日常古建筑维修档案的管理

2023-04-06王倩雯袁强亮

参花（下） 2023年2期

◎王倩雯袁强亮

古建筑的保护是一项动态性的工作，在不同的历史时期具有不同的保护措施以及方案。古建筑维修档案，是指在施工活动中产生的具有特殊保存价值的建筑图表、文字、图片、视频、录音等科技文化材料，具备了专业化、多元化、成套性、现实性、复用性等突出特点。为了更好地保护古建筑，使古代劳动人民的建筑智慧在当前信息化时代仍然可以得到传承与弘扬，便要开展古建筑维修档案管理工作，以此在后续古建筑维修的过程当中拥有档案参考，提高古建筑维修工作的水平，同时也促使其档案管理工作高质量完成。

一、古建筑维修档案管理工作的价值

对于中国古建筑档案管理服务本身而言，其具有极为重要的作用，能够实现古建筑当中各项维修档案的管理与保存，从而保护古建筑。同时，古建筑资料本身又是一种文化资料，可以体现出一个地方、一个地区、某个时期建筑的建设程度及其历史演变状况，可以有效反映出地方的社会历史特征，见证地方的历史演变，是有关专业和学术界考察古代文化的重点资料之一。古建筑维修档案具有极为鲜明的地域性以及时代性特征，对文化的发展也可以起到促进作用，所以对古建筑维修进行建档管理便显得极为重要。另外，历史建筑也是中国的重要文化遗产之一，每一处建筑都体现出一个时代的文化意蕴，也体现了时代的文化底蕴。但由于历史的变化和时间的推移，部分建筑现已成为国家濒危建筑，一些档案也荡然无存甚至毁坏，所以更需要重视古建筑维修档案管理工作，从而为后续的古建筑保护提供资料参考，使传统文化在古建筑保护的过程当中得到传承与弘扬。

二、古建筑维修档案管理涉及的内容

（一）古建筑价值评估

在古建筑维修档案管理工作中，最为重要的一项工作内容便是对古建筑的价值进行有效且科学的评估，此阶段涉及多个维度，例如古建筑的历史价值、古建筑的艺术价值、古建筑的文化价值等，随后便可以依照评估的结果给予古建筑不同程度的保护。在古建筑价值评定阶段，也能够有效完成对古建筑的实地测量，查阅与古建筑相关的传志、家谱等文献资料，可以用于证实、订正和补充文献对史实的记载，展现古建筑自身的经历、发展、变化，充分明确古建筑的历史起源以及发展过程。此外，古建筑年代久远，与当地的风俗民情、文化发展之间存在必然联系，保存至今的古建筑实物数量日益减少，其稀缺性更加凸显了其历史价值。所以在古建筑维修档案管理工作当中需要充分对古建筑的价值进行评估，以此确保该项工作更加全面且具体。

（二）古建筑相关资料收集

古建筑的保护必须依靠历史档案资料进行科学的维护、修理、加固等；而各部门如文化部门根据文物，可以通过档案认识建筑的主体、全貌和细部；规划设计单位在城乡建设规划中，可以通过档案对城市规划中的建筑如何去留做出科学决策；建筑施工企业维修古建筑，必须利用资料根据建筑原来的风貌细节加以维修或改建。因此，相关人员应当注意档案资料的利用，并充分发挥其不可复制的功能。

档案记录古建筑方方面面的信息，保证古建筑资料的完整齐全不外乎建立详尽的档案，对其进行行之有效的管理。收集与古建筑相关的各种资料能够提高古建筑维修档案管理工作水平，促使档案管理工作更加具有条理性。在实际工作当中，可以对古建筑相关的实测图纸、细部照片、现场调研以及历史文献等资料进行收集与考证，科学分析与古建筑相关的各项数据，从而形成与古建筑相关的各种文献资料，确保古建筑资料收集工作更加真实、具体。与此同时，在古建筑相关资料收集的过程当中，也需要充分收集古建筑在不同时期的维修信息，充分掌握古建筑的维修历史，这是人们保护古建筑总结的经验，也是古建筑维修档案管理工作的基本材料和重要内容。

