国企档案电子化管理的安全策略

陕西延长石油榆神能源化工有限责任公司 李伟

一、档案电子化管理概述

（一）档案电子化管理概念

档案电子化管理工作，简单来讲，就是通过新时代计算机等设备，对各类档案资源进行数字化管理的一项工作。由于档案电子化管理需要用到各类新兴技术，因此表现为一定的信息化特征。档案电子化管理工作，突破了传统档案管理形式的束缚，能够实现对不同部门和不同知识的有机融合，是新时代发展背景下的必然要求。另外，电子化档案电子化管理模式的推出，有效解决了传统工作形式的不足，对各单位档案管理工作以及自身发展有着至关重要的作用。

（二）档案电子化管理的优势

以往，各单位档案管理工作通常是组织工作人员对各类纸质资料进行收集整合，记录单位发展过程中的相关讯息，但在实际操作以及后期档案使用过程中存在诸多弊端。档案电子化管理模式的推出，突破了传统档案管理形式的约束，解决了传统工作形式中的不足，促进了档案管理水平的提升。具体而言，档案电子化管理的优势表现为以下几个方面：首先，电子化管理模式的推进，极大地提升了档案的安全性，对各类原始资料能够起到较好的保护作用。由于档案资料对各单位发展有着重要的借鉴意义，而在工作过程中对档案资料的使用频率也相对较高，但在长时间使用过程中，纸质资料会受到一定破坏，甚至在部分特殊情况下，会导致重要资料丢失。而电子化管理模式的推进，能够对各类原始档案资料起到良好的保护作用，为后续各类档案资料的利用提供了必要的保障。其次，电子化管理模式的推进，有效提升了档案管理工作效率。传统纸质档案管理模式，在工作过程中需要投入大量的人力资源。而电子化档案管理模式的推出为档案管理部门工作人员提供了极大的便利，对各类想要查找的资料，只要输入某一关键词，在档案管理系统的支持下，可以快速找到相关资料内容以及纸质档案存储位置，极大地提升了档案资料查找效率，降低了人力资源投入。

二、我国档案电子化管理的现状

（一）档案电子化管理认识不足

档案电子化管理是社会发展过程中的必然要求，能够有效解决传统档案管理工作中的诸多不足之处，为各单位档案管理部门提供多样化的选择，促进档案管理水平的提升。不过，就目前档案电子化管理开展情况来看，部分公众对档案电子化管理缺乏必要的认识，仅仅是将档案管理工作与计算机等终端设备相联系，不能切实认识到档案电子化管理工作的诸多优势。另外，部分公众对档案电子化管理秉持消极态度，认为计算机等终端设备可靠性较低，倘若在运转过程中出现故障，会导致档案资料丢失。以上诸多因素的影响，致使档案电子化管理的推进受到约束。

（二）档案电子化管理的安全性问题

近年来，随着信息技术的不断发展，在一定程度上提升了信息传输效率，促进了资源共享。但是在信息化时代，公众对知识产权的认识相对不足。从这一角度出发，保障信息安全性维护知识产权成为新时代重点关注问题之一。档案电子化管理模式的推进，不得不将单位网络与档案管理系统相连接，在这一背景下，部分不法分子为了盗取企业相关信息，采取了诸多手段获取信息，导致企业档案管理受到影响，信息的安全性无法保障，致使企业发展受到相应的约束。

（三）档案电子化管理的真实性难以保障

档案管理工作以纸质形式开展工作，能够有效保障档案资料的真实性，任何修改行为都可以及时查处，并且对知识产权也有一定的保障。所以，纸质档案真实性相对较高。但是，随着电子化管理模式的推进，国有企业在存储档案过程中，需要对资料进行备份，在一定程度上致使档案资料被泄露的概率大大增加。加上部分不法分子的参与，导致档案资料的安全性受到影响，对国有企业档案管理工作产生了一定的影响。档案电子化管理模式的发展，为企业档案管理工作提供了诸多便利，降低了人力资源投入。但是也催生了大量违法行为，档案管理的真实性难以得到有效保障。

（四）硬件设施不完善

随着信息技术的不断发展，传统档案管理模式难以为企业在新时期发展提供必要的支持。因此，电子化管理成为当下国有企业档案管理工作的首选。但是，电子化管理对硬件设施有着较高要求，各项工作的开展需要完备的硬件设施作为保障。具体而言，档案管理工作是一项长期工程，既要保障档案管理的真实性，同时又要提升档案管理效率，因此对硬件设施有着相应的规定。不过，就现阶段国有企业档案电子化管理工作的实际开展情况来看，部分企业缺乏配套的硬件设施，导致档案电子化管理工作开展受到约束。硬件设施的不完善致使档案管理工作效率大打折扣，难以与新时期国有企业档案管理工作目标相对应。

