数字中国建设背景下档案数字化改革的实践与思考

摘 要：档案数字化是数字中国建设的重要内容，当前，档案数字化建设面临新形势新任务，在部分地区已经启动了档案数字化改革，比如进行档案治理变革、助力公共服务升级、赋能乡村振兴等，提供了可应用推广的经验。在数字中国建设背景下，档案数字化应遵循典型示范、稳步推进的原则，重点从建立全国性的档案数字化战略规划、提升发展效能、强化要素供给方面推进。

关键词：数字中国；档案数字化；实践逻辑

2023年全国档案局长馆长会议要求：要瞄准信息技术发展前沿，积极探索智慧档案发展战略，有效对接数字中国、智慧城市、智慧政务、数字乡村和各行业智慧发展，努力打造档案工作新模式[1]。目前，数字化改革实践正在各地有序推进，档案数据的红利正在突显，档案价值动能得到充分释放。

1 數字中国视野下档案数字化的新形势和新任务

1.1 档案数字化面临的新形势

一是海量的档案数据产生。“单轨制”的推广收到了较好的实践效果，这个过程中产生的文件都是数据信息，助力了“增量电子化”。随着智能技术的发展，利用各种传输工具也产生了大量的客观数据。二是档案数据安全面临新挑战。目前，档案数据类型多、来源广、存储介质多，数据质量不容易把控，容易造成数据丢失或篡改。数据在收集、传输过程中，也存在数据失窃泄密等风险。三是档案共享利用成为趋势。信息技术的广泛应用打破了档案利用的时空限制，能够让档案资源在多领域、宽层面上更好发挥价值，当前，数据共享查询利用已成为服务民生的重要手段。四是档案工作者的角色发生变化。档案管理已从“收管”转向“服务”，公众更加关注通过数据挖掘提供更好的档案服务，满足自身需求。新形势下，对档案人员的知识结构也提出了更高要求，既需要档案学基础知识，也需要具备大数据、云计算等复合知识。

1.2 档案数字化的新趋向新任务

一是档案服务更加现代化。大数据、互联网+等技术的渗透，让人们享受更加高效便捷的服务。“群众家门口的档案馆”“口袋中的档案馆”成为现实并逐步铺展开来。这就要求各级档案部门紧跟时代发展，用新技术解决档案服务的供需矛盾。二是以信息化推动档案治理能力现代化。档案信息化建设是助力提升档案治理能力、推动档案管理现代化的关键。《“十四五”全国档案事业发展规划》在“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”章节中明确提出要“实施档案信息化强基工程，在全国档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶”。在以信息化驱动档案工作现代化的进程中，档案部门把握信息技术发展趋势，促进档案工作走向现代化。三是以数据化推动档案开发利用。档案工作的最终目的是实现档案的价值，服务社会和人民群众。数字化与档案工作发生的“化学反应”，解决了档案利用与公众需求直接的矛盾，突破了物理屏障，使档案数据“动起来”“活起来”。

2 数字中国建设背景下档案数字化改革的实践逻辑

2.1 档案数字化助力档案治理变革

一是以数字化推动归档流程再造。以推行“电子档案单套制”归档，提升档案治理体系和治理能力。建立公文交换平台发文统一自动归集机制，推行党政机关电子文件单套归档和电子档案单套管理。比如丽水市莲都区依托区档案协同管理系统，搭建公文交换平台发文自动归集通道，建立公文交换文件库，补齐党政机关协同办公系统电子公文归档工作短板，实现党政机关各类电子文件应归尽归，为档案部门提供可复制可推广的“莲都样本”。二是瞄准系统安全建设，提升档案数据安全。比如有的档案馆打造“业务系统全环境备份”长久保存系统，为档案数据安全保驾护航。建设电子文件和数字档案备份中心，设立主机房、脱机载体库房等4个区间，构建结构装饰系统、UPS不间断电源系统等12个子系统，配备高性能软硬件设备，实施异地备份、馆际备份、多介质备份，利用虚拟机等信息技术，将业务数据所依赖的系统平台、操作系统等运行环境一同备份，实现“数据与环境”长久保存。

