医学研究所科研档案管理创新策略

吴城，唐焕英，于全美

1. 天津医科大学总医院神经病学研究所，天津 300052；2. 天津中医药大学第一附属医院医务处，天津 300000

随着世界的快速发展，医学研究也日益增多，促使在不同时期中，出现大量医学科学数据，这些科学数据的水平成为衡量科学研究的真正标准，具有较高的保存价值，故设立专门的资料档案管理部门。而加强科学档案管理可以使研究者更便捷地获取数据，通过对传统研究方式开展论证与借鉴，切实提升现代医疗水平[1]。然而，目前医学研究院的科研文件管理存在一些问题，许多医疗数据分散且缺乏集中管理，并且档案管理工作缺少信息技术的支持，给研究者寻找和使用有价值数据带来了困难。因此，现代医学研究院必须高度重视科技档案管理，并不断进行改革，制定创新机制，建立专门的档案管理机构，确保档案管理的有效性、安全性和完整性，进而保证档案资料的保存价值得以发挥。

1 医学研究所中科研档案存在的特征

医学研究院的职责包括开发医疗技术、验证临床技术以及进行试验等。随着医疗科技的不断革新，这必然会产生大量的科学数据。在这个过程中，医学研究的文件管理也有着独特的特点，主要体现在以下几个方面。

1.1 科研档案时间久远和数量多、专业性鲜明

医学研究所进行的科学研究是一项复杂的工作，通常需要数个月甚至数年的时间。研究涉及领域较多，涉及面也广泛，且内容研究深入。因此，医学研究司的档案呈现时间久远和数量较多的特点。此外，医疗科学研究文件具有高度专业化的特点。研究团队在进行文件管理时，需要进行分类和编号，以防止文件的丢失[2-3]。并且在对医疗科技文件进行分类时，需要确保各个专业的独立性和主题的完整性，以此为后续查找和应用档案提供便利，提高档案管理工作的整体效果和效率。

1.2 涉及较多学科与项目主体

医学研究所的工作特点决定了需要涵盖广泛的领域，并与其他部门协作的项目，其档案会更加复杂。目前，医疗研究进行时开始不断使用各种创新科技，但是在档案管理方面，不能为了使用新技术而放弃过去的科研数据和结果等方面的方案，故此从医疗科学研究档案的特点来看，文件中包含了许多复杂的内容，还涉及许多科技应用。因此，现代医学研究院的科学研究档案管理工作呈现涉及较多学科与项目主体的特点，且该工作是非常必要的，并需要不断进行革新[4]。

2 医学研究所中管理科研档案工作出现的问题

在现代医学研究院的发展和建设过程中，存在一系列问题。其中，管理部门的管理者普遍存在只注重研发而忽视管理的现象，对科研档案数据的管理工作缺乏足够的关注，并且在人力和财力方面的投入不足[5-6]。此外，在科学研究过程中，最常见的问题之一是文件的分类和归档混乱、资料不全等问题，导致后续科研档案管理与使用比较困难。

2.1 医学科研档案开发利用率不足

目前，我国的医疗科技档案管理人员普遍存在重视但不重视使用的问题。因此，有关科研档案数据的整理和搜集还不够充分。此外，工作人员的服务手段也无法很好地满足相关人员的需求，导致经济和社会效益无法得到充分利用。目前的医疗机构大部分项目数据都是原始数据，在实验结束后保存就不会再起用。就算是可以查询，也是只有部分工作者能查阅和使用，缺少有效开发利用，不能有效服务于科研以及临床和教学中。

2.2 真实性、客观性和可靠性不足

当前，我国科学院科技文献资料工作存在一些问题，如真实性、客观性和资料可信度较低等方面。首先，原始数据的保护标准和严格程度不够，研究的背景数据缺乏详细描述；研究数据的不完备性会影响数据的可靠性，同时需要更多技术细节解释，更好地强调关键内容。在一些医学技术指南中，存在研究人员主观看法和数据信息被更改的问题，同时对各种载体上的试验结果的保存也存在不足[7]。其次，学术文档的划分不明确，主要表现为材料内容没有进行完整划分，立卷方法缺乏统一格式，整个档案缺乏科学性和合理性，存在不规范的现象较多，导致这些数据文献在研究人员中缺乏可借鉴的价值[8]。

