检察机关档案工作规范化管理发展分析

2022-12-28交口县人民检察院庞樑

区域治理 2022年15期

交口县人民检察院庞樑

前言：在信息化的时代背景下，档案管理工作也逐渐朝着规范化的方向发展，档案规范化的发展趋势对提高档案管理工作效率和质量起到了重要的作用。在这种新的要求和发展背景下，检察机关的档案管理工作也需要不断地优化创新，以更加系统化、更规范的档案管理来推动各项工作的顺利开展。对检察机关档案工作规范化管理发展进行分析，能够为促进档案工作规范化管理水平的提高提供一定的思路。

一、检察机关档案工作规范化管理的重要性

（一）记录检察工作的发展历程

检察机关档案管理中保存的各类文件，都是检察机关开展的各项工作最原始的记录。在对我国检察机关的发展历史进行研究的过程中，不仅能够从各种档案文书中找到与当前规章制度有所出入的部分，也可以对以往检察机关所处的社会环境和时代背景进行研究，还能够反映出检察机关在工作开展中取得的各项成果。[1]检察机关的人员不仅能够从这些档案文件中吸取以往工作的经验教训，还能够对当前检察机关工作的开展起到一定的指导和推动作用。而在对系统的、完善的同类型文件进行研究之后可以发现，这些文件的演变和发展是有规律、有脉络的，因而对于检察机关来说，可以将这些档案文件看作是一种信息资源，对促进现阶段检察机关工作的开展具有重要作用。

（二）指导检察工作的重要依据

开展工作的过程是一个不断探索、改进和优化的过程，我国的检察机关从成立以来，对各项职能和具体的工作职责不断进行补充完善，及时找出工作中存在的问题，调整与实际情况不相符的部分，逐渐形成当前检察机关比较完善的工作流程和机制。在这个过程中，记录的档案文件具有极大的利用价值。[2]尽管在工作开展的过程中能够发现一些问题，但随着时代的发展和社会的进步，一些原本适用于检察工作的规定可能不适合当下环境。借助档案文件能够通过定期复盘来发现以往工作中存在的问题，从而进一步推动检察工作朝着更加科学的方向发展。建设法治社会是当前我国社会发展的主要目标之一，检察机关在促进法治社会建设发展的过程中发挥着重要作用。检察机关需要重视档案管理工作，以承载着各类信息资源的档案文件作为预防职务犯罪、开展行政检察监督业务的重要依据。在检察工作结束后，也需要及时结合档案资料总结经验，在突出实际工作结果的同时，也能够对工作中是否存在失误的情况进行检查，从而确保各项检察工作的科学性。

（三）有利于提升检察工作水平

伴随着时代和社会的发展，各种社会信息的不断增加，使得检察工作会产生大量的档案信息，在给各级检察机关工作的开展造成了较大压力的同时，也使得检察机关的档案管理工作暴露出一些问题。[3]在档案信息化的发展趋势下，检察机关需要从档案工作的问题入手，针对以往档案工作中存在的资料收集不齐全、制度制定不到位、档案工作缺少规范化等问题，对档案工作的开展流程和工作内容等进行持续的优化和改进。从这一方面来说，推动档案工作朝着规范化的方向发展，不仅是能够有效促进档案管理工作创新的有效措施，还是对当前检察机关人员工作能力和档案管理工作提出的挑战。正是有这种压力，才能够推动检察机关在开展工作的过程中不断探寻新的档案管理工作模式，不断提升检察工作水平，从而更好地发展检察机关在建设法治社会中的重要作用。[4]

二、检察机关档案工作的主要内容

在建设法治社会的背景下，检察机关的重要性逐渐凸现出来。检察机关的档案涉及检察机关工作开展中的各项业务、队伍建设、管理活动等检察实践中产生的各种形式的档案资料。以往档案管理工作中的档案资料都是由纸质文件构成的，而在现代科技不断发展的背景下，档案信息管理系统的应用使得纸质档案、实物档案、录音、录像、照片等多种形式都可以被作为档案文件被收集和保存，不仅丰富了检察机关档案管理的信息载体，同时也为档案管理工作内容的完善提供了技术层面的支持。[5]

从检察机关的工作职责来看，档案工作的内容在结合检察机关工作需要的前提下，具体包括诉讼档案、文书档案、音像档案以及实物档案四个部分。从诉讼档案的角度来说，检察机关在办案的过程中需要依据相关的法律标准和自身发展的需要，收集整理形成包括诉讼文书、视听资料以及其他类型材料的诉讼档案。这些诉讼档案按照不同的分类标准被分类保存。例如，依据案卷性质来划分，可以将诉讼档案划分为立案、侦查、审判、执行、监督等多个类型；依据形成过程进行划分，主要包括审查批捕、审查起诉以及立卷等环节。[6]依据不同的划分标准，档案资料在各类检察工作中的作用也能够体现出一定的差别。在开展检察工作的过程中，需要结合检察工作的具体要求，选择更符合检察工作实际情况的内容作为工作开展的依据。具体来说，检察机关档案工作的内容主要是指以下几个部分：