2.2  档案数字化助力公共服务升级

一是建立“线上查档”实现民生档案跨省查阅“零距离”。比如，长三角地区建立了“异地查档，跨馆服务”，深化“厅（现场查）﹢网（网上查）﹢掌（手机查）”服务链，通过馆际互通、异地查档、多渠道“一网”通查，实现群众查档“零跑腿”。针对特殊需求人员，还开通绿色通道、“无假日”预约查档等便民机制。通过馆藏系统和档案数据资源，为人民群众提供高效便捷的服务。档案数字化加工助力档案查阅“加速度”。以馆藏档案数字化为着力点，推进“存量数字化、增量电子化”，构建量质并举的数字档案“资源库”，助力档案查阅“加速度”。二是建立“专题数据库”，记录和见证国家的伟大成就。强化局、馆联动，积极开展重大事件的档案数据库建设。比如有的地区加强脱贫攻坚和疫情防控档案归集工作，通过召开专题部署会、走访指导，分步推进归集和专题数据库建设，归集脱贫攻坚档案、乡村振兴档案等，及时地记录、保存新时代伟大奋斗成就。有的部门通过整合全省的档案资源，打造了局域数据库，更好地开发利用资源。比如，贵州党史部门用现代化的信息设备和信息技术将收集到的党史文献有关的文字、图片、音频、视频内容进行编辑整理，并对全省党史部门出版与贵州党史有关的书籍、文字、图片、音频、视频进行扫描和修复，制作成加密版的电子文本，建成一个可汇总、存储、展示、检索、上传、下载等内容的数据库，为以后面向公众互联网提供服务预留查询接口。

2.3 数字赋能乡村振兴

一是档案部门主动融入乡村振兴大潮，以档案数据供给为切入点，打造档案服务新模式。聚焦“掌上办事”典型应用开发，探索档案数据多场景乡村应用实践。通过数字化新技术，推动档案利用业务流程重塑。以农村群众数据化利用需求为导向，以数据治理服务应用开发，深入开展以身份证信息为利用标识的数据治理。比如宁波市镇海区建立全区涉农人口信息关联库，完成5个专题30余万条数据治理，共享数源系统6个，汇集在线利用档案数据资源62.8万条。在“浙政钉”APP开通“机关查档直通车”，实现机关内部网上查档。在“浙里办”APP上线“镇海掌上查档”，将“镇海档案电子证明”接入“宁波办事”自助服务终端，实现婚姻、工伤认定、契税等11类乡村民生档案掌上数据化出证服务，切实提升群众获得感、幸福感、安全感、认同感。二是持续构建立体管理新模式。建立跨馆协作机制和服务精准管理，搭建自上而下的信息共享服务系统。纵向搭建直达基层的档案监管平台，利用数据分析、大数据可视化技术，对数字档案室管理流程进行远程智慧监管及直观可视化展现，把上级档案馆与村级档案室之间的弱连接转变为强连接，形成更加紧密的互动整体[2]。三是建设乡村治理中心，打造“桥头堡”。比如山东移动与单县大数据局通力合作，以“onePark智慧社区”平台为底座，运用区块链技术，为乡镇社区提供面向居民管理的“一揽子”解决方案。将居民身份信息、物业信息、事件信息、档案信息等上链，保证数据安全的同时实现数据共享，打造“乡镇智慧服务平台”。该平台涵盖了党的建设、便民服务、生活设施服务、医疗救助服务等内容，项目被评为市级智慧社区标杆案例。目前，已通过平台连接区域内5000余户居民，52处试点在全市复制推广，推动乡村共治共享，实现乡村事务“掌上议”。山东移动不断把乡村“大联动”“微治理”夯实延伸，助力村镇管理由“事件驱动”向“数字驱动”转型。

3 数字中国建设背景下档案数字化改革的模态逻辑

档案数字化转型是数字中国建设的必然要求，由上述论述可见，各地档案部门已开展了卓有成效的实践，出了一条新的路径。但尚未形成制度化的安排，需要进一步规范档案数字化转型工作。

3.1 制度层面

3.1.1建立全国性的档案数字化战略规划。建设国家层面指导性的档案数字化战略规划，对于提升新时代档案数字化效果具有决定性的意义。当前，档案数字化建设已经成为数字政府建设的重要内容，美国、英国、俄罗斯等国家已经相继出台一系列规划，对数字化工作作出安排。这些事实上是为包括数字经济、数字政府、数字档案等在内的数字化发展的顶层设计框架。

3.1.2明确档案数字化工作转型目标。根据我国实际，档案数字化战略规划要明确转型目标，把数据要素贯穿档案工作的收集、整理、归档、利用的各个环节，包括远景目标、工作成效等。要指明转型条件，比如数字化基础要素、应用场景、智慧档案建设等。要规划路径选择，包括实施方式、技术运用、结果分析等。从目前来看，档案数字化以数据、算法和平台为三大支柱，数字平台广泛连接档案利用者和人民群众，在广泛过程中收集并积累用户类型、查档偏好等需求数据，以及档案功能、质量等供给数据，通过智能算法对供需数据进行分析，将符合利用者喜好、能够满足其潜在需求的档案资源推荐给消费者，实现对需求的精准触达[3]。

