如何加强事业单位改革后档案管理体系建设

2022-12-17太原市城市排水管理中心冯亚峰

办公室业务 2022年21期

文/太原市城市排水管理中心冯亚峰

档案是人们在各项社会活动中形成的、具有一定保存价值的原始记录，是再现历史真实面貌的重要文献。在事业单位中，档案主要分为会计档案、人事档案、科技档案、业务档案等类型，做好档案管理工作，不仅影响单位提供公益服务的质量，还关乎单位的改革与发展。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）提出，全面推进档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系的建设。《规划》要求各级档案部门加快档案治理体系建设，提高档案管理效能，推进档案事业的高质量发展。以下结合实践，探讨了事业单位改革后加强档案管理体系建设的相关工作。

一、事业单位档案管理的重要意义

（一）服务于社会群众。档案管理就是对文书、声像、实物等档案材料进行收集、整理、归档和应用的过程。事业单位在运行过程中，会产生数量众多、类型多样的档案，这些档案是单位服务于社会群众的信息平台。档案管理工作中一旦某个环节出现疏漏，就可能造成严重后果，例如档案信息泄露，单位的服务管理缺位等。

（二）见证了工作动向。档案是事业单位工作动向的最好见证，伴随着管理职能的提升，档案管理向着规范化、标准化发展，能为单位的工作决策提供支持。结合实践，事业单位日常运行管理中，针对公共服务供求矛盾、资源配置不足、工作效率低下等问题，能通过档案真实反映出来。基于问题导向，有助于单位分析问题原因、提出改进措施，增强提供公共服务的竞争能力，提升服务效率和质量。

（三）有助于优化资源配置。人力资源是事业单位的重要资源要素，能为单位的运行发展提供智力支持。利用人事档案，一方面，能反映出工作人员的学历、职称、技能水平、奖惩经历等，这是单位用好人才的依据，有助于人力资源的优化配置；另一方面，人员岗位晋升、工资待遇提升，也离不开人事档案，将档案作为人才管理的依据，能体现出公平、公正，激发工作人员的积极性。

二、事业单位改革后档案管理存在的问题

（一）重视程度不够。对事业单位而言，档案工作并不能为单位带来直接效益，对单位的改革发展作用是潜在的。部分领导干部对档案管理的重视程度不够，认为档案工作就是资料的抄写和保管。在这个错误的观念下，导致档案管理的创新性不足，多是枯燥、重复性工作，管理中仅仅履行了档案保管的职能。另外，部分管理人员的积极性差，认为档案工作能应付检查、外调即可，将档案管理等同于“守摊”，不适应新形势下的管理需求。

（二）专业化程度低。档案管理是一项专业化、系统化的工作，需要专业的机构和人员负责。然而，一些单位虽然设置了专门的管理机构，但人员、设备、资金等方面的配置不足。1.专业出身的档案管理人员少，部分人员是从办公室或人事科借调而来，属于兼职性质，因缺少系统专业的培训，影响了档案管理成果。2.档案材料的归档和储藏有明确的环境条件要求，相关设备配置不到位或配置等级低，会影响档案的保管质量。3.档案的收集、整理、归档和使用，每一个环节都需要充足的资金支持，资金配置不到位，不仅影响工作质量，还会削弱工作人员的积极性。

（三）信息化建设滞后。得益于信息技术的发展，事业单位已经将信息技术引入日常工作中，档案管理也不例外。随着网上办公、无纸化办公的推行，相较于传统工作模式虽然效率提升，但工作难度也明显提高，单位因缺乏信息技术人才，导致信息化建设滞后。相关调查发现，一些单位虽然积极执行上级指令，但在档案管理信息化转变过程中，硬件维护、软件开发、人才培训均存在不足，工作开展以计算机操作为主，与档案管理的特征、需求吻合度较差，导致工作效率低下，容易出现人为误差。另外，信息技术在应用过程中，安全防护也是一个重要内容。缺少科学有效的防护技术措施，档案信息化系统可能遭受病毒、黑客的攻击，造成档案信息泄露，影响单位的社会形象。

