交通运输档案管理存在的问题及对策

戎红平

（忻州市交通运输综合行政执法队）

现阶段，交通运输行业正在进行现代化建设，做好档案资料管理，能够为现代化转型助力。与此同时，同步做好档案数字化建设，适应未来的发展，能够更好地发挥档案资源的价值。从实际应用的角度分析，交通运输档案记录了行业的各类信息，为建设和运营管理提供档案资源支持，发挥着重要的作用。随着现代化经济快速发展，交通运输档案管理工作积极开展信息化与现代化建设，实现档案资源的高效化共享和利用，具有重要的意义。通过引入信息化技术手段，辅助交通运输档案管理，全面提高资源利用率水平。

一、交通运输档案的特点分析

从交通运输档案管理的特点分析如下：（1）内容广泛。交通运输管理涉及到公路、运输管理以及航道等多个方面，对整个过程产生的档案资料，比如建设和运营管理等，进行全面的搜集和整理，为后期的利用提供支持。（2）数量大。当前，各个地区积极推进交通基础设施建设，交通运输管理部门承担着重要任务，比如交通运输项目建设和运营等，同时也负责档案管理。从履职和项目建设等方面分析，产生的档案资源内容很多，给档案管理带来很多挑战。（3）专业门类细化。从档案的类型分析，主要包括机关档案和工程档案以及业务档案等，执行的档案管理标准与要求差异很大，增加了后期档案管理的难度。除此之外，档案的专业性和行业性特点很强，需结合交通运输档案管理的任务和要求，完成资料的搜集和归档以及整理。（4）信息缺少衔接。由于档案管理信息化水平很低，很多档案管理部门依旧采用传统的手工管理方法，档案资源主要是以纸质版存在，难以满足实际需求。（5）载体类型多样化。采用信息化技术手段，使得档案资源的载体更加多样化，包括纸质载体档案与磁性载体档案以及光介质载体档案等。在档案格式方面，主要包括WMA和WAV以及JPEC等。目前，交通运输档案管理还存在很多问题，需加以完善和优化，提高档案管理的水平。

二、交通运输档案管理存在的问题

（一）档案信息化水平不高

从交通运输档案管理的发展和需求分析，实现数字化是关键，信息化基础设施是支撑。目前，很多单位的档案信息化管理水平不高，存在着以下问题：（1）缺少完善的基础设施。实现档案数字化管理，需从采集和整理存储以及利用等方面，进行优化和升级，达到信息化的要求，完成档案资料的数字化加工和全面存储，为跨时空调阅档案资料提供支持。由于缺少信息化技术的支持，使得很多档案资料搜集不及时和不完整，影响到交通运输档案资源的利用。（2）缺少完善的管理办法。实施档案数字化管理，既需要信息化技术的支持，也需要管理制度的规范，全面提高档案管理的效益水平。目前，交通运输档案管理方面，未结合数字化管理特点制定完善的管理办法，使得很多工作的推进面临挑战。

（二）档案系统与业务系统融合度不高

从当前的交通运输业务需求角度来说，需要实现档案和业务系统的有效融合。交通运输企业传统档案管理模式存在着很多的问题，例如管理资源成本大；在档案归档和查询等方面存在着耗时长，且人工登记可能出现不准确的问题。若发现档案错误，难以追踪到具体负责人。采用信息化管理手段，构建数字化档案，通过电子扫描的方式实现对档案数据信息的信息化与智能化整理。不仅能够提高档案数据搜集的效率，还能够保障长期存储。档案工作人员利用信息化技术手段，可以实现对档案的精准分类和存储，全面提高了数据信息管理和利用的水平，并且能够节约很大的成本。除此之外，档案资源的合理利用能够促进业务项目拓展。目前，交通运输单位的业务系统和档案系统分离，未能实现档案系统与业务系统的有效连接，使得档案数据利用存在着问题。例如，使用独立运行的档案系统，虽然可以支持档案管理，但是难以实现和项目的有效结合，使得数据信息的应用需求无法得到满足。若能够实现档案系统与业务系统的有效融合，深度挖掘数据信息的价值，开发相应的功能模块，能够为交通项目的建设运行管理提供有力的档案数据信息支持。根据采集的数据信息，可以精准分析客户群体和自身的业务水平，不断优化服务模式。当前，很多单位都尚未实现档案系统和业务系统的融合，需要结合档案系统运行的情况，提出有效的融合办法，推进各项工作的开展。