三、国企档案电子化管理的安全策略

（一）档案电子化归档阶段的安全策略

1.签审后再校对，确保信息安全

就目前国有企业档案电子化管理工作来看，对于部分电子文件，在签审工作中与原稿存在一定的相似性。从这一角度出发，为了保障档案电子化管理的安全，应当在签审完成后再次进行校对，最大限度地保障信息安全。具体而言，对于签审的电子文件，在完成相关工作后，可以交由撰稿人对电子文件的内容进行再次审查校对，确保与原稿内容一致，方可进行归档。倘若签审完成后的校对工作，发现电子文件内容与原告内容存在差异，应当将电子文件进行退回，审查无误后再次进行归档处理。这项工作的开展，能够有效保障档案电子化归档阶段的安全，提升档案信息的真实性。

2.组织人力审核，保障归档安全

近年来，随着档案电子化管理工作的不断推进，国有企业档案管理工作实现了质的突破。不过，值得注意的是，尽管档案电子化管理能够有效提升档案管理效率，但是对于电子化归档工作也应组织相关人员进行核对，不能单纯依靠电子设备进行归档。倘若缺少人工核查，在一定程度上无法对电子文件归档工作有一个切实了解，进而导致文件丢失，致使档案管理工作受到影响。具体而言，由于档案电子化管理工作无法对部分细致档案进行分类，所以在归档阶段应当组织人力对档案信息进行审核保障归档安全，利用人工核对的形式能够对档案信息有一个全面了解，对各类电子文档进行分类，实现对档案归档的精细化管理。另外，通过组织人工开展审核，能够切实了解档案信息的真实性，判断电子档案是否存在病毒等情况，最大限度地保障归档安全，促进档案电子化管理水平的提升。

3.应用新型技术，保障归档安全

归档阶段是档案电子化管理工作的重点之一，能够对各类电子档案进行分类，进而统一归入档案管理系统。由于电子档案在归档前期和后期应当进行加密处理，所以从这一角度出发，应当采取行之有效的措施保障档案安全，防止电子档案丢失。具体而言，为了保障国有企业档案的归档安全，可以应用部分新型技术提升归档安全性，比如利用加密技术等对电子档案进行加密处理。倘若档案管理系统受到侵入，会导致各类信息文件的丢失，进而影响国有企业经营管理活动的推进。通过加密技术的应用，能够对电子档案的流转归档工作进行规范，最大限度地保障档案安全，同时在电子档案归档过程中，可以应用防火墙等安全技术，确保档案归档工作不会受到其他因素的影响，有效抵抗各类病毒的干扰，确保电子档案归档安全。

4.加大审核力度，防止信息混淆

随着档案电子化管理模式的推进，国有企业档案管理工作实现了质的突破，解决了传统档案管理工作中的不足之处，提升了档案管理效率。但是，就目前国企电子档案归档工作来看，部分企业仍然采用传统形式进行归档，比如利用U 盘等设备储存电子档案之后传送到相应的计算机，或者利用光盘等载体对电子文件进行归档。为了保障电子档案归档的安全性，相关企业应当组织工作人员对各类归档文件进行深入检查，了解光盘和U 盘等信息载体的安全性是否符合相关要求。同时，针对电子档案的相关内容进行检查，确保档案信息的真实性。另外，值得注意的是，利用U 盘等载体对电子档案进行归档工作，应当明确不同类别的档案归档要求，谨防在归档过程中出现信息混淆，进而影响档案管理质量。所以，针对利用光盘等载体对电子档案进行归档处理的企业，应当加大对电子档案的审核力度，确保信息传播载体以及档案内容的安全性，对于不符合归档要求的文件，应按照规定进行退回，确保档案符合安全要求。

（二）档案电子化整理阶段的安全策略

1.建设档案管理专职队伍，明确个人责任

随着信息技术的不断发展，国有企业档案管理工作选择电子化形式进行推进，极大地提升了档案管理效率。就目前档案电子化整理阶段工作来看，为了保障档案安全，应当建设一支专职队伍，对档案整理工作内容进行划分，将责任落实到个人，最大限度地保障档案整理阶段的安全。为了进一步提升电子档案的准确性，其应当将权力下放至档案管理工作的具体人员，明确个人责任，提升档案电子化整理工作水平，保障档案安全。由于档案类型多种多样，因此对不同类型的档案，在整理工作中应当组织不同人员进行整理。将档案电子化系统的若干工作对某一类别的工作人员进行授权，防止权力混用，致使档案整理工作的开展受到影响。倘若在国有企业档案电子化整理过程中，由于工作人员自身因素不得不更换新任员工开展档案整理，国有企业档案电子化系统的管理人员，可以将权力移交至信任的工作人员，对个人责任进行明确。同时，在档案整理过程中，由于人员变更而引发的诸多工作进行明确记录，尽可能地将责任落实到个人，提升档案整理工作人员的个人积极性，确保档案电子化整理阶段各项工作符合要求，保障档案信息的真实性，防止由于个人因素的影响导致档案资料混乱，确保档案整理阶段的信息安全。