（四）开发利用不到位。档案资源的价值是在开发利用过程中凸显的，否则就会成为死档、弃档。一些单位对于档案的开发利用不到位，主要体现在：1.对档案开发利用的目的、作用认识不深刻，领导和工作人员习惯了传统的管理模式，心理上不适应档案资源的开发利用，实务操作中出现消极应付的行为。2.将档案的开发利用等同于查询、借阅，忽视了深层次的开发，没有发挥出档案在决策支持方面的作用。3.在复杂的部门机构层级下，不同部门之间的沟通交流少，影响了信息资源的流通。这一局面的存在，也不利于档案信息的开发利用。

三、档案管理体系建设的案例及带来的启示

（一）案例一。1.单位基本情况。某省档案局下设办公室、业务指导一处/二处、电子档案管理处、法规宣传教育处、备份管理处、征集整理处、人事处等多个部门，对全省档案工作进行统筹规划、宏观管理，依法查处档案违法行为，于2020年11月入选“第六届全国文明单位”名单。结合该省在“十四五”期间的档案事业发展规划，在档案管理上立足阶段、贯彻新理念、融入新格局，以实现高质量发展的目标。2.档案管理体系建设方法。第一，完善机制。各级档案管理部门落实规划要求，合理设置任务目标，对现行管理体制、工作机制进行修订，形成协同共管的工作格局。结合该省的发展需要，积极融入“一带一路”“粤港澳大湾区”，通过培育新兴产业提供档案服务。有条件的地区建立乡镇档案馆，服务于基层治理和乡镇振兴战略。推行电子档案、电子文件的单套制管理，实现各类材料文件的归档管理。第二，优化结构。档案资源的收集、移交和接收，均要遵循法制化原则，调整收集范围，制订归档范围和保管期限表格。针对上级领导的公务活动、对当地发展的重要指示等资料进行专项收集，开展国有档案资源普查工作。针对照片、录音录像、实物等各种类型的材料，健全归档制度等。第三，开放共享。围绕当地的发展，采用档案公布、展览陈列、专题讲座、新媒体传播等方式，打造教育档案资料库，传承红色基因和文化。档案开发过程中，从单一类型成果转变为多形式、多层次、多系列成果，抓住机遇开发设计文创产品。建设综合性的档案查询利用平台，服务全省并逐渐对接全国，实现民生档案的一站式网络服务。第四，防范风险。投入资金建设7个新档案馆，面积和功能均要符合国家标准要求，存在安全隐患或不达标的档案室进行改造或搬迁。基层档案部门更新必要的保管设备，落实安全管控工作，制订档案馆风险防范方案、突发事件应急预案，最大程度上保证档案安全。还要建设网络信息安全系统，对数字资源进行保密防护，确保档案资源可管可控。

（二）案例二。1.单位基本情况。某高等院校始建于1956年，现有2个校区，总占地面积约1294亩，建筑面积约29万平方米，固定资产总额约11亿元。学校着力培养德、智、体、美、劳全面发展，具有较强实践能力与创新精神的技术技能型人才力量；坚持开放办学，与多所区内外院校建立了对口支援合作关系。先后荣获“全国普通高校毕业生就业工作先进集体”、全区“五一劳动奖”等荣誉称号。在档案管理上，存在管理意识不强、评估标准缺乏专业性、考核量化指标不完善等问题。为此，学校将绩效管理理论应用在档案管理体系建设中，以提高档案管理水平。2.档案管理体系建设方法。第一，明确绩效管理目标。该管理目标分为个人目标、部门目标、总体目标三个层次，涉及基础业务建设、档案保管保护、制度建设、队伍建设、档案利用服务等领域。结合学校未来发展，还可以预设更高层次的管理目标，突出档案在思想教育方面的功能。第二，优化绩效管理指标。其中，一级指标有4个，分别是基础业务建设、组织结构、档案保管保护、档案开发利用；二级指标有12个，包括档案收集、整理编目、移交保管、装备设备、管理体制、队伍建设等。其中，装备设备主要有计算机、扫描仪、打印复印机、温湿度检测仪、防磁柜等；队伍建设主要涉及管理人员的年龄、学历、职称、技能水平等。第三，制订档案管理原则。基于绩效管理理论的档案管理工作，实施中遵循以下原则：①客观公正原则。绩效量化过程形成真实的记录，避免主观因素的影响。②统一性原则。评价目标与管理目标保持一致，不同部门的绩效考核标准要统一。③定量指标与定性指标结合原则。例如：社会服务方面的职能，评价时无法量化，可采用定性指标；业务方面的职能，评价时采用定量指标。

