做好档案防灾工作的措施

文/任雯靖

为了完善档案安全的管理机制，做好重大灾害及事故的预防工作，同时做好突发事件的紧急处理措施，提高档案室的安全程度，尽可能避免对档案产生破坏，档案管理部门应根据《国家突发公共事件总体应急预案》加强应急宣传，增强档案工作人员的档案意识，加强安全信息预警，做好抢救处置的应对灾害之策。

档案防灾工作的重要性

做好档案防灾工作，是落实依法治档的重要手段。中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》)，档案事业发展上升为国家战略。《规划》聚焦高质量发展这个主题，创新性地提出全面推进档案治理体系和档案资源、利用、安全体系“四个体系”建设，将档案的防灾工作提升到重要位置。档案防灾工作提出的人防、物防、技防“三位一体”措施，正是全面落实国、省规划要求，为全面依法治档工作提出了明确的工作路径。

做好档案防灾工作，是保护原始历史记录的重要途径。档案可以反映人类的历史活动，而一些档案无法复制，如有损毁也很难修复，因此，需对档案提高保护力度，做好保护工作。遂宁市地处四川盆地中部、涪江中游，受自然地质条件影响，斜坡是其最为常见的地貌形态，这也为滑坡、崩塌等灾害提供了地质条件，而档案资料一旦损坏或丢失，也就丢失了原始记录。自然灾害综合风险普查工作开展以来，遂宁市严格落实“三个强化”工作举措，截至2021 年底，全市应急系统完成公共承灾体、减灾能力、历史灾害等3 个大类6886 条普查调查数据录入。

做好档案防灾工作，是提升档案综合管理能力的必然趋势。

档案能够记录历史，同时也是社会实践活动的正式记录。作为一项重要的专业事业，自然灾害给档案管理工作带来威胁，水灾、火灾、地震地灾等每年对国家档案管理事业造成的损失不容小觑。加强档案防灾减灾工作，实现现代化管理，强化档案安全工作预案，是提高工作质量和工作效率的必要条件，已经成为今后促进档案事业发展，提升依法治档能力的必然趋势。

档案防灾工作现状

预防意识淡薄，缺乏科学的预防措施和预警机制。在档案管理工作中，一部分人对档案管理存在错误的看法。如认为大多数情况下不会出现重大灾害，甚至有“小灾不可怕，大灾躲不过”的消极想法。正是由于人们在防灾方面的意识不强，在档案管理及档案备份工作中的重视程度不够，致使档案管理工作出现问题。另外，因一些自然灾害预测及时，有一部分档案工作人员会认为这些无法避免，这些想法使得档案工作人员在档案管理的过程中积极性不高，也不注重档案的安全性。

防灾应急预案不健全，可操作性差。档案部门在档案管理工作的过程中，防灾应急预案方面效率较差，考虑问题不够全面，面对一些较大的灾害时很难通过应急预案里的方法来解决。档案管理部门在进行防灾应急预案的过程中经常会忽略档案所处的环境条件，通常情况下，档案出现了受潮受损的问题，需在48 小时内进行处理，但出现自然灾害时，人力物力基本都集中在保障人的生命安全方面，常常会忽略对于档案的抢救。另外，目前档案防灾应急预案在内容上比较空洞，只是简单地阐述基本原则，一旦出现灾害，因为缺乏针对性，应急预案很难发挥真正的作用，在操作的过程中也会存在很大的困难。

实战演练经验比较少。虽然在平时工作中，档案管理部门和通讯机构、新闻媒体、气象部门及地质部门之间联系比较紧密，各种信息可以共享，但平时很少进行实战演练，在遇到重大灾害时人员与物资调配方面会存在困难，且道路也易出现堵塞。如果出现自然灾害，由于档案部门和其他部门之间没有紧密的联系，无法进行有效沟通，档案的安全性就很难得到保障。

预案范围（内容）狭窄，考虑不全面。档案部门在应急预案中只会考虑常见的灾害，比如火灾、水灾等，但除了这些自然灾害外，还存在一些人为的灾害也会对档案产生破坏。应急预案的不完善，很有可能会导致档案无法及时进行抢救。另外，档案部门在进行安全管理时比较传统，一般只是注重防火、防水、防潮、防光等。随着信息化的快速发展，数字档案也越来越多，在制定应急预案时也需考虑数字档案的安全性，比如，针对黑客入侵以及病毒感染等要采取的应急预案措施。

