公共服务视角下干部人事档案管理策略研究

2022-12-17青岛市市南区教育和体育局徐玉燕

办公室业务 2022年21期

文/青岛市市南区教育和体育局徐玉燕

干部人事档案是对干部德、能、勤、绩、廉等内容的记录，也是干部考核与任用的依据。目前，少数干部人事档案管理人员将档案管理当成了一种单一、机械、重复的被动服务工作，难以充分发挥干部人事档案的信息价值。在公共服务的视角下，干部人事档案管理部门应积极主动发挥作用，为人员流动与人才选拔等工作提供信息参考。

一、公共服务视角下干部人事档案管理存在的问题

（一）服务功能不足。从我国现行的干部人事档案管理模式来看，封闭式管理仍是当前干部人事档案管理的主要模式。相关档案管理条例明确规定，个人不能查阅本人档案，干部人事档案管理部门也不得向本人或其直系亲属提供查阅档案的服务。从法律的角度分析，该制度既侵犯公民的知情权，也影响干部人事档案的使用率。如何在有效管理干部人事档案的同时，做好档案服务工作，仍是一个亟待解决的问题。

（二）管理模式落后。第一，部分地区干部人事档案管理制度落后，法律法规不健全，部分行政事业单位对招录人才历史背景的重视程度不足，入职后再重新为其建立档案，造成档案主体与档案信息分离、人事档案信息遗失的情况。随着社会的发展，政府、社会及组织等都有了较大改变，若再按传统的档案标准收集、整理干部人事档案，明显是不客观的，但若把干部的所有信息都收集齐全，也存在较大的难度，这是造成人档分离的主要因素。第二，部分地市干部人事档案服务还处在传统的手工操作阶段，包括人工操作标识、整理、归类、装订等，超规格资料还要折叠或切割，这样重复、简单、机械性工作不仅效率低，还会影响干部人事档案管理工作的准确性。

二、公共服务视角下干部人事档案的管理策略

（一）革新档案管理理念。第一，干部人事档案管理者要改变传统的档案管理理念，在做好档案保管、档案安全工作的基础上，提高档案服务能力，应将干部任用、考核等需要的档案提前备好，将可以封存的档案与可用档案分类保管，提高档案服务效率。同时，应针对可能出现的档案利用要求提前做好应对预案，减少档案提供时间，不断优化档案的使用体验、增强档案管理人员的服务意识、服务能力。第二，转变“重组织轻个人”的理念，树立“为公众服务、为个人服务、以人为本”的新型干部人事档案管理理念。在以往，干部人事档案管理侧重于档案所有人进行政治鉴定与基本情况的审查，档案管理相对封闭，保密性、稳定性优先，档案所有人及亲属不允许查阅自己的档案信息。从公共服务视角看，应尊重公民享有的档案信息知情权、查阅权等。在确保个人隐私的前提下，充分发挥干部人事档案的服务效能。干部人事档案管理工作要本着保密与公开结合的原则，对工资、任免、履历等不需要保密或非法使用的档案信息制定严格的查阅制度，有选择地向社会及档案所有人公开，使档案所有人了解自己的档案信息，树立更清晰的人生规划。从社会层面来说，这种做法能全面反映干部队伍的整体情况。另外，适当公开干部人事档案，如主要档案内容、整体鉴定、工资情况及档案整体分类等，可以使档案所有人对自己的入档资料有所了解，并对干部人事档案资料的形成、汇总、收集及入档等工作进行监督。

针对当前干部人事档案管理内容缺少个性化，体现个人信息与个人业务能力的内容较少的现状，干部人事档案管理部门要转变管理方式，增加体现干部个性化的资料，系统、动态地反映干部的职业发展等内容，建立实时动态的干部人事档案管理制度，增加体现干部个人优势的内容。同时，干部人事档案管理部门要采集静态数据，利用网络数据与电子信息等科技手段，按照一定顺序确定程序，生成电子文档，确保干部人事档案的真实性、系统性。

（二）改革干部人事档案收集制度。单位可以优化干部人事档案收集制度，构建以干部人事管理部门为主、全体职能部门为辅的干部人事档案资料收集制度。每个部门设置一名信息联络员，集中收集本部门的干部人事档案并移交档案管理部门，也可根据档案形成规律，转变传统的档案定期收集形式，尽量收集可以反映干部情况的档案资料，如科研成果、工作情况等，同时增加客观反映干部思想品德、专业素养、职业精神、工作能力、成就贡献及技术特长等内容的资料，摒弃主观、随意、空洞的评价内容，并对干部的履历、职务、技术能力、专业能力及管理贡献等内容进行客观评估，做好分类。单位可以采取定期与不定期收集相结合的方式，集中收集干部人事档案，并定期监测偶然数据，及时补充信息不全的干部人事档案，拓宽干部人事档案收集通道，增加实用性，确保干部人事档案收集渠道的畅通。同时，与各部门建立链接，加强与职能部门的沟通，及时收集干部人事档案，丰富干部人事档案的内容。最后，干部人事档案管理部门应使用登记簿，及时记录各部门登记不全的干部人事档案，并限期要求相关部门补齐，确保干部人事档案的准确与完整，夯实干部人事档案工作根基。

