事业单位内控管理浅析及数字化探索

王寅书 艾东

（中国纺织信息中心）

一、引言

为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，根据相关法律法规，财政部制定了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，并于2014年起施行。

内控管理是企业为保证经营管理活动正常有序、合法，对财务、人、资产、工作流程实行有效监管的系列活动。可以把内控管理理解为风险控制，目的是保证企业合法合规的可持续发展，提高风险防范能力。经过近些年内控管理在事业单位的发展，我们发现了一些问题，同时也发现了关于内控管理发展的解决途径。本文就事业单位内控管理进行分析，并重点探讨有关数字化解决办法。

二、事业单位内控管理的内容及重要意义

（一）内容

事业单位的内控管理要达到的目标主要是保证事业单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果[1]。

为了保障事业单位内控管理的有效性，制度建设、机构建设非常必要。首先，我们要建立健全人力资源管理制度，将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和任用关键岗位员工的重要标准，内部控制关键岗位配备的工作人员应当具备与其工作岗位相适应的资格和能力。加强业务培训和继续教育，不断提升岗位员工的综合素质。其次，我们要建立专门的内控管理机制，一般包括内控管理领导小组和内控管理工作小组，并且明确成员组成、人员职责和工作办法，从而保障内控管理工作的顺利开展。

事业单位的内控管理在业务层面一般包括预算内控管理、收支内控管理、采购内控管理、资产内控管理、建设项目内控管理、合同内控管理以及内控评价监督体系。

①预算内控管理要注重在预算编制过程中单位各部门间的沟通协调，预算编制与资产配置相结合，与具体工作相对应。要在批复的额度和开支范围内执行预算，保证按照合理的进度执行预算，避免出现无预算、超预算支出等问题，决算编报要保证真实、完整、准确、及时。

②收支内控管理要保证实现归口管理，要按照规定及时向财会部门提供收入的相关准确凭据，财会部门要按照规定保管和使用印章、票据等。财会部门必须严格审核各类凭据的真实性、合法性，坚决杜绝使用虚假票据套取资金的现象发生[2]。

③采购内控管理首先要严格按照预算和计划组织安排采购业务，采购行为要按照采购流程执行，并按照标准执行验收程序。同时，要按照规定保存完整的采购相关档案。

④资产内控管理同样首先要实现归口管理，并明确使用责任，定期安排对资产进行清查盘点，要保障资产的账实相符。对出现账实不符的情况要认真分析原因，查找问题，及时进行处理。资产的处置一定要按照申请、批复、处置、结果报告的程序严格执行。

⑤事业单位建设项目一般会包括财政支持的建设项目，必须要严格按照预算批复执行，严格履行审核审批程序。建立有效的招投标控制机制，杜绝建设项目资金截留、挤占、挪用等情况的出现。要建立完善的建设项目档案管理制度和机构，每个建设项目要保证独立建档，并且保证档案的准确性和完整性。建设项目要严格执行项目验收工作，按照相关规定程序，组织项目验收会，形成验收报告，保存完整档案。

⑥合同签订是单位经济活动中最普遍的一种经济行为。作为事业单位的合同内控管理，首先还是要实现合同的归口管理，其次要明确签订合同的经济活动范围和条件，财会部门应与业务部门协同监控合同履行情况。事业单位还应该建立专门的法务部门或者引入法务顾问，审核合同条款的合法性和严谨性，解决合同纠纷等法律事务。

⑦内控评价体系建设是单位内控管理工作科学有效执行的一种监督检查保障机制。内部监督检查要与内部控制建设和内控实施保持相对独立，要形成定期或不定期监督检查机制，检查单位内部管理制度和机制的建设与执行情况，以及内部控制关键岗位及人员的设置情况等。内控监督检查工作应对内控工作形成内部评估报告，一般每年要形成一份内控自我评估报告，总结经验，发现问题，探索解决办法。

（二）重要意义

事业单位的内控管理意义重大，通过目标的制定与实施，并加以考核和评价，从而使事业单位的行政管理各项工作融为一体，进而有效规避事业单位运营中出现的和潜在的风险，最终促进事业单位的可持续健康发展。有效的事业单位内控管理在确保了国有资产安全的基础上，使其保值增值，同时，还可以促进加强廉政建设，在保障经济运营安全的层面上，促进事业单位社会效益的实现，从而更加高效地向下实现国家政策决策的传导，同时也更加有效地达成实际情况的向上反馈。