应对灾害发生的措施

加强应急宣传，强化档案防灾意识。面对各类突发事件，遂宁市档案管理部门需时刻保持高度警惕，树立危机意识。档案管理部门应充分认识到突发事件危害的严重性，加强防灾教育和指导，形成防灾意识，做好防灾及应急管理工作；宣传部门做好社会舆情引导，采用“线上+ 线下”相结合的方式，通过阵地宣传、媒体宣传、网络宣传、活动宣传等方式不断扩大传播渠道和范围，丰富传播手段和形式，做好档案防灾减灾救灾宣传，在全国防灾减灾宣传日、国际防灾减灾宣传日开展各类宣传，科普档案防灾减灾救灾知识，增强档案工作人员的防范意识和技能，提升防范能力。

未雨绸缪，切实加强安全信息预警。对自然灾害一定要做好全方位的监测，同时还要做好预警工作，预估自然灾害对档案可能造成的损害及影响程度。档案管理部门在进行档案管理时，可通过网络技术信息对灾害发生之前的资料进行整理，对预警信息进行分析，然后针对档案灾害管理系统中的预警体系来确定灾害的等级并进行预警，根据档案的数量及各个硬件设备的数量来确定灾害等级，确定好灾害等级时发布警戒指令。除此之外，也可以和其他部门进行合作，及时掌握灾害的监测动态。遂宁市减灾委办公室（市应急局）依托减灾委成员单位的各种监测网站和专业基础设施提供的预测预警信息，建立全市信息共享机制。档案管理部门积极和气象站、观测站等部门联系，及时掌握气象及水文情况，通过短信平台和微信、QQ 工作群，及时发布安全警示信息。2021 年汛期，遂宁市减灾中心档案管理部门多次接到灾情通知，有效应对了各类灾害，最大限度减少了人民生命财产损失。另外，档案部门还应针对日常的检查设置管理人员，在检查过程中如发现存在安全隐患，需及时处理，并上报上级部门。

强化技术应用，完善数字档案防灾预案。当前，大数据、人工智能、区块链等技术在档案管理中普及应用，电子文件归档、档案数字资源的长期安全存储与有效开发利用、重要数据归属流向、新一代数字档案馆建设的关键技术等问题，都是新形势下档案工作必须应对的问题。数字档案这一形式具有一定的便利性，但也存在缺点，需要做好电子档案的防灾工作。一是建立适合电子档案存储介质安全保存的环境。既要保证存储载体的安全，也要保证存储内容的安全，在保存数字档案时，可考虑采用恒温恒湿防磁柜存放。二是健全多种形式的备份，可采用硬件备份、软件备份、人工备份或异地备份的方式。比如遂宁于2014 年实现了城乡建设档案异地备份，希望其他方面的档案也可以实现异地备份，以防止突发灾害发生后无法复原，导致永久丢失资料。在制定应急预案的过程中，还要充分结合当地的自然环境以及社会环境，分析可能出现的各种灾害，并针对不同的灾害做出不同的应急预案措施，让应急预案能够更加科学有效，发挥其真正的作用。

明确重点，积极做好受灾档案的抢救和修复工作。近年来，遂宁市自然灾害较多，在出现灾害时要及时启动预案，在第一时间对档案进行抢救，尽可能减少灾害对档案产生的损坏。若档案受灾情况比较严重，比如库房坍塌，需及时和相关部门取得联系，第一时间获得支持和帮助，以减小档案的受损程度。在进行抢救时需优先考虑抢救年代久远且价值较高的档案，抢救结束后要第一时间对这些档案进行保护，如果出现仓库开裂以及库房危险的情况，要保障工作人员的安全，在确保人员安全的情况下第一时间对档案进行转移和保护。针对不同的档案材料，要采取相应的处理方法。如果出现材料被水淹的情况，需及时进行干燥处理。而对于档案建筑，则需由相应部门对档案室进行维修和加固，必要情况下进行重建。

在工作中，应充分认识到档案防灾应急措施的重要性，坚守档案安全底线，落实人防、物防、技防措施，坚持每天对库房温度湿度及消防设备等进行逐项检查，发现隐患及时消除，同时建立起科学的预防制度以及应急制度，做好灾害的防范工作。同时，进一步完善责任制度，提高保护档案的工作能力。