2.3 科研档案管理缺少信息化技术的支持

随着网络科技的迅猛发展，电子信息科技已广泛应用于各个领域。然而，医疗机构在科研文件管理方面的信息化建设仍不够完善。一些科研文件的处理仍依赖于人工和计算机输入相结合的方式，无法满足完全数字化的需求，从而限制了信息科技的发挥[9]。另外医学研究所在科研档案管理工作者培训方面也没有做到位，整体工作效率不高。

2.4 医学科研档案较为分散，缺乏集中性

医疗科学研究是一个逐步进行的过程，从最初的研究到最终的成果，需要耗费相当长的时间。在这个过程中，会积累大量的数据，这些原始资料中包含许多核心基础数据。但这些资源一般分散在各个部门中，例如，大部分实验数据都存放在研究人员的计算机中。由于许多医疗机构缺乏对这些数据的有效管理，这些数据没有及时被收集起来，导致研究数据分散在不同的部门体系中，一旦发生意外，会造成损失。

2.5 医学科研中的档案资料保留时间较长

在医疗研究中，医疗数据的保存时间较长，保存过程中还会产生其他种类的数据，导致数据的保管和管理存在重复存储的问题。一些没有太大价值的数据长期也被存储在档案中，占据档案管理的空间和数量。当以后检索和使用数据时，研究人员难以在庞大的数据信息中识别，提取有效数据，降低档案资料的使用效果。同时，档案管理问题也影响了医学研究者的研究工作进行程度。

3 创新医学研究所中科研档案管理的措施

3.1 重视完善档案管理制度的建立

为了确保医疗机构的科档案管理工作的重要性，需要设立专门的科档案室，同时安排相应人员进行管理。之后对该部门制定相应的管理制度，保证其对档案进行有效的管理。同时，医疗研究院的其他部门也应该协助科研档案管理员，共同做好档案的管理工作。在这个过程中，要确保相关的法律法规得到执行，制定适合自身科学研究档案的管理办法。对档案进行搜集、整理和归类[10-12]。做好有价值的医疗研究数据保存工作，减少数据丢失等完整性与安全性问题的出现，防止文件信息的泄漏，发挥档案管理的作用。

3.2 加强科研项目档案管理的监督力度

在现代医学研究院发展的过程中，监督部门要在医疗计划的评估、审核和报告等方面扮演着重要的角色。也要重视监督部门对于档案管理的影响，保证各类文件的审查结果。同时监督档案管理各项步骤的落实情况。如在对档案整理归档之后，要在鉴定结束后签字并加盖研究院印章。如果项目材料不完整或客观数据信息失真，将无法进行验收和归档。同时，为了保证档案管理的效果，将员工的工作表现与年终评奖评优联系，提升档案管理人员的忠实程度，进而减少工作疏失致使档案丢失等问题出现。比如，在年终总结的过程中，对于因工作疏忽导致文件遗失的情况剥夺年度终评优资格。在严重情况下，将评定为不合格。通过这样的方式，激发员工的重视程度，进而保证档案管理的效果。

3.3 重视科研档案立卷归档要求的落实

对于医学研究所而言，在对各种载体数据进行立卷存档的过程中，需要确保文档的形成规则与数据之间的关联，以保证文档数据的保护价值，可以真实地反映研究者的研究进程，还要重视检索和使用等便利性的体现[13]。而且为了保证档案归档范围的合理性，要成立相应的课题管理小组，制定相应的立卷归档要求，按照要求，完成管理工作，确保归档的及时性。与此同时，档案室的工作人员要积极开展归档指导工作，推动立卷归档的制度化形成，为后续档案管理工作的开展起到示范作用。同时，档案管理人员要对医学研究之中的数据文档进行划分，分为永久保存、长期保存和短期保存等。其中国家级的研究项目涉及的数据为永久管理；省级项目数目为长期管理，规定管理时间在16 年以上。而对于一些有价值的文件，如果在较短时期内或者是市级医疗研究计划中，需要进行短期管理，保存期限不能超过15 年。

