镇村国土资源档案管理与服务问题研究

[摘 要]当前镇村国土资源规划档案管理工作存在一些问题。基层国土资源档案管理需结合实际，通过强化领导重视程度、加大档案管理基础设施建设力度、科学设置国土资源档案管理内容和流程、提高信息化建设水平、拓宽国土资源档案信息采集渠道、扩大档案范围、实施国土资源档案面向社会服务等措施，完善镇村国土资源档案管理与服务工作，提高镇村土地资源档案管理工作水平。

[关键词]镇村；国土资源；档案管理

农村基层集镇建设和农业发展规划使镇村国土资源管理工作量日益增大，如何高效完成国土资源档案管理成为自然资源规划管理系统关注的焦点。近年来，我国自然资源规划管理单位意识到国土资源管理体系和应用制度优化的重要性，持续加大规范力度，这也对镇村国土资源档案管理提出了新要求。但调研发现，农村镇村国土资源档案内容更复杂，作为保障和推动农村社会安定和经济稳定发展的档案管理工作存在不少缺陷，尤其是镇村国土资源档案管理方面问题较多。多数地区相关工作人员受传统思想束缚，缺乏改革创新意识，依旧沿用传统管理模式，管理方式比较落后。因此，各地区国土资源基层档案管理单位需要结合实际状况规范和完善农村镇村国土资源档案管理工作，提高土地资源档案管理工作水平。

一、国土资源档案管理概念

国土资源档案管理内容主要包括土地权属问题、土地分类变化情况、建设用地问题以及土地交易变更情况等内容，需要工作人员如实、细致地完成整体记录，并面向全社会提供档案查询和佐证服务。优质高效的国土资源档案管理有助于优化配置国家自然资源，科学规划地方发展，提高国土资源利用水平[1]。

二、农村镇村国土资源档案管理存在的问题

工作巡察中发现，多数地区农村镇村未开设专门的土地管理档案业务，这在一定程度上造成农村镇村国土资源档案管理存在如下问题：管理职责不明确，整体管理杂乱无序，档案管理流程不符合相关标准；软硬件配置不完善，尤其是村级几乎没有土地资源档案管理硬件配置，缺少专项管理设备和具体的存储规划，导致资料乱堆乱放，不少都是以打包、捆扎形式进行保存。保存环境条件较差，纸张容易受潮变质；缺乏规范性。资料管理不及时现象严重；资料登记字迹潦草，涂抹等现象严重；资料篇目编排缺乏统一性和专业性；使用时查找困难，历史资料以及业务积累缺失严重，档案取证困难；信息化水平低下，档案整体管理水平较差，缺乏专业性，无法精准查找和辨识相关内容。

三、农村镇村国土资源档案管理存在问题的分析

（一）相关领导及工作人员档案管理意识淡薄

目前，多数镇村相关领导还没有认识到农村基层国土资源档案管理的重要性，这也导致单位内员工档案意识不强，特别是农村国土资源使用权交易或变动后，部分地区未能根据区域特点开展恰当的国土资源档案管理工作。而镇村作为农村最基层组织，是与广大农村村民关系最紧密的基层单位，所采集到的农村土地资源资料数据更具体、数量更多、结构更复杂，加上广大农村土地权属关系更加多样复杂，如果不做好管理，必然影响区域发展。

（二）镇村国土资源档案管理工作有待完善和提高

现阶段不少地区基层镇村在档案管理过程中，未将国土资源档案管理工作纳入相关工作人员的岗位职责评估与审查范围，造成国土资源档案管理缺乏全面性。有些镇村领导忽视基层国土资源管理的重要性，上级相关科室在国土资源档案管理业务中的指导、督促和检查工作不细致、不到位，导致各镇村间档案管理水平参差不齐，档案管理体系有待完善，管理水平有待提高。

（三）镇村国土资源档案管理人员业务能力有待提升

镇村国土资源档案管理工作，存在档案管理人员缺乏严谨的档案管理意识、档案管理业务能力不够等问题。由于部分领导对档案管理关注不够，在员工工作评价上忽视了档案管理质量的激励，有些档案管理人员因受发展空间、工作待遇等诸多因素影响，逐渐在档案管理工作中失去责任心，产生懈怠心理。加上少数档案管理工作人员自我认识的局限，且很多镇村档案管理员都是兼职工作人员，因而常常忽视了先进档案管理理论和技术的学习与应用，跟不上档案管理现代化进程，影响了国土资源档案管理效率与质量。

（四）基础设施投入不足

受基层领导层指导思想影响，加上看不到档案管理的直接效益，镇村档案管理相关单位和部门在档案室等基础设施建设上设立的专项资金较少，专项设施配备也还不够完备，这也是造成档案管理质量参差不齐的重要原因之一。长期缺乏基础设施建设、忽视档案管理和办公设备更新，造成档案管理专业设施建设和更新工作严重