三、事业单位内控管理的问题

（一）内控管理的认识不深入

一些事业单位的大部分支出来源于财政部门的补助，经营业务少，所以许多事业单位将财务制度当成了内控管理制度，把财务部门看作是内控管理部门，这是对内控管理非常片面的认识。

此外，一些事业单位对自身的发展和经济效益非常重视，对单位的内控管理不够重视。在对内控管理进行初步了解之后，一些事业单位还会认为内控管理建设会降低业务运营的效率，对内控管理起到的风险规避和管理规范化认识不足，从而对内控管理建设不够重视。

（二）内控工作人员综合水平不高

内控工作人员综合水平不高可以说是当前事业单位普遍存在的一个问题。很多事业单位的内控管理人员是从财务部门转岗过来的，或者是直接由财务部门人员兼职[4]。还有一个原因是对内控管理人员工作能力的要求是复合型，内控管理人员需要掌握人力资源管理、企业经营管理、财务管理等知识，还需要了解相关的法律法规，比如会计法、经济法、民法典等等。

我们可以看到，对事业单位内控管理人员的职业素养和能力的要求是非常高的，而目前对内控人员的培训资源还比较匮乏，还没有形成机制化和体系化，导致现在一些关于内控管理的培训不够全面，流于表面化。

（三）内控机制不够完备，评价体系不够完善

由于认识和重视程度不够，直接造成了事业单位内控机制建设不够完备，内控制度建设不够健全或流于形式，对业务流程的梳理、风险的描述和规避、考核评价标准都不够准确。内控管理要与事业单位的实际紧密结合，只有科学、准确地梳理出单位经营的风险点，才能正确地制定出内控管理的工作办法。正是由于缺乏准确和系统的梳理，没有能够形成完善的内容管理评价体系，很多事业单位存在一种拿来主义的现象，即把经营活动中其他单位的一些要求照搬过来，作为自己单位的内控管理办法来用，既没有认真分析对方的要求是否合法、合规、合理，也不愿意仔细研究制定自己的内部管理要求，从而给事业单位的经营带来了危险隐患。

（四）内部监督、预警薄弱

监督检查评价是内控管理的重要环节，可以使内控管理达到最佳效果，真正起到对事业单位经营发展保驾护航的作用。很多事业单位内部都没有成立独立的内审机构，或者将内审的职能建立在财务部门内部，这些都会使监督工作不力，大家的工作热情不高。

事业单位内控管理的一个重要目标就是建立单位的风险防控预警系统。由于内控评价体系建设不足、内控监督环节薄弱、内控管理工作人员能力不足等问题的存在，使事业单位内控管理预警机制很难实现。事业单位内控管理应该建立完善的风险预警机制，全面梳理企业管理和业务经营中的风险，对内控风险实行分级管理，建立分级预警应急预案。一旦内控风险达到预警点，内控管理机制将自动启动应急预案，不同层级的风险按照预案进行分级处理，从而有效管控风险，提高效率[3]。

（五）内控管理数字化严重不足

我国数字化产业正在蓬勃发展，各行各业非常重视企业的数字化转型，也在开始尝试和部署数字化解决方案。但在整体层面上，数字化发展还是处于起步和发展阶段，未来还有很长的路要走。

事业单位的内控管理数字化在某种意义上已经进行了很多年，事业单位普遍使用的办公自动化OA系统平台，财务系统软件、档案系统、资产管理系统等，其实都是内控管理数字化的一种实现。那为什么各界认为事业单位内控管理数字化程度严重不足呢？这是因为随着数字化的发展，事业单位内控管理的数字化标准有很大提高，事业单位使用的各种软件系统大多为独立运行，数据没有打通，形成不了内控管理层面的系统协同。

因此，事业单位内控管理数字化进程是一项涉及单位内部各个层面的系统工程，应该进行准确的系统分析和统筹部署。

四、事业单位内控管理数字化探索

（一）以数字化推动制度化建设

在现代企业管理中，将管理工作交给系统来完成已经在大部分管理者中达成了共识，管理工作的系统化实际上也是把企业的管理制度进行系统化的解读和固化，从而保障制度的严格执行，减少人为因素的干扰。

前文分析过，事业单位内控管理是一个综合性的系统工程，是将事业单位各个管理层面和管理类型之间建立起一套逻辑严谨、协调管理的体系工程。事业单位内控管理数字化建设的推进，可以通过科学算法找出管理工作中不严谨、逻辑不清晰的地方，从而依据系统算法的反馈来推动制度化建设的完善。

