论流通企业内部控制存在的问题及对策

2022-12-28胡文秀

全国流通经济 2022年3期

胡文秀

（上药康德乐（四川）医药有限公司，四川成都 610041）

流通企业主要从事商品批发、商品零售或者批发零售兼营的企业，通常把商品以批发价格、批零一价或低于零售价的价格，销售给供销企业、零售单位、个体商贩，不直接进入消费领域，具有一定特殊性。流通企业介于产业链上下游之间，上游与生产厂家、供应商合作，下游与零售单位、销售企业、个体商贩合作，需承受较大市场风险、经营风险，对企业内部管理有较高要求。流通企业要想增强风险防范能力，正确规避风险，就要完善内控体系，健全监督机制，通过内控来约束经济行为和各项业务的发生。然而，很多流通企业内部控制意识单薄，缺少专业内部控制人才，资金控制、预算控制、采购控制、销售控制、资产控制都存在不足，难以实现预期内控目标，存在较大风险隐患，不利于企业的发展。流通企业应转变管理观念，正确认识内控的必要性，积极解决内控现存问题。

一、流通企业业务的特点

流通企业是交易专业化的象征，拥有专业的交易技术、流通网络，可降低市场交易成本，提高交易效率，但需要承受来自上下游的风险。因此，流通企业应基于业务特点，设计出一套符合需求的内部控制体系。为深入了解流通企业内部控制建设问题，有必要预先了解流通企业的业务特点。下文详细分析流通企业的业务特点。

1.销售与收款业务发生频繁

流通企业日常经营中销售业务和收款业务量庞大，且每一笔业务的发生都涉及企业内部的多个部门，如：销售部门、信用管理部门、运输部门、会计部门等[1]。且业务流程中还涉及多个环节，如：订单业务、信用核准、发货、票据、销售、汇款、收款等。以销售业务为例，与销售企业的业务往来通常采用赊销交易，会产生应收账款。因此，该笔业务不仅涉及销售部门，还涉及信用部门、会计部门，需采取内控措施对业务与财务进行协调[2]。

2.应收账款发生坏账的风险较大

流通企业销售业务的交易对象主要是：销售企业、零售单位、个体商贩，且多采用赊销交易，款项回收是关键环节[3]。不同类型的交易对象，经济实力、偿债能力不同，且近些年出现了大量企业间的兼并、重组现象，给款项回收造成了诸多障碍，易发生坏账风险。因此，流通企业必须要采取内部控制措施，准确评价客户诚信状况，评估风险，建立客户信用控制制度，采取合理的营销策略和催款措施，降低款项回收中的风险，规避经营风险。

3.采购业务发生频繁

采购与付款是商品流通企业基本业务，采购业务发生频繁。而采购中不仅涉及企业内部，还涉及外部的供销商，且运行环节多[4]。例如，在商品的采购中，需要制定采购计划、签订采购合同、验收入库。而采购业务每个环节都涉及到钱和物，易产生漏洞，发生舞弊行为，使企业遭受损失。因此，流通企业要做好内部控制工作，规范业务的发生和运行。

二、流通企业实施内部控制的重要意义

1.有利于流通企业的持续发展

若商品流通企业缺乏内部控制，内部管理存在严重问题，导致企业资金使用效率低下，采购质量不合格，企业势必要承受巨大经营风险、财务风险，遭受经济损失[5]。流通企业加强内部控制，构建符合行业标准的管理体系，协调财务管理制度稳定运行，提高经营决策的正确性，保证战略计划顺利落实，便可促进企业可持续发展，保障企业效益最大化。

2.有利于公司内部治理

流通企业要想消除各环节工作分歧，就要做好内部治理。而内部控制是内部治理的重要手段，有效的内控是实现内部治理目标的保证，二者可相互制约、相互促进，助推企业经营目标的实现。例如，企业基于治理目标，对会计核算、财务管理进行内部控制，确保经济业务有序开展，便可为内部治理创造有利条件，奠定治理基础，提高企业管理水平。

3.有利于揭示财务管理问题

流通企业必须保持稳定财务状态，拥有充足现金流，才能满足采购业务需求，与上游企业保持良好合作关系。企业积极采取内部控制措施，监督检查财务管理薄弱环节，确认资金使用效益和效率，主动开展绩效管理。并根据绩效考核评价的结果，开展财务分析，便可揭示企业财务问题，找出财务管理问题的原因，帮助企业找到财务管理机制优化的方向，使企业财务管理现状得到改善，使企业保持良好财务状态，提升企业整体运营能力。

