电子发票在企业财务管理中的风险防范与控制

2022-12-27黎云

现代营销·经营版 2022年1期

黎云

〔国科（佛山）检测认证有限公司广东佛山 528200〕

引言

“互联网+”技术提高了各产业的工作、管理、服务的效率，而在财务管理过程中合理运用电子发票技术，呈现出财务管理的网络、电子、无纸化特点，解决传统财务管理操作、技术投入、档案管理不系统的安全隐患，以便在搭建电子发票控制系统及管理平台的过程中，提高财务管理的有效性，也能解决企业运营、发展过程中的问题。另外，财务管理人员也需要确立财税一体化的管理模式，在厘清管理风险及难点的基础上进行风险控制。

一、电子发票在财务管理的应用优势

（一）有利于提高财务管理效率

电子发票可规范地呈现纳税人信息、发票代码和号码、税种品类、具体货物或应税劳务、服务等信息。此类信息可为财务管理日常工作提供详实的数据，以便根据电子发票信息核查纳税人、纳税信息、收支金额等财务金额，这也为财务管理工作提供一定便利。由此可见，财务管理人员需要结合纳税信息情况进行发票管理，再根据纸质发票、电子发票的特点进行资金审核。在此过程中，财务管理人员也可在无纸化办公作业中进行月成交量、月交易额的审批及管理，通过在软件中自动处理与财务信息相关的开票、报销事项，有利于消除发票使用方面的问题。

（二）有利于降低开票的成本支出

纸质发票长期使用一定会出现一定成本损耗，原因是纸质发票的纸张、字据会出现一定磨损。在税务部门现场检查、管理过程中，庞大的纸质发票也需要投入大量的人力、交通、技术成本，才能进行单据的审核操作。因此，合理使用电子发票，借助计算机技术、自动化技术进行一体化的信息处理，同时在专业财务人员的审核支持中，进行重点税收、财务单据的审核操作，有利于降低传统财务管理费用投入。例如，审核人员仅需要求财务管理人员，将重要的财务单据以邮箱的形式传递至官方邮箱账号当中，再经过系统的审核将指定的发票单据、税收单据反馈给消费者，有利于降低传统财务管理的经营开支。

（三）有利于提高资产核算效率

电子发票具有便于存储、查看、携带的优势，所以财务管理人员应当结合系统的财务核算流程，对普通、专用的发票进行整理操作，并在有效的归档、分类中进行资料的优化工作。因此，电子发票能够降低合同管理、财务管理不规范的问题，以便在风险控制中展开财务信息的核算操作。另外，在大数据的操作环境下，税务部门可自行建立一个标准化的审核账户，通过审核不同企业、部门所提供的海量数据信息，同时在商品流转、增值处理过程中进行“全寿命周期追踪”操作，以便在标准化核算监控、收票核算过程中，建立一个具有财务分析、报税、审核于一体的资产核算模式，促使整体财务管理、核算工作均在电子化流程中进行，由此可方便管理人员进行实时的财务、税务信息的监控工作。

二、电子发票的应用及发展方向

2015年国家税务局启用了增值税电子发票，原因是此类工具具有较好的应用优势，可在计算机中快速、科学的查验财务、税务信息的流转情况，也具有低印刷成本的特点。随着电子发票应用规范的不断具体化，2020年增值税电子专用发票也得到推广，这也象征着电子发票可大规模地代替传统纸质发票。具体来讲，可通过数字化的形式呈现发票中的编码、开票日期、购货信息、密码区、价税指标等内容，这也为企业的快速交易、数据交换、成本控制工作提供了技术支持。由此可见，将电子发票作为财务管理的重点，通过建立会计信息档案，在有效的共享服务支持中合理审核可支付宝、微信支付等第三方电子货币的交易活动、使用情况，同时在“互联网+”技术的支持下进行财务管理工作。另外，电子发票可将数字、交易情况在专业财务软件（ERP、CRM、SCS等）的支持下进行表现，所以电子发票能够融合实体交易和移动支付的特点，在有效的存储、流转、查询、控制中来确定符合发票管理的管理流程，从而提高了发票使用及管理的科学性及安全性。

三、新形势背景下电子发票在企业财务管理中的风险控制难点

（一）重复报销问题

电子发票应用期间，财务管理人员可在筛选后进行打印、上传、入账操作，但这一过程可能会存在重复报销的问题，即同一单据被反复、多次上传至财务系统中，导致现金流量表、财务系统中出现重复的账目，进而导致财务数据失真的现象发生。其中，在电子表格台账管理过程中，若财务人员没有规范地处理代码、编号、开票日期、单据内容、金额等信息，可能会导致整体财务信息与相关控制标准存在一定出入，影响了报销申请的质量。另外，若财务人员对交叉信息、单据处理不科学，如未注明报销、支付状况时，也会导致关键的财务信息出现填报错误的问题，故需要重视电子发票唯一代码、发票票号的审核与管理工作。

