行政机关事务人员工作方法初探

文/中共德化县委办公室 苏建国

随着社会的不断发展，行政机关职能和作用也在不断发生变化，特别是社会舆论监督日益严格、内部管理监督越来越规范，对行政机关事务人员提出了更多新的要求。行政机关事务人员往往受过高等教育，对新事物新要求有较强的学习能力和接受能力。在日常工作中总结经验，了解大众需求，是探索工作方法的好途径。

一、行政事务工作的概念、主要内容和性质

（一）概念。在行政机关内，借助国家赋予的权力，为社会和人民办理事务的工作人员即行政事务人员。行政事务人员的涵盖范围很广，除了大众所熟知的党政机关的工作人员外，还包括企业单位及事业单位从事行政管理工作的人员。行政事务人员是政府和人民之间的重要枢纽，其工作和人民群众日常生活息息相关的。因此，行政事务人员做好本职工作就是对维护人民利益的最好保障。

（二）主要内容。行政事务主要指国家机关与企事业单位、社会团体内部日常管理事务以及各项服务，例如收发文档、办公办会、后勤补给、保障等方面的日常工作。每个行政机关都有专门处理行政事务的部门。行政事务通常比较琐碎，部门主管需要以更加明确的目标解决行政事务，这对机关单位未来发展有着至关重要的影响。

（三）管理性质。机关行政事务管理的性质大致体现为以下方面：首先，行政事务管理具有综合性。机关单位中开展的事务一般与政府部门有关，行政事务管理工作的实质内容通常是为政府各项工作开展提供保障，发挥机关行政事务管理的职能，使机关内部组织更协调，为后续各项事务工作的开展与落实提供更加优质化的服务。此外，行政事务管理涉及的内容较多，要求行政事务管理人员必须具备一定的综合性。其次，行政事务管理具有服务性。行政机关事务管理最主要的职能当属服务保障，机关事务人员在提供服务的同时，还要凸显该项工作的服务性质。以完善的财政体系做好行政事务管理工作所需的成本费用，做好费用审核与预算支出等工作，为行政事务提供必要的财政保障；按照法律法规开展行政事务管理工作，规范人员自身工作行为，为其提供生活保障；做好信息宣传服务，加强对行政事务的社会宣传，为行政机关各项事务工作的开展创造便利条件。

二、行政机关事务人员应具备的能力

（一）处理信息的能力。行政机关事务人员对于信息的处理能力是最基本的一项工作，及时且高效地处理信息，有利于促进自身工作效率的提升，同时避免政府与群众之间脱节，保障服务质量。事务人员每日需要处理大量信息，对于内部信息应保持内容的机密性，防止信息泄露；对于外部信息应做好日常收集分类与整理，及时了解社会情况，这对事务人员的信息处理能力提出了严格的要求。事务人员在保证信息的真实性与准确性的同时，也要兼顾信息的时效性，加强对信息处理方式的学习。注重信息采集与整理，再将其提供给管理者与基层群众。外部信息一般为国家相关政策、社会习惯风俗、市场需求与消费结构变化等内容；内部信息主要包含行政机关财务情况、采购情况、生产情况以及人才资源等内容，行政管理人员必须及时了解机关内部情况的发展变化，同时兼顾有关政策与法律规定作出改变。

在信息处理过程中，要求行政机关事务人员明确自身岗位职责，日常办公事务包含事务计划安排、组织实施、信息沟通等工作；文书资料管理主要体现为公文、档案的日常管理；会议管理包含会前准备工作、会中服务以及会后协调等工作。事务人员必须根据自身职责做好工作内容的有效划分，对岗位职责明确分工。使信息处理水平不断提升。

（二）沟通协调的能力。行政机关事务人员不仅要拥有强大的数据处理能力，同时也要具备良好的沟通协调能力，在与上级领导、同事、被服务人员相互交流沟通时，以良好的语言表达能力和组织能力让自身工作开展得更顺利。

加强沟通，要明确纵向与横向两种沟通方式。其中纵向沟通主要包含上级和下级沟通，行政人员和上级沟通时需要充分领悟领导的意图，紧紧把握方向，将自己与下级部门观念及时且有效地传递给上级领导，这对行政人员的观察分析能力、语言表达能力提出了一定的要求。与领导交流时，要有大局观，学会站在对方的角度思考问题，以提供支持，推进相关工作的顺利实施；与下级沟通时，应准确且直观地执行上级决定，采集下级部门各项信息，这对行政人员的应变能力、组织能力提出了一定要求；与被服务人员交流时，要时刻保持尊敬的态度，让被服务人员有良好的体验。

