新形势下高校档案管理发展变革路径——基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的思考

文/江西建设职业技术学院 肖婷

高校档案管理工作在信息化、数据化、人工智能高速发展的背景下，其管理思想、手段与方式也要与时俱进。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系、档案信息化、档案科技创新、档案人才培养与档案对外交流合作8个方面的发展任务，并指出要加快档案资源数字转型，推动互联网、大数据、人工智能等同各产业深度融合，推出科技兴档工程及人才强档工程。由此可见，与“十三五规划”下高校档案的信息化、数字化发展要求相比，“十四五规划”对高校档案管理提出了更进一步“智能化”以及科技与人才赋能档案管理工作的全新发展要求。新修订《档案法》的施行，也迫切要求高校档案工作应在体制机制建设中寻求创新突破，在机构改革背景下进一步明确档案管理职能、工作职责与学校事业发展中的角色新定位。档案工作要紧随学校发展步伐，借助现代化信息技术，通过制度化建设、管理利用服务平台建设与人员队伍建设，提高档案管理与利用服务能力。统筹推进数字档案资源建设、智慧档案馆建设与档案利用服务体系建设，推动档案管理与档案利用向智能化方向发展。加大数字档案信息资源的开发力度与档案宣传工作力度，从而提供更加丰富多样的档案利用服务。

一、高校档案管理发展变革要求

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：“新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。档案工作存在制约高质量发展的观念障碍、制度缺陷、技术瓶颈和人才短板”。当前高校档案管理工作确实面临着许多新情况和新问题，原有档案管理机制、人员队伍、档案分类体系与归档范围、档案收集整理流程、档案利用流程等与现行工作环境的不适应，导致档案工作难以满足新的变革要求，档案意识培养任重而道远。

（一）档案管理体系需改革创新。高校档案管理工作组织体系以档案管理部门为主导，以立卷部门为基础，档案资源来源于各部门，因此，部门归档质量很大程度上限制了档案资源体系建设。信息技术广泛应用，信息化管理平台产生的大量数字数据资源，由于缺乏统筹规范要求，导致部分有价值的数字资源流失，档案资源管理滞后，导致档案收集困难。现行工作机制下，档案形成收集阶段工作的问题为部门后续归档质量提升和档案资源利用带来不利影响。因此，当前高校档案资源体系建设的主要问题在于如何通过档案管理工作体制和运行机制的改革创新，建立覆盖范围更广的档案资源体系、更加方便快捷的档案利用服务体系，以及确保档案实体与信息安全的档案安全管理体系；形成完备的档案管理制度体系和完善的档案管理机制，使档案业务工作主体责任得以有效落实，档案业务规范标准得到进一步提升，促进学校档案事业全面、协调、可持续发展，全面推进档案治理体系建设。

（二）档案归档分类体系需完善。高校在组织机构改革、管理机制变革背景和信息技术环境下，教学、科研、管理等各项工作领域衍生出许多原高校档案分类体系中未纳入的档案资源，或者触发了原归档分类体系的不完善之处，例如高校内部教学质量监控体系、科研专利、政府采购、资产管理、外包服务、疫情常态化管控、党建工作和党政、人事、教务、财务、学生等部门信息化工作平台应用产生的大量有保存价值的数据资源。要根据高校教学、科研、管理等职能职责与信息化发展趋势适时调整归档分类体系并修订完善归档范围，使新生档案资源纳入高校档案归档范围，并科学合理分类归档，从而积极发挥其利用价值。

（三）档案利用服务体系需智能多样化。要充分挖掘档案的利用价值、提升高校档案资源利用率，关键在于档案资源可快速查询到位并便捷获取，同时通过智能化关联获得相关性档案数据资源。因此，除了需要加快推进馆藏档案数字化建设进程、大幅提升馆藏永久和长期档案数字化率外，更需要实现数字化档案全文检索加工处理，使数字化档案利用成果得到充分发挥。要依法开展档案利用服务和加大档案开放力度，提升档案信息资源优化整合程度；通过智能化检索，将与利用者需求相匹配的所有档案资源均能一次性查询到。与时俱进，创新档案信息资源开放共享方式，同时要保障档案信息资源远程利用更加安全可靠、便捷高效，并成为服务学校教学、科研、管理工作和师生的新方式。

（四）智慧档案馆需提升智能化管理及智慧服务水平。高校智慧档案馆建设当前主要侧重于硬件设施建设，而智能化管理与智慧服务功能要得到有效发挥，需进一步加强智慧档案的软件建设，充分协调档案实体管理、物联网、互联网、设备、人员以及业务环节的管理，促进馆藏数字化档案资源与智能化设施的深度融合，实现馆库智能化管理建设与发展，使高校档案资源自形成至利用，整个生命周期都能形成智能化管理模式。要通过逐步实现档案智能化收集整理与保管利用，不断提高档案管理的质量和效率。同时建立严密的档案安全监控体系，保障档案实体与数据的安全。

（五）档案部门需引进技术性专业人才。高校档案管理工作中涉及的信息化技术性问题将越来越多。一方面，档案数字化建设、档案信息化管理平台安全、电子文件归档、智慧档案馆建设以及档案微信公众平台建设等过程中遇到的信息技术难题都需要专业技术人员才能解决，以保障档案信息资源的安全；另一方面，新信息技术环境对高校档案管理发展影响也将越来越深远，因而高校档案发展规划编制、档案管理发展方向和发展措施在信息化专业技术性人员指导下，既可避免不必要的重复性建设，又有利于推动档案信息化高质量发展。