（三）档案管理创新力不足

新时期，交通运输档案资源的利用价值日益凸显，使得人们高度重视档案数据信息的即时化采集和利用，但若想实现档案资源的高效化利用，还面临很多的技术挑战，例如档案数字化管理系统和业务系统的有效融合等，需解决系统开发和模块嵌入等各类问题，同时也需要思考如何实现档案资源在项目建设和运营管理中的应用，进而提出有效的管理措施。增强交通运输档案管理的创新力，朝向交通运输现代化发展和档案数字化管理进行探索和研究，具有重要的意义。未来，交通运输档案“全面”信息化是主要方向，例如全面取消纸质版档案资料，推行数字化管理模式，在这个过程中必须要克服很多技术挑战，全面提高档案管理的创新力。

（四）档案资源的管理与利用能力不强

随着人们档案资源价值意识的不断增强，开始注重交通运输档案的管理和利用。从资源的利用角度分析，可增强项目决策的科学化水平。根据履职和项目建设运营中搜集到的各类数据信息，经过全面整合和挖掘，为项目决策提供科学合理的数据信息支持。与此同时，档案资源的合理化运用，也能够促进交通运输事业的发展，带动社会经济发展效益的增加。若想实现档案资源的价值，需要从管理制度和档案资源管理技术和利用方法等方面，进行探索和优化。目前，交通运输档案管理和利用水平不高，在管理方面存在着档案服务方式和利用方法等方面，尚未达到预期目标，需进行优化和完善。

三、交通运输档案管理的优化策略

（一）完善档案数字化基础设施

交通运输档案管理工作的优化，需要积极推进信息化建设工作，不断提高档案数字化管理能力，适应当前的新形势和新要求。目前来看，传统的纸质版档案模式已经无法适应当前的发展需求，在数字化和现代化转型的背景下，需要积极构建信息化档案管理系统，促进档案管理和业务的有效融合。首先，需要积极的完善基础设施，通过设计合理的数字化管理系统，配置完善的软硬件系统，形成高水平的网络平台，打空时间与空间的限制，促使交通运输档案管理工作的效率得到提高。与此同时，利用系统的快速检索功能，面向使用者提供相应的资源服务。在具体建设时，需要结合档案数字化管理的建设要求和档案资源利用的需求，开发相应的功能模块，例如档案资料采集与整理、档案资料数据库等。其次，制定完善的数字档案管理条例。采用计算机相关技术手段，辅助档案管理工作的开展，很多档案资料都是以电子文件的形式存在。为了保障管理工作高质量开展和落实，需制定完善的管理办法，例如明确数字化档案的采集和归档要求，为档案数字化管理提供管理指导，全面提高管理的水平。最后，做好档案信息的规范化管理。按照国家的相关标准和规范要求，结合自身的需求，构建完善的管理体系，形成完善的文件格式，促使档案数字化管理的水平得到提高。

（二）促进档案与业务的融合

根据交通事业发展的需求，积极推进档案管理和业务管理的融合。实践中，将档案数字化管理当作交通项目业务系统的辅助功能。档案资料产生于业务项目的全过程，包括项目立项和可行性研究以及后期的建设等。采取数字化管理的模式，将数字化管理系统和业务系统有效的融合，使得档案管理能够深入到项目全过程，及时采集项目产生的档案数据资料，并且为工程项目管理提供数据支持。一方面能够保证项目产生的档案及时准确地采集，另一方面还能够提高工作的效率，降低档案资源管理成本。最为重要的是，可实现档案数据信息的即时利用，提高项目管理水平。为了能够开发有效的融合系统，需要做好相应的调研与分析[1]。根据当前的档案系统和项目管理系统特点，提出有效的融合方案。坚持需求导向原则，倒推业务系统中需要开发的档案模块以及需要完善的数据等，从各个环节做好优化。组织各个部门对系统进行全面的测试与分析，及时发现出现的堵塞点合不合理问题，保证构建的数字化系统能够与业务相互结合。除此之外，在项目推进过程中，需要及时地更新数据信息和档案资料，为档案资源开发提供支持。在实际应用中，为了能够保证档案数字化管理和业务有效地融合，需要设置相应的管理负责人，由档案管理人员负责档案数字化管理，业务人员则可根据权限利用各类数据信息。通过充分利用档案数据信息，提高项目管理和运营管理，增强企业竞争力[2]。

