核电工程项目文件控制与管理策略研究

文/上海核工程研究设计院有限公司 韩燕

核电工程项目属于大型建设项目，建设时间长、技术要求高、子项目众多且接口复杂，工程项目建设涉及设计、监理、施工等多家单位，产生的项目文件种类与数量较多，而且项目文件的控制与管理要求高、专业性强。要控制和管理好这些核电工程文件，确保文件有效使用、及时归档、完整真实，就需要采取有效的策略进行文件的控制与管理。

一、核电工程项目文件控制与管理要求

核电工程项目文件有其特殊性，需要严格控制与管理，才能保障文件在项目工程建设中的有效使用并确保项目建设质量，想做好核电工程项目文件控制与管理工作，需要掌握国家和行业对文件控制与管理的要求。

（一）国家法律法规对文件管理的要求。要做好核电工程项目文件管理工作，需要遵守相关法律法规要求，这样才能科学、有效、安全地管理好文件。一是要遵守国家公文处理条例。我国发布了党政机关公文处理工作条例，所有党政机关、单位、团体及核电工程项目文件都要遵守国家公文处理条例的管理要求。二是要遵守企业文件管理规范。核心工程项目文件管理与归档，要遵守国家档案局制定的企业档案工作规范，该规范是做好核电工程项目文件管理的指导性文件。同时还有国家关于重大工程项目建设文件管理规范的要求。三是要遵守国家科技文件编目要求。核电文件要遵守国家科技文件编目构成的基本要求，包括文件、案卷排列要求等，核电项目文件的归档也应遵守此要求。

（二）行业主管部门对文件管理的要求。核电行业主管部门对核电文件控制与管理制定了全面系统的管理要求，核电工程项目文件控制与管理必须遵守此要求。该规定专门设置了对核电文件控制与管理的要求，其总的管理要求是用合格的专业人员、质量合格的设备、科学的工作指令与规范的流程进行文件控制与管理，这样才能确保文件控制与管理的质量。其中要做好核电文件控制与管理，需要重点遵守以下四个方面的要求：1.要遵守和控制好项目执行与验证文件的编制、审查、批准与发放工作；2.要遵守和完善文件发放的管理机制，保障工作人员应用正确的、最新的文件；3.遵守文件的变更与发布工作要求，确保文件变更是由原单位进行的变更，同时要把变更后的文件及时有效发放到相关人员手中，保障项目按最新文件要求进行施工；4.管理好核电工程项目质量保障的记录文件。工程项目的质量需要有书面的记录以及设计、施工、设备制造、监理等多方共同签署工程质量保障合同，并对这些文件进行准确、详细、全面的记录，明确永久和非永久保管文件及其相应的使用要求；要遵守中核与广核两集团共同制定的文件管理要求。这两个集团作为我国核电领域的“领头羊”，对国家和行业文件管理规定进行了细化，有利于提高文件管理质量与效率；要遵守外资方的文件管理要求。如果核电工程项目也有外资方参与，在进行文件管理时还要遵守外资方的相关要求。

二、核电工程项目文件控制与管理的任务与特点

核电工程项目文件的管理，其主要任务是把各级严格审批、正确与最新的工程项目文件及时传送给施工技术人员，使其及时掌握施工文件的最新要求和信息，保障核电工程施工按照最新、正确的文件开展工作。要达到这个基本目的，需要文件管理人员全面掌握文件管理的主要任务、文件控制与管理的基本特点。

