信息化背景下建设工程档案管理提升路径研究

摘 要：建筑工程档案记录工程了从开工到竣工全过程，信息化背景下，建筑工程档案管理面临着认识不足、人员素质差、资金投入少的困境，要按照信息化建设的要求，从档案电子化、分层数据管理、数据安全对接等方面，全流程再造建设工程档案管理，在建立档案信息化管理应用思维、提升档案管理标准化水平、持续加大信息化人才队伍建设、加大信息化建设资金支持力度、加大信息化建设资金支持力度、建立档案信息化管理系统、加强档案信息安全性建设等方面提升。

关键词：建筑工程；档案；信息化建设。

建筑工程项目档案是记录工程施工全过程的原始记录，是工作查考的最有力资料，也是城市记忆的重要组成部分，做好工程项目档案管理意义重大。新时期，随着简政放权、一次办好等改革的深入推进，信息化技术的引入，从根本上改变了传统建设工程档案管理模式，建筑工程行业的高速发展，也提高了对档案管理的要求。因此，需要将信息化建设融入建筑工程档案管理的全过程，提升档案管理的质量和效果。为更好地反映工作实际，笔者对所在地区的6家建设工程单位进行了深入调研，结合理论研究，对建筑工程档案管理规范化提出了意见建议。

1 建设工程档案管理信息化建设的现状及存在的问题

1.1 双套制管理模式执行有差距

部分建设工程公司在档案归集阶段，主要是依赖原有的资料收集方式和纸质存储方式，虽然各建筑类别都有电子文件收集的整理标准和规范，采用双套制管理模式，把二者进行有效统一，但是执行上有偏差，没有真正树立纸质档案和电子档案并存的意识。从调研看，4家企业整理归档不到位，双套制观念不足。主要表现在：有些工程档案管理机构，只归档纸质文件，电子文件缺失。信息化归档标准不熟悉，有些档案管理员认为信息化增添工作量，从心理上对信息化建设产生抵触心理，跟不上时代发展的步伐，制约了建筑工程档案信息化的发展，影响了数字化效果。

1.2 信息化理念尚未深入人心

建设工程档案管理人员从业门槛偏低，学历要求较低，大部分都可以是非科班出身，也不用经过严格的专业技术培训。而且所承担的工作内容单一，就是简单的收集、归档、查阅等内容，信息化理念未真正树立起来，在工作中没有终身学习的理念。从调研来看，6家企业档案管理人员共有30多位，档案专业毕业仅占6%，本科以上学历者占30%，档案人员本科学历占比低于内部其他岗位39%。很多档案管理人员是兼职，占比达87%，兼顾其他工作使其不能專心投入到档案管理中。同时，在大部分建设工程单位，管理人员整体年龄偏大，对信息化这种新事物接受慢，限制了档案信息化工作的加速推进。

1.3 顶层设计不到位

建筑工程单位缺乏信息化建设的组织领导，制约整体质量的提高。建筑工程的各二级单位都是档案材料的产生者和参与者，他们的整理标准和信息化程度直接影响信息化管理质量，由于组织领导的缺位，各参与方各行其是。从调研来看，6家单位的顶层设计明显缺失，仅有1家企业召开了年度档案工作建设会议，1家企业把档案信息化建设工作纳入奖惩机制和年终述职内容，而且都没有举行年度的专题培训或专家授课，2家企业有档案工作领导小组，由分管办公室的副经理任组长，重视程度明显较弱。建筑工程档案信息化主要包括档案目录的信息化和全文数据化，如果重视不够，会造成归档编排不完整，错误率较高，档案信息失去其真实性。因此，各工程方需要形成标准化和科学化的档案治理模式，提升信息化效果。

1.4 企业内生动力不足

在效率的考量下，企业对档案管理信息化投入的意愿低。调研中发现，信息化投入200万以上仅有一家企业，4家企业投入在30万—50万元之间，1家企业投入在20万元以下，档案信息化率只有20.5%，远低于全省平均水平。从使用的信息化系统来看，都采用的外包形式，未自主研发信息化系统，而这几家企业营业收益在当地都名列前茅。

1.5 信息化质量总体不高

投入决定产出，梳理发现，投入多的企业在信息化质量方面走在了其他企业前面，主要差别在于：档案电子化清晰度高、介质存储量大、查询利用快捷、服务效率高，后期维护成本相对低。同时，信息化也为企业决策提供了更精准的参考，节省了人力物力，为企业抢占市场先机奠定了坚实基础。但是，从整体来看，建筑工程行业的质量依然偏低，笔者所在城建档案管理部门对6家企业的抽检服务中发现，信息化合格率仅有45.5%，有的企业系统功能单一，只能提供存储和查询的功能。在应用上来看，信息技术还停留在档案信息记录的层面，没有真正上升到档案信息化建设的高度，应用质量上尚有很大的提升空间。