（二）发票管理不科学问题

发票管理过程中，若企业自身信息化技术的应用水平不足，可能会导致后期报销管理、办公系统中电子发票管理与事实存在一定出入，影响了发票管理的水平。其中，电子发票常规管理需要从票号、代码、开票日期、价税合计金额等项目进行，通过及时将不同信息传递至核心处理系统中，能够在数据库中建立一个电子发票的数据库模型，可方便财务人员进行电子发票信息的审核操作。但是，若审核期间未建立起系统的审核体系，如系统对比模式与既定标准不符，会出现报销、审核方面的问题。例如信息化系统未录入电子发票抬头或报销人姓名时，可能会影响内部考评的准确度和质量，出现发票信息与控制标准不统一的情况发生。另外，若系统中显示某一财务发票单据已经上传成功时，财务管理人员没有清晰地进行标识，可能会造成资料重复上传的情况。因此，财务管理人员需要建立起科学的、系统的电子发票控制系统，在对比纸质发票、电子发票内容的过程中进行信息录入，方便审核人员将电子版发票、二维码信息传导至模型当中，也能在查验发票代码的基础上审核发票使用方面的问题。总之，建立起电子发票管理模型（App），在必要的上传管理、二维码分析支持中进行资料的审核工作，也能进一步提升财务信息的准确度。

（三）电子发票真实性评估困难

在应用中，电子发票可能会受到画图软件的影响，致使部分信息失真的现象发生，原因是随着修图技术、画图技术的不断完善，电子发票中金额、单据、发票抬头可能会受到此类软件的篡改，影响了发票的正常使用。一般来说，若发票审核的业务量较大时，财务人员无法逐个在国家税务总局中核对电子发票的真实性，可能会导致发票造假现象的发生。特别是部分信用度较差的职工可能会出现此类状况，进而影响了电子发票管理的真实性。因此，财务管理人员可要求报销人在进行报销工作前自行查询，并将查询结果附在报销单据中，待完成项目审核后可进行正常的报销操作。

（四）电子发票信息安全问题

电子发票主要存储在网络环境当中，而在计算机病毒的影响下，可能会为部分黑客、犯罪分子创造良好的犯罪机会，进而导致企业的财务信息安全受到威胁。另外，现阶段电子发票管理模式并不系统，可能会增加电子发票管理、审核操作的困难，也不利于实现一体化财务管理模式。因此，财务管理人员务必充分认知电子发票安全问题的审核工作，通过建立一个安全的财务管理防护系统，对管理者、操作者的身份进行审核，确保整体电子发票管理业务均在合法、合规的状态中进行，有利于提高电子发票管理的效率。另外，建议线上“一体化”电子发票的管理、操作体系，针对报销人的身份进行审核，同时在安全的线上交易平台中建立起一套自动开票模式，规范地向财务管理人员提供专业性的服务信息，有利于提高电子发票的引用效率。

四、电子发票在企业财务管理中的风险控制要点及创新措施

（一）建立电子发票风险控制规范

建立符合企业发展的财务管理模式，重视电子发票风险标识、风险控制管理，再结合流程化的共享服务模式进行控制优化，有利于消除审核不规范的操作隐患问题。具体而言，财务人员需要注意以下两点。

第一，确立标准化的财务共享服务机制，研讨线上电子发票的审核重点和审核难点，总结金额、单据、发票抬头、金额等项目的管理工作，以便在共享服务中心的控制下建立流程化的财务管理方案。其中，在共享服务中心财务信息审核过程中，财务管理人员需要将企业OA出账系统与移动App相对接，在第三方控制平台中进行发票卡包的管理、财务数据审核、电子发票管理操作，也能在规范的实践体系中解决数据资料应用的难题。

第二，共享服务中心电子发票程序设定过程中，财务人员应当使用智能化的管理系统，对台账、发票内容进行审批和管理，通过建立中心化核算机制进行控制对接和入账管理，有利于提高电子发票审核的有效性。同时，财务人员需要利用服务器建立其电子会计档案，在优化共享服务体系的过程中建立符合财务管理的工作模式及工作流程，可为财务管理人员提供可靠的档案资料内容。

