合同管理在企业内控中的常见问题及改进措施

柯泳 惠州市鸿业电力有限公司

一、企业合同管理的重要性

企业在现代市场经济环境中的一切经营行为最终都通过签订合同的方式才能得到有效体现。企业也可以通过依靠法律手段来制约其他企业的经营方式，这一点主要体现在企业合同管理制度是否有效地被推行。合同的有效履行管理，可以有效帮助企业不断树立良好的企业形象及树立企业诚信，可以有效帮助企业不断提高其在市场经济环境中的企业核心市场竞争力，给企业带来无限的发展商机，从而可以促进企业持续能够稳定健康发展。

伴随着我国社会主义法治市场经济快速健康发展和相关法律法规体系逐步形成完善，合同已经逐渐成为缔约当事人或者双方正确履行合同约定、遵守合同承诺的重要依据。任何企业每年都需面临企业合同的制定、履约、变更和转让、解除或终止的复杂情况，如果没有严格的企业合同经营管理制度措施来进行约束，单凭中国工商行政监督管理检察机关等国家有关合同管理行政部门对企业合同管理实施严格监管，这样在监管上的力度永远是不足够的[1]。

二、合同管理中存在的主要问题

（一）合同签订前期准备工作不充分

为了能避免日后容易出现投资合同纠纷，在投资合同正式签订之前，合同企业甲方首先应对投资合同企业乙方的长期履约业务能力、资格等条件做仔细进行调查，若在日后双方签订合同，并在履约的过程中，乙方不按事先合同约定按期履行，最终可能会给合资企业甲方造成难以得到挽回的直接经济损失。

（二）合同管理工作没有健全的法规，公司法制观念淡漠，履约意识较差

公司为发展寻求不断发展壮大，制定和出台的公司优惠政策较为严格，操作性比较不强，没有实际政策运行中的效力。有时，企业双方之间的交易也仅凭直接对方的联系电话、传真、发货单等通知单就可以开展了，这样的交易做法给企业合同书的履行过程带来很大的经济安全隐患。合约管理部门即使不要求专门管理人，也必须分管清楚。既然《合同法》规范了表见代理，就必须强化对委任授权的监督管理。因权限不清而负担民事责任的情形也比比皆是。在实践工作中，经常看到授权委任不详、委派期间缺少或不详，并且合同专用章上随处乱放的现象，这主要是由于法律意识淡漠导致的。《合同法》中规定，协议的签订必须有书面和口头或其他多种形式，除即时签订者之外协议各方在协议时最好应当选择书面的形式。对于盲目亲信”口头承诺”的协议，如果双方当事人之间缺乏诚信便纠缠不清，造成了无谓的争议。

（三）合同不规范，约定不明确，审验条款不严谨

《合作法》规范了十五种知名条款。《合作法》之所以这样细致地规范，为了避免在条款复杂或者条款不明时能依法处理。所以，在合约的订立时，必须要清楚地确定合同条款的名称，以免在争议出现时不清楚如何运用合同条款中的有关条款。而中小企业为减少争议、避免条文不清楚，往往采用更格式化的合同条款，但由于这种的合约条文相比而言规范得更为全面，所以，日本律师们建议尽量使用这种合同条款。

当公司在审验合同条款内容时，对于易出现使当事人产生错误的规定文字，或条款中的文字不规范等，会直接造成条款内容无法有效执行或易引起的争议。最常见的问题是关于违约责任赔偿方面的信息遗漏。所以，在对土地使用合同条款的内容进行严格审查时需要做到细心、认真、严谨的工作态度，无疑是必要的。

（四）监督体系完善性缺乏

在中国目前的公司内部具体履行履约管理工作相关职责流程中，风险管控制度也存在着不同程度的内部安全问题，其一是在具体履行风险管理工作时，在履行合约前和事后仲裁阶段都只是其内部管理实施上的侧重问题，但对具体履约流程中的内部管理工作关注程度不够。其二是在部分实体公司内，由于内幕信息管理职能的界定错误，未能严密记载并追踪签订合同情况，从而使得在签订合同流程中异常情况出现时，公司无法作出补救措施以及处理对策的科学制定，进而使其无法持续签订合同，从而使得公司无法有效地实施风险管控制度。三是监管体制并没有必要的健全性，公司自控方式的合法性也存在着相当程度的欠缺，缺乏有效的合同监控与调整机制，虽然在此过程中，部分公司都设立了法务部门，同时也通过了专人专岗的设置保证了合同管理工作的高效实施，但监管机制却存在着很大程度的缺陷，使得法务部门无法实际介入公司的投资决策与谈判，从而使得合同管理工作监察系统无法有效发挥功能。

