信息技术在科研档案精细化管理中的应用

文/南通大学附属医院科技处 潘玲玲；南通大学卫生与健康发展研究院 高建林（通讯作者）

2020年9月，国家档案局、科学技术部修订了《科学技术研究档案管理规定》，对科学技术研究档案的管理提出了最新的要求。另外，2018年国务院印发了《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》，明确指出要求科研机构优化管理与服务，加强事中事后监管，放出活力与效率，强化服务意识，推行一站式服务。所谓精细化管理，其本质意义是对战略目标分解、细化、落实的过程，是让战略规划能有效贯彻到每个环节并发挥作用的过程，同时也是提升整体执行能力的一个重要途径。为达到精细化及高效运转的管理目的，最重要的方法是利用信息技术，使流程更便捷、服务更高效、管理更精细。本文以某大型三甲综合医院为例，以加强科研档案精细化管理为视角，探索利用医院科研管理系统提升科研档案管理的效果，并总结实践经验。

一、医院科研档案管理的现状及存在的问题

科研档案工作是科研管理的重要组成部分，也是科研活动的重要环节。目前，由于单位档案馆人员不足或者是场地不够，很多纸质材料无法及时归档入库；即便是能够入库，科研项目的验收结题不代表后续不再有相关的科研成果产生，很可能还会出现成果转化的相关档案，后续材料的归档又是一次次搜索整理的过程，容易拖延甚至遗漏归档。

另外，随着时代的进步，医院的科研管理工作已逐步依靠科研管理系统来辅助完成，但是科研项目以及科研成果的管理与科研档案的管理没有做到紧密的联合。原因有如下几点：第一，各类科研项目以及科研奖项的申报均采用各主管单位或者部门各自的系统申请，项目、奖项申报甚至是项目结题验收、奖项获得以后才开始整理，以纸质版的形式送至医院档案管理部门建档。第二，即便大部分医院在各自科研管理信息化系统中注意同时增加科研档案管理功能，但由于大多数医院的科研管理系统是直接从软件公司购入的系统平台，设计者非专业的科研管理人员，功能模块设计脱离实际，科研管理相关部门未能有效关联，导致上线运行效果欠佳，科研档案电子化管理仍然存在不及时、不完整的现象。

二、全流程信息化科研档案管理平台的构建

南通大学附属医院（以下简称“我院”）自主研发的全流程信息化的科研人员、项目、成果等科研相关工作综合管理平台，于2020年正式上线运行，同时获得软件著作权。档案管理为该平台其中的一项重要功能，注重科研活动发展过程的记录，规范科研档案管理模式；组合查询功能提高管理档案的查询统计效率，实现随时随地查询、共享功能，利用信息化手段实现全面、高效、规范、精细化的科研电子档案管理。

（一）全流程线上管理模式，强化科研人员档案管理意识。我院的科研信息管理平台是集科研相关内容申报、登记、审批、报销于一体的综合性管理平台，打破了仅为科研项目及科研成果登记备案系统的局限，尤其是项目经费管理功能的增加，科研经费报销必须从系统填报、线上审批方可完成，科研人员配合档案管理的积极性明显提高。

如需成功完成科研经费线上审批，必须在项目申报、项目立项和项目经费报销时提供完整的材料。项目申报时平台存储的档案资料包括科研项目申报书、申报时院部及院外专家评审情况、专家评审时需签署诚信承诺书；项目通过主管单位评审立项时，需要提供项目申报计划书、合同书、伦理审查批件、廉政承诺书、外单位协作合同等；项目在实施过程中产生的成果在投递发表前，需要签署科研诚信书、提供相应的完整的申报书及原始资料；成果登记报销时，需要提供完整的文件材料和证书、发票，必要时提供经费使用说明；项目中期考核及验收结题均需提供考核申请书和通过证明；经费预算如需调整，需提供调整审批记录单。因此采用全流程线上管理的模式后，我院的科研项目管理实现了从科研项目申报直至科研项目验收以及验收后的成果资料收集全过程电子档案管理模式。

（二）科研人员与科研管理人员合作完成，提升科研档案管理专业性。大多数医院的科研档案管理是全院档案管理的组成部分，加上档案管理人员配备也不够充裕，科研人员或者科研管理人员作为医院档案管理员的可能性很小。但是，科研档案的专业性以及对相应领域知识的熟悉度要求还是比较高的。因此，利用科研人员与科研管理人员共同合作，配合完成科研档案收集、整理工作，能有效弥补档案管理人员知识缺乏的不足。采用线上审批的方式，由科研人员自主填写科研档案的相关条目信息，再由科研管理人员查看审核，对于有疑问的内容，系统有站内发送消息的功能，经过及时的沟通了解，整理出完整准确的科研档案基本信息和具体资料附件，有助于提升科研档案资料的质量。

（三）智能化的模块设计，提高档案查询、分享的效率。以往的纸质材料归档后很少有人愿意去库房查找翻阅，档案没有发挥共享的价值。而我院的管理平台设计了综合查询的功能，包含科研人员信息、科研项目、科技奖励、科研经费、科研成果（含论文、专利、学术交流、应用证明、学会任职等）所有科研相关档案的统计查询，大幅提高科研档案查询、分享的效率。查询的工具可以是电脑也可以是手机，无论是在医院内还是在医院外，个人均可登录系统查询。查询的范围根据用户角色不同，权限也就相应有所区别。查询的方式也是比较灵活智能，可以根据个人需求设置筛选的条件，查询的结果还可以导出Excel表格，协助科研人员及科研管理人员完成科研材料的整理。例如，需要查阅某项目的科研产出，仅需在科研成果查询模块输入项目编号、点击查找，截至当前的与该项目相关的科研成果信息，包括产生该成果的原始资料（如原始数据、图表等）、经费支出明细均可一并呈现。