从文书档案的角度来说，文书档案主要是指检察机关各种工作活动的历史记录。这些记录不仅承载着检察机关历史变迁的记忆，还能够从侧面反映出国家在不同时期所采取的各项方针政策，对于从检察机关建设的角度研究我国检察工作的发展历史具有重要作用。

从音像档案的角度来说，录像带、录音带、光盘等各种音像档案能够被收录到检察机关的档案文件当中，不仅代表着技术的发展和进步，还能够通过更真实的记录过程为检察工作的开展创造良好条件。

从实物档案的角度来说，实物档案往往是针对一些在特定的时期和重大活动中形成的，具有保存和研究价值的实物。基于实物档案的重要价值，检察机关在开展档案管理工作的过程中通常需要严加看管。

结合检察机关档案工作的内容，针对当前检察机关档案工作开展中存在的问题，面对时代和社会发展对检察工作提出的新要求，检察机关需要重视档案管理工作，充分发挥档案管理工作在开展检察工作中的作用，不断提高检察工作水平。

三、检察机关档案工作规范化管理发展的具体措施分析

推动检察机关档案工作朝着规范化的方向发展，是符合当前时代和法治社会发展趋势的，能够对推动检察机关工作水平提高起到积极作用的重要途径。结合当前检察机关在开展档案管理工作中存在的诸多问题，要想实现推动检察机关档案工作规范化管理的目标，可以采取以下几个方面的措施：

（一）保证档案工作的质量

资料收集不齐全是当前检察机关档案管理工作开展过程中存在的一个主要问题。在我国社会不断建设发展的背景下，刑事案件和公诉案件的范围不断扩大，种类也随之增多。在收集和整理归档这些档案资料的过程中，很容易因为缺少对档案工作质量的重视而导致档案资料不全面，影响到档案工作的开展质量。而通过前面的分析可以得知，检察机关作为国家机关的重要组成部分，在建设法治社会的过程中发挥着重要的作用。检察机关各项职能的健全和完善，包括各办案部门、办公室以及政工部门在内的各个具体部门工作的开展，都需要凭借档案管理工作收集到的档案资料来作为优化调整的参考依据。如果档案资料收集不齐全，不仅会影响到档案工作的开展质量，还会对检察机关各项职能职责的行使产生一定的影响。因而从这一方面来说，要想推动检察机关的档案管理工作朝着规范化的方向发展，首先就要保证档案工作的质量。

要想保证档案工作的质量，最主要的就是要针对档案资料不齐全的问题，提高对档案质量评价格工作的重视程度，重视各种档案资料的归档管理工作。首先，需要保证接收档案资料的规范性和秩序性。坚决杜绝归档资料由部门或个人保存，杜绝拒绝归档的行为，对于归档的资料文件不符合要求的，需要督促相关部门或个人对归档资料进行及时整改，确保各类档案管理文件能够在规定的时间内实现及时归档。其次，基于当前部分归档资料的复杂性，为了能够保证归档资料的完整，在收集各种归档资料的过程中可以适当扩大归档资料的收集范围，对于一些难以取证的资料可以采取征集、复制等形式，重视实物档案在档案资料收集中的作用，以丰富档案资源类型的方式，更好地满足收集归档资料的要求，进而提高档案管理工作的质量。第三，在开展资料收集工作时，可以通过定期开展质量评价活动，对一段时间内检察机关工作开展后的归档资料收集情况和质量情况进行检查。针对质量评价格活动中发现的存在漏归文件或未补齐归档资料的案件资料，需要及时补充归档资料，并对资料的收集时间限制期限，以此来不断提高归档资料的质量。

（二）严格贯彻规章制度

基于检察机关本身在我国建设法治社会中的重要作用，在促进档案管理工作朝着信息化发展的背景下，我国针对检察机关的档案管理工作出台了一系列的档案管理政策和规章制度。这些规章制度不仅能够作为检察机关档案管理工作开展的主要依据，还能够对档案管理工作的开展起到一定的监督和规范的作用。而从当前检察机关档案管理工作开展的实际情况来看，制度执行不到位仍然是其面临的一个非常重要的问题。尽管各项制度能够实现对检察机关档案管理工作的全覆盖，但如果没有真正落到实处，仍然难以取得良好的效果。档案管理工作在检察机关工作中占据着重要的位置，要想推动检察机关的档案管理工作朝着规范化的方向发展，还需要严格贯彻相关的规章制度，才能够更好地满足检察机关档案管理工作的开展需要。