（五）变更合同时缺少所需的书面支撑材料

条款内容变化主要涉及合同条款内涵变化以及约定各方当事人的利害关系变化。合约内容变化实质上是在原有旧版合约的内容基础上作出的一次调整，以此方式来有效保障合同中的权力和义务能更好地进行完成，对于合同内容上没有较大修改的旧版合同，在一定大的程度上就相当于重新约定签订了一份新版的合同。因此，变更合同时的书面材料就显得非常重要，当进行合同变更时单纯只靠口语指导，没有书面等材料，就无法支撑这份变更后合同的有效性，所以为了能够更好地有效维护广大企业家的合法权益，同时应该及时或者采取各种书面形式依法来对企业合同内容进行授权变更。

（六）忽视了合同的动态管理

许多管理人员都面临着对合同法管理工作认知上的偏差，因为他们在公司管理工作中常常忽略了合同法的动态情况管理工作，而以为自己所经营管理工作的公司还没有出现过合同纠纷就是已经产生了合同法，并且可以在随后寻找法律顾问处理争议。尽管这也是一个有效处理法律问题的方式，但是这种亡羊补牢的做法，即便能有所弥补恐也会给公司带来一定的影响。因为合同法的执行是一个动态的流程，涉及签订、交付、检验、结算等等环节，而对手的履约情况能力又怎么样，也只是经过了上述不同的环节后才反映出来的。作为公司的管理人员，虽然在合约订立之前就已对对方的商业信用状况、注册资本、商誉、生产经营规模等问题进行过各方面的研究，但必须注意到的是，通过考察所取得的这些信息，仅仅说明了对手过去的商业状况，而随着公司生产经营状况的发展对手履约能力也可能变化，而对手履约能力究竟如何只能经过对合约的动态管理工作才能进行真实的评估，所以，必须改正自身理解上的偏差，认真做好对合约的动态管理工作，才能更有效地减少因合约执行而可能带来的各种损失。

三、合同管理的改进措施

（一）合同管理体系结构优化

在进行合同交易管理的整个过程中，就需要把合同管理体系结构进行优化，在企业中应该建立完善的关于合同交易管理的规章制度，使合同管理在企业进行交易管理的整个过程中能够真正做到有法可依，并且合同在交易签订的整个过程中更加的准确。企业合同管理体系结构优化主要目的是对企业合同的具体管理模式以及实际履行中如何履约、变更以及解除等问题进行全面的监督管理。由于在最近的几年企业中在后续签订合同的整个过程中经常可能会遇到一些失误问题，因此企业越来越多地重视对签订合同的科学管理，在企业中能够建立一个比较完善并且科学的管理制度就显得格外重要。在最近的几年，我国的一些大型企业不断进行合同管理体系结构优化，通过在企业中具体建立一套合同的执行管理制度，能够有效使企业合同在实际进行企业管理的整个过程中对其责任更加的明确，也就能够有效减少企业合同在实际执行管理过程中可能出现的各种风险[2]。

（二）强化合同管理，加强合同审核

合约管理中需要注重流程的监督，以达到管理风险的事中管理，公司和合作方建立合作关系需要确保合约可以真正得以遵守，确保合约法律效果的达成。法律顾问部门和岗位管理人员对合同的履行流程实施监督与指导，是合同管理的重要环节，通过流程监督，可以洞察合同管理中出现的重大问题、公司经营状况和管理过程中出现的缺陷，对合同的完成状况作出阶段性记录，并追踪完整合同的履行流程，采用监管关键控制点的方式管理合同执行流程。当约定存在执行不落实等情形时，合同主管机关及岗位人员必须及时与公司其他主管机关反映有关问题，并对管理策略的制定提出合理参考建议。在签订合同以前，有关人员就必须积极争取起草合同文本的权力，在初步编写完合同文本之后，有关人员还必须组织大律师或者专门律师对其内容加以严格审核，并提交修改意见。在此过程中，合同监督管理部门有关工作还必须以此为基点加以科学整改。对已进行签约仪式并开始生效的合约，执行机关还需要保证双方严格遵守合同，不得私自改动内容或变动，一旦改动内容并取得双方批准后，还必须进行书面形式补充协议。而在此过程中，签约管理机关还必须严密检查合约执行状况，并及时向主管机关反映无法及时完成的合约，同时进行补救措施，以防止合同中违规情况的出现。

