事业单位档案管理信息化建设研究

林英銮

［摘 要］随着信息技术的迅速发展，事业单位档案管理正面临着信息化建设的重要任务。文章旨在探讨加强事业单位档案管理信息化建设的对策，以适应现代化发展的需要。文章先分析事业单位档案管理信息化建设的优势作用，然后分析事业单位档案管理信息化建设的不足，最后提出一系列信息化建设措施，以促进事业单位实现档案信息化管理。

［关键词］事业单位；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.063

［中图分类号］G270.7；D630［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）22-0194-03

0     引 言

随着信息技术的迅猛发展和社会的快速变革，事业单位在日常管理中面临着越来越多的挑战和机遇。作为事业单位内部管理的重要组成部分，档案管理急需进行现代化转型升级，以保障单位档案信息安全。在信息技术不断创新发展的背景下，事业单位需要在档案管理工作中积极应用信息技术，使档案管理工作朝着更高效、更安全、更便捷的方向发展。本文旨在探讨事业单位档案管理信息化建设的措施，以指导事业单位在档案管理信息化建设方面迈出坚定的步伐。

1     事业单位档案管理信息化建设的优势作用

1.1   提高工作效率与准确性

传统的纸质档案管理方式需要大量人工操作，包括档案的整理、分类、录入等，不仅耗时费力，还容易出现错误。而引入电子档案管理系统，事业单位能够实现自动化的档案录入与整理。员工只需将电子文件上传至系统，系统会自动識别文件属性，然后进行分类、归档，大大减轻了人工负担，提高了整体工作效率。传统的纸质档案管理需要花费大量的时间用于手动查找和检索所需信息，尤其是在庞大的档案体系下，不仅费时费力，还容易出现差错。但事业单位通过档案管理信息化建设引入了强大的检索与查询功能，员工输入关键词、设定日期范围等可以快速定位所需档案，大幅提升了检索效率。此外，系统的全文检索功能使得员工能够更准确地找到所需信息，从而提高了准确性。

1.2   加强信息安全与隐私保护

档案管理信息系统通常采用强大的数据加密技术，确保存储在系统中的档案数据在传输和存储过程中得到充分的保护。只有经过授权的人员才能获得访问权限，从而有效减少了信息被非法获取的风险。不同层级的权限控制也能够保证每位员工只能获取其需要的信息，避免了敏感信息的滥用和泄露。

传统的纸质档案容易受到自然灾害、人为疏忽等因素的影响，导致档案丢失或损坏。事业单位通过信息化建设实现档案数字化存储，将档案数据存储在服务器或云端，减少了因外部风险造成的损失。档案管理信息系统通常配备安全审计和监控功能，能够记录每一次的操作，包括查看、修改、删除等，确保操作的可追溯性。这不仅有助于发现潜在的安全风险，还能为员工的操作提供有效的监督和管理，从而减少不当操作和信息泄露的风险。

1.3   促进协作与共享

事业单位在档案管理信息化建设中能够建立一个跨部门、跨单位的信息共享平台，使得不同部门之间的信息能够高效共享。这有助于消除信息“孤岛”，加强各部门之间的协作，还能避免信息重复录入，提升工作效率。传统的纸质档案管理方式往往需要将文件传递给不同的人员进行编辑和审核，这在时间和流程上存在一定的滞后性。信息化建设引入了多人协同编辑和审核功能，多名员工可以同时在线对同一份档案进行编辑和审核，极大地提高了审批效率。这种实时的协同工作模式有助于减少工作耗时，更好地应对紧急情况［1］。

2     事业单位档案管理信息化建设的不足

2.1   老旧体制与理念障碍

许多事业单位长期以来习惯于传统的档案管理方式，手工操作、纸质存储是惯常做法。这种惯性思维导致事业单位对信息化建设具有抵触情绪，很多工作人员难以适应新的管理模式，对信息化建设持怀疑态度，影响了信息化建设的推进速度和效果。员工可能对信息技术的应用了解有限，加之缺乏必要的培训，导致他们无法充分发挥信息化技术工具的作用，甚至可能担心自己无法适应新的工作方式。一些事业单位的组织文化和价值观念可能与信息化的理念存在冲突。信息化建设需要领导层的坚定支持，然而在一些事业单位中，领导层对档案信息化管理的重要性尚未达成共识。缺乏领导层的积极参与和支持，可能导致档案管理信息化建设缺乏必要的推动力。另外，信息化建设涉及信息安全、隐私保护等风险问题，一些事业单位会因为风险意识不强或保守的观念，而担心信息化建设可能带来风险。这种担忧可能使得单位不愿意积极推动档案管理信息化建设，错失提高工作效率和服务质量的机会。