2.设置“预处理”机制，提升档案整理效率

国有企业档案电子化整理阶段涵盖的要素相对较多，并且工作内容较为复杂，所以为了提升档案整理效率，保障档案安全，应当设置预处理机制，确保档案整理工作按照正确的方向推进，促进档案整理水平的提升。就目前国有企业档案电子化整理工作来看，在实际推进过程中，通常会出现资料繁多、整理任务量大、工作时间短等情况，极易导致相关文件的丢失，致使档案电子化整理工作受到影响。为了有效解决这一问题，国有企业档案管理部门可以设置预处理机制，对于已经检查无误的档案信息整合在一起，对于未曾整理的文件整合在一起，防止档案整理过程中，由于文件数量多而造成文件混乱，致使电子档案整理的安全性受到影响。通过预处理机制的建设，一方面能够有效提升电子档案存储的安全性，另一方面能够解决短期内档案整理量过大的现象，提升档案电子化整理效率。

3.定期组织抽检，保障涉密档案安全

国有企业档案电子化管理工作不仅仅是针对企业普通的文件资料，同时包含部分涉密档案。所以，对于此类档案的管理，应当确保各类文件的安全性，防止档案信息丢失。具体而言，可以组织专业人员进行涉密档案整理，谨防由于电子档案资料的丢失而引发诸多安全问题。另外，为了进一步提升涉密档案管理质量，国有企业应当定期组织相关人员对涉密档案整理工作进行抽检，最大限度地保障密集档案的安全。不仅如此，由于涉密档案在电子化管理模式下，需要存储在相应的系统内，倘若档案电子化过程中各项工作不符合处理要求，极易导致信息泄露。所以，为了保障涉密档案的安全性，档案管理部门人员应当采取电子与人工相结合的形式对涉密档案进行整理，最大限度地保障涉密档案的安全。

4.应用新兴技术，保障系统安全

电子档案归档工作是档案电子化管理至关重要的一步。因此，在入档前期和后期，应当结合认证技术与解密技术等进行应用，最大限度地保障电子档案归档安全。具体操作过程中，为了防止电子文件被损坏，可以在原有技术基础上，加设电子档案归档签署流程，确保文件在归档过程中不会丢失。针对电子档案管理系统而言，倘若受到木马病毒等的攻击，极易导致系统信息丢失，严重影响电子档案归档阶段各项工作的开展，致使国有企业信息安全难以得到有效保障。所以，从这一角度出发，电子档案归档过程中应当明确加密技术的重要性，通过对档案管理人员身份认证以及密码算法的设计，确保电子归档阶段各项工作有序推进。新兴技术的应用，能最大限度地保障电子档案归档安全。

另外，国有企业电子档案管理系统的建设，应当组织专业人员，对归档过程中可能出现的各类安全隐患进行排查。防火墙等新兴技术的应用，能最大限度地保障电子档案管理系统自身安全。目前，国有企业电子档案管理系统对防火墙的应用通常选用以下几种类型推进：首先是代理服务型；其次是包过滤型；再次是应用网关型。除此之外，还有多种形式以供选择，具体可以结合国企档案管理工作实际需求进行明确。通过对防火墙技术的应用，能够有效保障系统安全，为电子档案管理提供必要的保护。不仅如此，电子档案管理系统的安全保障也应加强对防毒软件的应用。结合新时期技术发展，定时更新病毒系统，谨防由于黑客的恶意破坏，致使电子档案管理系统的安全受到影响。

四、结论

总而言之，随着社会的不断发展，国有企业传统档案管理模式难以与新时期发展目标相对应。因此，必须结合新时期发展要求，推进档案电子化管理，提升档案管理工作效率，降低人力资源投入，保障各类原始档案资料的安全。但是，目前档案电子化管理工作中仍然存在诸多问题，比如病毒侵犯以及信息丢失等因素，在一定程度上制约了国有企业档案电子化管理效率。因此，必须采取行之有效的措施，加强对电子档案归档和整理阶段的管理，保障国有企业电子档案安全，为后续企业发展和各项决策提供必要的资料支撑，推动国有企业高质量发展。

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档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：统一电子档案入口。