大数据背景下少数民族地区档案信息化建设面临的机遇

2023-04-29李凤巧姚元立李晓霞

秦智 2023年2期

李凤巧姚元立李晓霞

[摘要]现阶段，随着大数据技术的广泛普及，时代发展不断进步，对当前社会少数民族地区档案信息化建设具有重要意义。在少数民族地区，档案信息化建设有利于开展社会保障工作，为各项政策的落实提供有效依据。所以，相关人员需要对此给予一定重视，结合少数民族地区档案信息化建设发展现状，通过采取相应措施抓住机遇，以此促进少数民族地区档案信息化建设更加完善。

[关键词]大数据；少数民族地区；档案；信息化建设

引言

当前，大数据技术的普及促使少数民族地区档案信息化建设得到持续发展。在少数民族地区档案工作中，充分结合时代发展，使档案信息化建设愈发完善，相关人员需要根据少数民族地区档案工作现状合理分析，采取相应策略，进一步推动少数民族地区档案信息化建设未来发展。

一、少数民族地区档案信息化建设的概述

在少数民族地区档案管理工作中，需要全面推进其信息化建设。比起人工档案管理，信息化管理更加完善、更加系统、更全面细致，有效规范操作流程，整理归档各种档案信息资料，就算是面对庞大的流量也能应对，查阅非常方便，而且可以很多人同时在平台上调阅档案。大数据背景下，档案管理工作只需不断开发完善计算机软件系统，就能存储巨量数据信息，达到永久保存档案资料的目的。信息化档案管理，保存档案的方法有很多种，不仅可以是文档形式，还可以是视频形式，也可以是图像形式等，这样使得档案资料更加全面、更加完善、更加真实、更有价值。信息化档案管理在收集整理资料方面更加便捷，更容易保管，在提取上很方便，用时还短，更加精准，这些优势对推动少数民族地区档案信息化的建设和提升档案管理水平有着重要意义。

在信息化档案工作中，档案资料不再是纸质资料，工作人员也不需要人工书写档案资料，可以在电脑上输入资料，直接保存在电脑数据库中；只需要把资料录入到档案信息系统中，保存后就能智能整理、归档；信息化档案工作不仅降低人力成本、节省空间、节约资源，还能有效避免由于人工失误带来的误差。利用信息技术，将所有档案信息纳入数据库管理，这样档案信息系统性将明显加强，当查阅利用信息需求指令发出后，整个数据库的档案信息就成为利用对象，与所需信息相关联的档案信息都将被调阅展现，打通档案信息之间的原始壁垒，让档案管理、信息调阅传输和共享变得轻松简单，扩大档案信息利用共享的覆盖面，档案的利用价值得到大幅提升[1]。

二、大数据背景下少数民族地区档案信息化建设面临的机遇与挑战

由于在大数据背景下建设档案管理信息化可与现代的科学技术进行有效结合，能够让档案资源的获取、调用、存储都得到最大程度上地运用。大数据背景能够促进当前的档案管理工作更加高效地进行，同时还能够提高工作效率、减少劳动成本。虽然如今档案信息化技术已经得到保障，但是资金和设备还是无法得到有效的保障，因为建设档案管理的信息化，除了需要一些先进的技术以及设备，还需要具备专业素质的人才。另外，档案信息可能会出现安全漏洞，因为档案管理的过程中主要都是应用互联网和计算机技术，若是中了病毒，那么数据就会被伪造或者篡改。除此之外，我国的档案人员非常稀少，无法满足当前市场的发展需求。

三、信息化档案建设存在的问题

（一）缺乏统一标准和规范

由于少数民族部分地区存在制定不同管理标准和规范的情况，导致信息化系统覆盖范围小、数据交换限制多，無法体现信息化系统的经济效益和服务效益，具体表现出的问题主要有两个方面：一是系统软件的开发缺乏整体规划性，各单位使用的档案系统都不相同，互相之间也不能通用且系统操作复杂，实用性差，应用系统建设标准不一，计算机设备、网络信息系统设备型号不统一，硬件互操作性较差；二是系统管理规范不统一，行业标准与国际技术标准均有一定差距，使得档案数字信息的分类、存放、标识都具有一些特殊性，从而导致了档案信息检索的难度。互联网信息化技术手段的引入要求新档案保管人员在掌握现代档案保管科学技术的同时，还要能够了解计算机应用技术和互联网计算机技术，但因为部分档案保管人员并没有计算机应用技术和信息技术方面的专业技能和基础知识，容易在归档原则上发生混乱的问题，因此难以实现现代数字化档案信息系统的正确归档[2]。

（二）软件系统应用功能得不到应有的发挥

软件系统应用功能得不到应有发挥一直是困扰少数民族地区档案信息化建设的问题之一，造成这一现象的因素比较多。其中，部分档案管理人员计算机应用技术差，在进行档案的信息化管理工作时，只使用一些简单的查询功能或者网上操作，大部分稍复杂点的系统管理工作仍然通过人工完成，浪费信息化系统提供的管理资源。在少数民族地区档案信息化建设过程中，档案信息虽然已经数字化成为数据信息，但是查询、分享、传输功能的使用规范有着严格规范，致使部分功能无法使用；在少数民族地区档案信息化建设开始前，设备采购人员工作不细致导致计算机硬件和软件的代差出入太大，在软件系统升级时出现硬件设备无法匹配的情况，最后要么更换硬件增加成本，要么软件无法升级更新，影响系统功能的使用。