3.2 技术层面

3.2.1提升档案数字化高质量发展效能。档案数字化转型首先是电子档案的加速应用。从这个层次上来讲，加强业务信息系统与电子档案管理信息系統的一体化建设。纸质档案的归集、保管、使用等具有相对滞后性，电子档案具有同步性。各有关部门应积极推动业务信息系统与电子档案管理信息系统的一体化建设，实现业务电子化与电子档案全流程不能“两张皮”。应建立电子档案元数据即时跟踪捕获系统，全流程、全时域捕获元数据，把元数据作为电子档案的重要组成部分，使电子档案“真实有证明、安全可追溯”[4]，进一步提高电子档案使用的“便企利民”力度。

3.2.2完善电子档案相关法规制度是推进“互联网+政务服务”的必然要求。近年来，党中央、国务院高度重视“放管服”改革、优化营商环境工作，深入推进“互联网+政务服务”。因此，各有关部门应该创新审核审批、稽核内控的管理方式，积极拓展“网办、掌办、自助办”的经办途径，实现电子文件的即时归档，进一步实现跨地区、跨行业资源共享。当前，尽管数字档案馆（室）建设的思路和方法基本形成，技术路线也基本成熟，但仍有不少关键技术和难点需要攻克。因此，在推进数字档案馆（室）建设工作中要大胆创新，要边建设、边研究、边应用，不等不靠，主动作为。要对技术难题进行梳理和排序，找出“卡脖子”难题，集中力量予以攻克。要通过新技术的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。要加快标准规范建设，推动标准规范建设重点由“面”向“点”转移，尽快完善数字档案馆（室）建设标准规范体系。

3.2.3进一步加强安全管理技术研发并做好远景规划。电子档案所承载的档案信息与纸质档案是相同的，但工作流程不尽相同。电子档案的形成过程涉及防伪技术、加密技术、认证技术等。一方面，相关技术主管部门应落实好主体责任，抓好电子档案管理技术的研发工作；另一方面，档案主管部门应及早制定电子档案远景发展规划，让相关技术主管部门在开展电子档案管理技术研发过程中有章可循。

3.3 保障层面

3.3.1实现档案数字化高质量发展，人才是第一要素。要根据工作需要，适当加强地方档案馆人员力量，妥善解决机构改革后个别县区档案馆编制缩减问题。要建立动态监测机制，每季度对档案专业人员配备情况进行摸底，每年统计档案人员需求状况，积极向组织、人社部门报送用人需求计划和特殊人才引进方案，多措并举引进档案或相关专业人才，优化人才结构，提高队伍素质。要加大档案干部遴选、招录力度，为各级档案部门补充专业人才。在调整和调任干部时，优先考虑优秀青年干部，切实解决档案人员老化、青黄不接的现象，推动档案工作“基业长青”。

3.3.2转变思想观念。档案数字化高质量发展是适应时代发展的必由之路，伴随大数据技术的迅猛发展，档案管理方式变化、公众需求的增长、服务领域的拓展等成为新常态，这就决定了档案工作者要及时转变数字化理念，从“纸质到信息化存储”转变为“数据化应用”的模式切换，以新的理念和视角审视档案工作。

3.3.3加强档案数据资源建设。档案数字化高质量发展的一个重要方面就是以人工智能为核心，融知识图谱、数据挖掘、智能服务为一体的新型档案数据服务方式，这就要求要有海量的档案数据作为支撑，才能充分释放数据动能。要多层面移交，扩大档案接收范围，做好“重大活动、重大项目、重大事件”档案资料的征集进馆工作。要多部门联动，推动档案资源建设可持续发展，加强与民政、住建、乡镇等部门的联系，对需要量高的民生档案资源优先进馆，满足人民群众需求。要多渠道征集，丰富档案资源建设来源，与各相关主体部门建立起及时便捷的资料移交收集渠道，争取社会各界的广泛参与支持，将更多珍贵的、利用价值高的档案资源纳入数据库建设，为档案数字数据的高效利用打下坚实的数据基础。

参考文献

[1]董博婷;国家档案局：将加快数字档案馆（室）建设[N].新华每日电讯，2023（02）：19.

[2]姜丽伟;开展档案信息化建设的做法和体会[J].办公室业务，2022（09）：05.

[3]李晓东;数字碳中和与数字化发展[N].人民邮电，2023（03）：10.

[4]乔静文;电子档案，社保管理创新的新起点[J].《中国社会保障》，2020（09）：01.

作者简介：刘学科（1981-），本科，北京金档伟业科技有限公司助理馆员，研究方向：档案管理。