事业单位编外人员档案管理现状分析及优化对策

文/郭庆才

事业单位与一般生产经营性企业相比，具有公益性、非营利性的特征。事业单位进行工作及业务的目标，也是为了保证社会的全面发展。随着社会持续发展，机构所担负的工作与任务也越来越多。在事业编制受到限制的情况下，有机构用招录编外人员的方法，来解决人手不足的问题。

编外人员人事档案管理的特点

信息化。编外人员档案的管理是信息化的一个特色，要求参与管理的人员具有相关专业技能。例如，可以开发统一的外部员工档案管理平台，重点改进员工档案奖惩机制，实现外部员工档案的统一管理，并通过智能手段开发满足管理员工信息需求的软件。

快捷化。编外人员档案管理应主要集中在医疗保险、养老金等项目上，并应在现有网络系统的基础上不断改进员工记录管理。也可以借鉴外部的档案管理模式，简化编外人员档案管理流程。

规范化。事业单位有不同类型的编外工作者，如临时工、借调人员、志愿者等。在这种情况下，宜采用统一的人事档案管理方法，建立专门的人事档案的管理制度，强调文件管理的统一形式，消除人事档案管理的随意性问题。

事业单位编外人员人事档案管理现状及问题

缺少专职人员。人事档案管理涉及更专业、更复杂的知识，如今，大多数组织都有兼职员工管理人事记录的情况，尽管从事人事工作的员工也处理人事工作，但在真正意义上的人事记录管理中，知识体系和专业素质之间仍存在显著差距。此外，员工自己也要应付更繁琐的日常工作，承受更多的工作和心理压力。在这种情况下，如果他们还必须兼职，那么管理就很薄弱。员工不可避免地会消耗精力，双重身份的压力会影响个人档案的管理甚至工作质量，直接影响到每个员工的重要利益。

管理主体相对混乱。目前，一些公共机构尚未对编外人员登记册的收集实施全面管理，其中许多登记册存放在中介机构或劳动保护和人力资源部门。由于结构化档案管理的复杂性，员工档案管理混乱，许多公共机构的员工记录管理不足。首先，不同级别的机构资质不同，技术经验有限，这可能导致编制员工档案存在隐患和风险。其次，事业单位不能按照年度任务要求履行职责，未有效完善非事业单位工作人员信息数据档案。最后，一些公共机构每年要为管理员工档案支付一定的费用。事实上，并未满足人事记录管理的要求，因为人事记录中缺乏实质性数据，而且会存在侵犯员工的合法权益的情况。

档案管理未能发挥实效。人事档案记载着员工的工作经历、工作成绩以及个人的成长，其重要程度是毋庸置疑的。尽管各个单位都有自己的人事档案管理制度及实施细则，但是在现实的管理过程中，他们还是把更多的时间放在了编内人员档案的管理上。编制人员的档案管理工作没有落实到位，工作中的流于形式、表面现象较为突出，这既是由于管理观念落后的原因，也是由于对编制外人员的人事档案工作缺乏足够的重视，制度不健全，执行不力，致使相关的文件制度没有起到应有的效果。

加强事业单位编外人员人事档案管理的措施

配置专业档案管理设备。为了提高编外人员人事档案的管理水平，有必要提高相应设备的水平，并注意提高人事管理和专业技能。首先，根据事业单位员工外部文件管理的需要，配置专业档案管理设备，注意在智能概念框架中建立信息文件传输机制，并强调为事业单位编外人员提供输入相关文件的平台。其次，应该在智能技术设备的人事记录管理中发挥重要作用，注意使用技术设备搜索人事记录，提高人事记录的传输效率，满足编外人员就业记录需求信息。最后，在人力资源和社会保障信息管理平台的基础上，根据统一社会保障机制和劳动法的机制，提供必要的服务。

规范人事档案管理的行为。为了解决事业单位编外人员人事档案管理随意性这一重要问题，应制定健全的人事文件管理标准，建立统一的编外人员档案管理工作方法，并说明编外人员档案的管理工作方法。根据编外人员入职情况，确定员工档案管理的主要任务，鼓励机构在上级社会保障监管部门的指导下，采用科学的档案管理方法。首先，规范临时工、志愿者、聘请专家和派遣员工的档案管理方法。事业单位应与员工档案管理和业务服务管理部门建立密切关系，建立良好的编外人员档案收集互动机制，建立科学的档案移交机制，确保未经同意不得处理相关文件，并确保在安全有序的管理系统中收集相应资料。其次，通过对员工档案的专业化管理，能帮助事业单位在员工档案管理方面发挥作用。在有需要的情况下，人力资源部门应在规定的时间内按照相关程序将原来保存的文件移交给相关员工或服务机构，以提高文件的传输效率。最后，建立编外人员档案收集和监督机制，加强档案审查，以解决公共机构编外人员档案管理混乱的问题。

通过信息化数字化建设提升档案管理效率。首先，要根据事业单位档案管理的实践，制定科学合理的档案管理信息计划，逐步建立专业数据库、档案全文存储的保密信息安全系统等。根据信息确定目标阶段并逐步实施。其次，转变原始档案管理观念，坚持责任制科学分工，落实相应的制度。根据事业单位档案管理的内容，加强共同防御和信息化领域不同部门和机构之间的联系，进一步完善档案信息，推动密切监测和解决面临的新问题。最后，可以通过增加硬件和软件的功能来帮助提高归档管理的效率。设备包括计算机、复印机、扫描仪等。及时更新设备是实现文件数字化的先决条件，可以与有资质开发公共机构档案管理信息系统的第三方公司合作，开发管理信息系统，从而加强电子档案信息流程，并确保将数字文件上传到安全系统。在公共机构创建云档案数据库，充分利用大数据和云计算等技术，进一步提高机构档案使用和恢复效率，为开发利用档案信息资源创造有利条件。

通过强化认识提升档案管理效率。“意识在前”能最大程度提高公共机构档案管理的效率。首先，管理层要高度重视档案管理工作，明确档案管理员职责，做好宣传工作，自上而下更新观念，完善制度。其次，如果要创建一支强大的档案管理人才队伍，在确保员工稳定的基础上，保持专家的比例，加强职业培训，规范工作程序。为了在档案管理中实施全面发展教育，可以通过研讨会、交流和专家培训、技能培训等方式传播档案管理的新知识、新原则和新技能，建立工作人员培训机制，增强服务意识。最后，新标准应与提高公共机构档案管理效率的新要求相结合，为档案管理员制定培训目标，并根据当前实践创新培训方法。

加强档案收集与整理。要想更好地提升档案的管理和利用效率，应该对编外人员实行一人一本书的标准化档案管理体系，将编内人员的人事档案管理标准作为一个准则，尽量全面地搜集编外人员的各种重要数据和信息，如合同、协议、党团文件、教育资料、工作绩效、考核评价等。这种方式可以让工作人员在人员培训、岗位调整等工作上更加具有针对性。同时，也可以在编外人员有需求的时候（如入编、入党等），及时地为他们提供完整的档案信息，全面保护编外人员的合法权益。

随着社会的快速发展，国家和地方各级政府需要进一步提高履行经济、政治、文化、教育等各方面社会公共服务职能的质量。为了更好地开展相关工作，越来越多的事业单位聘用编外人员，以缓解人员短缺的问题。要创新事业单位人才档案管理方式，健全编外人员档案管理机制，通过档案管理切实保护事业单位人员的合法权益，全面提高事业单位人才配置水平。