2.2   技术和设备限制

许多事业单位的技术设备相对陈旧，难以满足现代化档案管理信息化建设的需求。老旧的硬件设备无法支持高效的信息处理和存储，影响系统的性能和响应速度，进而影响了工作效率。信息技术不断更新换代，但在某些事业单位中，技术更新的速度可能较慢。技术更新滞后意味着事业单位无法获得最新的安全补丁和功能升级，存在系统安全风险，同时也限制了信息系统的功能拓展。另外，一些事业单位缺乏必要的信息技术基础设施，如网络、服务器等。缺乏必要的基础设施使得信息化建设无法展开，导致信息化程度较低。在一些事业单位，可能已经引入部分信息系统，但这些系统功能不够完善，无法满足全面的档案管理需求。信息系统不完善限制了工作流程的改进和升级。例如，信息系统通常需要不同设备和软件之间具有良好的兼容性，然而，在一些事业单位中，不同部门使用的设备和软件不统一，导致数据传输、共享不顺畅，阻碍了信息流通［2］；又如，一些事业单位使用的软件已经过时，老旧的软件会存在安全漏洞和兼容性问题，无法适应信息化建设的要求。

2.3   数据标准化和整合困难

不同部门、不同业务往往采用不同的数据格式，数据的统一和标准化成为一项挑战。这导致数据在不同系统之间难以互通，影响了信息的整合和共享。在缺乏统一的数据标准和整合机制的情况下，事业单位档案管理容易出现数据冗余和重复录入的问题。相同或类似的数据在不同部门中重复创建，浪费了时间和资源。数据整合可能涉及不同部门的敏感信息，保护数据安全和隐私成为一项重要任务。然而，数据整合过程可能导致隐私泄露和不良后果。数据标准化和整合的困难使得事业单位难以实现全面的信息互通。不同部门之间的信息流通受限，影响了各部门协作和档案管理工作效率。

2.4   专业人才匮乏

档案管理信息化建设需要具备相关技术和专业知识的人才作支撑，如系统开发、数据库管理、网络安全等。然而，一些事业单位无法招聘到足够数量的高水平技术人才，即使有一些技术人才，但数量远远不够，导致信息化建设项目进展缓慢。在信息化建设过程中，事业单位还需要培训员工掌握新的技术和工具。如果培训不足可能导致员工无法充分发挥信息化技术工具的作用，影响了档案管理信息化建设的效果。技术人才的需求不仅存在于事业单位，还存在于其他行业。高薪竞争可能使得事业单位难以长期留住优秀的技术人才，影响档案管理信息化建设的稳定开展。档案管理信息化建设不仅需要技术人才，还需要具备跨学科的复合型人才，能够将技术与档案管理业务知识相结合，这种具有综合能力的人才往往更为稀缺。

3     事业单位加强档案管理信息化建设的措施

3.1   加强宣传与培训

事业单位在加强档案管理信息化建设过程中，要积极开展内部宣传活动，向员工传达信息化建设的重要性。事业单位可以通过会议、讲座、内部通知等方式，引导员工逐步认识到信息化建设对档案管理工作的现实意义。事业单位还要根据不同岗位和层级的需求，制订针对性的培训计划。培训内容包括基本的信息技术知识、操作技能，以及信息安全和隐私保护等，确保员工能够适应档案信息化管理工作环境。定期组织培训活动，如通过集中培训、工作坊、在线培训等形式进行［3］。培训内容应当与实际档案管理工作紧密结合，帮助员工掌握实际操作技能。建立培训资源库，提供在线教程、培训资料、视频教程等学习资源。员工可以根据自己的时间和需求进行自主学习，提高信息化素养。领导层要起到示范作用，积极参与培训活动，展示对档案管理信息化建设的重视。领导的参与和支持能够为员工树立榜样，促进整体信息素养的提升。