（三）带来的启示。从以上两个案例中，可见档案管理体系的建设应从理念、方法、制度、技术等多个方面入手。其中，转变管理理念是基础、优化方法流程是关键、完善制度机制是保障、引入信息技术是支持。

四、事业单位改革后加强档案管理体系建设的对策建议

在《规划》中，将档案治理体系列为“四个体系”之首。档案治理体系主要包括治理制度、机制、方式以及监管模式，要求在党的领导下，依法行政并优化执行方法，针对重要事项和重点领域加强监督指导，尽快建成规范化的档案管理制度体系。结合档案管理存在的问题和成功的管理经验，笔者从以下几个方面提出对策建议，以实现档案管理体系建设目标。

（一）转变思想观念。档案管理部门必须提高思想认知，积极转变传统的思想观念，为档案管理体系建设提供思想基础。1.树立规范化管理理念，落实档案的收集整理、保管利用、信息保密等制度，严格落实岗位责任制，设置专人负责岗位，在人员、经费等方面给予倾斜，确保档案管理部门有人干事、有钱办事。2.建立领导监督、部门负责人紧抓、工作人员落实的工作机制，结合档案的类型、管理特点制订科学、完善的管理体系，实现管理的高效性和灵活性。3.所有档案均要严格保密，工作人员要树立时间观念、数字观念，及时封装、催收，该销毁的登记后销毁，避免出现拖延现象。

（二）培养专业人才。人才是档案管理的重要资源，能提高整个工作队伍的素质，有助于档案管理质量的提升。1.档案管理人员要掌握专业的档案管理知识，熟练运用先进技术，具有良好的人际沟通能力等。尤其是信息技术的引入，对档案的整理、记录、查询等环节相当重要，必须及时更新人员的知识和技能体系。2.制订长期培训计划方案，采用多样化的培训方式，例如主题会议、专家讲座、外出进修等，提高工作人员的参与度，确保在培训活动中均有所收获。3.工作人员自身要增强责任心，树立终身学习的理念，除了理论知识和技能的提升外，还要有正确的价值观，培养良好的道德素养，增强创新意识和能力，为档案管理提供智力支持。

（三）坚持依法治档。依法治档是档案治理体系建设的基石，有助于完善法规制度。目前，我国在档案管理领域，基本形成了“档案法+行政法规+部门规章+规范文件”的制度体系，未来依法治档工作的重点包括：1.推进《档案法》的修订工作，促使修订完成的《档案法》尽快落地实施。2.针对现行法规制度中，与现实工作要求不适应的法规和文件，进行清理与修订。3.结合事业单位自身的特点，在电子档案管理、档案开放利用、产权变动时档案转让等方面，制订配套的制度体系。

（四）开展重点监管。档案管理体系的建设，是一个复杂系统的工程，档案管理部门在工作开展中，既要做到全面协调，又要集中力量解决主要矛盾，监管就是其中的一个重点。1.档案监管要抓重点、带全局，对重点领域、特殊领域的档案工作进行监管，例如疫情防控类、脱贫攻坚类档案。2.围绕区域协调发展，对档案管理体制进行完善，例如长三角一体化发展档案、粤港澳大湾区建设档案等。3.国防军工专项档案，要建立协调机制，提高档案信息的保密等级。

（五）运用信息手段。档案管理的信息化，是档案工作走向现代化的必经之路。通过过信息技术的运用，打造档案数字化管理模式，提高档案管理效能。以移动互联网、人工智能、区块链等技术为例，可在档案工作中有效运用；新媒体用于档案知识宣传和档案利用服务，可实现线下管理与线上管理相结合，实现监管的网络化和智能化。另外，建立档案馆官方网站、网上查询与服务平台，不仅能提供简单快捷的服务，还能倒逼业务流程规范化。

（六）突出服务功能。档案不仅是历史的见证，在指导当下、规划未来中也具有重要作用，因此档案管理体系建设还要突出服务功能。档案部门要从资料提供者向信息服务者转变，运用先进的信息技术对档案进行开发利用，优化服务流程，改善服务体验，缩短使用者的等待时间，将档案库变为智囊库，为单位发展决策提供依据。