单套制电子档案管理风险及安全措施探究

摘 要：在信息化时代背景下，信息技术广泛应用于人们生产生活的方方面面，电子档案单套制模式是其中重要的体现。但如何在档案管理中科学、有效地开展电子文件单套制管理仍是一项重要的工作内容，需要有效识别电子档案单套制管理模式的风险因素，并采取针对性的优化措施，从而真正发挥出单套制电子档案管理的价值，为电子档案的安全性与实效性提供重要的保障。

关键词：单套制；电子档案管理；风险；安全措施

1 引言

现阶段，档案管理双套制已经不再符合时代发展需求，并在一定程度上制约着现代化的档案管理工作，弊端越来越明显，需要采取有效的措施突破“双套制”档案管理模式的桎梏，而电子档案单套制管理模式成为新时期的重要措施，并成为推动现代化档案管理改革的重要方向[1]。对此，需要积极应用电子档案单套制管理模式，并从电子档案单套制管理模式的实际状况进行分析，探究其实际存在的安全风险因素，并采取对应的优化措施降低其安全风险系数、做好风险管控，从而更好地发挥单套制电子档案的价值。

2 电子档案单套制管理的优点

2.1 降低成本与存储空间

电子档案单套制管理模式，有利于降低运营管理成本、节省存储空间。电子档案单套制管理能够将各种形式的档案信息资料转化为电子档案的形式进行归档与存储，在实际应用电子档案单套制管理模式后，电子档案信息资料会以代码的形式停留在电脑等载体之上，从而有效降低了传统纸质档案资料的物理存储空间[2]。在实际应用电子档案单套制管理方式环节，不需要配备过多的专业管理人员以及存储设备、空间等，在很大程度上降低了学校的档案管理成本。

2.2 提升信息提取效率

应用电子档案单套制管理模式，将档案管理系统与OA系统进行有效的连接，使两项工作能够在同一时间、同一模式下开展，并在线工作。以往人们想要提取档案信息资料，需要工作人员先查看档案入库记录，然后查找对应的档案信息资料，这个过程耗费大量的时间，降低工作效率[3]。而电子档案单套制管理方式能够利用先进的技术帮助档案需求人员快速地找到所需要的档案信息资料，既能够缩短检索、查找时间，又能够优化工作模式。

2.3 提高工作效率

档案管理应用电子档案单套制管理模式，能够进一步提高工作效率。传统的档案管理，基本上都是采取纸质登记、收集、归档、存储的方式，不仅增加物力、财力的使用及耗费，而且在很大程度上降低了档案管理工作的实际运行效率。而电子档案单套制模式，不需要纸质载体，实现电子档案管理工作与归档工作的同步，达到提升工作效率的效果。通过应用电子档案单套制模式，档案管理工作人员能够利用电脑设备等快速地查找档案信息资料，不需要人力亲自去查找，从而优化档案管理工作流程，有效提升档案管理工作效率与质量。

3 单套制电子档案管理的风险因素

3.1 电子档案的生成风险

现在一些单位在生成电子档案时，既会采取正常的电子档案信息收集、鉴定、审核、存储、归档的方式，也会采取对原有纸质档案信息进行数字化扫描的方式。由于档案信息资料扫描工作相对繁杂而且数据量较大，许多单位往往会将这份工作外包出去，但缺乏对外包单位的资质审核，从而经常出现外包单位违规扫描档案信息资料的情况，造成档案信息资料的泄露。同时，在单套制环境下，电子档案管理系统的开发以及日常维护也需要外部机构负责，档案管理人员只负责基础性的档案管理，一些技术性的问题需要外包公司的专业技术人员负责处理，但这些外包公司的部分专业技术人员缺乏专业化素养以及基本的保密意识，从而增加电子档案信息资料泄露的现象，为单位档案管理工作的开展带来较大的安全风险。

3.2 电子档案的存储风险

在单套制管理环境下，档案管理部门需要不断更新和完善电子档案存储的软硬件技术，从而保障电子档案信息资料的有效性与可读性，但不断的系统更新过程也在一定程度上增加档案信息资料丢失的风险。第一，在存储电子档案数据的环节，需要存储介质的硬件支持，但存储介质会随着时间以及使用频率的增加而出现故障，从而造成存储在其中的电子档案信息资料出现丢失的风险。第二，档案管理部门在电子档案数据备份过程中，由于受到时空条件的限制，这部分电子档案信息资料处于“冷备份”的状态，而档案管理人员没有及时对电子档案的运行环境以及读写技术进行更新，从而导致这部分处于“冷备份”的电子档案信息资料在保存、迁移以及使用过程中出现损坏或者丢失，影响电子档案的完整性，增加电子档案信息资料的安全风险[4]。

