而且，内部人员配备方面存在着变动频繁的现象，兼职人员往往刚开始熟悉业务，便被调离工作岗位，新接手又需要重新学习和熟悉，这便使得该研究院档案管理人员稳定性不高，制约了该研究院档案管理的发展。

2.基础设备设施

（1）硬件设备设施方面。该教学研究院档案管理基础设施可分两方面进行说明，分别是硬件设施、软件设施，具体如下。

一是硬件设施方面。该教学研究院档案管理机房采用封闭式管理，配备了交流电源。内部存在若干服务器，分别在核心数据库以及各类内网进行分别部署。存储方面配备了若干套磁盘阵列，总容量接近60TB。随着信息系统运行时间的推移，档案管理数据量也在迅速增加。硬件方面的问题也随之凸显。该教学研究院档案管理部门的服务器并没有配备冗余设备，若出现故障，信息管理系统便会硬质运行。而且入侵防御相关设备并不齐全，仅在局域网中安装了入侵检测设备以及相关防火墙，政务内网并未安装。此外，部分硬件设备由于年限久远，已经出现老化现象，难以满足新时代档案管理信息化的需求。

二是软件方面。该教学研究院档案管理并未建立统一的办公系统，相关档案文件的传输方式为互联网传输。归档方面则采取线下归档方式，并未实现实时进馆。随着运行时间的推移，整个软件系统已经出现了缓慢、卡顿现象，影响了档案的管理效率。

3.档案资源、服务利用

（1）档案资源方面。该教学研究院档案管理内部电子档案八成以上为文书档案。其他类型的资源虽然存在对应数据库，但内部数据较少。整体来看，档案资源体系较为单一，内容丰富性较差，不能满足如今多元化的利用需求。

（2）档案服务利用方面。虽然管理人员采用了新的服务方式，开通了微信公众号，建设了线上网站。但网站浏览量较低，微信公众号的粉丝较少，意味着该单位的档案管理信息化利用率较低。而且，内部工作人员仍然习惯手工查账，并没有达到信息化建设的预想效果。

二、事业单位档案管理信息化模式构建问题分析

结合上述教学研究院现状，对其存在的问题进行分析，可概括为档案意识薄弱、管理观念落后、制度不健全、基础设备设施缺乏、队伍稳定性较差等方面原因，具体如下。

1.档案意识薄弱

该教学研究院对于档案管理的重视度不够，导致档案管理工作在单位内部的各项工作中并不显眼，极易被领导忽视。部分领导认为档案管理工作不存在实际成效，也不会为单位带来实际经济效益，只要重要档案不丢失，能够随时查阅到便可。在此种档案管理意识下，工作人员觉得档案管理属于幕后工作，对其重视程度较低，工作做好做坏对于自身待遇并无影响，这也是制约该单位档案管理发展的根本原因。领导没有足够的重视，员工没有积极主动的工作态度，便难以推进档案管理信息化构建。

2.信息化管理观念落后，制度不健全

当前，该教学研究院内部工作人员在档案接收、归档方面仍然采用传统手工方式进行。造成此现象的原因在于部分工作人员年龄偏大，对于新兴事物的接受能力较弱，信息化管理观念较为落后，使得管理手段及效率较低。

此外，该单位内部没有建立完善的档案管理制度，也没有专职的档案管理人员，在管理方面随意性较大。所归档的材料没有按照相关标准进行收纳，分类不严谨，导致档案管理资源的浪费，使得线上利用率较低，阻碍了档案管理信息化建设。

3.基础设备设施缺乏，队伍稳定性较差

（1）内部硬件设备设施较为老旧，运行效率较低，软件设备设施不健全，杀毒软件、管理软件、办公系统不完善，造成此现象的原因是相关管理人员对于档案管理工作不重视，使得基础建设方面的资金投入不足，难以建设符合现代需求的基础设备设施。

（2）人员稳定性较差，档案管理方面工作岗位轮换较为频繁。究其原因是单位内部缺少专业人才，人才培训不到位。由于该单位内部计算机领域人才较为缺乏，当年轻人才考入档案管理部门后，经过一段熟悉时间便被调入其他部门，新接替人员尚未经过信息化教育，对于档案管理工作未能进行深入研究，造成了人才留不住、档案管理工作人员不专职的现象。

三、事业单位管理信息化模式构建路径

针对该单位内部档案信息化构建现状，经过分析后，可从下列四方面入手进行事业单位档案管理信息化构建。

1.加强宣传，提高档案意识

领导对于档案管理工作重视度不高属于普遍现象，而领导对于档案管理工作的重视程度取决于政府对于档案管理工作的重视程度。因此，提高档案意识应当从单位外部，即相关领导部门入手，可根据单位信息化构建现状，在相关部门与内部领导两个角度提出提高档案意识的建议。

（1）相关部门加强对档案事业的规划。相关部门应当提高对档案管理工作的重视程度，以此促使单位内部领导重视档案管理工作。首先，将档案管理纳入社会发展规划。档案管理记录着单位的发展历程，是单位开展各项工作的基础，其管理工作的好坏标志着单位整体管理工作的效率。因此，相关部门可将档案管理工作纳入对事业单位的任务考核中，以具体考核的形式，促使单位领导重视档案管理工作。其次，将档案管理信息化融入电子政务。当前，我国高度重视电子政务的发展，而电子文件是电子政务发展的基础。档案管理信息化建设的目标便是对电子文件进行高效利用。所以，相关部门可以此作为契机，督促教学研究院加快档案管理信息化建设的速度，以此推进该单位档案管理信息化建设。最后，对该单位行政管理部门加强监督及指导。对于教学研究院而言，档案管理的信息化建设难度较大，不但缺少专业人才、建设经验，还缺乏相应资金，对于文件标准难以准确解读，亟须上级部门加强对下监督与指导。相关部门可定期对下开展业务培训，并加强对基层的考察调研，做到及时发现问题，及时解决问题，以此在教学研究院中创造出争先创优的建设氛围。