3.2   投入资金与技术支持

在档案管理信息化建设过程中，充足的资金和技术支持是保障项目顺利进行的基础。事业单位要根据档案管理信息化建设的规模和需求，制订合理的预算计划。预算需要覆盖硬件设备、软件开发、培训费用、人员成本等方面的支出，确保信息化建设项目有足够的资金支持［4］。事业单位还可以考虑寻求外部的资金支持，如政府补助、科研项目资助等。与相关机构合作，争取到外部资金支持，这样能够有效缓解资金压力。如果内部缺乏必要的技术人才，事业单位可以考虑引入专业的技术合作伙伴。技术合作伙伴可以提供系统开发、维护、升级等方面的技术支持，加速信息化建设项目推进。定期更新和升级硬件设备，确保信息系统稳定运行。更新设备可以提高系统性能，支持新的功能和应用，保障档案信息化管理顺利推进。为员工提供系统应用的技术指导，帮助他们熟悉系统的功能和操作。技术指导可以通过培训课程、在线教程、用户手册等方式提供。

3.3   建立档案网站服务平台

建立档案网站服务平台是信息化建设的重要步骤。设计一个直观、友好的网站界面，使员工能够轻松浏览和使用平台。界面应当简洁明了，操作流程清晰。将档案信息数字化展示，方便用户在线查阅和浏览档案信息。数字化展示可以提高档案的可访问性和利用率。平台应提供多样化的查询功能，包括关键词检索、分类查询、时间范围筛选等。用户可以快速找到所需的档案信息［5］。事业单位要通过网站平台实现档案信息的共享和下载，这样一来，经授权的用户可以将需要的档案信息下载到计算机上，实现便捷的信息共享和使用。设置平台权限管理机制，根据用户身份和需求分配不同的访问权限，确保敏感信息不被未授权人员访问。设立在线咨询和互动功能，用户可以通过在线聊天、留言等方式与档案管理人员互动，提出问题和反馈意见。定期更新和维护网站，保持平台的有效性和活跃度。添加新的档案信息，修复系统漏洞，更新功能，确保平台稳定运行，提高用户体验感。

3.4   做到檔案信息规范化、标准化

在加强事业单位档案管理信息化建设中，实现档案信息的规范化和标准化是非常重要的，可以有效提高档案管理的效率、准确性和一致性。因此，事业单位要制定统一的数据标准，包括命名规则、数据格式、编码体系等，以确保不同部门的档案信息能够统一格式，便于整合和共享。设计统一的档案分类和目录体系，不同部门的档案能够按照统一的标准分类和归档，方便用户检索和浏览。档案元数据是档案的基本描述信息，事业单位应建立规范的元数据管理机制，确保每份档案都有完整、准确的元数据，方便管理和检索。在数字化档案管理过程中，要制定统一的数字化流程和操作规范，包括扫描、文档格式转换、元数据录入等，确保档案管理质量。

3.5   实现信息资源数字化

实现事业单位的信息资源数字化是信息化建设的重要目标之一，这有助于提高信息存储、管理和利用的效率。将纸质档案进行扫描和数字化处理，转化为电子文档，以方便存储、检索和共享。建立数字档案库，将数字化的档案进行有序存储和管理，同时，员工也可以通过关键词、日期等进行检索，以快速获取所需信息。将不同来源的信息资源进行集成，实现多种类型的信息数据在同一个平台上的统一管理，提高信息的综合利用价值。

4     结束语

随着信息技术的发展和应用，事业单位可以逐步实现档案信息化管理目标，提升档案信息的利用率，为实现更好的工作绩效奠定坚实的基础。基于此，事业单位要在档案管理信息化建设的道路上不断前行，实现档案信息化管理，这样能够更好地应对日益复杂的发展环境和挑战，实现可持续发展。

主要参考文献

［1］郭杰.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究［J］.卷宗，2021（6）：77.

［2］邹绍楠.浅谈提升事业单位档案管理信息化建设的对策

［J］.建筑工程技术与设计，2021（15）：2642.

［3］马骉.事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策

［J］.电脑爱好者（校园版），2021（3）：321-322.

［4］梁明.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略探究［J］.兰台内外，2023（7）：55-57.

［5］靳睿睿.浅谈提升事业单位档案管理信息化建设的方法

［J］.办公室业务，2021（9）：68-69.