3.3 电子档案的管理风险

档案管理部门的档案信息资料不仅包含OA系统中的电子档案信息资料，还包括学校各个职能部门中的各种类型的纸质文件，比如，各种形式的通知文件、申请资料、审批内容等，以及通过手机、邮件等应用软件生成的数据信息资料等，从而使得学校的档案信息资料呈现来源多元化的特征[5]。而这种特征也为电子档案信息资料的安全性與完整性提出了更高的要求，需要从实际出发，有针对性地为其配备管理系统以及专职人员。比如，单位的人事和综合档案系统，两者存在较大的差异性，将两者进行统一管理的难度较大，但如果长时间存在两个档案管理系统也会增加一定的运营成本以及数据安全风险[6]。

3.4 电子档案的转移风险

在电子档案形成之后，则要对原始的电子档案信息资料进行转移，在实际转移的过程中会产生巨大的安全风险，而这种风险主要来源于移动存储介质的不规范应用以及高频率的使用[7]。一些部门在应用移动存储介质的过程中，对其进行多次格式化，并且在不同的服务器端口上使用，这种不规范的操作方式，不仅增加电子档案信息数据丢失的风险，而且还会增加被病毒感染的风险，将病毒带入到档案管理系统之中，从而造成系统瘫痪；同时，一些原始的电子档案信息在存储介质中会占据较大的容量，而对这部分原始电子档案信息进行转移时，需要耗费较长的时间，其间难免会造成电子档案信息的丢失。

3.5 电子档案的价值风险

档案信息资料能够在很大程度上实现对人们历史活动的场景再现，这也源自档案原始性与真实性的特点。在单套制下，电子档案信息数据的内容具有一定的独立性，使得其能够被随意地篡改，从而造成电子档案的可信性、可采信度降低。电子档案数据在其存在的整个环节内都存在被篡改的可能性，学校的电子档案也存在这个风险，同时，由于电子档案信息数据具有虚拟性以及可分离性的特点，非常容易在某一个环节出现数据缺失或者不准确而造成档案的实用性降低，而电子档案信息数据在存储管理的过程中发生档案数据丢失的问题，档案数据的价值会极大地降低。

4 单套制电子档案管理的安全措施

4.1 加强电子档案实时数据监测

由于电子档案是以信息数据的形式存在，而传统电子档案管理主要采取对信息数据备份、加密的方式开展管理，没有有效监测和控制电子档案的内容，使得档案管理人员无法实时掌握电子档案的内容，增加电子档案信息数据被篡改或者损坏的风险。为了能够高效解决和改善这一问题，提高电子档案数据的真实性与安全性，需要档案管理工作人员有效利用先进软件技术实现对电子档案的实时监控，其中区块链技术是较为突出的技术手段。区块链技术能够利用数据权限、时间记录等功能，改善和解决电子档案信息数据被恶意篡改的问题，并利用其分布式的节点实现对电子档案存储状态的交互、记录、验证、反馈，一旦电子档案信息数据发生变化，则能够实现对数据源的快速锁定以及预警，并且监测过程能够实现完成记录的生成，最大化地减少非法侵入、数据修改问题的发生。同时，区块链技术还能够有效利用权限、定位等功能降低传输风险，防止出现被恶意篡改的问题。

4.2 实施数据锁定与固化

电子档案信息数据想要保障真实性、可靠性，则需要实施数据的锁定与固化。电子档案与纸质档案存在的明显区别在于电子档案的信息内容与载体具有可分离性，而这种可分离性的特点增加了电子档案信息数据的安全风险。为了能够有效避免电子档案信息数据受到载体变化的影响，需要有效利用中间介质或者技术帮助两部分实现统一，从而在对电子信息需求时临时解除绑定功能就能够获取信息。其中区块链的哈希算法则能够达到这一要求，电子档案在归档过程中能够有效利用哈希算法完成归档工作，并且在校验码生成后进行可信度时间戳的加盖，在实际将档案信息资料入库后，再次将可信度时间戳相关的内容转移到档案管理工作人员手中，从而达到对电子档案信息数据锁定与固化的效果。当用户使用电子档案时，则可以通过数据锁定与固化减少电子档案信息资料发生私自改动或者非法篡改的情况，档案管理工作人员应该利用哈希算法快速掌握电子档案的变化情况，从而及时地做出处理措施，保障电子档案信息数据的安全性与真实性[8]。

