数字化背景下推进事业单位档案管理工作提升的策略

文/李莎莎

在数字化背景下，大数据被广泛使用，其特点是数目庞大、品种繁多、传播迅速、应用范围较广等。在文件管理中使用大数据技术有其优势，也有很多挑战，这既能让档案使用者对档案资源的利用需求得到满意的结果，也能提升档案管理的理念与操作系统的更新。目前，应从我国事业单位档案工作的实际情况出发，找出其存在的薄弱环节，掌握其优化服务的对策，提高档案工作的服务水平。

大数据时代档案管理的特点

精细化。现代档案工作以其特点巩固了以“来源”为核心的档案工作的基础。特别是大数据存储和云存储技术的快速发展，提供了精确的文件数据源，以满足进一步开发和提取文件数据的需求。为此，应在事业单位建立新的档案管理机制，强调确保档案完整性、真实性、效力和效率的重要性。一方面，要积极推动各类平台的不断发展使档案管理系统和办公软件通过统一的标准无缝集成成为可能，对流程进行标准化，开放数据传输通道，让人们能够更多地获取各类电子文件。另一方面，通过建立一个高度可操作的管理系统，在统一的非数据和数据档案管理平台上对档案进行校对、归档、组织、批准和监控，避免了档案信息失真的问题，并在数据的方方面面发挥重要作用。

虚拟化。在大数据环境下，以信息技术为核心的实时、高效、全面的信息获取为特征，以信息技术为核心的智能化信息管理与分享平台成为了当前信息研究的热点。将传统的纸张文档进行数字化，使用数据平台来解决不断增加的文档需要。通过大数据技术，可实现有针对性的文档处理和电子文件的云存储，从而增加存档数据的容量，并逐步降低搜索和管理档案的成本；为了确保档案安全，需要深化档案数据，及时建立备份文件，并监控档案运行动态信息，以满足各种使用需求；用户可以根据其主观描述快速访问高质量文件。大数据时代改变了档案管理方式，更新了档案服务理念，建立了全面、三维、实时、动态的档案传递机制，充分满足了档案数据广泛使用的需求，促进了档案管理方式的不断更新。

规范化。文件管理的新时代具有更多的交互性，它着重于利用一个线上共享平台，让文件管理员与用户进行更多的交流，利用大数据技术对文件用户的需求进行更多了解，并提供有针对性的实时文件信息。因此，有必要强化节点管理，标准化档案资料工作流程，强化档案设计、档案制作、档案管理等各环节的管理。首先，文件管理者对文件管理问题要进行思考，从文件管理过渡到数字记录管理，并为电子记录管理制定可靠的标准。其次，所有档案管理工作必须在一个电子平台上进行，以有效避免系统运行中主观错误的影响，并降低行为相关的风险。最后，要加强关键节点的控制，进一步消除可能对档案管理产生不利影响的主观因素，更好地改善档案管理流程。

数字化背景下推进事业单位档案管理工作创新对策

优化安全保密举措，消除安全漏洞。随着信息系统的使用，档案管理部门和流程的增加，保密性也在增强，因此要加强预防，以消除危险。第一，应改进档案安全设施的配置。加快信息技术软件和硬件安全设备的现代化，重点改进和增强存储系统、防火墙、防病毒系统等，并建立自上而下、点对点的安全备份系统。加强网络隔离方面的技术变革，实施三重网络隔离，主要是在局域网、政府网络和外部网络之间实施系统隔离，以避免漏洞，并在政府网络和互联网之间实施逻辑隔离。加强局域网的安全系统，如识别和密封墙，以确保机密信息与外部网络完全隔离，并在技术层面全面巩固信息安全基础。第二，优化安全管理体系。重点是加强设备管理、操作员、数据分析、管理权力、应急支持等，并在档案创建、收集、存储和使用方面严格执行安全和保密管理规定。其中包括“三员”即档案信息系统管理人员、档案管理人员、安全管理人员；数字档案的中央网络可通过真实姓名访问，所有员工、终端和设备必须获得相应授权才能访问该系统；纸质档案数字化外包项目要严格执行安全管理制度，并接受第三方监督检查。第三，应加强措施的日常监测和执行。指派一名专人定期检查机房和设备，及时解决错误和问题。需要备份所有档案数据，并定期进行紧急演习，以模拟各种网络和信息安全事件，从而防止和快速应对网络安全事件。