四、大数据背景下少数民族地区档案信息化建设的有效策略

（一）提高少数民族地区档案信息化建设的重视度

在大数据背景下，随着各种信息技术的推广，使得少数民族地区档案信息化建设的进程加快，这对于档案存放服务的发展来说，又是一种新的进步，不仅体现在信息质量的存储方面，也体现在档案信息的整合方面。借助各种信息技术和信息平台，使得档案信息的存储量以及规模变得越来越大，在此过程中，人们能够随意利用其中的信息资源相互共享，从而充分发挥出了档案信息、数据资源的根本价值、提高社会各界的共同进步；同时，相关人员需要档案信息系统形成了一种立体式的结构，让各类信息系统的调用、集成、共享等工作变得更为简单，从而提高档案业务的质量。由此可见，在大数据管理视角下，档案工作迎来了更多的发展机会。相关部门领导和基层工作人员都要关注档案的信息化工程建设，并转变了思想，意识到信息化工程建设对于档案管理工作来说是非常关键的。只有相关部门领导将信息化建设放在心上，注重于信息化工程建设，才能够据此制定一套完善的档案管理方案，优化档案管理工作；基层工作人员同样要重视档案工作的信息化建设，只有这样才能充分发挥出其实用效能，才能全身心地投入其中，进而提升档案信息系统的效能。

（二）培养技术人才

大数据时代是由各类技术以及平台等共同创建的新时代，如信息技术、计算机技术、互联网技术、多媒体平台等，其在为档案工作带来发展机遇的同时，也带来一些挑战。涉及重要档案资料的要加密处理，并进行备份，以避免档案资料被人盗取或损坏等情况发生，提升档案信息系统的安全性。少数民族地区档案信息化管理以信息技术为支撑相关人员需要掌握信息技术管理应用和必要的操作能力，还要懂网络管理、计算机、服务器等设施设备的维护，及时进行网络和软件检测，升级改造以及信息数据的备份管理，保证档案信息系统的正常运行。

（三）积极开发管理软件

在大数据背景下，适合的档案管理软件是少数民族地区档案信息化应用水平的关键，相关人员需要通过开发专门的档案管理软件实施智能化查询服务，将海量的档案信息进行整合、归类，以便更好地掌握档案内容，提供科学精准的档案信息服务。建设档案资源检索系统可以保证档案资源得到有效运用，方便快捷地检索档案信息，是信息化档案管理建设的重要内容，是有效利用档案资料的前提。在档案信息系统的建设过程中，一定要重视建设自动检索系统，要利用一定工具，设立一个科学的档案自动检索系统；要延长纸质档案资料与实体档案资源的寿命，完善基础设施，能够更好地储存纸质档案资料，那些有价值的纸质档案资料要数字化保存到数据库里面。检索信息系统的建立，要根据档案使用者的需求以及档案管理的目标来建立，要能从档案资料的有效运用角度来看，合理地规划档案资料的运用过程，根据这个过程来建立检索系统。

当下，为能够有效运用档案资源，相关人员需要结合档案使用者的需求，建立一套科学的资料检索系统，便于使用者快速找到档案资料。检索系统可以是通过图像来检索，也可以是文字关键词来检索，要能提升档案资源的有效性，充分发挥档案资料的价值，相关人员需要让档案资料的运用与检索更符合当前使用者的需求，提升档案检索效率，让档案资料能够高效利用[3]。

（四）打造档案网络体系

少数民族地区档案信息化建设是一个系统管理过程，既包含有管理操作系统，也包含数据库建设、软件系统管理等现代信息技术手段，其中最根本最关键的是计算机网络技术的建设管理。信息化建设会面临信息管理风险，数据安全成为管理的侧重点，这就需要建设一个有序健全的档案网络系统，打造安全专用的数据传输和接口，采用设置管理权限等方式确保少数民族地区档案信息化建设的安全稳固。数据采集工作是档案工作的基础环节，相关人员需要以此开展信息的深度挖掘工作、分析及整合工作，相关人员需要还要对数据存储环节进行管理，包括对模型以及技术的管理，其目的在于提高存储系统的运转能力；同时还需要做好传统档案的数字化转化存储工作，经专用管理软件处理后存放于数据库，挂接到服务器，形成数字信息管理模式[4]。

（五）完善管理标准规范

少数民族地区档案信息化建设是一个现代化系统管理工程，制定完善的标准规范是确保正常发展的基础和前提。在档案标准规范的指导下，少数民族地区档案信息化建设发展思路的确定、管理技术的提升，与档案利用服务需求和档案资源的共享都将会健康发展，从而在档案的收集整理、提供利用、资源整合等方面规范发展并做出成绩。

五、结语

综上所述，在少数民族地区档案信息化建设中，相关人员需要充分利用大数据技术，通过采取科学合理的有效措施，充分发挥档案工作的价值；还需要转变传统管理理念，优化档案管理工作，从整体提高档案管理工作质量，以此为少数民族地区档案信息化建设未来发展提供有效保障。

参考文献：

[1]于淑萍.少数民族地区档案信息化建设的必然性与可行性刍议[J].兰台内外，2022（24）：77-78.

[2]张楠.新时期少数民族地区档案信息化建设的策略研究[J].文化产业，2022（23）：25-27.

[3]邢延华.少数民族地区档案信息化建设与档案管理探析[J].延边教育学院学报，2022，36（03）：80-81+84.

[4]王静.少数民族地区档案信息化建设的必然趋势与实现路径[J].办公室业务，2022（10）：117-118.

基金项目：内蒙古开放大学2021年度教育教学研究重大课题攻关项目，项目名称：数字化背景下少数民族地区远程开放教育档案管理研究（项目编号：IMOU-EZDGGZ2146）

作者简介：

李凤巧（1975.04-），女，汉族，内蒙古乌兰察布市，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。