行政人员面对不同事务时需要做好个人职业素养的提升，面对不同的沟通对象，选择最恰当的沟通交流方式，最大限度地保证工作的效率和质量。遇到问题时，行政机关事务人员要有协调各方意见的能力。与此同时，行政人员必须以谦虚友善的态度展开交流，以达到互相学习、互相进步的效果；横向沟通主要包含内部各部门与外界媒体政府机关的沟通，事务人员在传达精神和布置任务，以及协调工作时，必须坚持着严谨且真诚的工作态度，与外界进行交流沟通时提升自我控制能力。

（三）处理文档的能力。行政机关的文件接收、发送以及处理等工作至关重要，这对行政人员基本工作能力提出了严格的要求。事务人员必须掌握信息化文档处理能力，保持一定的耐心和细心，对于原始资料的保存与文件签署工作高度重视，避免出现任何事故。做好文件日常分类整理与保存，这是行政人员必备的工作技能。要求行政人员能够熟练操作Word、Excel、Powerpoint等办公自动化软件与inter邮件收发处理技巧，熟练使用各项办公自动化设备。将上级传达的会议精神与指令制作为文件发放，还需将文件内容准确传达给相应部门与人员，督导其落实。文件制发之后，先对文件分类整理，按照要求做好文件归档，遵循综合类档案原则，以半年为周期建档，同时坚持“统一领导、分类管理”的原则，维护档案完整和安全，为档案资源的高效利用提供帮助。

三、提升行政事务人员能力水平的策略

（一）抓基础、攻重点、创特色。抓基础，就是按照本单位“三定”职责，落实好自己岗位上的工作；攻重点就是攻坚突破的工作；创特色就是总结基础工作、重点工作中的经验做法，形成工作亮点、品牌特色。基础、重点、特色这三项工作不是一成不变的，而是随时变化、相互转换的。一项基础工作，根据上级安排，可能在某个时间段变成重点工作，如果能够探索创新出先进做法，则又上升为特色工作了。所以，要区分不同阶段，科学分配资源力量，把自己的好经验与科学的新方法结合起来、融会贯通、积极实践，努力实现事半功倍的效果。

（二）善于思考总结。做一件事、干一项工作，是不是真正上心用心，是不是善于总结思考，收获大小、提高快慢是不一样的；如果忙忙碌碌，只是机械做事，陷入事务主义，是很难提高工作水平的。在行政机关，不管是做后勤，还是做农村工作、群众工作，如果只考虑如何完成任务，不考虑怎样创造性地高标准完成任务或完成后不注意总结经验教训，则很容易走入误区。因此，要勤于总结，积累工作中的点点滴滴，在总结中丰富经验、发现问题、提高自己，增强工作能力，只有这样，才能真正把职责履行好，把工作干到位。

（三）做好提前规划以及应急处理预案。多部门协调合作是行政机关日常工作中会出现的情况。要想顺利、高效完成，离不开具体合理的前期规划和安排。在规划时，要有大局观，维护各部门关系，尽量将各方利益最大化。由于行政机关事务人员需要处理大量信息，在工作内容的具体安排上，要有轻重缓急之分，有条不紊地进行。同时，要具备应急能力，特别是对于临时安排、变更的工作，要在最短时间内高效调整计划，保证工作顺利开展。

（四）建立终身学习的意识。行政事务人员在开展各项工作之前必须具备正确的工作意识，树立终身学习的观念，以端正积极的态度对待日常工作。对此，以下建议可供参考：

1.提高人际交往能力。利用业余时间阅读有关心理学、沟通技巧、语言表达方面的书籍，学会如何控制自己的情绪，面对各类问题时可以保持临危不乱的态度，多换位思考。与同事产生矛盾与意见纠纷时，不着急去分辨对错，而是要试图站在对方的角度思考问题，积极寻找产生问题的根源，为矛盾的解决奠定基础。

2.提高个人工作能力。行政机关事务人员应有意识地培养个人分析能力、逻辑思维能力以及组织协调能力，依靠网络平台学习相应理论知识，积极考取计算机资格证书，学会使用办公软件，掌握软件应用要点，为工作效率的提升奠定基础。除此之外，不要忽视身边的老领导、老前辈，他们对单位更了解、工作经验更丰富，遇到问题可以多请教，共同进步。试图让自己适应快节奏的工作氛围，提早建立终身学习的意识。