（六）档案和档案工作公众印象需更新。高校需提升档案和档案工作影响力，让档案工作的价值内涵被展现并被大众所接受。要形成全方位多渠道的档案宣传工作路径，利用网络宣传阵地开展档案宣传工作，新媒体、网络平台及线下档案工作宣传需融入日常工作生活。充分挖掘档案信息资源文化宣传价值，通过图文声形形式，多样、形象地展示档案宣传成果，扩大档案工作在全校乃至社会的影响力，使学校各单位及师生群体对档案和档案工作有新的认识，推进档案信息宣传工作常态化。

二、高校档案管理发展变革措施

（一）健全档案管理工作机制。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“完善与新修订档案法实施相适应的管理体制和工作机制”“建立档案数字治理新模式，推动档案工作融入各项业务全流程，推进档案业务在线监督指导，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平”。因此高校应总结分析“十三五”期间档案管理工作中存在的漏洞环节，根据新修订的《档案法》，结合学校档案工作实际及针对当前工作发展难点，对学校各立卷部门职能职责及归档材料进行充分摸底调研，特别是新的工作职责或信息化应用平台所产生的档案资源，与立卷部门沟通协商，从档案资源起始形成阶段进行规范，特别是数字档案资源与档案业务工作环节需融合。通过制度与运行机制来压实各立卷部门档案责任。修订完善学校相关档案管理工作制度，明确档案工作责任主体职责，将档案工作有关机构及部门职责、人员岗位职责更新。要制订与智慧档案馆内控管理建设相关的制度，建立健全馆库智慧管理机制。

（二）修订完善档案归档分类体系。科学合理且针对性、操作性强的档案归档分类体系是提升立卷部门归档质量的有效途径。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范建档工作，提高归档文件质量。”要将归档范围及保管期限、档案分类与部门组卷方式，甚至充分细化到档号编制及编目排序等规范要求，合并融入一项制度中，以表格形式归纳立卷部门归档范围和档案分类整理组卷编目等工作规范要求，制定立卷部门档案工作指南手册。扩大档案资源体系建设范围，进一步完善归档范围，特别是电子文件归档流程及相关归档要求，以及新时期出现的各类新媒体档案。

（三）加快数字档案资源转型。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，大力推进‘增量电子化’，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收，继续做好‘存量数字化’，加快推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别。”高校数字档案资源建设应从以下两方面入手：一方面，要实现增量档案电子化。随时关注学校各职能部门业务管理系统中形成的电子文件管理新变化并提出归档要求，对归档工作进行指导、督导、检查。时机成熟时需大力推进落实各归档业务系统与档案管理系统对接工作，减少电子文件人工收集归档流程，提高收集归档效率，做到应收尽收。加大档案管理系统智能分析功能定制化开发力度，逐步推进档案的智能化收集、分类及著录与归档移交工作。另一方面，要推进馆藏存量档案数字化。制定档案数字化分步实施方案，统筹规划档案数字化工作，加大数字化档案全文识别、全文编辑力度，特别是永久档案通过数字化加工达到全文检索的要求。与此同时，加强档案数字化加工规范化流程操作及监督管理，确保档案实体与信息安全。

（四）智慧档案馆优化升级。智慧档案馆应充分发挥其功能优势，在完成软硬件设施建设的基础上，通过技术升级实现数字档案资源收集分类与检索利用智能化。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“要推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统”，“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”。鉴于新技术的广泛应用，部门均通过业务系统升级改造提升了无纸化办公力度，档案部门应当及时主动介入并调研了解，向立卷部门提出电子文件归档要求与档案系统对接要求，会同业务部门及时解决与档案系统对接事宜。同时根据电子文件归档需求，利用人工智能技术，升级定制化档案管理系统，实现档案管理与档案开发利用智能化。

（五）优化档案管理人员队伍知识结构。智慧档案馆建设以现代信息技术为目标和手段，以人为主要服务对象，因此智慧档案馆建设发展中应将“人”列为关键影响要素。新时期档案宣传工作借助新媒体技术进行网络化传播也要求档案工作人员具备新知识与新技能。为此，加强档案管理人员队伍建设才能适应档案管理发展变革要求。首先，需加强档案部门管理人员对智慧档案馆库建设与信息化建设相关专业技能知识的学习，并利用网络新媒体技术开展宣传工作所需知识的学习，提升对智慧档案馆库操控能力和档案管理及利用服务平台功能应用水平。其次，引进信息化技术人员进行智慧档案馆建设与开展档案宣传工作。最后，要加大兼职档案人员业务知识培训力度，根据新修订的档案管理制度、档案收集分类要求、电子文件归档要求等定期开展系统化业务培训，以适应档案业务工作新要求。

（六）彰显档案工作价值。一方面，通过建立多种专题档案数据库，实现全文检索功能，充分满足用户利用需求，展现其利用效果；另一方面，根据不同类别用户需求特点及档案信息资源自身特色，对档案远程利用服务平台功能进行不断改进完善。结合档案数字化建设及电子文件归档管理新要求，对档案管理及利用服务平台进行有效完善。同时，借助微信公众平台宣传阵地建立形式多样的档案宣传栏目，利用馆藏数字化档案信息资源，结合档案及档案工作与大众工作生活相关主题，制作反映学校特色与发展历程及体现档案工作价值内涵的优质宣传作品。

三、结语

高校档案管理须紧跟时代发展变革趋势，调整角色定位，顺势而为，将档案管理真正融入学校治理建设当中，并紧密贴合档案形成者、归档者、管理者与利用者的需求，使高校档案工作能保持不断前进的动力并实现长足发展。