国有企业档案管理信息化建设分析

沈佳艳

［摘 要］互联网与信息技术的全面发展，使人们的生活方式和工作方式都发生了翻天覆地的变化。作为我国经济建设的领头羊，国有企业在生产经营管理中，更应该开展信息化建设。对于国有企业而言，档案管理工作是日常工作的重要组成部分，在数字技术和信息技术全面发展的大环境下，档案管理信息化建设是必然趋势。但从实际情况来看，国有企业档案管理信息化建设过程中还存在着一些不足之处。基于此，文章结合现实情况，阐述国有企业档案管理信息化建设的重要性，深刻剖析国有企业档案管理信息化建设过程中存在的问题，并针对这些问题，提出相应的建议，以期为相关企业提供参考。

［关键词］国有企业；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.062

［中图分类号］G270.7；F276.1［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）22-0191-03

0     引 言

档案是企业的重要财产，是企业发展过程中所积累的重要资料，也是企业的文化遗产。档案管理是企业管理的重要组成部分，尤其对国有企业而言，档案是内部管理的基础。近年来，受我国经济大环境的影响，国有企业正在进行大刀阔斧的改革，经营体制正在不断优化和完善中，档案管理工作的重要性也逐渐凸显出来。从现实发展情况来看，国有企业档案管理工作日益复杂，其中的问题也愈发凸显。因此，在实际的工作过程中，相关人员应该紧跟时代发展步伐，重视档案管理信息化建设，不断优化和创新工作方式，以保证档案管理工作水平进一步提高。

1     国有企业档案管理信息化建设的重要性

档案管理是国有企业经营发展中的重要工作，企业档案管理水平对企业的长远发展有着重要的影响，所以，在国有企业改革发展的过程中，必须加强档案管理工作。随着网络技术、计算机技术的发展，国有企业档案管理也应进行相应的创新与变革，将信息化作为主要方式，以提高档案管理效率。

1.1   提高档案管理水平

档案是国有企业重要的历史资料和证明文件，它不仅记录了企业的发展历程，还涉及企业的知识产权、财务报表、规章制度等各个方面的内容。因此，对于国有企业而言，保护好档案是非常重要的。通过信息化建设，档案管理人员可以利用数字技术进行相关资料的搜集、储存和管理，同时能够有效提高检索效率，保证传输的高效性和准确性，从而有效提高档案管理工作水平［1］。此外，传统的档案管理工作是以人力为主，在工作过程中容易出现遗漏或者丢失数据信息的情况，影响档案管理的精准度。而信息化建设能够有效避免该类問题的发生，有效保证档案管理工作质量，提高管理水平，真正发挥出档案价值。

1.2   支持决策与业务发展

档案管理信息化建设能为国有企业提供全面的档案信息支持，对决策层的科学决策和业务发展具有重要意义。通过信息化档案系统，国有企业能够获得准确、及时的档案数据支持，从而更好地把握企业的现状和动向，为决策层的决策提供依据。首先，信息化档案系统可以提供全面的档案信息支持。国有企业拥有大量的档案资料，包括合同、协议、经营数据、财务报表等，通过搭建信息化档案系统，这些档案可以进行电子化存储，形成全面、完整的档案数据库。决策层可以通过系统查询和检索相关档案信息，了解企业各个方面的情况，包括过去的经验教训、现有资源状况以及市场发展趋势等，从而做出更为明智的决策。其次，信息化档案系统可以对历史档案进行数据分析和挖掘。国有企业业务管理人员利用信息化档案系统对档案数据进行统计、分析和挖掘，进而发现其中的规律和预测未来趋势，为业务发展提供参考。例如，市场部门管理人员可以通过信息化档案系统分析过去几年的销售数据，了解产品的受欢迎程度和市场需求变化，进而调整产品策略和市场定位；或者对过去项目执行情况进行分析，总结成功经验和汲取失败教训，为未来类似项目的开展提供参考。这样就可以帮助国有企业更好地评估风险、把握机遇，提升业务决策的科学性和准确性［2］。

