浅析新时代背景下医院档案管理的难点与对策

文/常玉芳

医院档案所涵盖的内容极其复杂，不仅包含了医院本身的基础建设档案、设施设备档案、人力资源档案、财务档案、行政档案等，还包括到医院就诊的不同症状患者治疗记录档案等。做好医院的档案管理工作，不仅能有效追溯医院的发展历程，增强医院的凝聚力，还能通过对一系列档案管理工作的记录，为医院的工作提供可参考或学习的案例，促进医院的可持续发展。

因此，医院要加强档案管理工作，提高档案管理水平，促进医院朝着专业化和制度化的方向发展，进一步提高医疗质量，促进医疗服务的发展与进步。

新时代加强医院档案管理的重要性

医院的档案管理对医院的发展至关重要。强化医院档案管理工作能促进医院的文化建设。医院文化即医院在运营和发展过程中逐渐形成的思想内涵和文化价值，是整个医院工作者在执行工作时的指导思想。医院文化不仅能为医院工作者在日常工作中提供科学的行为准则，还能增强员工之间的凝聚力，有利于医院的持续性发展。加强对医院档案的管理，能将医院的建立与发展历史完整地记录下来，提高医院工作者对医院的认同感和归属感，进而形成独具意义的精神文化内涵。因此，加强医院的档案管理，能有效促进医院文化的形成和发展。

此外，医院的档案记录了医生在治疗患者时所进行的流程和相关的事项，为相关的医务人员提供有效的参考。档案中的典型诊疗案例，还可以为医院建立治疗宣传手册提供一系列的资料，有利于医院开展宣传工作，进而推动医院的发展。

新时代背景下医院档案管理的难点

对档案管理工作的重视不够。目前，许多医院对档案工作管理的重要性认识不足，在医院管理工作的开展中，只注重提高医院自身的专业水平、加强医院的基础设施建设、提高医院工作者的福利待遇等方面，忽略了医院档案工作的建设。部分医院虽然已经认识到了新时代背景下加强医院档案管理的重要性，但由于缺乏专业的档案管理工作水平，导致档案管理工作开展困难、开展结果不理想。在具体的医院档案管理工作中，许多医院仍采用传统的分散式档案管理，将档案管理的责任划分到医院各科室，其中的档案由各科室自行管理。这种管理方式不仅不利于医院整体工作的开展，还会造成档案的连贯性不强。此外，在分散式档案管理的模式下，由于缺乏对档案整体的分析，导致部分诊疗案例无法起到应有的教育作用，不能有效体现档案对医院发展的重要意义。

缺乏规范的档案管理制度。由于对医院档案管理工作重要性没有全面认识，导致在多数医院的档案管理工作中，缺乏完善的管理制度。部分医院虽然制定了一系列的档案管理制度，但工作的形式主义较强，缺乏相应的保障制度促进相关制度的落实。新时代背景下，相关部门对医院的档案管理工作要求越来越严格，相关的医疗档案也越来越多，缺乏健全的档案管理制度，易引起档案管理工作混乱，造成档案丢失、档案重复、档案破损等情况。此外，由于医院的科室多，工作内容繁琐，缺乏统一的档案管理制度，不仅会引起档案不连贯，还为后期查阅档案造成一定的困难，影响档案价值的发挥。

缺乏专业的档案管理工作人员。虽然相关部门已经出台了一系列政策，要求医院加强档案管理工作，但医院的档案管理工作人员仍旧缺乏一定的专业性。随着信息化进程的加快，各行各业积极应用信息技术提升工作效率。然而一些医院档案管理工作人员依旧采用传统的档案管理方式，缺乏利用信息技术提高工作速度和工作质量的意识；部分医院虽然逐渐创新办公方式，购买了大量的信息技术设备进行档案管理方式上的改革，但由于缺乏对档案管理工作人员应用方式和应用技能的有效培训，导致档案管理工作人员应用信息技术进行档案管理的效率不高。此外，当前医院的档案管理工作人员和档案技术人员的流动性普遍较大，导致档案管理人员普遍缺乏工作经验，影响档案管理工作的质量。