（三）构建面向公共服务的干部人事档案管理服务体系。第一，干部人事档案管理要由传统的封闭管理模式向社会化开放管理模式转变，在建立干部人事档案数据库、实现干部人事信息数据化管理的基础上，拓宽各单位与社会机构之间的联系，构建区域间干部人事电子档案信息服务平台，并根据档案内容与档案管理制度规定，适当进行信息共享。第二，对干部的基础数据、工作数据、学历数据及行为数据等数据源进行收集整理，以数据链接、分析等方法为媒介，通过信息系统与网络技术实现数据的共享与集成。把电子档案信息服务平台分成基础信息系统与关联信息系统，并把基础信息系统和公安部门及其他部门的数据库结合，构建户籍信息系统、干部人事管理系统及档案信息系统；与医院、社保、银行、征信、电信等部门联系，把干部的社保资料、信用信息及健康状况等内容统一录入数据库内，与社保信息系统、信用信息系统、健康登记系统等建立关联，通过信息平台的共享共建，利用数据接入、存储、分析及查询等技术，实现相关信息系统的聚、通、用等，拓宽信息资源开发与利用的广度与深度，构建信息管理、服务、开发一体化管理体制，促进档案流通与共享，促使人才资源的合理配置，避免干部人事档案的“孤岛现象”。第三，可利用高新技术，构建个人电子档案数据库，根据人才类型进行归类，构建管理、专业等类型的数据库，充分发挥干部人事档案的价值。有条件的行政事业单位可以利用档案信息平台设立人才信息库，设计相关人力资源增长曲线与专业技能成长曲线等辅助数据进行人才数据分析，将其和干部职工的个人档案进行匹配，构建简单快捷、直接明了的干部人事档案服务模式，从而为干部人事档案使用人员提供便捷、高效的服务，提高管理效率。

（四）构建干部人事档案电子信息库。第一，转变传统的手工管理模式，采取现代信息技术，利用计算机、扫描仪、复印机等设备，采用先进的信息技术，着手构建干部人事档案数据库，实现档案数字化管理。使人事部门在考核、选拔干部时，只需进入档案数据库，利用查询功能，就可以调阅备选干部的简历、考核情况、组织鉴定等，不仅可以方便地查询相关信息，还能根据需求打印与摘录。第二，构建干部个人电子信息数据库，建立信息对接系统，弥补各部门不能信息共享的问题，统一数据类型，使各类信息系统能够兼容，整合各方资源，形成各方人员变动系统、人才招聘及考核系统、人才待遇信息系统等，通过各系统的数据共享，进行导入与提取，实现信息的快速统计、检索、分析、查询、提取及录入等，并根据需求直接生成各类表格与名册。利用干部人事信息数据库，可以向领导层及部门提供干部人事的第一手信息资料，提高干部人事档案的利用率与使用质量。有条件的单位可以在网站配备在线客服，提供干部人事档案信息的咨询服务，有效发挥公共服务职能。另外，为做好数据库的管理与使用，确保信息安全，要设置用户权限与密码。第三，在构建干部人事档案信息库的基础上，可以建立干部个人电子数据库，利用信息技术，做好人才分类，建立专家库、人才库及成果库等干部人事信息库，使档案使用人员可以迅速获得档案资源，提高档案服务效率，使干部人事档案价值最大化。

（五）夯实干部人事档案管理保障。第一，各单位要设立专项资金，用于干部人事档案管理人员的培训与干部人事档案管理设施的购置，设立专门的保管库房与出入室，同时配备专用设备，如专用档案存储柜、除湿仪、扫描仪等。第二，各单位要对干部人事档案管理人员的业务素养引起重视，要着力打造一支专业素质过硬的干部人事档案管理队伍，选拔职业道德、政治素养过硬的人员担任专职或兼职干部人事档案管理人员，同时加强对其管理技巧、人文知识、人力资源管理经验、计算机技能及档案专业知识的培训，并搭建平台，组织干部人事档案管理人员到兄弟单位交流学习，提高其多方面的能力，不断适应公共服务视角下的干部人事档案管理的要求。