新形势下档案保密工作存在的问题及对策

2023-01-08宣红梅

智库时代 2022年22期

宣红梅

（中核（天津）机械有限公司）

档案管理保密工作的重要性并不是今天才开始的，中国古代就有保密工作。从社会发展的宏观层面来看，档案管理保密工作的有效实施可以给社会发展带来一定的积极影响，对社会各个行业的发展进步起到不可或缺的作用。因此，必须充分认识档案管理保密工作的内容和重要性，并在此基础上提出有效的优化措施，提高保密工作的质量。当前我国很多档案管理部门虽然重视对档案的保密工作，但是针对运用方面依然有很多问题，也存在很多弊端。一些档案管理人员由于害怕将秘密泄露，因此不敢妥善利用档案，将部分有利用价值的档案收集到一起，很多档案无法得到充分利用，甚至部分有价值的档案一直被束缚，进而变成没有价值的废纸，使得档案浪费。管理者无法及时全方位地掌握实际情况，不能有效运用档案，使档案管理者的管理价值无法有效体现。

一、档案保密对国家综合治理平安建设的意义

档案管理主要是对重要信息数据和机密档案进行管理。在社会数字化和信息化的过程中，对信息的有效管理和保密越来越困难。在这种情况下，档案管理的保密性就显得越来越重要。在保密工作中，其中档案保密只是一个分支，但是却发挥着重要的作用。档案作为信息存储的载体，具有广泛的信息覆盖特征。在国家提出综合治理平安建设的环境下，档案保密工作就更加重要了。站在国家安全的角度来讲，国家综合治理平安建设的几个问题早就明确提出，全体公民有义务保护国家安全以及利益。就此，当涉及到国家重要的例如军事、政治、外交、科技等方面的档案信息，管理方面一定要做好保密工作，以防止被外部势力或者内部破坏民族团结的分裂者盗取档案信息，给国家安全带来一定程度的威胁[1]。其次，站在国家长治久安的实际情况来看，无论是哪个团体或者个人都不允许非法泄露或者窃取他人档案信息，同时要积极推动社会保持公平、公正以及和谐的环境。由于科学技术的不断进步与发展，在新形势下，档案信息被网络中不法分子当成财富之路，这无疑会给所有公民的信息安全带来严重的威胁，长期下去，还会引发更多社会类的问题，给人们的正常生活带来很大的影响，进而使得公民对国家的信任度大大降低。国家没有公信力，那么治理国家的难度便会难上加难，这对于国家安全统一以及社会的和谐、长治久安造成不利的影响。除此之外，自从我国正式加入世贸组织之后，我国已经开始投入到全球经济一体化的竞争当中，要知道国际市场竞争要比国内市场激烈得多。国家机关、企业、事业各个单位档案信息的安全与保密可确保社会各行业在国际竞争的舞台上的公平、公正。如果出现某个单位档案信息被泄露，那么将会导致恶性竞争的情况发生，有关经营将会受到损失，同时也会殃及国家的经济发展，这会对国家推进综合治理平安建设的工作造成一定程度的影响。因此，不管是站在国家安全的哪个角度看，在国家综合治理平安建设的环境下，新形势的档案保密工作都发挥着重要的作用[2]。

二、新形势下的档案保密工作存在的问题

随着社会的发展和进步，档案资源的巨大社会价值逐渐被公众所认识。在这样的发展现状下，档案保密管理也显得尤为重要。档案保密关系到国家安全，是国家安全的关键。尤其是针对企业的发展而言，档案保密工作更是发挥着重要的作用，企业正处于发展的关键期，如果制订的发展规划以及策略没有做好保密工作，将会给企业在市场上的竞争带来不利的影响。就此，在档案的管理中，即便档案的开放能够使得更多人有效运用，但对于保密工作的开展却十分不利，只有将档案工作做好，才可以确保企业的稳定发展。

