OA系统应用于医院档案管理的问题与思考

文/承德市中医院 李美丹

档案作为医院重要的信息资源，不仅是开展各项医疗活动的重要参考，也是医院发现内部管理问题的重要依据。在我国医疗事业快速发展、各大医院不断扩大经营规模的条件下，借助新的数字技术，推动医院内部高效管理，已经成为医院现代化建设的目标。OA自动化办公系统有着信息收集处理快速高效的优势，将其应用在医院档案管理工作的各个环节中，可实现档案数据处理效率的提高，以及档案资源的传递和共享。而如何完成对OA系统的有效应用，促进医院档案管理工作水平的显著提升，是医院创新发展需要思考的主要问题。

一、OA系统的应用价值

OA系统是依托计算机技术的自动化办公系统，以计算为核心，借助现代化的办公设备，对相关数据和信息进行广泛收集，并进行加工处理，不但保障信息的可靠性，为管理决策提供参考，还能提升工作效率，保障各项业务活动的有序开展。对于医院档案管理而言，OA系统的应用可实现无纸化办公，对于档案数据和信息的高效管理发挥着重要的促进作用。首先，OA系统操作流程简便，可简化档案管理工作流程。OA系统中建立文档管理结构数据，医院管理人员只需要登录管理平台，并通过简单地点击就可完成对医院内部档案数据的控制和监管。其次，降低档案管理的成本。OA系统简化档案录入、阅读、审批等环节，系统配备的信息录入设备可快速完成档案数据的识别和应用，并以电子文件的形态进行上传和共享，节约档案管理的工作成本，提升管理的时效性。最后，增加管理的透明度。传统档案管理以人工操作为主，在医院业务数量日益增多的情况下，人工收集和档案数据不但面临着操作失误的风险，而且档案数据在各个部门间传递效率不高，致使管理工作难以实现透明公开。而OA系统的构建，可通过对档案数据的快速录入、上传相关文件内容简化办公的程序。同时，对于档案数据的共享和传递，可使更多管理人员参与到档案管理中，对各项工作流程展开监督，并给予一定的评价和建议，促进档案管理工作效果的进一步优化。

二、OA系统应用于医院档案管理存在的问题

（一）对OA系统重要性认知不足，缺少对系统风险的管控。OA办公系统作为网络时代下快速发展的全新办公软件，是医院各项管理工作创新的重要抓手。然而，分析当前各大医院档案管理工作开展现状，发现仍旧存在着OA办公系统使用范围狭窄，或者OA系统和传统手工操作方式共存的现象，导致医院管理层对OA系统的重要性认知不足，还存在着认知上的偏差。部分领导在医院现代化发展过程中，将更多的精力投入到医疗事业中，对于档案管理缺少重视，对于全新办公系统的建设缺少资金的投入，使系统更新速度慢，部分办公功能难以被开发和利用。个别医院领导认为纸质的档案数据具有现实意义和收藏与保护的价值，很大程度上影响着OA系统的应用成效。除此之外，面对OA系统建设和使用上的问题，医院管理部门缺乏相对应的风险防控措施，一旦病毒和木马攻击系统，就可能导致档案数据完全被破坏，档案管理面临着信息被盗取、修改、删除的风险。

（二）网络系统搭建不完善，应用和操作规范性不足。现阶段，大多数医院使用的OA系统都是数字化出版的正品，根据具体的程序语言可保障信息采集、录入、归档等工作流程的高效运转，但对于医院部分形成过程复杂、有着特殊管理要求的档案数据，这种系统运行模式还难以进行有效的控制，造成系统覆盖档案类型过于单一，部分档案管理流程和操作的规范性有待提升。例如：部分医院没有针对OA系统搭建稳定的网络，使OA系统运行过程中面临网络速度过慢，以及安全性不足等问题，影响系统的正常运行和使用。再如部分医院将更多的管理重心倾向于数据录入和传输中，缺少对档案归档管理。尽管很多医院都建立了相应的归档制度，但是很多档案文件仍然以纸质的形态进行保存，使全新的办公系统覆盖面积有限，不能在档案归档环节中发挥作用，影响OA系统实质性的应用效果，也使部分档案数据面临着安全上的风险，降低整体管理的成效。

三、OA系统应用于医院档案管理的路径

（一）提高领导层对OA系统应用的重视，加大各方面投入力度。在医院档案管理中应用OA系统，必须注重提高医院领导层对于OA系统应用的重视与认知，使之明确认识到将OA系统应用于档案管理工作中的重要性，从而促使其加大对此方面的资金、软件与硬件等设施投入力度，保证OA系统得以有效运用，真正发挥其功能作用。医院领导层应提高对档案管理信息化建设的重视与认知，与时俱进顺应时代发展趋势，结合全球信息化建设战略部署，积极引进并应用OA系统，大力开展有关OA系统应用于档案管理中的培训与宣传教育工作。通过宣传与教育积极改变档案管理人员的思想意识，打破传统档案管理观念存在的局限性问题，使之能够主动应用OA系统开展一系列档案管理工作，切实提高档案管理工作效率质量。