新时代背景下提高医院档案管理的对策

科学组建档案管理工作人员队伍。构建一支档案管理工作人员队伍，不仅能有效提高医院档案管理工作的效率，还能使医院的档案充分发挥其价值。科学组建档案管理工作人员队伍，在任用档案管理工作人员之前，不仅要考察该工作人员的专业水平、工作经验，还要考察工作人员的思想水平、道德素养等，确保工作人员的专业水平和道德意识都符合医院的档案管理要求。工作人员进行工作时，还需要考察工作人员的工作态度，采取有效措施提高工作人员的工作积极性。由于医院档案管理工作的特殊性，档案管理工作人员在工作中需具备原则性，在档案的收集、整理、组卷、归档等环节必须要有保密性，保证档案管理工作的科学有序进行。科学组建档案管理工作人员队伍，还要加强对档案管理工作人员的培训，提高档案管理工作人员的专业化水平和管理意识。进行档案管理工作人员的培训工作，进一步提高档案管理工作人员的管理水平和经验，通过开展档案管理案例分析会、档案管理业务分享会等，不断提高档案管理人员的专业水平。同时积极引进优秀的档案管理工作人才，充分发挥人才的带领作用，有效促进医院档案管理工作的创新和进步。此外，随着我国信息技术的发展，医院档案管理的信息技术变革已经成为了档案管理工作的必然发展方向。和传统的纸质档案管理文件不同，信息技术档案管理工作能实现档案管理工作的保密性，查阅人员需要具备相应的档案查询权限才能进行档案查询。应用信息技术进行档案管理还能突破空间的限制，通过相应设备随时随地进行档案查询。相比于传统的纸质档案，电子档案在档案的收集、整理、组卷、归档、查阅等一系列工作中更易于操作和备份，能有效提高档案管理工作的质量。

完善档案管理工作流程。对于医院来讲，提高档案管理工作的质量能有效提高医院的管理水平，帮助医院树立起良好的形象，对医院的发展有着重要的作用。因此，要加强医院全体人员对档案管理工作的重视。医院负责人应该建立健全档案管理工作制度，将档案管理工作有效融入医院的日常工作中，提高医院档案管理工作的效率。例如制定一系列的档案管理工作考核标准和激励标准。为了对相关的档案查阅工作进行规范，还应该建立科学的档案借阅制度，如建立档案查阅的流程审批制度等，有效提高档案管理的保密性。还应该建立合理的档案评估机制，定期考察档案管理工作的落实情况，确保档案管理工作人员严格按照档案管理的流程进行，进一步促进档案管理工作科学、有序进行。合理的档案评估机制还要求档案管理工作人员严格做好档案管理的保密工作，避免医院档案被不合理利用。与此同时，档案管理工作人员还应当正确认识医院档案管理工作的重要性，端正工作态度。

完善档案的立卷和移交流程。完善的档案立卷和移交流程是医院档案管理工作的重要流程，对提高医院档案管理工作效率有着重要意义。在进行档案立卷时，为了有效提高档案管理工作的效率，医院档案管理人员需要对相关的档案资料进行详细核对，确保资料无误后再进行立卷。同时，医院还应该完善相应的管理政策，加强对档案管理工作人员的约束，保证档案立卷工作按流程有序进行。此外，针对医院档案管理无序导致档案资料查找困难的情况，档案管理人员在进行立卷时，还应该保证档案的装订按照时间和类别等有序进行，提高档案查阅的效率，为档案资料发挥其应有的价值提供保障。在进行档案的移交时，档案管理人员需要重视对档案的核查与验收，在档案资料审核完毕后，进行档案的验收，可以及时检查出档案中不符合规范标准的地方，并将不合格的档案资料退还至相关人员的手中，让相关人员对资料进行再次完善，便于再次确保档案的准确性。这要求医院应该建立科学的档案验收机制，明确档案移交流程，保证档案资料的准确性和完整性，为科学有效进行档案管理工作提供保障。

在新时代背景下，医院的档案管理工作被赋予了新的意义，这要求医院必须更加注重自身的档案管理工作，不断完善档案管理工作制度，提高档案管理工作人员的专业化水平，充分利用现代化的信息技术手段克服传统档案管理工作中的难点，提高档案管理工作的效率，进一步推动医院档案管理工作的有效落实。