3.强化干部队伍建设，提升人员素质。行政机关应开展高效率的主题活动，创新演讲活动方式，提升人员综合素质，提高个人精神境界，使其能够以最佳的精神风貌积极投身于日常工作当中。倡导“团结友爱”“勤俭节约”“诚实礼貌”的基本道德规范，积极开展各种类型的学习与教育活动，增强人员的责任感。为机关事务人员开设专门的培训班，培育其先进的工作技能，学会总结工作经验，汲取失败教训，为个人工作能力的提升提供帮助。

（五）强化个人专业素养。要求行政机关事务人员具备专业且良好的职业素养，将自己看作是行政工作的组织执行者，发挥职业素养与专业能力的重要性，引导内部人员积极开展各项工作，规范自身行为。培养行政人员责任感、归属感以及荣誉感，提升凝聚力，为实现个人价值而感到自豪，提高专业能力，以职业素养为基础，凭借端正的工作态度去感染其他人。学习专业知识，是做好一项工作的关键。加强学习，在工作生活中多了解一些与会务安排有关的内容，利用互联网等工具掌握专业的会务安排知识，充实自我。

行政机关事务人员要具备敏锐的心理素养，遇到的实际问题，以良好的心理素养去面对危机，避免过于慌张或者情绪过于浮躁，确保工作质量与工作效率的稳步提升。

行政机关事务人员要具备较强的文化素养。要对行政事务人员进行长期的文化素养培育，使其产生强烈的工作意识与责任态度，培育良好的道德品格，让行政事务人员学会将个人前途发展与行政机关良好发展相衔接，最大程度上激发行政人员的潜在能力，从而积极地投身于日常岗位工作中，促进行政机关的未来可持续发展。深化学习，树立正确的思想意识，强化工作态度，加强对日常工作行为的有效约束，提高个人工作能力，强化法律意识，学会以法律法规为基础展开各项工作。当行政事务人员法律意识逐渐增强之后，其岗位的约束效果也会有所提升。

（六）加强机关事务文化建设。文化是民族与国家发展的重要精神支撑，同时也是行业凝聚共识与积蓄力量的基础。《机关事务“十四五”规划》中，要求深入挖掘机关事务的文化内容，分别从历史与哲学、文化和艺术等方面入手，不断提炼机关事务文化，为机关事务管理工作的高质量发展提供足够的精神动力，也为机关事务人员个人工作能力的提升提供了文化支撑。接下来，应进一步将文化建设摆放在全局工作中，深入贯彻并学习习近平总书记的重要指示精神，将文化建设铸魂工程，不断抓细抓实。对此，以下建议可供参考：

1.健全行政机关事务文化建设领导体制，完善相应工作机制。根据行政机关事务人员的实际工作情况，科学编制《机关事务文化建设发展纲要》，逐渐丰富内容，明确总体工作目标与指导思想，完善主要任务，优化工作流程与评价考核体系。发挥党委带头引导作用，围绕党建工作做好机关文化建设，做好政策引导，定期听取汇报，完善相应部署工作。建设行政机关事务文化研究机构，健全理论研究机制，成立专业的文化社团，积极开展党群性的业余文化活动，汲取来自各类文化的有益内容，提高文化建设水平。

2.确立机关事务文化核心价值观。要开展核心价值观与事务精神的征集活动，结合干部职工群体实际情况，提炼行政机关事务精神，逐渐完善核心价值观体系。发挥互联网的优势作用，采用广播电视等宣传方式进行宣传报道与讨论活动，使行政机关事务人员可以时刻保持着良好的工作态度，也让核心价值观能够潜移默化的影响个人工作能力。

四、结语

对于行政机关事务人员来说，掌握日常工作的处理方法是保障各项事务顺利进行的重要前提，要求事务人员不断积累工作经验，熟悉相应流程，在保障自身工作质量的同时提高工作效率。要严格按照行政机关的办事程序执行各项工作，简化办事流程，清晰明了地为群众解决问题，减少群众不必要的奔波。伴随着社会的逐渐发展，行政事务人员应时刻保持创新能力与创新意识，在日常工作中学会引入新思路，采用新方法，发挥政务平台网站的作用，做好民意收集与反馈，提高个人信息处理、沟通协调、文档处理等方面的能力，在日常生活与工作实践中善于思考总结，做好提前规划以及应急处理预案，建立终身学习的意识，强化个人专业素养。与此同时，行政机关事务人员还应学会高效运营微博、公众号等新媒体，加强政策宣导，提高群众对政策实施的配合度。