（三）加大档案管理的创新力

新形势下交通运输档案管理工作的开展，需加速朝向数字化方向发展，不断创新档案管理的方法，提高档案管理和资源利用水平。以某高速公路段为例，探索实施“单套制”管理方法。单套制指的是仅以电子档案的方式归档与保存，项目将不再生产与保存纸质资料。在档案管理方面制作电子档案，利用数字设备在一定的环境中生成，通过数码形式保存，借助计算机或者其他数字设备阅读处理，同时可以通过通信网络上传文件，整个过程中都需要数字设备的支持。目前，该公路段已经构建并且使用了数字档案管理系统，完成各类工程电子资料超过1000万份，通过构建工程建设管理各个环节和全过程要素的电子文件，解决了原来工程建设各个业务板块多年没有得到解决的技术壁垒，实现了工程建设期工程资料全要素、全周期数字化管理目标。从数字化档案管理系统的应用角度分析，具体有以下优势：（1）经济方面。采用数字化技术手段，促使计量效率水平得到提高，并且促进了资金良性周转，整个项目全建设周期减少了工程非生产性投入与开支超过2亿元，大约占项目建安费的1%左右。（2）档案管理效率方面。采用单套制管理模式，借助数字化技术完成各项工作，项目预估产生档案大约7万卷，纸质档案平均每页4个手签名，采用数字化档案管理系统，使用电子签名，实现批量处理，促使效率提高大约50倍，并且能够实现交工即验收，档案验收周期缩短大约3年。（3）人员方面。采用此管理模式，使得档案资料人员减少2/3，原来的管理模式每个标段大约需要配置10名资料员，实现信息化管理后配置人员减到4人，项目大约可以减少上百人。从具体应用的角度分析，采用数字化管理手段，可以实现档案管理和业务的同步开展，自动上传试验检测数据信息，能够自动推送签认，同时对施工图和工程量清单等实施精细化校核，可以减少超过90%的设计纰漏。除此之外，实现档案系统和业务系统的连接，支持内业资料的互相引用。基于数字化技术手段，实现资料的自动化归档。在一个单位工程的所有分部分项工程完工并评定合格后，按交竣工验收相关规范的要求进行交竣工验收文件的全覆盖自动归集，并对数据进行校核与组卷，内外业周期保持同步，可实现交工即验收的目标[4]。

（四）强化档案管理和利用能力

从交通运输档案管理和利用角度分析，需构建完善的管理制度，明确档案资料收集和整理以及归档等管理办法。在管理工作中按照《交通运输建设项目归档管理规定》以及《交通运输档案管理查询、借阅、归还细则》等规定，细化分解档案管理任务，由专门的部门和人员负责，利用管理办法加以规范，促使档案管理更加科学化。实践中需要积极创新交通运输档案服务方式，促使档案资源得到有效利用。采用数字化技术手段，搭建专题数据库，积极开发两微一端，利用移动终端设备，支持交通运输档案资源的实时化和便捷化查询[5]。采用互联网技术手段，实现对档案信息的物理隔离，比如查询和借阅等，保障档案资源的安全化。档案资源利用方面，必须要深度挖掘数据信息的价值，满足业务管理的需求[6]。对搜集的交通运输档案资源进行分类和整合，形成具体的管理体系，使得资源利用更加简便化，全面提高管理效益水平。利用交通运输档案管理系统，围绕资料信息收集和整理以及开发利用，做好全面严格的控制，通过质量检验和数据统计以及科学化管理，促使交通运输档案管理更加规范化。为了能够适应新形势和新要求，需加大档案管理设施的投入力度，配置充足的计算机和扫描仪以及各类软件，不断提高档案资源的数字化管理水平。随着档案数字化管理模式的实施，使得很多档案资源利用面临挑战，需对档案业务人员进行培训，提升档案资源利用水平[7]。实践中围绕数字化档案管理工作的需求和要求，围绕知识与技能等方面，进行具体的业务培训，全面提高档案资源的管理和利用水平，切实保障档案资源管理和利用目标得以实现。在档案管理方面，加大对档案管理工作开展情况的管理考核力度，设置科学合理的考核指标，形成完善的管理体系，围绕管理制度和管理技术应用等方面，进行业务考核和管理，全面提高业务管理的水平，及时发现档案管理存在的不足，全面提高档案管理的水平，创造更多的效益和价值。保持档案资源管理的创新力，积极创新管理办法，提高档案资源的利用水平[8]。

四、结语

综上所述，交通运输档案管理的优化，构建基于数字化的档案管理新模式，可适应当前的管理新形势和新要求，具有重要的意义。从档案管理实际分析，引入数字化技术手段，利用数字设备，深度挖掘档案数据信息的价值，面向交通运输业务，增强档案与业务的融合度，提高档案资源的利用率，助力各项业务高效化开展和落实，可创造很多的效益。