（一）档案保密意识淡薄，保密观念模糊

随着社会的发展，民主法制建设的进程不断推进，档案保密的项目和范围也开始逐渐减少。随着这种发展现状，人们的保密意识逐渐减弱，但这却并不意味着档案保密工作就无密可保了,相反，档案保密的形势更加严峻，保密任务和工作也更加艰巨。当前，我国档案保密工作的发展情况，可以分为两个阶段，这两个阶段是以改革之前与改革之后作为分界线，改革之前与改革之后呈现两种不同的保密工作局面。改革开放以前，对于保密工作，我国有一系列严格规定，档案的管理工作也十分封闭，这样使得人们难以接触到相关档案的资料信息[3]。在改革开放以后，人们在工作中实行大量交流，针对档案的管理越来越开放，人们可查阅档案以及运用档案，十分便捷、长以此往，人们的思想意识逐渐出现了变化，尤其是档案的有关管理人员的保密意识十分薄弱，认为只要档案公开了，则没有保密的必要，就此，在档案的管理工作中，并没有对保密工作加以重视，因而给企业带来严重的影响。

（二）档案保密制度不健全，措施形同虚设

我国有相关的法律来保护档案的保密性，对于不同的企业和单位，也有针对企业自身发展的规章制度，这些制度如果严格执行的话可以让档案的保密工作得到保障，但是在实际的工作当中，档案管理人员并没有严格地按照档案保密的相关规定来对档案进行管理。另外，这些制度在制定完成之后，需要在一定的时间内进行完善，但是在实际工作中，这些规定并没有得到改进，而是一直沿用，并且没有严格地执行，这就导致了规章制度形同虚设的局面。

（三）保密工作人员素质不高

针对档案保密工作而言，重要因素还是在于人员。各个部门针对有关人员的保密知识培训没有重视，导致保密工作人员并不知道怎样才能够有效防止档案信息被窃取。甚至有部分单位的一些重要档案也没有进行保密，无关人员也能够随意出入，渐渐失去它的机密性[4]。另外，涉密档案是党和国家的核心，但一些涉密档案工作人员素质不高，责任心、事业心和保密意识较弱，工作作风不严谨，将涉密档案和非涉密档案未分开保管，未按规定程序进行销毁和拆除，这将给涉密档案的保密性带来严重的泄露隐患。一旦被别有用心的团伙或者个人窃取，势必会给国家以及集体财产带来严重的损失，这类问题都是当前真实存在的，因此决不能视而不见。

（四）档案保密管理技术落后，与科技信息的迅猛发展矛盾突出

随着科学技术以及信息技术的不断进步与发展，在档案的管理工作中，也运用了很多高科技手段提升档案管理的效率，然而档案管理人员针对信息技术并没有充分的了解，例如网络病毒以及加密技术在当下信息时代都会给档案的安全性带来不同程度的影响，然而大部分档案工作人员针对信息技术的了解与掌握并没有与时俱进，使得保密工作屡屡出现问题。

三、新形势下的档案保密问题的应对策略

（一）加强保密的规范管理，增强法治意识

在档案管理中，有许多涉及到单位保密、国家军事、政治、经济等方面的信息。可以看出，任何档案信息的泄露都会对相应领域的发展产生很大的影响。因此，相关部门需要做好档案管理的保密性工作，确保档案的安全、完整。然而从当前实际档案管理工作中来看，针对档案的归档问题，没有将应该进行保密档案与不需要进行保密的档案区分开来，这样就加大了保密的档案泄露的可能性[4]。就此情况，一定要对档案实行分类管理，依照档案的加密等级，实行不同层次的管理。对这类材料的查阅权力也应该实行分级，这样才可以确保档案的保密工作有序开展，最大程度确保涉密档案文件的安全性。就有关档案管理人员来讲，进一步加强其法律意识，一旦涉密档案被泄露，势必要接受法律的制裁，而且在工作中也不要因为私人感情给他人开绿灯，一定要严格按照规定行事。

（二）涉密档案的管理和保密

涉密档案主要涉及的都是党与国家的秘密，事关党与国家的安全、军事活动以及经济发展，就此，为了进一步确保国家秘密的安全，一定要做好涉密档案的保管工作。

（1）涉密档案与非涉密档案实行分开保管，设好保险柜、保险锁以及防盗设施，在保管条件上要做到绝对的安全。其次，进一步加强涉密档案的日常管理工作。对于涉密档案的调阅、移出以及销毁等都应该严格按照规定手续办理，一定要通过相关领导人的审核、审批，严格履行登记与签字等各个手续，否则任何人都没有权力擅自调阅。另外，当涉密档案使用之后，要及时进行清对、检查，如果发现泄密或者失密等问题，要及时查清楚原因，并立即进行补救。