（2）广泛宣传，提高职工的档案管理意识。除了需要提升领导的重视程度以外，还需要提高单位职工的档案管理意识，这便需要单位领导开展一系列措施提高职工的档案管理意识，进而达到提高档案利用率的目的。可从组织学习培训，转变职工思想观念入手。对于单位职工定期组织培训，贯彻上级精神，改变职工的传统思想，提高其对信息化的认识。同时，组织技能培训，提高职工对于现代化信息技术的使用能力，使员工从信息化建设的旁观者变为实施者、参与者，能够熟练使用信息管理系统，为信息化建设提出合理的业务需求以及建议，进而达到在实践中提升信息化建设水平的目的。

2.完善管理制度，创新利用形式

针对该单位信息化观念落后、档案资源单调、信息化利用率不高等问题，可从下述三个方面入手进行改善。

一是改变传统管理观念，完善管理制度。信息化观念落后是制约该单位档案管理信息化建设的重要因素。由于档案管理工作人员对于新技术、新模式的接受程度不足，使得档案管理信息化建设程度难以推进。对此，管理人员应当加强对职工思想观念的引导，使其意识到信息化是大势所趋，必须要改变以往的传统管理观念，才能顺应时代发展。管理人员可通过实践指导，使职工意识到信息化的便捷性，以此提高职工对于档案管理的接受程度。此外，在完善管理制度方面，管理人员可基于现行《档案法》《档案法实施办法》等相关文件，以教学研究院内部实际情况为准，从保密机制、安全防范机制入手，建立完整的岗位责任机制以及档案查阅、利用機制，以此对档案管理形成约束，为信息化建设提供制度保障。

二是完善档案资源体系。针对该单位内部档案资源单一的问题，管理人员应当加强监督，实现档案资源的应收尽收，并对档案资源收集的完整性进行检查，设立专门档案室，提高档案保存条件，杜绝档案遗失现象的发生。以此为基础，建立档案数字化整理中心，将所收集的档案资源悉数扫描录入管理系统，由文档中心进行统一管理。同时，可着力于丰富馆藏资料，结合地方特点，提高档案征集力度，建立档案专题库，丰富馆藏资源。

三是创新利用形式，提高利用效果。在做好档案查阅的基础上，管理人员应当紧跟时代发展，紧扣公众需求，创新档案的利用形式，以此形成多样化的档案服务利用。管理人员可从两点入手。一方面充分发挥档案的教育功能，在网站中设置爱国主义教育模块，建成线上党性教育基地。定期开展活动，向公众宣传档案相关知识，并介绍档案的查询、利用流程；另一方面充分利用线上渠道，定期在网站、微信公众号、短视频平台中讲解档案知识。建立线上展示厅，展示馆藏资料以及图片，并设置专题对档案资源进行挖掘。管理人员应当结合地方特点以及公众实际需求，进一步创新档案资源的利用形式，以此提高档案的利用效果。

3.加大资金投入，完善基础设备设施

对于基础设备设施方面，该教学研究院应当积极争取资金，合理规划资金用途，对硬件设备设施、软件设备设施进行完善。

一是积极争取资金支持，合理规划资金用途。由于档案管理信息化需要巨额开支，为缓解资金压力，管理人员可向上级部门积极争取资金投入，加强与主管部门的沟通，争取财政支持。合理规划资金方面，需要管理人员结合单位内部情况，循序渐进地推进信息化建设，将资金投入必要的硬件设备中，并充分利用旧硬件设备。在布设服务器时，可考虑将服务器、存储设备设立在同一机场中，与其他电子政务系统共用安全系统以及防护设备，最大限度地减少建设成本。

二是完善硬件、软件措施。管理人员应当对现有硬件设备设施进行严格检测，筛选出其中不能继续使用的设备进行更换。对于运行效率较低，但可正常运行的硬件设备，考虑对其进行优化。同时，按照B级标准对机房进行建设，扩充磁盘阵列、增设服务器，并预留充分的存储空间，在机房内部布置恒温恒湿系统，提高硬件设备设施的运行稳定性。软件方面需要建立统一的OA系统。管理人员可邀请业内专家、技术骨干结合单位内部实际需求，共同开发办公软件，做好档案管理信息系统的集成开发工作，保证档案文件能够及时、安全归档，最大限度地提高档案管理效率。

4.加强队伍建设

为解决教学研究院档案管理的人才困境，单位需要加强人才队伍建设，具体可从以下两方面入手。

一是优化专业结构。为建设高素质人才，管理人员在上报招录标准时，应当以信息化、计算机专业为主，公共管理专业为辅，结合单位内部实际人才结构，补齐单位内部的专业短板。

二是优化年龄结构。虽然年长职工有着较为丰富的工作经验，但接受新鲜事物的能力不足，年轻职工具有较强的创造能力与接受新鲜事物的能力。管理人员可根据当前单位内部人员年龄结构进行平衡，以老带新的模式进行优化，将年长职工的工作经验传授给年轻职工，并逐步优化人才队伍，最大限度地提升档案管理事业的活力。

四、结论

综上所述，事业单位档案管理信息化建设中存在诸多有待完善之处，本文以某教学研究院为例，通过对现状的分析，说明其中有待完善之处，并从四个方面提出信息化建设路径，相关人员可从上述入手，提高事业单位内部的档案管理信息化建设效率。

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