情感价值视角下高校校友档案收集的组织管理对策研究

陈良 黄梦璇 刘昕彤

[摘 要]高校校友档案情感价值凸显，成为校友与母校联系的重要纽带。通过文献研究和实地调查，在对情感价值视角下高校校友档案组织管理的内涵及存在问题进行理解和分析的基础上，尝试从收集的组织架构设计、组织运作方式运用、组织管理保障等方面对情感价值视角下高校校友档案收集的组织管理对策进行论证和研究，以为高校校友档案管理提供思路和借鉴。

[关键词]情感价值；校友档案；组织管理

随着档案理论研究和档案工作实践的不断深入，学者们逐渐认识到档案对主体的情感价值。档案是人类记忆的载体，固化在档案中的记忆本来处于休眠状态，当主体看到一份档案时，在外在文化情境影响之下，便能点燃情感之火的“磷片”，它是人类主体与外在世界形成情感关联力量的真实记录[1]。高校校友档案是校友在大学学习、生活和毕业后社会活动的历史记录，承载着与母校情结联系和同学之间交流、交往的情感记忆，不仅有“证明”“见证”和“提供信息”的能力，同时有引发“情感共鸣”的作用[2]，拉近了校友与母校、校友与校友之间的情感距离，成为学校与校友密切联系的重要纽带。基于对高校校友档案情感价值的深刻认识，以有效的组织管理对校友档案进行收集越来越受到高校的重视，成为高校校友工作的一项重要内容。

一、情感价值视角下高校校友档案收集组织管理的内涵

（一）高校校友档案形成的情感价值视角

高校校友档案作为特殊门类档案，在时间、来源和价值载体形式等方面具有鲜明的价值形态和价值表现力。一是时间方面。高校校友档案贯穿校友大学阶段和毕业后社会活动阶段全过程，一般来说，纵向延续时间越久，情感表现力越强。二是来源方面。高校校友档案广泛形成于高校教学、科研、管理各部门。例如：学生专业学习和创新创业信息材料产生于教学管理部门；学生思想道德教育与社会实践材料产生于学生管理部门；学生社团活动或个人活动材料产生于学校各学生社团、班级、活动小组及学生自发组织的个性化活动场所；学生毕业后活动材料来源于各地校友会及学生毕业后从事社会活动的各个场景。利用情况显示，形成于群体组织归属感强（如班级）、自身参与度高的材料情感价值表现力强。三是载体方面。高校校友档案既有纸质载体材料、实物材料也有音频视频电子材料，呈现多样的载体形式。调查表明，音频视频材料情感价值表现力一般要高于纸质材料。

（二）高校校友档案收集的情感价值视角

高校校友档案收集的情感价值视角，可以理解为高校校友档案收集的情感价值取向，意味着高校校友档案价值认定方向和标准的变化和由此带来的高校校友档案收集范围指向的变化。具体变化形态主要包含两个方面：第一，在收集范围上，在校材料收集由偏重教学和学生管理活动材料向学生在校期间参与群体组织活动或个人活动材料延伸，毕业后材料收集由重点关注校友日常工作材料向记录校友个人事业进步和与母校交流活动材料转向；第二，在价值认定上，由对教学管理材料的凭证参考价值认定向对学习生活和交流活动场景记录的情感价值考量转变。

（三）高校校友档案收集的组织管理

针对高校档案的组织管理，国家有关部门制定了较为完整的法律法规，如教育部和国家档案局制定的《高校档案管理办法》（自2008年9月1日起施行）。这部法律法规对高校档案的组织管理有明确的规定和要求，但基于情感价值视角高校校友档案的收集范围和收集价值认定方向有所变化，高校校友档案收集的组织管理需要在理解和把握高校档案管理上位法律法规精神的基础上，结合本校工作实际，在组织结构设计、组织运作等方面作出新的调整。

二、情感价值视角下高校校友档案收集的组织管理存在的问题

（一）原有组织机构不适应高校校友档案收集的現实需要

情感价值导向收集导致的收集范围指向变化，需要对收集机构和人员进行调整。调查表明，目前一些高校校友档案尚未形成有效的收集组织

结构。

1.收集机构主体不明确。高校校友档案收集范围触及学校管理的最基层，甚至是学生个体，需要强有力的机构负责收集的有效组织、监督和协调。一些高校由学生处或校友办公室等职能部门作为收集主体，这些机构距离材料形成部门的归档线路过长，有些临时性或学生自发组织的团体材料形成时间窗口短，无法做到靠前掌握情况，很难及时跟进监督落实收集归档任务。