2 信息化技术在建设工程档案管理中的应用及流程

2.1 建设工程档案的电子化

建设工程档案的电子化，首先是对纸质档案进行数字化扫描。在这过程中，可以对文档中出现的错误进行及时修正，确保数据调阅的真实性。在扫描过程中，若发现某一工程资料缺乏，应进行查找补充，确保全文扫描。扫描完成后，需要进行质控，对所有数据的著录和内容进行检查，确保扫描录入的准确性。其次，建设工程档案中图纸等以图片的形式留存，图纸扫描件要求准确、真实、分辨率高。要对画质进行二次校对，保证每件图纸清晰性和可操作性。若扫描质量无法保证，需要对图纸等材料进行更高分辨率的二次加工。

2.2 分层管理档案数据

在传统的建筑工程档案管理过程中，是以人工方式将各种资料归类，然后按照整理规范进行归档，这种模式在质量和效率上都存在不足。在建筑工程档案数据管理中，必须根据应用实际的不同进行动态调整，满足新形势的需要。同时，在分类管理过程中，不同类型建筑工程档案，企业要及时关注国家颁布的整理标准，确保适应时代的发展。如果依然沿用旧的整理规范，在后期查询利用过程中就会影响使用效率。

2.3 完成数据整合对接

数据对接工作，是档案信息化管理的关键性工作。以电子文件为基础，各类文件目录与数据、图表等进行精准对接，形成初步的建设工程档案数据库。在这过程中，要对整合后的数据资料进行检查和核对，按照同行标准，一般采用的是抽检的方式，数据误差率应该在1%以下。检查人员可以是档案管理人员，亦或是第三方数据管理员。笔者对比6家数据整合校对来看，第三方检查效率是自检效率的两倍，质检合格率97.9%。从这方面来看，聘请第三方检测，更有利于数据的真实准确。

2.4 档案信息化系统运用

面对海量的建筑工程档案数据库，需要梳理大档案管理理念，配备专业化的档案管理队伍。对系统中的档案收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁各方面都应熟知。加强数字化档案管理的有效性和针对性，真正在实际操作中运用起来，尤其是归档环节。有的建筑单位档案信息化系统搭建起来了，但是利用率不高，甚至束之高阁，造成了资源的浪费，阻碍了信息化进程。同时，保证一定的人力和物力的投入，信息化建设不是一劳永逸的事情，要及时对系统进行更新升级和漏洞补缺，确保数据安全。

2.5建设信息共享平台

根据企业内部层级和管理要求，借助数字化技术，建立高效安全的档案信息共享平台，优化档案信息资源传递渠道，实现档案信息上下级联通和档案互询互查。具体来说，要通过多个层级单位的密切配合，尽可能采用多种端口，能够和不同级别的档案管理数据库相连接，实现资源的无障碍传输，形成操作简便、用户体验感强的平台[1]，打破数据孤岛，实现资源共享利用和信息交流。要建立安全可靠的预警机制，比如构建防火墙、建立防水墙等加强数据保护的措施，确保查询系统具备安全性、先进性、稳定性等特性，防止因数据泄露造成不必要的损失，实现档案资源高效安全地利用。

3 建设工程档案信息化管理的对策思路

3.1 把档案信息化管理应用思维的树立作为第一要务

思想决定行动，为适应信息大数据时代要求，提升档案信息化水平是大势所趋，必须从思想上高度重视起来，树立信息化应用思维。建筑工程企业负责人要认识到抓信息化建设就是抓生产力，提升信息化水平就是抢占市场的第一步，明晰档案信息化在企业决策中的关键作用，对信息化建设的极端重要性要有深刻的认识，更加坚定地走档案信息化道路。要坚持与时俱进思维，档案管理必须紧跟时代发展与信息化发展的步伐。网络技术把“死档案”变成“活资源”，如果档案管理依然沿袭和继承传统管理方式和理念，会影响档案管理提质增效。因此，档案管理必须顺应大数据信息化时代要求，树牢现代管理思维，采用信息化手段整理和储存档案数据资料，提高档案信息化管理质量和水平，建立良性循环数据系统，为查询与企业决策档案信息支持，推动档案信息化管理的进程。

3.2 把档案收管环节标准化作为基础工程

建设工程档案资料的收集是做好信息化建设的前提和基础。按照《归档文件整理规则》要求，文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。企业档案管理部门要明确专人负责，应该将收集作为第一要务，时刻观察工程建设中出现的新事物、新业态、新资料，及时调整归档整理目录，明确罗列应归档的文件材料，全面收集，确定归档文件材料的来源和内容，确保档案的完整性、真实性，确保工程项目应归尽归、应收尽收。要严格按照檔案整理工作规范，根据归档文件材料的保存价值，分别确定保管期限，逐一进行分类整理、装订成册、编号归档，做到陈列规范，方便查找[2]。健全完善档案管理、保管、利用、借阅等各项制度，实现档案管理标准化、规范化、制度化，提高档案管理水平。