在具体实践中，可通过利用各大新媒体平台，包括医院官方网站、微信公众平台、微博等多种渠道，大力宣传OA系统应用价值、作用及优势，普及OA系统应用于医院档案管理中的正确方法、有效路径与技巧。除了要提高全院上下对OA系统应用的重视程度外，还应加强各方面投入力度，包括软件与硬件设施、资金、人力等等。可通过加大资金投入力度，利用充足的资金引进信息技术研发人员，针对医院档案管理工作内容、特点要求，开发专门的OA系统，完善信息检索、信息储存、信息提交、资源共享等操作功能。并通过在OA系统中开发专门的网络监督与管理、病毒查杀、信息加密等软件设施，确保医院OA系统平台的稳定性，促进医院档案管理工作高效开展。此外，还需要在OA办公自动化系统中建立检索项目功能，使信息数据能够以信息化的形式储存于数据库当中。并与互联网进行有效链接，以方便查找有借鉴意义的信息数据，通过检索便可直接浏览下载，有效提升档案管理工作效率。

（二）结合档案管理要求积极开发OA系统，保证系统应用实效。结合医院档案管理要求积极开发OA系统，可分别通过以下方面着手：第一，选择OA系统开发方式。系统开发方式主要分为三种，即自主、联合以及第三方开发。根据医院档案管理实际情况来看，选择自主开发方式根据医院现状自由设计专门的办公系统，能够保证所开发的OA系统与档案管理工作快速对接，使开发出来的系统具备更好的适用性与灵活性，满足医院档案管理工作需求。第二，完善信息访问功能。可通过构建统一的用户、浏览器、服务器访问方式，来统一使用微系统进行相应工作。在统一的信息访问模式下、用户仅可通过在浏览器中输入IP地址访问服务器，便可进行后续的档案信息查阅、档案打印、档案输出等工作，具有较高的便利性与快捷性优势。第三，完善平台架构。平台架构主要包括操作界面与数据界面，操作界面细分为用户使用登录界面、常用操作界面以及管理人员使用操作界面。管理人员使用操作界面能够为管理人员了解医院现状、科研成果，人工录入预防保健、药品管理以及人事行政档案等内容提供便利。数据界面结构主要用以电子档案储存与删除、录入与分类、管理与加密。第四，需要根据不同档案内容将OA系统分为用户登录管理系统与用户操作管理系统，从两方面分工协作为档案管理人员提供档案查阅、搜索、打印、分类授权管理等服务。第五，运用OA系统中的自动扫描功能，将不同借鉴价值的信息数据进行扫描识别，转化为数字化档案文件，并以规范统一的格式输入计算机设备当中，为接下来的档案管理工作开展做好铺垫。第六，建立数字化输入储存机制与档案管理机制，运用现代计算机网络技术，实现档案信息数据共享，建立可集中处理的OA系统进行分类、归档、储存、保存等集中管理，提高档案管理时效。

（三）制定完善的管理制度体系，增强对OA系统的管理与控制。制定完善且行之有效的管理制度体系，保障OA系统应用的规范性与科学性，真正提高医院档案管理工作效率与质量的重要手段。首先，应建立并完善医院电子归档制度，实现档案管理工作的信息化建设。在具体实践中，需要根据电子归档工作流程，建立一套行之有效的电子归档制度，包括操作流程、储存设备、归档管理责任人等制度内容，规章制度要涉及系统运行过程中的各个细节与环节，利用制度约束各环节的工作行为与规范。同时，还应建立责任追究制度，对于在应用OA系统展开档案管理工作时，因个人失误而造成档案丢失或泄露的，应给予责任追究与相应处罚。以此来规范档案管理人员工作行为和态度，使之能够认真、严谨、规范使用OA系统展开相应工作。其次，应当与OA系统的牵头科室和使用科室保持密切配合，共同交流、研究、商讨实施系统的具体管理制度，由牵头科室与系统提供方共同编制系统相关使用说明，通过医院官方网站进行公示，或做好使用前的培训工作。让全体人员充分认识到OA系统运用规范、技巧与方法，保证各部门能够快速有效掌握OA系统正确的使用方法，保证OA系统在档案管理工作中真正发挥其功能作用。

（四）安排专业专职人员进行系统开发维护与管理，推进系统高效运行。在医院档案管理工作中科学应用OA系统，必须安排专业专职人员负责OA系统开发、维护与管理工作，来确保OA系统正常运行，真正发挥OA系统应用价值与作用。首先，应积极引进专门的信息技术研发人员、网络工程师、档案管理信息化建设专家教授等为档案管理人员提供专业的医疗知识理论、信息技术、OA系统应用技巧与知识等方面的教育和培训，保证档案管理人员掌握正确的系统应用方法。其次，应成立专门的OA系统维护与管理队伍，针对网络工程师层面应进行医疗相关知识理论培训，使之所选择的OA系统开发与维护方案与医院档案管理实际相吻合；针对档案管理人员层面，应进行OA系统相关业务培训，提高期综合素质水平，增强信息技术应用能力，保证OA系统应用有效性。除此之外，医院还可通过公开招聘或内部招聘选拔等方式，引进具备网络知识与办公管理能力的复合型人才，作为专门的OA系统管理与维护人员，主要负责OA系统安全管理与维护工作，以此来保证OA系统高效运行。

四、结语

医院档案作为具有较高价值的资源，是医院管理工作的重中之重。然而，传统的档案管理存在着管理效率不高，整体运行不够平稳的问题。在数字时代背景下，搭建医院管理OA系统，可实现对档案数据的快速录入，并可根据档案内容和管理要求，对档案数据进行分析和处理，以及在各部门间的快速传递。不仅保障档案资源的合理应用，还能提升医院档案管理工作效率，保障档案管理的有效性和科学性，为医院各项工作和业务的开展提供有效的参考和帮助。