4.3 注重多元协同管理

为了进一步加强单套制电子档案管理的安全性，还需要注重多元协同管理。在对电子档案信息资料开展监管的环节，需要重点对内部以及外部开展监管工作，其中内部监管工作主要面对档案管理部门、电子档案处理部门等，并采取多种措施实现各个部门的协同管理，而外部监管工作主要面对的是本级管理部门，并实现本级部门与其他部门之间的合作，从而更好地落实档案管理部门的监督指导工作[9]。在这个过程中，档案管理部门需要完善电子档案管理制度，并优化电子档案系统建设；电子档案处理部门则需要完善电子信息资料的收集、整理、录入等工作流程；档案保密部门则需要严格落实电子档案的审查、监督等工作。另外，还需要以档案管理部门为中心构建多部门协调沟通机制，明确不同部门之间的具体职责，使各个部门能够有效实现协同管理，从不同角度实现对电子档案的监管[10]。

4.4 強化设备技术水平

因为电子档案对设备技术水平有着较高的要求，所以需要不断强化电子档案的设备技术水平。在强化设备技术水平的过程中，专业技术人员发挥着不可替代的作用，需要打造一支高素质的技术团队，从而更好地满足电子档案系统的实际发展需求。相关部门还需要根据电子档案构建专业技术部门，使专业技术人员能够落实和开展电子档案系统，从而提高解决内部系统问题的效率；专业技术团队还需要定期对电子档案系统进行维护与更新，对系统中存在的漏洞进行及时的处理，并对系统的实际状况进行评估，保障电子档案设备能够保持良好的运行状态，从而达到提升电子档案系统稳定性与安全性的效果。另外，专业技术团队还需要根据实际情况对电子档案系统进行针对性的开发，并构建安全、稳定的电子环境，使学校的电子档案管理工作能够安全、有效得到落实，并且通过这种方式能够最大程度保障电子档案信息资料的完整性。

4.5 完善电子档案保全措施

为了加强单套制电子档案管理的安全性，需要不断完善电子档案的保全措施。首先，需要保障电子档案信息资料的来源具有真实性与原始性的特征[11]。并且还要在实际应用电子档案信息资料时对其原始性进行验证。其次，注重对电子档案信息数据的固化、锁定与监控，通过这种方式，保障电子档案信息资料能够保持原始状态，并时刻在监控下运行，从而保障其真实性。最后，在单位内部构建电子档案安全管理制度，从而保障电子档案的安全。建立完善的档案安全审查、记录、上报等制度。形成电子档案的归档、应用一体化管控流程，真正提升电子档案的安全性。

5 结语

综上所述，电子档案单套制管理模式符合现代化档案管理的要求，并且已经成为档案管理的重要发展方向，但从档案管理双套制模式转向单套制模式的时间较短，单套制电子档案管理中仍存在着较多的风险因素，制约着档案管理工作的开展，并对电子档案的可信度与完整度产生巨大的影响，对此，需要不断加强单套制电子档案安全措施，并从加强电子档案实时数据监测、数据锁定与固化、注重多元协同管理、强化设备技术水平以及完善电子档案保全措施等角度对其进行优化，从而使单套制电子档案管理工作得到真正意义的落实与开展。

参考文献

[1]杨刈奇.单套制电子档案管理风险和应对措施[J].大众标准化，2021（12）：3.

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[3]宋晓旭.电子档案管理工作中的风险及防范措施[J].青春岁月，2020，000（002）：493.

[4]张金良.浅谈加强电子档案管理的意义及风险防范措施[J].科学技术创新，2016，000（006）：156-156.

[5]张学干，马学刚，李文姣.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理的思考[J].山东档案，2019（3）：31-33.

[6]谭兰芳.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究[J].兰台内外，2022（5）：28-30.

[7]朱兰兰，段燕鸽.总体国家安全观下电子档案单套制风险治理研究--基于“理念-主体-行动”的三维分析框架[J].档案管理，2022（6）：31-37.

[8]杨振力.浅析电子档案的“单套制”管理[J].机电兵船档案，2022（6）：75-77.

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[10]孙柯贞.电子档案单套制协同管理的理论内涵与实现路径[J].河南工业大学学报：社会科学版，2022（1）：105-111.

[11]危娅婷，曾婷，芦茜.电子档案单套制管理的困境与对策研究[J].办公室业务，2022（18）：187-189.

作者简介：龚水英（1976-），大学学历，晋江市养正中学副研究馆员，从事中学档案管理工作。