3.3 把信息化保障条件压实做细

以信息化驱动现代化，是人类历史发展的宝贵经验。纵观人类历史，每一轮由技术创新引发的科技革命，都会带来社会生产力的大解放。在信息化转型中，对技术型、管理型的复合型人才需要愈发强烈。但是，从目前来看，多数企业对档案信息化人才的重视不够，档案专业人员紧缺、兼职人员过多、专业化技能偏弱、人才队伍流动性较大，资金投入较少，这严重制约着信息化发展的进程。为保障档案信息化进程，需要面向工程档案管理实际，一是持续加强档案信息化专业培训。增加数据库保护技术、数据挖掘技术、信息提取技术、数据安全保障技术等，既注重观念转变，又注重能力提升，为信息化工作的有序开展奠定坚实基础。要加强档案人才选拔，要把素质高、技术强的现代信息技术人才纳入企业管理队伍，提升人才专业化水平。要提升档案人才晋升通道，通过丰厚的条件，吸引更多人才加入。坚持持续加强信息化培训，信息技术发展日新月异，如果不及时打卡充电，必将落后于时代发展，要积极推进档案人员到高校、发达地区学习，汲取先进经验。要定期邀请专家授课，学习新理念新方法，打造档案信息化管理的行家里手。二是档案信息化建设离不开资金的支持[3]。当前，大多数企业对档案信息化的投入严重不足，究其原因是没有认识到加强信息化建设的重要性，认为建设工程档案本身无法创造出企业效益，对企业的扩大再生产帮助作用不大，造成了档案信息化投入不足，影响了信息化建设为企业提供决策参考的效果。对于建筑工程企业来说，应当把档案信息化建设的资金纳入单位年度预算中，依据企业实际，科学编制信息化发展规划，有序提升对信息化基础设施的持续投入，并纳入制度化轨道。经费投入要有规可循、有章可依、依规办事，要加强对扫描仪、服务器、管理系统等设备的优化配置，并针对困难问题和动性支出安排专项经费予以倾斜，提高资金的使用效率。

3.5 把信息化系统建设作为主攻方向

信息化系统建设是推动建设工程项目档案信息化进程的平台，在信息化建设中处于核心地位。本着安全、快捷、可持续、先进性等特点，系统建设主要有四个环节：一是搭建安全有效的内外一体化平台，操作性强的集中式档案室系统，是为做好系统搭建的四梁八柱。二是档案业务督导系统，要按照国家标准，及时调整规范，保障查询利用的便捷，发现问题及时整改。三是电子档案移交接收系统，这关系档案材料的齐全完整，要理顺交接流程，实现一键式交接，避免出现档案缺失。四是档案资源共享利用系统，这是信息化运用的最后环节，要引用先进技术，做好“模糊查询技术”的运用，保障查询的便捷有效。

3.6 把数据安全作为信息化建设的底线

安全是档案信息的生命线，要立足于建设工程档案管理系统特点，制定相应的防控措施。一是在技术层面，构筑安全可靠的防火墙系统，防火墙的系统过滤功能能够在出现紧急情况时，开启保护并通知管理者，这是目前公认的最有效的防控机制。二是建设防水墙。防水墙是保护信息安全的最新成果，主要是对外界病毒、介质入侵进行二级防护，在综合性档案馆已经普遍推广。三是建立用户数据保护系统。通过让管理员设置复杂的应用密码，增强账户的保密性，并配备预警机制，能良好地保护数据安全。要增加入侵检测系统的使用效率，通过调阅日志、访问记录等，检测是否有安全漏洞，以便于及时采取补救措施。

综上所述，信息化为建设项目档案插上了翅膀，建设工程档案管理由原来的库房时代迈上了数据时代，极大改变了传统档案管理的面貌，为企业决策提供更有力的决策支撑。作为建设项目档案的管理者，应该顺应时代之变，把信息化应用到档案工作的全过程，提升管理质量和水平。

参考文献

[1]孙静.档案信息资源共享服务平台建设研究[J].兰台内外，2022（01）：05.

[2]吕晶.加强人事档案安全工作的对策分析[J].陕西档案，2022（08）：25.

[3]俞颖.大数据时代建筑工程档案管理信息化建设[J].环球市场信息导报，2017（09）：60.

作者简介：李晓秀（1987-），广西交通设计集团有限公司档案馆馆长、馆员，研究方向：档案管理。