构建档案数字化管理体系，提升档案管理服务效能。首先，可以通过第三方外包、联合研发等方式，构建并健全机构的档案数据管理平台，促进数字档案连接到云服务器和实体存储。在对纸质文件进行数字化后，应该连接到服务器，并进行备份。其次，由于该工作的开展，将文件的内容进行了数字化，需要大量技术把档案内容拆分成数据格式，并根据某种逻辑关系整合、处理，最后达到预期结果。资料的数字化仍需改进档案内容的开发，从大量文件中提取需要的关键信息，并自动集成和连接系统。再次，探索基于大数据的个性化、精确的服务模型。为了确保用户的隐私和安全，分析用户的搜索习惯、关键词、搜索频率等信息，绘制“用户文件”满足用户需求。最后，需要提供详细的指导服务。经过长期积累，将会产生大量用户数据，这也可以帮助管理层全面审查文件编制和使用情况，制定有针对性的服务管理战略，以提高效率。

持续加强技术设备的升级更新。在实现文件数字化的过程中，要构建持续的投入机制，重视强化软件和硬件的升级，为文件的管理服务数字化创造必要条件。一是全面评估国家机构数字化需求，科学确定各级国家机构档案管理软硬件配置标准，制定符合行业平均水平的公共机构档案管理改革指导方针；重点解决政府机构档案设备配置问题，积极筹集资金更换，提高政府机构档案管理总体软硬件水平。二是支持档案管理技术创新和硬件创新，积极鼓励政府机构自主开发档案管理软件，从而提高数字档案管理总体水平。优化现有档案管理系统，提高档案管理的安全性和其他技术改进。促进政府机构与外部技术机构之间的合作，鼓励专业机构加强公共机构档案管理改革。在技术合作、招标或服务合同方面，可以通过对文件技术的支撑，加速机关文件管理的变革，切实解决文件技术设备短缺造成的障碍。

进一步加强干部队伍素质建设，提高档案工作技能和水平。加强档案管理，人才至关重要。尤其是在信息化社会中，以大数据为基础的档案工作，更需要一批思想先进，还具备懂计算机、互联网和大数据等方面知识的复合型人才。为此，各个机构应根据实际情况，找准自己的短板和不足，通过内部挖掘、外部引进的方式，加强教育和培训，推动档案管理工作解决更多实际问题。一是要保证档案工作的专业化。根据各单位的业务规模和需要，配备足够的专职员工，提升档案工作的效率和质量。二是要加强内部培训。围绕《中华人民共和国档案法》和其他相关法律法规，机关的有关规章制度，通过外部培训和内部大讲堂等形式，强化业务培训，提升工作人员的整体素质。三是要加强档案管理人才储备。摒弃档案人才老龄化、年龄结构不合理、档案员非专职等情况，让更多的年轻人加入档案管理中来，培养擅长运用信息和数据技术对档案价值进行更加全面深入挖掘的创新型、复合型档案人才，提高工作的活力。四是引入高层次的外来人才。积极地引进行业人才，探索更具专业性和开拓性的归档工作，比如对档案资源进行拓展，除了对单位文字、图片等常见文书档案归档外，还要加强单位各类影像资料、生产工具、生产成品的更新迭代等，进一步加强归档资源的拓展。如此，不仅丰富了归档资源，为单位发展历程保留更加完整的档案资料，还为今后的研究发展提供了更有力的档案支撑。

在大数据时代，各种现代信息技术使档案工作向便捷、快速、高效的方向发展，同时也为档案工作注入了新的内容和新的任务。把数字文件推向数据文件，强化对文件的集成与分析，促进文件资源的交换、转让和利用，使得档案的科学和社会价值得到最大程度的发挥，这将是档案工作的主要方向。通过加强档案管理和不断改进档案管理制度和条例，可以建立一个开放、综合、符合用户需求的文件服务体系，更好地解决各个方面对机构文件利用的要求。