基于互联网信息化环境下的医院会计档案管理研究

2022-12-17福建省立医院郑建谋

办公室业务 2022年21期

文/福建省立医院郑建谋

会计档案管理能够真正反映出医院经济业务的更高需要，并将其作为实施业务记录的重要工具。随着互联网和会计电算化应用的不断发展，会计档案管理工作已经成为医院档案管理中的重要内容，其中的传递和查阅形式也逐渐发生转变。在互联网信息化大环境下，会计档案管理工作逐渐形成一种新型管理模式，从传统纸质化会计档案文件转向电子化会计档案文件，全面提升医院会计档案管理水平，为医院运营工作带来便利。

一、基于互联网信息化环境下医院会计档案管理的特点

在会计档案管理过程中应用互联网信息化技术，能够全面加强会计档案管理的质量，促进会计档案管理工作长远发展。在互联网信息化条件下，相关工作人员应该强化会计档案管理中各项信息数据交换工作的交互性以及信息数据传播的时效性，使医院会计档案管理工作在不断发展和优化中呈现多样化、全面性的特征。在现代互联网信息化环境下，会计凭证的储存介质也发生了比较大的改变，医院档案管理人员需要在网络访问的基础条件下，将会计凭证的储存介质朝着多系统以及信息交互系统方向不断发展，比传统纸质化载体更加灵活、简单、便捷。会计档案管理方式也转变成了储存媒体管理模型和对应方式，使其呈现出更加多元化的发展趋势。在这样的背景下，会计档案管理模式更加复杂，方式更加繁琐。同时，传统会计档案管理工作无形中对会计工作产生了不良影响，医院会计档案管理人员在互联网大环境下，会计档案资料的存储环境才能形成更加科学完善的计算机系统，具体阐述如下：

（一）降低了医院会计在档案管理方面的资金投入成本。由于档案管理工作程序比较复杂，会计档案管理在传统的人工管理模式下，各类资料收集、档案归档、档案内容查阅及审核、档案保管工作都会消耗非常多的人力、财力以及物力资源，医院会计档案管理的质量和效率也会降低。在互联网信息化环境下，医院应该在开展会计档案管理工作的过程中建立具体完善的电子档案，使会计档案管理人员只需要登录会计档案信息系统，就可以进行相关流程的独立操作。例如：医院相关工作人员在进行会计档案检索的过程中，传统会计档案检索工作需要相关人员反复确认纸质会计档案的实际保管区域，使管理人员能够严格按照会计档案的实际编码目录，从而对会计档案的编码目录进行及时梳理并仔细查找相关内容，但人工查找的方式需要耗费大量人力资源，如果档案索要时间紧急，工作人员就无法快速找到相关档案资料。因此，只有医院逐渐完善会计档案管理信息化系统，才能及时查找到所需的会计电子档案内容，达到节约医院人力资源和物力资源成本的目的。

（二）能够推动会计档案管理进程的有效化和规范化。医院在实际经营管理中的资金往来账目比较多，使得会计凭证和会计资料较多，如果医院会计档案管理工作仍采用传统的会计档案管理方式，将造成会计档案管理过程中纸质化资料占用比例较多，一旦这些档案受到外界环境制约，容易出现丢失以及受损等问题，给医院造成非常大的经济损失。因此，医院应该建立易保管查阅以及开发利用的电子会计档案，最大程度提高医院会计档案管理程序的实效性，有效节约医院会计档案纸质化的存储空间，降低医院经营管理过程中各项目的支出成本。

二、医院会计档案管理现状

（一）会计档案管理工作中储存介质可能存在不安全内容。如果医院在运营过程中需要将内部计算机接入互联网，就容易受到网络病毒以及黑客攻击，导致医院会计档案资源数据库运行中安全指数增加。医院在实际开展会计档案管理中，可能会出现会计核算数据出错以及会计报表丢失、被盗等问题。虽然医院会计档案管理人员在开展准备工作时，会对使用的计算机会计管理系统进行杀毒，但由于网络病毒、木马程序以及黑客攻击等侵袭具有不确定性，导致医院在开展会计档案管理过程中容易出现资料损坏等问题。例如：如果外来人员随意将移动硬盘以及U盘等设备接入医院计算机，U盘中的存储介质可能会在不经意间带有木马程序，直接造成各类病毒的迅速传播，同时也影响到医院会计档案资料存储信息数据库的正常运行。

（二）医院会计档案信息系统管理标准不规范。医院会计档案管理系统中的应用软件已经呈现出多元化和丰富化的特点。但是，一些应用软件还未经过有效检测审批，将会导致医院会计档案管理方式的多元化，会计档案管理工作也就无法形成科学统一的规范。与此同时，因为医院会计档案管理具备严密性强、专业性高等特点。医院在建立会计档案应用系统的过程中，会计档案管理工作人员缺乏对会计档案系统权威性和专业性，使得医院会计档案管理系统缺失部分功能，造成医院会计档案的报表格式与实际数据不能得到有效兼容和发展，严重影响了医院各部门的经营管理进度，从而导致信息化建设工作存在滞后现象。

（三）医院会计档案管理人员专业水平和职业素养较低。医院会计档案管理人员的专业水平、综合素质、个人素养以及执行能力对会计档案管理工作绩效的高低具有密切联系。当前，部分医院的会计档案管理团队中的管理人员在学历学业、工作经验和专业技术方面存在一定差异。个别会计档案管理人员仍然采用传统会计档案管理模式，无法胜任会计档案管理、制作电子文档和报表等基本工作，更无法顺利衔接会计档案管理各环节的具体工作内容。