（2）档案的仓储管理是档案保密工作的重点。搞好仓库管理，档案保密性才能得到保证。因此，档案仓库应按照国家有关规定单独建立，尽可能做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开，并由专人负责管理，制定严格的仓库管理制度，无关人员禁止入内，做好档案的保密工作[5]。

（三）档案工作人员素质建设

再好的制度没有严格遵守与执行也只是无用功。不仅要重视档案管理中所涉及的硬件建设，同时还要进一步加强档案保密利用工作的思想建设问题。而档案管理人员的工作职责，就是切实维护档案的完整性与安全性。涉密档案管理者应提高责任感和敬业精神，认识涉密档案的重要性，树立严谨的工作作风和高度的保密意识，为保守党和国家的涉密工作做出贡献。档案管理保密工作是维护国家、企业和个人安全和利益的重要工作。因此，我们必须高度重视它。在档案保密的具体管理中会出现很多问题，需要加以防范，从而减少档案泄露的隐患。做好档案保密工作，无论是档案管理人员还是每一个公民，都有义务和责任。我相信通过我们的努力，一定可以把档案管理的保密性工作做好。

（四）把握电子档案和纸质档案的关系

纸质档案的管理，是做好档案保密与利用工作的基础。作为档案工作人员要对档案的保管工作做到守口如瓶，确保档案不丢失、不损坏、不外泄，切实为利用档案信息资源做出贡献。由于信息技术的不断进步与发展，现阶段，我国大部分的档案已经实行电子档案管理方式，并且已经将电子档案与纸质档案结合运用，为进一步做好电子档案的保密以及开发运用工作具有重要的作用。因此，面对高科技的挑战，必须要加强档案管理人员的素质培养以及硬件技术培养，切实提高档案管理工作服务水平。

（1）创造有力条件，提升档案工作人员的技术水平，特别是随着当前计算机的普及，管理人员一定要对计算机网络保密知识充分了解。另外，还要积极构建该部门信息系统主体，及时保持与外界关联行为进行约束机制配合，只要涉及网络涉密信息，一定要做到信息不联网、不公开，以确保信息的保密性[6]。

（2）增强对电子档案的科学管理。由于计算机技术以及信息化的发展，档案形式不单是传统的纸质文件，还有各类电子表格以及电子文档，针对档案材料的修改、定稿以及整理归档也不再是以往的人工抄写，这都可以运用计算机工具来完成。就此应该进一步加强电子档案的科学管理工作，依照电子档案的秘密等级实行科学有效的管理，进而明确借阅制度、使用权限，同时对存在涉密档案信息的计算机、存储载体与互联网物理隔离，这样可以确保对电子档案的安全管理以及安全使用。

（3）站在发展的角度来看，做好档案密级的调整工作发挥着重要的作用。因各个档案的独特性以及涉及的内容不同，随着时间的推移以及文件受环境影响发生的变化，档案在保管的过程中，密级通常会产生变化，如果秘密保管年限到期，就失去其保密价值，我们就无需当作保密文件实行管理，而是依照公开文件实行管理。就此我们应该依照实际情况结合发展的角度来对秘密等级实行调整，从而有利于档案的借阅与使用。

（五）对档案保密管理的机制进行完善

针对档案管理工作而言，有关管理机制要顺应时代的发展，进一步动态化调整，这样才能够做到与时俱进，适应保密工作发展的要求[7]。与目前不同类型档案保密工作要求与特征相结合，做好有关管理工作的改进与优化，制定相应的管理制度，提高管理工作的规范化。比如，当目前档案管理信息化建设的过程中，我们需要针对电子文件原数据的标准以及有关数据格式等实行进一步完善，并加强规范化管理，从而提升档案资料的安全性。

（六）对新的技术进行适应和有效应用

在开展档案工作的过程中，有关管理人员必须对各类计算机网络技术实行全面的了解，同时要掌握有关网络安全防范方面的操作，确保他们可以有效提升自身的档案管理水平。另外，有关档案管理人员还要积极学习相关知识，针对目前实际档案保密工作中的一些问题，要深入研究与分析，还可以通过与专家开展交流，有效攻克当前存在的问题。通过理论学习与实践融合，再结合目前档案保密工作的开展要求，进一步提高档案保密工作的开展水平。