（一）核电工程项目文件控制与管理的主要任务。1.项目文件的控制。要进行工程文件的分类与管理。由于核电工程项目涉及的文件类别非常多，为了能够迅速查找和使用文件，以及对文件进行归档管理，都需要对整个工程项目的文件进行分类与管理；要进行项目文件的接收与检查。一是检查项目文件的完整性。工程技术人员要检查项目文件的设计是否达到相关技术标准，并检查文件的数量与内容是否齐全完整，每个文件的卷、册、页码等是否连续，文件的审批手续、签字、公章是否齐全，以及检查相关的电子版文件是否齐全完整等。二是检查项目文件的清晰性。清晰性是看检查文件经过复制后是否清晰可读，页面是否干净可读，相关的电子文件是否能复制和可阅读。三是检查项目文件的正确性。对文件的标题与内容、版本、格式、编码、纸质文件与电子文件是否完整和相符合进行检查；要进行项目文件的分发与送达。工程项目文件需要在设计、监理、施工、业主与工程总包等多个单位进行相互分发与传送，此环节的目的是要保障文件及时、准确分发与送达到有关单位手中，保障项目施工如期进行。2.项目文件的归类整理。一是对文件进行分类。收集项目文件并进行分类、编制目录与代码、利用信息系统进行统计等方面的管理工作。二是对文件进行收集。主要是对有关文件制订保管期限与归档时间、范围，制订文件归档实施计划和措施，使文件做到“应归尽归、应收尽收”。三是对文件进行管理。通过整理来保障文件的完整、相互联系，以及方便对项目文件进行快速检索与正确利用。3.项目文件的安全管理。核电工程项目文件非常重要，在文件管理中需要确保文件的安全，因此安全管理是文件管理的重要工作之一。文件安全管理的主要任务：一是检查文件存放地、存放设备是否安全。主要是对存放文件的房间是否符合文件安全存放要求进行检查。二是对文件的网络信息与保密要求进行检查。检查涉密文件不上网以及上网文件不涉密，对文件管理信息系统的软硬件检查，以及检查相关人员落实文件规定情况。

（二）核电工程项目文件控制与管理的基本特点。要进行核电项目文件的控制与管理，需要管理人员掌握核电工程项目文件管理的基本特点，这样才能提高文件管理的针对性和有效性。一是核电工程项目文件控制与管理难度大。核电工程项目文件涉及众多单位，各单位的文件管理人员能力与水平有差异，要全过程管理好核电工程项目文件难度较大，需要管理人员具备高度的责任心和较高的专业能力。二是核电工程项目文件数量大、变更频繁。核电工程项目属于大型项目，涉及的子项目也非常多，各子项目之间的接口文件也非常多，使得文件的数量非常庞大。许多项目是边设计边实施，文件的变更频繁，而且即使是设备安装后，也经常需要重视设计或变更，造成文件更新速度快，需要及时掌握文件的最新版本。三是核电工程项目文件管理时间长、人员更换频繁。由于核电工程项目本身建设周期非常长，控制与保管的文件也需要很长的周期，文件的载体种类多，如果控制与管理不当，会给后续项目施工建设带来麻烦与困难，因此需要确保文件的完整性与有效性。四是核电工程项目文件网络传输多、安全保密要求高。核电工程文件中有大量的电子文件，随着信息化文件管理设备与手段的运用，许多文件需要利用网络进行传输，这对核电文件的安全保密工作提出了更高要求，需要文件控制与管理人员时刻树立安全保密意识，并采取积极有效的措施进行防范。

三、核电工程项目文件控制与管理实施策略

（一）制订好合同奠定文件管控基础。当前的核电工程项目主要实行合同承包方式进行建设，合同是业主单位对施工建设单位进行管制的基本方式。同样把合同管理方式运用在工程项目文件控制与管理中，能为工程项目文件的全程控制与管理奠定良好基础和提供有效方式，也能对施工建设单位的文件管控起到约束作用，有利于提高核电工程项目文件的管控成效，因此业主单位要加强与施工建设、项目设计等多方的文件管控合同制订。一是做好文件管控合同条款的制定。在双方或多方制订工程项目建设承包合同时，要加入文件管控合同，要依据国家相关法律法规与行业要求，明确项目文件提交的种类、范围、文件的载体与数量、文件的管理要求等合同条款，这样才能为文件管控提供法律依据。二是抓好文件管控合同条款的执行。工程项目文件的管控合同制订后，业主单位文件管控部门要加强与其他单位的联系，做好合同条款的执行工作，确保文件管控合同得到全面落实。应由第三方审计单位参与项目文件的移交，以更好督促各方履行文件管控合同。