第三，提高服务共享中心的管理、服务、应用水平，积极推广与电子发票相关的控制模式，有利于全面提高电子发票的应用效率。在此过程中，财务管理人员应当与基层管理部门、企业高级管理人员建立合作关系，通过搭建一个科学的、可靠的、优质的共享服务中心平台，能够逐步提高财务共享服务的效率。同时，财务管理人员应当结合不同项目的价值、结算方式进行统计与监控，在凸显出市场主体问题、电子发票应用规则的基础上提高电子发票的适用范围，以期建立一个集管理、服务、销售、采购、报账于一体的电子发票共享服务平台。此外，财务管理人员也需要及时满足共享服务中心的管理需求，在挖掘数据服务价值、应用价值的过程中提供可靠的决策方案，总结出适合企业发展的运营模式、财务管理模式和电子发票的应用模式。总之，利用电子发票建立起一个可靠的数据服务平台，在调研电子发票适用范围、使用要求的过程中确立有效的服务决策方案，也能提升经营服务的有效性，打造出一个具备数据分析、数据积累、会计分析、会计核算的账目处理方式，也能在风险控制型财务管理的支持下，打造出一个积极的发票应用氛围。

（二）优化电子发票重复及识别问题

优化电子发票重复报账的问题，建立起一个有效的报账服务模式，针对电子发票的使用方向确立科学的识别及控制模式，有利于以提高电子发票的应用效率。具体而言，需注意以下几方面。

第一，审核电子发票的报账情况，结合相关控制标准探讨电子发票的使用、查验需求，同时在必要的申请处理和优化服务下，确立符合电子发票应用的查验管理规则。其中，财务管理人员需要对已完成记录的电子发票进行评估，在提高电子发票数据准确性的基础上建立完整的数据库，方便在信息化技术中对电子发票内容进行对比监控，可消除电子发票的应用难题。

第二，会计台账、会计凭证人工查验管理中，财务人员应当不断累加、不断完善数据库模型，通过审核发票台账和会计凭证信息的完整度，同时在提高查验效率的过程中建立客观的服务模式，有利于全面提高财务管理的有效性。同时，财务管理人员应当与行政、人事、管理人员建立合作关系，在理清信息化服务手段的过程中建立发票管理系统，解决发票录入重复的问题。

第三，利用信息化技术建立电子发票的应用模式，如可利用二维码、条形码进行发票审核及扫描工作。其间需利用扫码枪提取电子发票的重要信息，在自动查验控制中补充、管理、提取、分类已报销和未报销的信息，同时在提高数据源应用稳定性的过程中，进行会计凭证信息的管理和优化工作。例如财务人员可建立“关键词”检索模式，在信息化技术空间中校对电子票据抬头、金额、开票日期、编号等项目，在勾选、核查、监控中进行管理工作，也能减少传统电子发票管理所使用的时间。

（三）提高电子发票电子档案管理的效率

提高电子发票电子管理的效率及质量标准，收集与财政、法律、税务相关的文件资料及服务标准，再将此类信息整合至财务管理过程当中，有利于提高电子文件的存档及管理质量。因此，财务管理人员需要从以下两方面进行管控服务。

第一，确定电子发票抬头及文件案例资源，在大数据的支持下进行档案优化，要求服务、管理、业务人员充分了解电子发票文件的所涉及的内容，在规范电子发票命名方法、资料传输方法、邮件编辑方法的过程中确立科学的信息服务机制。第二，财务管理人员应当明确电子发票的填写要点，期间需要利用真实的管控模式确定发票内容。比如，报销者需要利用纸质打印文件作为辅助依据时，需要报销者同时提供国家税务局的佐证作为支持，以便消除数据造假方面的嫌疑。同时，财务人员需要建立同步上传、同步审核的依据，通过比对不同文件、不同单据的特点，在纠正财务信息问题的过程中确立翔实的资金审核模式，以便在备份、管理、存储控制下得到一个适合财务管理的电子发票使用模式。总之，通过确立会计凭证使用、检索、应用的要求，同时在理清电子发票应用风险的过程中进行归档存储，有利于提高电子档案的应用效率。

（四）消除电子发票应用隐患

提高电子发票应用的安全性，特别是要利用安全防火墙技术进行技术优化，以便在“一体化”的技术统筹控制中发现现有技术的问题。因此，财务人员应当利用“纵深防御”的控制模式，建立起符合电子发票应用的服务报价模式，可全面提高电子发票控制的有效性。在此过程中，财务人员需要不断提升自身的安全服务水平。通过提高财务人员的风险控制意识、财会专业能力，有利于消除传统电子发票应用的问题。总之，财务管理人员应当运用专业的计算机系统，在更新服务模式、服务方法的过程中设定管理权限和登陆密码，同时做好病毒管理工作，也能在电子档案监督、维护中提高风险控制水平。