2     国有企业档案管理信息化建设中存在的问题

2.1   技术和设备更新滞后

技术和设备更新滞后是国有企业档案管理信息化建设中的一个重要问题。这可能导致企业使用的信息化系统功能受限，无法充分发挥应有的效用，影响档案管理的效率和准确性。首先，资金限制是技术和设备更新滞后的主要原因之一。国有企业有时面临资金紧张的情况，无法及时将足够的资金投入信息化建设。新一代的技术和设备通常需要较多的资金，如硬件设备、软件系统的购置和维护费用极高。如果企业缺乏足够的资金支持，就难以更新和升级现有的信息化系统，进而会限制档案管理信息化建设。其次，技术知识和专业人才的匮乏也是技术和设备更新滞后的重要原因。信息技术的发展日新月异，新的技术和系统不断涌现。然而，由于国有企业缺乏专业的技术人员，无法及时掌握和应用最新的技术。这导致企业在选择和应用信息化系统时存在困难，无法全面升级系统功能，从而限制档案管理的效率。

2.2   安全性不足

安全性不足是国有企业档案管理信息化建设的一大问题，这是因为档案数据通常包含企业的重要信息和数据，如财务记录、人事档案等，一旦泄露，可能会给企业带来巨大的经济损失和声誉损害。安全性不足的原因可能是多方面的。首先，一些国有企业可能没有足够的安全措施来保护档案数据。例如，国有企业可能没有合适的密码保护机制，或没有及时更新软件和操作系统来防范安全漏洞。其次，国有企业内部可能存在安全意识不足的问题，如员工可能没有受到足够的安全培训，没有足够的安全意识来维护自己使用的设备和网络。这可能导致员工采用不安全的行为，如使用弱密码、将密码共享给他人等，从而给了黑客入侵企业系统的机会。最后，国有企业也会面临外部安全威胁，如黑客攻击和恶意软件的入侵。

2.3   信息技术应用不足

信息技术应用不足是国有企业档案管理信息化建设中的一个重要问题，对信息化水平的提升有一定影响。虽然部分国有企业开始利用信息技术管理档案数据，但是一些企业信息技术应用能力不足，仍然缺乏自动化处理的能力，需要大量人工干预来管理和处理档案数据。例如，一些国有企业可能仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致信息的处理和查询效率低下。此外，还有一些国有企业可能没有建立统一的信息系统来管理和处理档案数据，不同部门之间无法实现有效的信息共享，导致信息“孤岛”的产生。这些问题会导致企业出现档案管理效率低、成本增加、信息不一致等问题。

3     国有企业档案管理信息化建设思路

国有企业在运营过程中，会产生大量的档案，这些档案包含了大量的信息资源，对国有企业的发展具有重要的参考价值。随着计算机技术的不断发展，档案管理也发生了巨大的变化。国有企业需要改革和创新传统的档案管理模式，积极引进先进的信息技术，实现档案管理工作更加科学化、信息化、规范化。具体建设思路如下。

3.1   深化档案信息化管理理念

信息化以及数字化、智能化档案管理是科技进步的必然趋势，需要有先进的管理理念作为支撑。故此，深化档案信息化管理理念是十分必要的，并且还要有效完成从理念到实践的转化。首先，国有企业领导层和决策人员应该转变对档案管理工作的认知，国有企业高层管理者应充分意识到档案管理工作的重要性以及信息化建设的重要性，保证决策者能够从企业发展的长远角度出发，着重关注档案管理信息化建设工作，以保证相关工作要求能够得到有效的落实，并且引起中层管理人员和员工的重视，从而为档案管理信息化建设奠定基础［3］。其次，国有企业应该树立全员参与的管理理念。档案信息化建设不仅是管理者的责任，还是全员共同参与的事业。因此，国有企业需要营造全员参与的管理氛围，鼓励各部门和员工参与档案管理信息化建设，并为他们提供相应的培训和支持，以提高员工档案信息化管理的能力和素质。再次，国有企业应该强化信息安全意识。在档案信息化管理中，信息安全是至关重要的。因此，国有企业需要在全员培训和日常工作中，加强对员工信息安全意识的培养，制定相应的安全管理制度和措施，建立安全监控和应急预案体系，保证档案资料的安全性。