（二）健全制度机制科学规范管控文件。要提高核电工程项目文件管控成效，需要企业内部健全文件管控的制度、机制与流程，提高文件管控的科学性和规范性。一是健全文件管控组织与制度。各企业内部要健全项目文件管理的组织领导机构，应由公司主要领导分管项目文件的管控工作，健全文件管控部门的管控工作制度，为项目文件的管控提供制度保障，更好发挥制度在文件管控中的作用。二是完善文件管控的实施流程。由于核电工程项目的文件管控工作量大、管控复杂，稍有疏忽极易出现问题，因此需要企业建立和完善文件管控的实施流程，包括文件的接收与登记、文件签批、上传与下发、归档与移交、文件编码等方面的实施流程。三是明确各方文件管控责任。要制定和明确公司领导、文件管控部门人员及其他相关人员的文件管控责任，建立完善的工作责任制。要注重将文件管控列入企业经常性的议事工作中，公司要对文件管控工作进行常态化检查，发现问题或隐患立即督促有关部门或人员改正，从而提高文件管控成效。

（三）抓住重点环节，提升文件管控成效。想提高文件管控成效，需要企业文件管控部门抓住重点环节开展工作。一是要做好文件格式和编码的控制。为了使文件在各单位之间顺利传输与有效管理，工程项目文件需要建立统一的文件管理格式、文件各种编码、名称、版本、序列号等，这样能使文件一目了然，有利于提高核电工程项目文件的规范化管控，也是对文件进行全程有效管控的重点环节。为此，需要对工程设计文件、施工文件、设备文件、竣工文件等建立统一的管控格式与编码，提升文件传输与管控效率。二是做好重点环节文件管控工作。应重点做好文件归档控制工作，要制订有明确的归档文件清单与归档时间计划，及时做到文件“应归尽归”；做好设备竣工文件质量管理，设备竣工文件质量管理是整个项目管理的重要内容，要做好设备竣工文件的质量管理工作；还要做好现场竣工文件管理，即做好现场施工文件的收集、整理、归档、移交工作。

（四）利用信息系统提升文件管控效率。要提高核电工程项目文件管控成效，企业要加强文件管控的信息化手段建设，利用信息技术和网络进行文件管控，能够有效提升文件管控效率。首先，要科学设计文件管控信息化系统。文件管控信息化系统要做到功能强、具有较强的开放性、灵活性和扩展性，才能更好满足核电工程项目文件管控的要求；其次，要建立规范的文件管控标准。建立规范化的文件管控标准，有利于提高文件管理的科学性，能促进各单位文件传输相互兼容，有利于提高文件管控、传输、使用的效率；最后，要满足文件管控需求。信息化管理系统要能满足核电工程文件编码、审核、校对、分发、统计分析、安全保障等多方面的管控需求，才能保障文件高效安全管控。核电工程项目文件保密性高、管理要求严格，随着越来越多的文件在网络传输，容易造成文件的泄密，因此要加强文件网络传输的安全管理。

（五）加强业务培训，提升文件管控能力。要提高核电工程项目文件管控成效，文件管控人员的业务能力素质是关键，因此各企业要加强对核电工程项目文件管理人员的培训工作，以此来提升管理人员能力素质。企业要针对文件管控人员的能力素质，开展经常性的业务培训。安排相关人员到高校进行学习，或由总公司组织相关业务培训，或请有关专家到企业进行现场培训，提高文件管控人员的能力素质。企业文件管控部门与人员要加强相互交流、相互学习文件管控的有效方法策略，取长补短，提高核电工程文件管控能力，从而有利于提升核电工程文件的管控成效。

四、结语

核电工程项目文件的控制与管理，是核电工程项目建设的重要内容，对保障工程项目高效、高质量建设具有重要意义。因此，核电工程企业有关人员要全面掌握国家和行业主管部门对文件控制与管理的要求、掌握核电工程文件管控的主要任务与特点，采取多方面的有效策略，不断提升核电工程项目文件管理成效，从而保障核电工程项目建设高效、高质量发展。