具体来说，贯彻落实好档案借阅制度。检察机关在开展工作的过程中，通常需要通过调阅诉讼卷宗来辅助工作的开展。借阅制度的出台，不仅为各个部门借阅档案资料提供了更加规范的依据，同时也能够对督促各种档案资料的及时归档起到一定的作用。严格执行借阅制度，依据借阅制度来开展档案的查阅、摘录、复制以及借出等工作，对于未能够及时归还档案资料的、私自篡改档案资料、丢失档案资料的行为，需要依据借阅制度来追究相关部门和人员的法律责任。其次，检察机关在开展档案管理工作的过程中，也需要积极通过自查自评的方式来对内部档案管理工作进行监督，在督促各类档案管理规章制度得到贯彻落实的同时，督促相关人员自觉依法履行档案管理的规章制度，从而更好地满足档案管理工作规范化发展的目标。第三，在进行归档管理工作的过程中，需要注重从档案的分类、案卷内容的排列、编制案卷目录等方面开展工作，不断提高档案管理工作的开展效率，并在整理案卷资料的过程中更加注重档案资料记录的各种信息资源的开发利用，以此来促进档案管理工作水平不断提高。

（三）建立健全档案安全管理体系

确保档案安全是档案管理工作最为重要的前提，也是档案管理工作需要重点关注的内容之一。检察机关工作会产生许多重要的文件资料，建立档案安全管理体系，不仅能够有效保障各种档案资料的安全，还能够对提高档案管理工作的质量起到一定的积极作用。检察机关要想促进档案管理规范化，还需要建立健全档案安全管理体系。

首先，在健全档案安全管理体系的过程中，需要保证存放各种档案资料的库房设施的安全。结合检察机关档案管理工作的实际需求，将监控报警、防火防潮、驱虫杀菌以及温湿度调节等现代化的设备应用到库房安全管理工作当中。其次，在建立档案管理安全体系时，还需要重视档案库房的管理工作。登记借阅、检查的资料严格，定期对库房内的资料进行检查和清点，用以确保能够实现档案库房的安全管理。第三，除了各种实物物证之外，当前档案信息管理中更多需要依赖信息管理系统才能够实现更多档案资料和数据信息的处理。保障档案信息管理系统的安全，也是检察机关档案管理工作中需要重点关注的一个方面。检察机关需要确保信息数据安全，充分发挥信息化技术手段的作用，依据国家对档案信息资料安全等级保护的具体要求，结合安全保障技术方法，让信息管理系统中的各项档案数据能够安全运行。

（四）充分发挥档案数字化管理的作用

在对档案管理工作的作用和意义进行分析之后可以发现，从本质上来说，档案管理工作的开展，最主要的就是能够为相应的组织提供档案资料方面的服务。，检察机关要想推进档案管理工作朝着规范化的方向发展，也需要重视档案的服务性。在信息化建设发展的背景下，我国的档案管理工作朝着信息化和数字化的方向发展，要想提高检察机关档案服务的质量和水平，需要在实现档案数字化管理的基础上，以开发利用档案信息资源为主要目标，充分挖掘档案在检察工作中的作用和价值，让档案信息资料为检察工作的开展提供更加科学的依据。

具体来说，充分发挥档案信息数字化管理的作用，通过大数据和信息管理系统的应用对档案信息资料中体现出来的犯罪规律进行分析，找出各种犯罪形成的原因，并依据档案信息资料来编写相关的案例，将其作为立法和完善法律的重要依据，同时也能够为普法教育工作的开展提供更有说服力的素材，从而更好地满足检察宣传服务的目标。其次，从检察机关内部来说，检察机关需要充分发挥内部局域网的作用，根据整理归纳后的档案信息材料制作调查分析材料，撰写与检察工作相关的宣传文章，不断扩大检察工作的社会影响。第三，在开展档案管理工作的过程中，还需要为档案管理工作的开展配备各种更先进的、更高质量的硬件设备，保障各类档案资料能够得到完整的保存和管理，在提升档案管理工作质量的同时，也能够为档案管理工作的开展提供更加便利的条件。在这个过程中，还需要重视档案管理应用的现代化设备，优先配置档案室工作开展所应用的各种设备，以便满足检察机关档案管理工作的开展要求，让检察机关在建设法治社会中发挥更大的作用。