2.收集人员主体不清楚。一些高校对校友档案收集主要依赖在校学生自愿协助，缺少相关部门专兼职工作人员的职责参与。

3.收集活动缺少组织协调配合。许多高校的校友档案收集，只是校友工作机构一个部门的工作任务，各部门协调配合不够，未能形成联动配合的收集态势。

（二）原有的收集方式运用无法顺应高校校友档案收集管理要求

1.收集管理不集中。高校校友档案广泛分布于学校各方面，必须以范围指向明确的收集节点（中转站）对材料进行大规模集汇为单独门类进行收集。目前高校校友档案资源大多分散在高校传统档案中，少量围绕特定专题进行范围很狭窄的定向收集，很难覆盖校友档案实际产生范围。

2.收集的规范标准不统一。一些高校校友档案的收集没有明确的方向和范围标准，定向定面收集难以有效推动。

3.收集归档方式落后。高校校友档案收集应当齐全完整，更需要较高的收集工作效率，这是校友档案收集可持续性的重要保证之一。目前调查显示，一些高校校友档案收集还在实行双轨制归档方式，数字化电子档案单轨收集进展迟缓，有的高校校友档案收集还仅仅停留在原始纸质材料收集，收集归档效率低下，一定程度上影响了校友档案收集工作积极性、主动性。

（三）管理保障措施不到位，制约高校校友档案收集的组织开展

首先，校友档案的收集保管条件落后，许多高校专门针对校友档案的收集保管工作并不明确，收集工作经费和设备设施保障措施跟不上；其次，收集人员缺乏培训，档案意识不强，对校友档案收集的基本业务知识掌握程度不够，收集能力和水平不高；再次，校友档案收集归档方式落后，收集效率低下，一定程度上挫伤收集归档积极性；最后，缺少提升学生对校友档案情感价值感性认识的具体措施，无法有效增强在校学生主动收集校友档案的意愿。

三、情感价值视角下高校校友档案收集的组织管理对策

（一）高校校友档案收集的组织结构合理性设计

1.确立辅导室的收集组织机构主体地位。大学阶段的校友档案材料来源于学生活动记录，这些记录及时收集的关键因素在于收集机构对学生活动的近距离了解和掌握，能够做到收集的靠前介入。辅导室是离学生最近的专职学生管理机构，最能够把握学生学习生活实际情况。因此，确立辅导室的高校校友档案收集管理机构主体地位是最有效、最合理的校友档案收集前端控制举措。辅导室向上对学校校友档案长期保管部门（校友工作部门或档案管理部门）能够完整履行校友档案归档责任；向下能够有效监督指导所管各班级落实校友档案收集保管任务；横向可以有效协调学校其他部门紧密配合，完成学生各项活动有关记录材料及时收集归档。所以，高校应积极构建以辅导室为中心，纵向收集职责明确，横向协同顺畅的校友档案收集组织结构。

2.明确班级、个人的收集目标任务。以班级，学生为收集主体，明确学生个体的收集任务和目标进行广泛收集。大学期间形成的情感记忆材料由班级和学生负责是由多种因素决定的。一是班级具有突出的校友情感记忆印记和情感归属。相较于学生社团、创新团队等群体组织，班级是校友学生时代彼此关系最密切的群体，人员结构在大学期间一直保持稳定，并在毕业后依然维系，群体标签最明显，形成的记录材料的情感价值表现更能体现出强烈的群体归属印迹。二是班级更有利于校友档案情感价值导向收集工作的开展。作为最小的学校学生组织管理单位，对班级内每一个学生个体参与收集的主体意识强化和收集动能持续保持具有很强的组织力和推动力，能够最大限度保证收集工作在一个特定的范围内有效开展。三是有利于高校校友档案的门类收集。班级收集的材料在大学毕业前整体移交档案保管部门，有利于校友档案集中统一管理和采取单独门类的收集保管方式转换。

（二）强化高校校友档案情感价值导向收集的组织运作方式运用

1.建立“情感记忆”档案室。班级建立“情感记忆”档案室（各班级档案室可以取各具特色的名称，如“情感记忆档案室”“记忆空间”等）。在收集实践中，班级内每一个同学均可作为自身情感记忆档案收集的主导者，自行将其本人在参加所在院系、校团委及其他部门组織的学习活动、社团活动、学术活动、创新创业活动、第二课堂活动、社会实践活动中形成的材料汇集到“情感记忆”档案室中，把自身大学期间的学习生活、成长成就、交流交往经历凝结在这里，成为班级所有同学长久保存在母校，并能够在未来凭借相似的经历、感怀、心理变化重新聚合在一起，共同分享、创建其自身的校友记忆空间[3]。