4.有利于保障企业资产的安全与完整

采购管理、库存管理、验收入库、合同管理等环节都易发生舞弊风险。如，采购环节，采购人员违规采购、高价采购；库存管理环节，违规领用库存物资，导致实物资产流失、浪费；合同管理环节，合同签订缺乏审核，存在规则漏洞，给企业带来合同纠纷等。采取内部控制措施，定期核查相关账目，检查财务报告、预算决策草案，以及相关经济资料，做好对会计信息处理、加工的监管工作，便可遏制舞弊行为，保障企业资产的安全与完整。

三、流通企业内部控制存在问题

1.资金管理控制薄弱

资金是企业可持续发展的物质基础，流通企业的经营需要有充足资金。目前流通企业资金活动主要包括：筹资活动、投资活动及资金运营。不论筹资活动，还是投资活动，亦或是资金运营都存在风险，关系到企业经营。然而，很多流通企业资金管理控制意识薄弱。如，筹资活动中不注重筹资规模、筹资成本控制，风险过大。另如，投资活动中，缺少对投资风险的评估，盲目进行项目投资，投资收益达不到预期，给企业带来巨大经济损失。

2.预算管理控制不足

预算是财务收支安排的依据，要想规范资金流转，约束不合理支出，就要做好预算管理。然而，很多流通企业对于预算管理的控制不重视，预算安排不合理，不论是预算编制，还是预算执行都存在问题。在预算编制方面控制，预算收入、预算支出编制都过于粗糙，大多以“增量预算”为主，预算审批不严，缺乏对商品流通行业业态的考虑。而在预算执行控制方面，多停留在事后控制层面，预算执行过程缺乏有效约束，预算刚性不足。

3.采购管理控制缺失

采购业务是商品流通企业核心业务，采购管理中采购业务和付款业务控制至关重要。但部分流通企业采购管理控制缺失，没有严谨采购计划，采购中缺乏与销售部门的沟通。由于事前沟通不足，不能根据实际库存情况进行采购，经过出现某一种商品缺货同时另一种商品积压的情况，导致库存资金难以得到有效利用，库存周转率不理想。而付款环节，预付货款审批慢，不仅容易使企业信用受损，还容易诱发合同纠纷，使企业面临法律风险。

4.销售管理控制缺位

目前流通企业对销售业务的管理，大多局限于业绩管理，对销售业务的内部控制不重视，存在销售内控缺位的情况。具体来讲，销售管理制度不完善，销售计划不明确，没有完整的管理流程，完全依照管理层口头指示进行管理。此外，对销售业务人员的管控不足，导致一部分业务人员行为不受控，在营销经费的使用中虚报费用，中饱私囊，甚至侵害企业的根本利益。另外，客户信用审查缺少，导致应收账款回收速度慢，存在较大坏账风险。

5.资产管理控制脱节

流通企业有诸多固定资产和无形资产，如房屋建筑、车辆、办公设备、基础设施等。然而，多数的流通企业对资产管理控制，停留在账面信息核对，资产会计核算层面，缺少对资产实物管理监督，资产管理与内部控制严重脱节。由于资产管理控制的缺失，导致企业资产的流转不规范，部分资产应入未入、该销未销，最终游离在账外。例如，一些没有使用价值的资产，要进行报废处置，相关账面信息却未及时做出处理，导致资产虚增。

6.高质量内控人才缺少

流通企业内部控制工作涉及到的部门多，如销售部门、会计部门、库存部门、运输部门、采购部门，涉及到的业务内容多，如采购业务、合同业务、产品业务、资金业务、税务业务等。因此，流通企业内部控制的复杂性、专业性强，对相关人员综合素质有较高要求，要求相关的工作人员懂财务、懂业务、懂税务、懂金融，可基于企业的战略计划，对各项业务进行针对性控制。然而，商品流通企业一直以来重视的都是营销人才储备，对管理人才储备不重视，普遍缺乏专业内部控制人才，导致流通企业现有内部控制工作人员，大多不具备内部控制的实践经验，对内部控制理论不熟悉，难以及时发现企业内部的问题。

四、流通企业加强内部控制的对策

当前一些流通企业内部控制不足，资金管理控制薄弱，预算管理控制不足，采购管理控制缺失，销售管理控制缺位，缺少高质量内控人才，内部控制的效能发挥不明显。因此，本文针对现存问题对流通企业加强内部控制提出合理改善建议。

1.加强资金管理控制

企业经营发展离不开资金的支撑，加强资金管理控制至关重要。因此，流通企业应基于战略目标和战略计划，结合《会计准则》要求，对筹资活动、投资活动、资金运营进行有效的控制，从而帮助企业规避资金风险。筹资活动控制方面，要基于企业的偿债能力、经营状态，控制筹资规模、筹资成本、筹资风险，将筹资规模控制在企业偿债能力范围内，选择适合的筹资渠道，避免筹资规模过大，导致企业无力偿还到期债务，陷入资不抵债的局面。在投资活动控制中，投资决策前要做好市场调研，分析项目的风险系数，预测投资的收益，从而合理调度资金，保证资金链稳定性的同时，兼顾投资收益，防范投资失败对企业经营造成严重负面影响。在资金运营控制方面，要做好资金规划，完善资金使用授权、支付审批制度，监督资金运用情况，关注资金使用效益，从而充分发挥企业资金价值。