滞后。

四、规范完善镇村国土资源档案管理的途径

（一）提升和強化领导意识，提高镇村基层国土资源档案管理工作地位，将规范和完善国土资源档案管理工作纳入常态化工作进程内容。

强化镇村国土资源档案管理的首要因素在于拥有良好的引导者，这就要求领导干部端正自身思想，充分认识基层档案管理对地方经济发展和人民群众利益的重要意义，并积极发挥表率作用。总结相关先进单位的工作经验，可采用如下方法推动镇村档案管理工作的优化：

1.结合区域特点构建、完善组织机构，由县市自然资源和规划局相关主管领导督查，完善乡镇国土资源档案管理机构，充实国土资源档案管理工作人员，并与乡镇政府协调落实村级土地管理专门人员。镇级国土资源档案管理机构一般在镇自然资源和规划所中设置，可设置档案管理相关科室。由分管国土资源档案管理的领导协商，确定工作方向，明确工作任务。2.落实国土资源档案管理责任制。由县市自然资源和规划局定期深入各镇村进行国土资源档案管理指导，加大不定期检查力度，将国土资源档案管理工作落到实处。3.镇村档案管理单位应积极主动与上级相关科室交流，确保镇村区域国土资源档案管理工作与上级国土资源管理工作方向保持一致。4.基层镇村自然资源档案管理部门和管理人员需与市县级档案局建立联系，学习和交流相关工作经验。5.构建、完善问责机制，严格依照相关标准进行监督管理，及时发现工作中存在的问题，特别是在材料采集与归纳方面。在卷宗装订、内容编排上，要严格依照相关标准，实施统一的管理流程，定期做好更新与完善，保证资料更新及时性，确保使用时相关内容已为最新版本，提升国土资源档案使用的时效性。6.制定相关国土资源档案管理制度，在档案管理上保证档案管理工作有法可依，有规可依。将文件材料归档工作纳入单独考核项目中，以文件形式落实各项要求以及奖惩措施，积极完善档案保管制度、立卷归档制度以及档案查阅制度等，要求将这些制度尽可能放在突出位置，落到实处，严格依照相关制度开展各项工作[2]。

（二）设置专项资金，科学监督资金使用状况，推动档案管理设施建设，为国土资源档案管理工作有序开展夯实基础。

专项资金有助于提升基础设施建设质量，是保证档案管理质量的基础。这就需要上级部门结合镇村国土资源档案管理需求状况科学设置专项资金，以保证各项活动能够正常进行，并根据实际需求开设国土资源档案管理室。资金使用过程中要保证合理性，做好专款专用。为了提升档案保存质量，应积极加强基础设施建设，档案室尽可能设置在阳光充足、通风效果好的位置，避免纸质档案在长期保存中出现发霉或潮湿受损现象。根据材料类型采用专柜专管，对于无法分类的材料应单独搁置，并做好相关记录，避免长期堆叠影响整体效率。除此之外，还要定期整理档案柜资料，保证盒、套齐全，确保档案类别整齐规范，便于后续查找与阅览。

（三）科学设置国土资源档案管理内容和流程，采用统一、高效的卷宗和编目管理流程，实现档案科学化管理

首先，市或县级国土资源管理局档案管理部门应定期核查、验收各镇村存档现状。由相关领导牵头根据验收实际情况组织科学管理和规划，借鉴优秀管理单位经验，对各镇村国土资源档案管理进行统一规范，确保具备统一的卷宗、类别、编目等。其次，提升镇村级档案管理人员业务水平。定期开展档案管理培训，村级国土资源管理人员也需要参加培训。加大人才招聘和选拔力度，从管理能力、职业素养、工作经验等诸多角度进行考核，严格依照相关标准进行人才选拔。招聘人员进入岗位后，应积极开展综合培训，确保新入岗人员能够快速熟悉工作内容、工作制度及相关流程。对国土资源档案管理老同志也需要定期开展思想强化以及业务拓展培训，提升老同志的创新精神和工作质量[3]。国土资源档案管理工作，要求思想与时俱进，能够掌握最新的国土资源管理政策。市局或县局档案管理部门应定期深入农村基层进行培训以及指导，提升农村基层整体工作效率及质量，并对档案管理工作认真负责、表现良好的员工给予相应表彰。再次，管理者务必保证档案内容记载的全面性，特别是以往建设项目中所使用的土地调查成果和图片资料、土地等级统计及发证、年度和季报土地统计表等，务必详细、规范地记录这些资料，确保在需要时不但有据可查，而且数据准确。最后，各镇村土地管理档案管理中要汇总、统计使用和保管价值较高的材料，及时上传到上级国土资源局档案馆，实施集中保存。