3.2   优化档案信息化管理机制

在市场经济体制的影响下，国有企业正在进行一系列改革，并在此基础上优化档案信息化管理机制，以保证档案管理工作能够与时俱进，充分发挥在国有企业中的重要作用。结合国有企业的实际情况，优化档案信息化管理机制可以从以下几方面入手。首先，建立档案信息化管理制度和标准，明确档案管理的流程和规范，规定各个环节的人员职责和权限，以及信息化管理工具的应用方式和标准，以提高档案管理的效率和质量［4］。同时，相关管理人员应该结合市场发展的实际情况和国家的相关规定，制定合理的标准，保证档案管理人员在开展工作时能够有据可依，以保证工作效率和工作质量。其次，加强档案信息化安全保障，采用多重安全措施，制定相应的安全管理制度和措施，建立安全监控和应急预案体系，确保档案信息的安全和保密性，保障档案信息化管理过程的安全性。例如，建立档案信息备份机制，防止档案信息丢失；加强档案信息的权限控制和加密保护，防止档案信息被非法获取和利用；加强网络和設备安全防护，防范网络攻击和病毒入侵等安全威胁。

3.3   培养专业复合型管理人才

在国有企业档案信息化建设过程中，培养专业的复合型管理人才是关键。档案管理人员需要具备相关的知识和技能，包括档案管理、信息化技术应用、信息安全等方面的专业知识，同时还需要具备项目管理、团队协作、创新思维等综合能力。针对这些要求，国有企业需要通过多种途径储备人才，如内部培训、外部培训、派遣学习、引进人才等。此外，还可以建立一套完善的人才梯队建设体系，分类培养各级岗位的档案管理人员，逐步提高人员素质和专业能力，确保打造出优质的档案信息化管理队伍。同时，企业还应该加强与高校、科研机构的合作，通力培养一批优秀的档案信息化管理人才，为企业的档案管理信息化建设提供更多技术和人才支持。另外，在实际工作过程中，企业还应该在招聘时优先录用具备互联网信息技术的人才。

3.4   加快档案管理数字化建设

随着信息化时代的快速发展，数字化档案管理应运而生。数字化档案管理是指将传统的纸质档案转换为数字形式，并利用计算机技术和网络技术进行存储、管理、查询和共享。数字化档案管理的推广和应用具有重要的现实和历史意义，有助于实现信息资源的共享与开放，提高档案资源利用效率，为各行业提供更好的服务［5-6］。国有企业要加快档案管理数字化建设，需要从以下4个方面着手。首先，加强数字化档案管理的基础设施建设。这包括构建数字档案管理平台、建设档案数字化加工中心和档案数字化库等，能够有效提高档案管理效率和水平，并为用户提供更加便捷的服务。其次，提升数字化档案管理的标准化和规范化水平。这包括制定数字化档案管理的相关标准和规范，明确数字化档案的内容、格式、存储和管理等方面的要求，能够提高档案管理的质量和可信度。再次，要加强数字化档案管理人才队伍建设［7-9］。这包括培养和引进数字化档案管理的专业人才，建立数字化档案管理人才队伍，提高档案管理人员的数字化素质和能力，确保数字化档案管理顺利进行。

4     结束语

国有企业档案管理是企业管理工作的重要组成部分，也是企业运营和发展的重要保障。在信息化时代，加快档案管理信息化建设已经成为国有企业发展的必然要求。国有企业应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，积极推动信息化建设进程，不断提升档案管理工作水平，为企业发展注入新的动力，为企业的持续发展奠定坚实的基础。基于此，国有企业可以通过深化档案信息化管理理念、优化档案信息化管理机制、培养专业复合型管理人才、加快档案管理数字化建设等措施，推动档案管理信息化建设，从而提高档案管理效率和水平，为企业的发展和运营提供更好的支持。

主要参考文献

［1］吴颖婕.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路

［J］.城建档案，2020（6）：25-26.

［2］翟君竹.体制改革后国有发电企业档案管理的实践和探索［J］.中阿科技论坛（中英阿文），2020（4）：42-43.

［3］顾运.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路［J］.商讯，2020（8）：100，102.

［4］翟财.体制改革后国有发电企业档案管理的实践和探索

［J］.办公室业务，2018（9）：100-101.

［5］汤明英.浅谈国有企业中档案信息化管理出现的问题及对策［J］.办公室业务，2014（7）：107.

［6］陈果.大数据时代下国有企业档案信息化管理探究［J］.城建档案，2020（5）：37-38.

［7］李珏.国有企业档案管理数字化转型策略研究［J］.陕西档案，2021（6）：44-45.

［8］孙铱珩.新形势下国有企业档案管理与创新［J］.现代企业文化，2022（30）：16-18.

［9］王勇.大数据背景下企业档案管理信息化建设策略探索

［J］.兰台内外，2022（35）：22-24.