（三）古建筑相关资料的分类

在古建筑档案资料收集完毕之后，为了实现对这一部分资料的科学保存，还需要委派专门的工作人员对古建筑相关资料进行分类，以此确保条理分明地开展古建筑维修档案管理工作，从而实现对古建筑相关资料的分门别类保存。可以按照不同的分类标准确定古建筑相关资料的分类范围，随后依照分类范围进行古建筑资料的分类保存，这样不但可以提高古建筑维修档案管理工作的效率，也便于在后续进行资料调取，进而优化该项工作水平。

（四）古建筑资料的信息化建档

在信息化时代，信息化的手段得到非常广泛的应用，而且取得了不错的效果。而在古建筑维修资料存储工程当中，想要实现信息存储的准确性以及条理性，提高资料存储工作的有效性，就必须对古建筑维修数据进行信息化建档存储，如此就能够在后期的信息调取中使用信息检索手段，在第一时间得到与关键词对相应的资料，提高文档存储工作的有效性。[1]例如可以适当地应用信息化设备，通过信息化设备实现对古建筑维修档案的科学化管理，同时通过信息化保存的方式也可以对数据进行备份，以此防止档案损坏以及丢失的现象出现，确保古建筑维修档案管理工作高质量完成。

三、古建筑维修档案管理工作的必要性

古建筑是中华民族传统美术的重要部分，也是中华民族传统文化的瑰宝，它体现了中国古代劳动人民的创造思想和精神，可以使人在观赏过后体会到古代劳动人民的伟大人文思想，从而生起文化自信以及民族自豪感。而对古建筑维修档案的有效管理与保存，可以科学合理地记录古建筑在不同历史时期以及历史条件下所发生的事件，以及与古建筑维修相关的各种档案记录，从而采取具有针对性的措施保护古建筑，使中华民族文化的瑰宝得以流传于后世。[2]因此，古建筑维修档案管理工作的必要性便逐渐凸显出来，通过该项工作，可以对古建筑的保护以及历史文化的研究起到促进作用，为以上两项工作提供文献资料，同时也能记录与古建筑相关的各种历史文化，彰显出中华民族优秀的历史传承，使古建筑所代表的历史文化在当今时代仍然可以得到传承与弘扬。因此，在古建筑保护工作当中，相关人员要致力于高效开展古建筑维修档案管理工作。

四、档案资料管理工作现状——以南京朝天宫档案管理为例

南京市朝天宫地处中国南京秦淮区的西城门冶山，是江南地区层次最高、面积最大的建筑，是保护状况较为完好的明清官式古建筑群体，有着“金陵第一圣迹”的美称。朝天宫之名由明太祖朱元璋下诏御赐，取“朝拜上天、朝见天子”之意，其也可以有效彰显出我国古代建筑的文化底蕴，属于中国传统文化的优秀传承之一。

2010年至2018年，南京市开展了朝天宫古建筑群的揭顶大修项目，对南京朝天宫古建筑群进行了有效的维修和建档，但在之前的历次维修过程当中产生了大量的维修档案资料，还需要花时间花精力对其进行科学整理与管理，以此确保后续维修工作有据可查。而在实际工作当中存在一定的问题，主要包括以下几方面。

第一，受传统思维和管理模式的影响，相关人员对档案管理工作的重视程度不够。各部门没有完全重视档案资料管理工作，存在“用时重要，不用弃之”的情况，从而影响到该项工作的成效。在实际工作中，相关人员对维修档案管理只停留在日常有关档案的查阅、清理和保管上，没有根据档案规定进行归档记录，这显然不利于古建筑档案管理工作的开展，导致档案的保存性、保护性以及完整性不足，且随意性很强，因此在资料记载及其管理工作上出现了不规范问题，管理效率低下。

第二，专业人才缺失，档案管理工作观念落后。在维修档案管理工作当中也存在观念落后的问题，主要是由于缺乏专业系统的档案管理人才，并未充分认识到古建筑档案管理工作的历史意义以及现实意义，没有花时间和精力细化档案管理工作，导致未采取科学合理的措施改进档案管理工作，档案的保存环境较差。