（三）合同管理方式信息化

目前，国内市场上的合同事务处理信息查询管理系统已相当普遍，该信息系统已经基本覆盖了以处理合同事务管理信息为服务重点等十大主要的业务功能模块。例如以现在市面上中石化合同管理样板工程的管理方法为例，虽然中石化合同管理的合同信息业务模块已经基本成功实现了公司履约信息线上线下申报、会签登记审批等功能，但该体系实际上还宜由合同相对人的信用审核。以及协议示范文件、履约结算等方面进行完成。其中特别要高度重视有关合同的履行动态变化管理，合同履行主办主管部门一定要及时准确掌握有关合同书在履行过程中的动态变化，向有关合同履行主管部门及时反馈相关信息。对有关合同内容进行及时修改、变更、补充或解除。同时，注重合同管理的主管部门对合同的依法履行过程监督和合同结算前的管理也是非常十分必要的。

（四）针对出现的问题进行整改

面对公司违约合同的存在问题时，就需要及时处理公司合同法律关系管理是一项经营法律管理关系，而违约纠纷的行为本身就是一项经营违法行为，要及时履行依法缴纳的合同违约金、索赔损失，或实施强制违约履行措施等各种法律相关后果，所以公司的法律顾问业务部门在负责审核并决定拟定违约条款时应在选用适当的合同违约补救条件和合同补救条款时就变得非常关键，所以如果公司内部有新的违约合同纠纷状况突然出现，公司法人和律师部门就要及时区别情况，适时通过合同协调、仲裁或民事诉讼等方法加以解决，并积极依法保护其他公司的整体合法权益，从而降低其他公司的直接损失，对企业合作关系管理，应该做到进行的全过程、全方位、科学地有效管理。

（五）提高合同管理人员素质

在对合同管理进行企业管理的整个流程中，十分关键的是企业管理者要不断加强对合同管理的专业培训，以提升合同管理者的素养。人才是各个领域想要发展的一个非常重要的推动因素，如果没有人才的推动，很多事情很难深入科学的开展，相反如果有了人才的推动，面临的各种事情也会得到有效的解决。所以企业要想提升合同水平，预防经营风险，必须要重视人才的培养，将一批人才培养成技术娴熟的优秀从业者，既可以有效地解决工作中存在的不必要问题，也能提升工作效率，避免出现因为工作人员不专业而出现的问题。在对合同管理人员进行企业管理的整个过程中，合同的执行管理人员对整个合同的实际履行过程有着十分直接的影响。企业可以能够达到使得对合同进行管理人员的实际工作管理能力能够得到很大的程度提高，并且还可以能够达到使合同管理人员在对企业合同管理进行专业管理的工作过程中能够实现更好的工作效果。另外，企业通过对合同事务管理人员的多次培训，能够做到使合同事务管理人员能够具有更强的企业法律法规观念，使合同事务管理人员在进行合同事务管理的整个过程中也是能够严格地按照企业法律的相关规范程度来严格进行，不会对一个企业的自身利益安全产生太大的不良影响。

（六）积极开展重合同、守信用活动，提升企业履约水平

合同管理工作中要对合同的管理流程加强关注，同时作为合同管理者也要积极参与过程，并且做到守信用，使得合同的管理更加安全。针对某些重要条款管理，公司更需要提高管理者的参与度，作为合同管理者要及时准确的了解条款的有关信息，并进行及时更新和跟进，出现风险提醒时要迅速做好记录和回复，以防止问题进一步扩大，合作管理者也要进行最大程度的监督力度，以防止出现无谓的争议，合同管理者也要最大化的保障公司在重要条款管理工作中的合法权益。最终实现了提升企业合同管理的目的。

四、结语

通过对合同管理工作以及在公司内控中出现的问题进行剖析，合同管理问题十分突出，因为对于各类合同的前期管理工作往往是可以保障公司内部合作能够持续顺利地进行下去的一个关键工作，所以在一个公司中对于做好各类合同前期管理的工作流程中，必须对其进行十分的高度重视，并且，在针对公司合作中的各类合同管理流程中的问题时，要更加主动地找出管理流程中的主要问题与缺陷，并对此类问题做好了记录分析以及相应的市场调研；同时也要做好对合同管理培训工作，不断提升管理者的整体素质；在管理过程中更要全身心地投入进去，更深的挖掘管理中的不足；最终整理并制定出相应的合同应对对策以利于保证企业合同管理能够顺利地得到执行。