（四）通知、提醒服务功能设计，提高科研档案管理的时效性。大多数科研档案的保存往往是在项目结题、科技奖申报评审结束以后，以纸质装订本的方式送档案管理部门整理入库，大大影响了科研档案管理的时效性。我院科研管理平台除了登记、报销审批、汇总功能外，还设计了通知和提醒的功能。平台利用系统中用户提供的邮箱，发送及时完成科研材料备案登记的通知，在下载中心提供各类材料填写的模板。另外，还会给申请人发送未通过审批件的修改方法，以促使申请人及时、高效、准确地完成系统备案。我院科研管理人员通过上述的服务措施，既保证了科研档案收集、归档的及时性，又提高了科研档案的完整性。

（五）电子档案存储能够节约场地，利于档案资料的永久保存。科研档案的纸质材料相当丰厚，尤其是科研实验原始资料内容多、彩色图片保存要求高，可能会因为年代过久、运输存储环境等影响，造成不可挽回的损失。而电子文件和材料的存储方式可以避免此类问题的产生。同时，可以节约场地，降低科研档案管理的成本。

（六）建立科研人才信息库，完善科研人事档案管理。我院科研管理平台建立了科研人才个人基本信息库，包含出生年月，学历学位、技术职称、教学职称、硕博导资格、学会任职信息等。在科研项目及成果登记时，将科研项目与科研成果的完成人信息与系统内的科研人才工号或者编号相匹配，这样既能够快速查询个人相关项目及成果，又能够避免重名带来的困扰。此外，系统内还建立了院外评审专家库，主要在限项课题、科技奖申报时启用，院外专家抽取、评审过程将被监察处全程监督，评审结果与反馈意见也即时留存在系统内，作为科研档案内容之一保存。最为精细的一点，增加了学生管理模块，学生参与科研项目及取得科研成果的相关信息也将在系统中登记、备案，为今后选拔优秀本科生、硕士生及博士生人才及成果做准备，达到充分利用科研档案信息的目的。

三、全流程信息化科研档案管理平台实证效果

近年来，教育部、国家自然科学基金委员会等部门多次公布了某些科研院所、高校、医疗机构师生存在的科研学术不端行为。在科研诚信事件调查或者知识产权产生纷争的时候，科研档案资料是极为关键的证据材料。我院自科研管理平台运行以来，共受理科研立项项目2000余项，项目档案资料包含完整的项目研究方案、合同、各类审查报告等等；成果发表申请、备案登记约10000件，各类报销审批6000余件，附件资料包含完整的科研原始资料、试剂耗材出入库审批明细、票据资料等等。科研档案资料可随时查阅，并确保了连续完整性。

通过信息化平台网络的管理，使科研人员配合档案管理的积极性和主动性明显提升，有效提高了科研档案的管理效率和效果。该平台获得“2021年度艾力彼全国首届智慧医院案例大赛”三等奖。

四、讨论

（一）利用信息化技术助力科研档案精细化管理的必要性。医院科研档案管理工作是一项重要的基础性工作，是医院科研工作发展过程的历史记录。完善的科研档案管理，有助于医学研究工作的传承与创新，有助于研究者总结研究成果，明确研究目的，创新研究方法，从而推动医学研究水平的提高。科研档案的管理不能仅仅依赖于档案管理人员，而是需要科研人员、科研管理人员和档案管理人员的相互配合。

（二）科研档案信息化管理的优势与不足。我院科研档案管理以全流程、规范化、精细化系统管理为基础，通过电子信息采集、信息审核、信息存储与信息查询统计取得了较为满意的档案管理效果。但是，仍存在一些不足和需要关注的内容。比如，医学科研档案资料的实验图片非常多，且清晰度也比较高，所占移动硬盘的内存较大，这就需要信息中心、软件工程师多加巡检、做好定时备份工作，以防止出现磁盘空间不足等其他意外情况的发生；档案管理部门尚未建立院级档案管理系统，因此科研档案的管理系统还处于孤立的状态，需要预留接口，以便将来与院级档案管理系统完美对接；系统设计可以更为精细，比如根据不同档案的保存期限要求设置提醒功能；科研人员与科研管理人员需进一步与档案专业管理人员加强沟通交流，使电子档案管理模式更科学更专业等等。

（三）科研档案信息化精细化管理的未来展望。科研档案的管理不仅仅是收集、整理、归档、查询，更重要的是利用科研档案挖掘出更有价值的成果。例如，可以利用电子信息化科研档案的优势，构建科研档案指标分析体系，从中分析出热点研究内容和已经取得研究成果、相同领域的科研人才及评审指导专家经验等等，为科研人员以及科研管理人员提供信息资源基础，为进一步取得更有价值的研究成果提供帮助。

五、结语

档案信息数字化、电子化是新时代档案管理工作的大势所趋和必然要求，随着大型医院分院、医联体的建设，医疗机构档案管理模式也必将随之改变，科研档案管理只是其中一小部分。本文对于医院的科研档案精细化管理路径进行探讨研究，总结出可以利用科研管理信息平台功能，提高科研人员档案管理意识，积极主动配合科研档案收集、整理、归档，从而进一步提高科研档案管理工作效率。后疫情时代，利用信息平台完成科研档案管理工作，不仅能够有效地减少工作人员近距离接触，又能保障科研档案管理的及时性、完整性、规范性，是各医院及科研院所提升科研档案管理效率的有效途径。