3.4 加强档案资料的保管利用程度

医学研究文件具有极高的使用价值，因此需要设立专门的仓库来进行有效管理。该仓库必须配备防湿、防盗窃和耐高温的设备，以确保文件的安全性和完整性。同时，档案管理者需要对文件进行科学合理的分类，并按照序号进行排序，以方便查询。对于保存时间已过期的文件，要上交其他部门和专家进行评估，结合评估就够，确定文档是销毁还是继续保留。当销毁价值较低或者保存时间已过的文档时，至少要有两名及以上的人员负责和监督，并由销毁人和核准人在承诺书上签名确认[14-15]。与此同时，为了提高电子科技档案的保存水平，需要将其信息化，并使其成为电子数据的档案。可以利用电脑光盘等设备，对文件扫描件进行高效管理，确保与文件数据一致。随着时代发展，大部分电子文件采用存储模式，可以存储在硬盘、CD-ROM 等介质上，也可以存储在云的互联网上，方便研究人员进行高效检索和使用[16]。

3.5 充分管理制度的作用

高质量的医疗科学研究档案对于医疗科学研究人员的科学研究至关重要。因此，在科研档案管理过程中，必须与科学的管理方法相结合，将档案数据管理与课题管理、项目计划管理和成果管理等有机地融合，以实现统一的管理，确保档案数据的完整和有效，并对各种类型的文件进行分类管理。同时，医学研究机构中的档案管理者需要详细了解每个人关于档案管理的工作岗位，并且掌握研究项目中涉及人员的岗位与制度，基于此，对各个研究项目或团队的相关科学文件进行审核和分类，以确保及时进行分类管理[17]。

3.6 重视档案信息化的建设

医疗科技文件管理改革与创新的核心目标是实现规范化、标准化、科学化和自动化，促使档案管理质量明显提升[18]。然而，在医院研究所中的研究项目数据管理工作中，普遍存在着“重视管理而忽视使用”的问题，导致文档资料在应用的过程中，出现资料丢失的问题。社会信息网络的迅猛发展，医疗科技文件的应用与档案管理等工作必须与时俱进。就要重视档案管理信息化建设工作的开展，应充分发挥网络信息技术的作用。为此，需要加大资金投入，确保硬件设施的建设和设备的配备，如计算机、扫描仪、光盘刻录机和因特网设备等先进办公设施。只有这样，才能实现对电子医疗科研文件的高效采集和整理，并进行数字化和科学化的处理与存储，逐步建立一个完善的科研档案网络管理体系。

3.7 加强服务意识，丰富服务形式

在医疗科技档案管理中，服务意识是至关重要的。科技档案管理的核心任务是为研究者提供服务，因此，服务水平直接影响着研究者的课题研究的进度与质量，还有结果等内容。因此，医疗机构的科学档案管理者需要树立良好的服务观念。这时工作人员应从新时代发展的角度去剖析医疗科技档案管理的原则、特征和需求，充分利用科技档案管理所拥有的资源和信息优势，为医疗研究提供更好的服务。同时，档案管理者需要不断更新自己的服务观念，增强服务热情和积极性，将原来的简单、消极的服务模式转变为更活跃、多元的档案服务。另外，医学研究院的科技档案管理人员应拓展档案管理工作的范围、深度，以适应当今时代的发展，更好地满足医疗科技的需求。

4 结语

在医学研究所科研档案管理中，加强科研档案管理工作创新是为了满足现代科研信息档案管理的专业化需求，从而实现医学科研档案的充分开发与综合利用，为医学研究所开展各种科研活动提供有力支持。而这也就需要在实际科研档案管理工作中，从科研人员到档案管理人员都树立良好创新意识，根据医学科研档案管理真实情况，提升医学研究所科研档案管理工作效率，保证科研档案资料能够得到有效保存，充分满足医学研究所技术创新需求。