第三，硬件设施不完善，档案管理信息化建设不足。在当前信息化时代，古建筑维修档案管理工作应该适当地应用信息化手段，以此实现对各项档案的信息化管理，提高该项工作的质量。然而在维修档案管理工作中，仍然存在档案管理信息化建设不足的问题，主要表现为档案工作由于受诸多因素的制约，没有建立完备的硬件设施体系，各项信息化配套设备不完善，无法适应现代信息化档案管理的新要求。由于不能形成网络共享制度，使得档案管理服务并不能朝标准化、数字化、高效化的方向发展。

第四，制度缺失，档案管理机制有待完善。维修档案管理工作存在一定的不足，其主要表现为档案管理机制以及方法落后，没有建立完整合理的制度流程。同时所采取的各项档案管理措施也存在缺乏实效性的问题，求速度而只把文档简单归类，不进行整理、编排和录入，使得文档室堆积着大批无法检索、入库睡觉的数据，无法与当前的古建筑维修档案管理工作流程相契合，从而降低了维修档案管理工作的质量以及效率。

五、古建筑维修档案管理工作的建议

（一）重视维修档案管理工作

在古建筑保护维修档案资料管理工作开展阶段，为了有效提升该项工作的质量以及效率，促使维修档案管理工作高质量完成，首先，必须提高对维修档案管理工作的关注程度。例如，要定期报告有关档案工作状况，逐步提高认识，树立归档意识，将硬件设备配置、专业人员配备以及现代化管理制度等工作落到实处。

在实际工作中，加强古建筑维修档案管理工作的宣传，树立法制意识，按照相关法律及文物系统相关法规条例等制定具体规则与措施，要求工作人员结合实际，认真地学习、执行和实施，对存在的问题提出意见，使其充分重视与古建筑维修相关的档案资料管理以及保存工作，从而促使该项工作更加优质地完成。

此外，也可以定期开展与古建筑维修档案管理工作有关的交流，通过交流提高相关工作人员对古建筑维修档案管理的正确认知，做好本职工作，力求提高服务质量，提高服务能力，及时、准确、全面地展示文物建筑维修的相关资料，使维修资料充分发挥其功能，从而做好档案保护工作，更加优质地完成维修档案资料管理工作，实现对古建筑的有效保护。

（二）更新档案管理工作理念

为了提高档案资料管理工作水平，相关工作人员还需要更新档案管理工作理念，以此促使维修档案资料管理各个方面的工作落到实处，实现对维修档案的有效管理。相关工作人员要加强学习与研究，借鉴行业从业者的古建筑维修档案管理工作经验，确保该项工作井然有序地开展。[3]如，单位可以委托有关人员定期参加行业的交流会议，从而掌握其他古建筑维修档案资料的管理方式以及观念，并且将其应用到日常维修档案资料管理中。此外，还可以适当地进行文献查阅，从文献网站下载文件，学习行业内优秀从业者的古建筑维修档案管理经验，以此提升古建筑档案资料管理工作水平。

（三）强化档案管理信息化建设

在古建筑档案管理工作当中，也需要充分注重信息化建设，应用信息化手段开展古建筑维修档案管理工作，以此实现对于历次维修档案的有效保存与管理，确保后续的维修工作有据可查，更好地保护南京朝天宫古建筑群。[4]例如，可以对当前南京朝天宫维修档案管理工作中的信息化设备进行统计与汇总，找出在其中所缺少的信息化设备类型，之后提高在此环节的财务预算，有针对性地购进信息化设备，建立数据库，开发古建筑文物档案的动态信息检索系统，以迅速、方便、精准的档案系统来改善目前的人工搜索状况。建设信息网络共享平台，畅通维修档案使用途径，使用数字化系统实现信息查阅，高效推动各单位之间有关档案管理工作的全面开展，实现信息资源的统一有效开发利用。建设管理信息库，纸质资料电子化，建立电子文档或制作音像光盘等，实现“双轨”管理模式，为维护档案保管工作者的保管工作提供更快捷的方式，以此满足档案管理信息化建设的需求，有效实现对古建筑维修档案的信息化管理，全方位提高古建筑维修档案管理工作质量。