2.加强预算管理控制

加强对预算管理的控制，对预算编制和预算执行进行约束，才能使企业的预算资金得到合理的配置，高效的利用，提升预算资金的使用效率和效益。因此，流通企业要加强对预算管理的控制。为提供预算编制质量，要成立预算委员会，专门负责预算方案的研究和商讨，并定期组织各部门召开预算会议，合理确定预算编制周期。在预算编制阶段，预算委员会要积极进行预算调研、取证工作，实事求是，基于实际需求进行预算编制，落实“零基预算”，采取“二上二下，分级编制，逐级汇总”的预算编制程序，按轻重缓急，对预算支出进行合理安排。而且要加强对预算调整审批，提高预算刚性，杜绝预算随意调整。而预算执行阶段，要制定明确管理办法，对预算执行关键点、控制做出规定，严格控制预算支出行为，防范“跑、冒、滴、漏”的发生，尽可能做到“量入为出、收支平衡”。

3.加强采购管理控制

流通企业采购业务出现问题，将直接影响流通企业的生产经营。因此，流通企业要加强对采购业务的管理，对采购环节与付款环节进行有效的控制。首先，在采购环节，流通企业要明确采购的定额，制定详细的采购计划，编制采购清单，从而避免盲目采购。采购计划制定后，要交由业务部门确认，交由财务部审核，确保采购的合理性、经济性，提高库存周转率，避免库存积压。其次，流通企业要加强采购成本控制。在采购过程中，企业要采购合理的采购方式，与上游供应商建立长期合作关系，合理确定订货批次，缩短采购时间，从而科学控制库存成本，降低采购成本。最后，为降低采购合同风险、信用风险，流通企业要加强供应商管理，加强对供应商信息的收集，定期评估供应商合同的履行能力。

4.加强销售管理控制

销售的完成，意味着现金的流入，销售和收款作为企业经营管理的核心，其内部控制的好与坏直接影响企业经营状态。做好销售管理控制，才能实现企业销售利润的最大化、收款风险的最小化，帮助企业最大限度获得有质量的销售收入，保障资金能顺利回笼到企业。销售管理控制的主要环节是：销售合同控制、收款控制、出货控制、退货控制，等等。销售合同控制控制方面，流通企业要对合同的签订、合同的审核、合同的保管进行控制。合同签订前要正确评估客户的授信额度，将赊销合度控制在授信额度范围内。签订签订时，要做好合同谈判和审核，规定合同履行义务完成时间，确保合同如期履行。在合同保管方面，要加强授权控制，避免合同冒领和遗失。收款控制方面，要明确收款程序，避免业务人员违规接触款项，规范业务人员、销售人员的行为，杜绝营私舞弊。在出货控制方面，要规范发货和退回流程，加强发货监督，发货单必须加盖专用章，杜绝无手续发货。退货控制方面，退回的货物必须要填写销售退回通知单，注明退货原因、名称、数量、价值。

5.加强资产管理控制

资产流失和浪费，不利于企业的稳定发展。因此，流通企业要加强资产的管理与控制。具体来讲，流通企业要定期做好资产盘点，摸清资产底数，制约资产流转，做好实物资产清查工作，不能仅停留在账面信息核对层面，要认真核实实物资产的存量。在资产清查过程中，要确认好实物资产状态，查明盘盈、盘亏、报废、损毁等原因，避免资产脱离控制，从而提高资产的利用率。此外，要管控资产实物形成关口，对资产购置、配置、使用都做出明确的规定，不可无序增加资产实物，更不能滥用资产预算。另外，要加强资产处置控制，明确资产处置程序，提高资产处置透明度，遏制资产违规流转，避免虚增、虚减资产。

6.引进高质量内控人才

倘若流通企业没有专业内部控制人才，内部控制工作自然难以推进。因此，流通企业要优化人才结构，引进高质量内控人才。人才结构的优化，要从内部培养和外部引进两个方面入手。从内部培养方面来讲，为完善现有人员知识体系，使其胜任内部控制工作岗位，要组织相关人员进行轮岗学习，帮助内控人员了解业务、了解财务，从而使其能够准确识别内部控制的关键点。而且要聘请专业的讲师，定期进行专业技能的培训，学习先进的内控知识和技能，提升岗位适应性。从外部人才引进方面来讲，流通企业要提高招聘门槛，加强管理人才储备。流通企业可基于内部控制工作岗位任职要求，招聘懂管理、懂业务的专业内控人才，构建高精尖管理团队，为内部控制工作任务落实提供人力资源支持。