2.准确把握情感价值导向收集规范标准。依据情感记忆价值表现的校友档案材料收集应在定向收集和自主收集两方面实行不同的规范标准。属于定向收集的材料主要源于集体活动记录，其情感价值导向收集认定规范标准应相对清晰具体；自主收集材料主要来源于个人活动记录材料，其情感价值导向收集认定的规范标准可相对宽泛，范围标准更多遵从学生在大原则下的自主认定。在情感档案价值鉴定方面，材料内容要反映社会主义核心价值观，把握学习生活经历、社会实践、交流交往等情感记忆元素，能够展现出鼓舞斗志、拼搏向上、奋发有为的正向精神。

3.积极调整收集归档方式。一是单套制收集。班级“情感记忆档案室”材料除学生学籍材料和学校管理部门特殊要求（这部分材料一般应归入学生个人档案和高校传统门类档案归档范围）之外的其他材料，应实行电子信息单套制收集归档，即辅导室监督指导下，由班级或个人直接将材料的电子版或对材料进行数字化处理后形成的电子档案，存储在统一的信息存储设备进行收集保存。二是网络化收集，即通过校园网直接将校友档案的数字化信息上传到智慧化的校友管理信息网络平台，校友档案信息的存储原始纸质材料、照片或其他信息存储设备等不再归入校友工作部门或档案部门保存。网络化收集可以视为单套制归档的补充或延伸，也可以看作是单套制收集归档的另一种方式。实行单套制和网络化收集归档可以大大提高校友档案材料收集的齐全率、完整率和收集归档效率。

（三）落实协调顺畅的收集组织管理保障措施

学校校友工作部门应主动落实收集组织管理保障措施，确保校友档案收集组织运作协调顺畅。

首先，强化校友档案长期保管措施落实，配备符合数字化档案管理要求的信息系统和信息存储设备，建立校友电子档案分室或保管一定年限后顺次向档案管理机构移交。校友档案移交档案管理机构保存，可以考虑将校友档案的电子信息载体与声像档案分开，设置单独门类保管，并在分类方式和保管期限方面作单独处理。

其次，开展校友档案收集教育培训，着眼档案情感价值理论、档案整理保管知识的宣传指导和业务培训，增强收集人员的档案意识和校友档案情感价值认识、掌握更多校友档案收集归档业务知识，提高校友档案收集归档能力和水平。

再次，打造智慧化校友档案信息网络收集平台，在平台开辟班级情感记忆共建空间，营造出基于大学时代情感记忆、集体荣誉和情感归属珍视而自主收集的共创共享氛围。

最后，通过线上线下开展毕业校友与在校学生互动交流项目，让学生亲身参与母校与校友、校友与校友之间情感交流，感受自身在大学时期的学习生活经历记录的未来情感价值所在，调动学生将自身学习、生活成长经历的情感记忆材料留存在母校的积极性、主动性。

结束语

校友资源在展示学校声誉、推进校企合作，扩大大学生就业渠道等方面发挥着重要作用，而这种作用的发挥很大程度上依赖于校友与母校的情感维系。作为高校校友资源的重要组成部分，高校校友档案的情感价值日益受到高校管理者的关注。如何通过有效的组织管理对校友档案进行广泛收集，挖掘校友档案的情感价值，促进高校校友资源作用充分发挥，是高校校友工作水平提高的重要标志之一。本文以情感价值视角，在组织结构设计与组织运作方面对高校校友档案收集的组织管理策略进行了分析论证，不成熟和错误、疏漏之处在所难免，纯属抛砖引玉，希冀相关问题得到更多学者的关注与研究。

参考文献

[1]李晶伟.档案情感价值研究[J].山西档案，2018（4）：18-21.

[2]王玉珏，宋香蕾，润诗，等.基于文件连续体理论模型的“第五维度理论”[J].档案学通讯，2018（1）：24-29.

[3]王安祺.价值共创视角下高校校友档案记忆建构研究[D].天津：天津师范大学，2021.

作者简介：陈良（1972— ），男，汉族，辽宁锦州人，辽宁工业大学，副研究馆员，硕士。

研究方向：档案管理。

黄梦璇（1988— ），女，汉族，辽宁锦州人，辽宁工业大学，馆员，硕士。

研究方向：档案管理。

刘昕彤（1995— ），女，满族，辽宁盘锦人，辽宁工业大学，馆员，硕士。

研究方向：档案管理。

基金项目：2023年辽宁省档案局科技项目“情感记忆价值视角下高校校友档案收集策略研究”（项目编号2023-B-013）的阶段性成果。