（四）提高信息化建设水平，优化单位内部信息化软硬件配置，顺应新形势，推动国土资源档案管理的现代化建设

智能化信息技术普及为国土资源档案管理优化提出了新的要求，国土资源部门领导以及档案管理人员务必结合区域特征和需求实施信息化、智能化档案建设。市县国土与自然资源规划局应积极构建统一的土地资源资料管理信息系统，保证档案管理理念的先进性，充分发挥互联网、网络技术的实时性与高效性[4]。根据各镇村情况构建档案数据库，提升工作效率与质量。镇村相关科室务必加大软硬件投入力度，科学配置网络结构，提升软硬件资源的可继承性，确保软硬件建设符合现代档案存储需求与标准。市局或县局自然资源档案管理单位可以尝试通过构建网络平台，实现各镇村统一管理，提升管理规范化，保证区域内数据与信息可以共享。专项资金充足的地区，可以在单位内部设置身份自动识别装置进行查询，提升档案管理便捷性。构建信息化档案管理，应根据实际空间等条件设置阅览室和档案室，提高档案管理的科学性和有效性。

（五）拓宽国土资源档案信息采集渠道，丰富档案管理类型，在保证基础资料的前提下，扩大档案范围

镇村国土资源档案管理工作与基层居民群众紧密联系，涉及的内容较为复杂，根据地方情况可能包括综合类、地籍管理、建设用地等诸多门类，这就要求档案管理人员采用科学的信息化手段，同时积极扩大档案采集范围，提升档案采集的全面性。档案管理员不仅要对相关信息进行记录与统计，还需要利用现代技术采集土地图片、视频、声音等，提升资料全面性，提高档案资料说服

力[5]。另外，档案管理工作中要采用恰当的方式及时将这些资料归档保存，做好各类交接文件的管理，及时将纸质材料信息录入土地信息管理系统当中，以便于查阅。档案数据信息管理虽便捷，但根据对应原则，仍需对相关档案进行纸质专柜分类保存，在便于查阅的同时，避免造成文件丢失。

（六）整合农村基层国土资源档案信息资源，实现窗口化管理，实施国土资源档案面向社會的周到服务，与基层人民深入交流

土地与居民生活息息相关，因此在国土资源档案管理过程中，应根据不同群体、不同需求开放不同的服务，便于居民了解土地相关情况，确保国土资源档案能够发挥佐证及确认等管理作用，达到宣传国土资源法规法律、遵守国土资源法规法律的目的，强化居民在土地使用权属上的法律意识。由于国土资源档案管理范围较大，合理整合、定期优化档案信息资源势在必行。这就要求国土资源档案管理部门必须结合实际情况随时准备为单位及客户提供重要凭证与依据，为居民提供相关查阅档案的条件，尝试通过开设窗口、电话咨询以及网上咨询等形式为民服务，充分发挥档案管理的民生作用，并为群众使用土地及发生争议时维权提供档案服务，提升居民认可度。

结束语

镇村土地资源管理在推动国家和地方发展、实现土地高效利用中发挥着重要作用，是贯穿国土资源管理全过程的记录册。档案管理属于土地管理部门日常工作中的重要环节，尤其是与居民联系紧密的基层镇村单位。提高国土资源档案管理质量，首先要剖析现阶段镇村档案管理中常见的问题，有针对性地开展素质强化、基础设施强化、意识强化等工作，健全国土资源档案管理制度。市局或县局档案管理部门以及国土资源管理部门要给予相应辅助，加大监管力度，促进各镇村结合自身状况开展符合上级及地方需求的档案管理工作，提升为居民国土资源档案服务的品质，促进自然资源规划管理工作长期稳定发展。

参考文献

[1]查道函，盛丹，李剑.关于村级土地利用规划的探讨：基于岳阳县黄沙街镇村规划编制[J].国土资源导刊，2020，17（4）：36-40.

[2]唐铁，刘敏，彭笃明，等.村镇土地统一智能调查模式及其应用[J].国土资源导刊，2023，20（1）：63-70.

[3]杨爱国.提升基层国土资源档案管理与利用的建议和措施[J].陕西档案， 2020，17（3）：56-57.

[4]李泰.浅谈农村国土资源的开发和整治[J].农村农业农民，2021，36（14）：48-49.

[5]戴韫卓.城镇村庄内部土地利用现状调查关键点研究[J].浙江国土资源， 2020，36（11）：36-37.

作者简介：李文（1968— ），女，汉族，陕西安康人，安康学院经济与管理学院实验教学中心，高级实验师，本科。

研究方向：管理学研究。

基金项目：陕西省教育厅哲学社会科学重点研究基地项目（项目编号：20JZ006）；陕西省科技厅软科学研究计划项目（项目编号：2023-CX-RKX-058）。