可以说，事业单位的制度化和数字化是相辅相成、互相促进的，而内控管理数字化的建设对事业单位制度化的推动力是最大的[5]。

（二）以系统预警弥补内控管理监督的不足

事业单位内控管理系统实际上是在数字化系统中实现对企业发展的日常管理。我们在事业单位中使用各种数字化系统时，会发现一些数据和办理流程的异常性，这需要我们人为去判断是什么原因造成了这种异常性，是因为错误的执行造成的，还是因为数据的不准确性造成的。这两种原因不同，解决的途径也不一样的。

随着数字化技术的发展和大数据分析工具的丰富，我们完全可以把这种异常性变成数字化的预警机制。举个例子，某家事业单位在使用一套固定资产管理系统，通过内控管理数字化预警机制的建设，固定资产系统会自动对资产使用年限超长提出预警。比如，办公家具的使用年限超长为不紧急事件，因为一般情况下不影响使用，办公电脑、打印机等办公设备使用年限超长为重要事件，因为可能会严重影响办公使用效率，需要考虑及时更新。再比如，车辆使用年限的超长为重要紧急事件，因为可能存在安全隐患，容易发生安全事故。我们可以看到，数字化系统在对一些日常办公事件的预警提醒上已经利用系统的智能化作出了一个判断，可以提供给管理者进行决策。我们还可以把一些管理中的硬性规则植入数字化系统中，让数字化系统作出最终的决策，管理者完全按照系统决策来执行。

由此可知，利用系统来对内控管理工作中的一些风险点进行预警提醒，可以大大弥补事业单位内控管理监督层面工作的不足，而且可以做到全天候不间断的实时监督。

（三）建立科学的数字化内控评价体系

事业单位内控管理工作中非常重要的一个环节就是要建立一套与事业单位相适应的评价体系。我们可以这样理解，事业单位内控管理评价体系的建设是事业单位内控管理数字化转型的基础和先决条件，之所以这么说是因为内控评价体系就是一套规则，任何数字化系统都是在使用数字化技术，并按照一定规则来实现事业单位的管理。

如何建立科学的数字化内控评价体系，需要对事业单位的各项工作和考评标准进行系统的、科学的梳理。人力资源部门每年都会对业务工作和岗位人员进行绩效考评，这实际上也是事业单位内控评价的一个层面。

所以，事业单位的内控评价体系不是某一方面的工作，而是一个全面的系统工作，应该包括人力资源的绩效考核、财务部门的经济指标以及各项管理工作的综合性能力考核。只有建立科学严谨的考核指标和评价体系，才能把这种评价体系植入到数字化系统中予以实现，从而达到事业单位内控管理的数字化评价功能。

（四）建立内控系统为企业决策服务

事业单位的内控管理系统建设实际上就是要很好地管控事业单位发展的风险。内控管理系统就是要实现自动化的风险提醒，从而为事业单位的管理者起到风险提醒功能以及发展风险预警的数据支撑，来为管理者的最终决策提供数字化系统的服务。一个好的内控管理系统应该还会为事业单位的发展风险提供几个层面的解决方案，提供给管理者进行选择，从而提高事业单位内控管理的准确度和工作效率。

总结发现，事业单位在数字化进程中使用的各种数字化系统工具，一方面是实现日常办公流程的数字化审批，一方面就是通过数字化系统反馈的结果为事业单位管理者作出决策提供服务支撑。判断评价一个数字化系统，可以把是否能为事业单位管理者决策提供服务作为一个重要的衡量标准。同时，事业单位在建立数字化内控管理系统的时候也就明确了出发点和最终目标。

五、结语

综上所述，事业单位的数字化进程是大势所趋，数字化转型工作将是近几年事业单位的一项重要工作。事业单位内控管理系统是一项综合性的系统工程，需要我们沉下心来，仔细分析需求，严格梳理目标。事业单位内控管理的数字化进程必须要科学部署、循序渐进，要让数字化内控管理系统真正为事业单位的发展起到关键作用，绝对不能让数字化系统建设成为事业单位发展的掣肘和鸡肋。

未来事业单位将面临越来越复杂的经济活动，加强事业单位内控管理，强化内控管理人才培养，推进内控管理工作的数字化进程是所有事业单位都要面临并且要做好的一项重大工作。