三、互联网信息化条件下医院会计档案管理工作的具体内容

在互联网信息化背景下有效管理医院各种类型的会计档案，已经成为当前医院运营管理中的重要内容，且会计档案管理信息化的具体内容具有非常丰富的因素，与传统会计档案管理相比较更具挑战性，这就使得互联网条件下的会计档案管理工作可以更好地满足现阶段医院运营管理的更高需求。在会计电子数据信息详细记录网络信息的条件下，网络环境的安全性能够维护会计档案管理工作中硬件设备的稳定性，并对医院会计电子数据记录病毒库进行定期更新及优化，营造更加和谐的会计档案资料外部处理氛围，积极引导医院会计档案管理工作的高效开展。医院会计档案管理工作人员需要有效应用计算机和相关软件，加强对会计档案管理的信息储存，且医院在进行会计档案管理工作的过程中要加强对计算机等硬件的重点关注，并建立科学合理的计算机硬件系统和软件系统，强化医院会计档案管理工作各类外部设备的储存及管理。

对于会计档案管理过程中计算机软件的应用来说，相关工作人员应该进行对应的会计语言汇编，并有效对比会计档案数据库的录入信息，使会计档案管理人员能够及时有效地处理各类信息数据，确保会计档案信息录入的正确性和真实性。医院会计档案管理人员还应该对各类数据信息进行分类处理和优化，以便管理人员可以及时变更档案数据库的相关信息和数据。医院会计档案管理的互操作性使得相关工作人员能够直接影响计算机硬件的升级和更新，形成科学统一的多媒体数据文件管理系统，加强会计档案数据库系统升级之后多媒体的一致性和全面性，降低医院会计档案管理工作外部环境的要求，使工作人员严格检查并记录磁盘介质的防火要求。并且，医院会计档案管理工作人员对各会计档案进行备份处理，能够有效避免医院会计档案信息资料的缺失。

在互联网信息化环境的背景下，需要做好对会计档案管理工作人员的培训，并基于会计档案管理需求的积极转变，将会计档案记录作为当前医院开展会计档案管理工作的重要组成因素，使会计档案管理工作具备专业性和完整性，从而形成一套收集、整理、归档的专业程序和完整流程，满足医院会计档案管理的程序编制，使会计档案管理工作更好开展。医院还应该将会计档案管理工作和网络会计档案管理环境充分结合起来，并进行相关档案资料的有序管理，明确数据处理过程中会计档案管理工作的单元源、责任管理以及硬件电子信息数据的加密处理，有效保留会计档案资料的作用和价值。与此同时，医院会计档案管理人员应重点关注LAN会计数据传输的安全管理力度和信息化程度，在会计档案资料记录转移中，工作人员还需要在不同储存时期，将会计记录放在合适的位置，以保证各项会计信息的完整性和安全性，将规范工作和检查工作作为会计档案管理的重要组成部分，为会计档案管理提供搜索的必要工具。

四、基于互联网信息化背景下提升医院会计档案管理的措施

（一）树立会计档案管理工作人员的安全管理意识，建立健全档案管理安全保障机制。医院会计档案管理涉及的数据和信息较多，一旦泄露了相关内容，就会给医院日常运行带来巨大损失。所以，医院应该在生产经营中不断强化会计档案管理人员的安全防范意识，并构建科学合理的会计档案安全保障机制，会计档案管理人员需要做到三点内容：1.医院在进行会计档案管理过程中，要对电子会计档案资料数据库进行加密处理，并利用信息技术设置安全防火墙，预防会计档案管理工作过程中出现计算机病毒以及木马程序等。2.对医院会计档案管理人员而言，应该全面提高医院各科室员工的工作职责和工作权限，并在系统不同界面建设不同登录权限，相关工作人员只有经过身份认证或者密码验证，才能浏览权限内的会计档案资源并进行会计档案的查找修改。3.计算机病毒和木马病毒入侵在互联网信息化背景下逐渐呈现出多样化的发展趋势。医院会计档案管理系统应该下载并安装漏洞补丁，严格禁止医院外部人员携带移动存储介质登录会计档案管理信息化系统。

（二）增强会计档案管理人员的信息意识，统一会计档案管理的标准。随着互联网信息化的建设和大数据技术的发展，医院在开展会计档案管理的过程中需要顺应时代发展的变化，建立科学完善的会计档案信息管理系统，使会计档案信息管理系统在实际运行中发挥大的作用。因此，医院会计档案管理人员在开展工作时，要不断更新自身的管理思维，始终坚持与时俱进的工作态度，加强自身的信息化意识，适应高效快速的会计档案信息化管理流程，突破传统的会计档案管理信息化理念。与此同时，为了加强会计档案资源的实际利用效率，医院应该在不断优化会计档案信息管理系统的过程中，建立标准化、规范化、完整化的档案管理系统，强化会计档案管理人员的执行标准，确保会计档案管理系统兼容性的同时，确保会计档案管理系统的功能性，使医院会计档案管理可以顺利开展。以医院会计档案管理系统中的档案检索功能为例，医院各科室的档案检索界面应该保持一定风格，只要输入关键词或者相关词组，就能够快速查询到所需要的会计档案资料，全面提升医院会计档案的管理绩效，并为医院各部门医疗工作人员和管理人员提供更加便捷的个性化服务。

（三）做好专业培训教育工作，加强会计档案管理工作人员的专业技能和职业素养。专业人才是医院开展会计档案管理工作的前提。随着信息技术和大数据技术的发展，对会计档案管理工作人员的专业水平和综合技能有着更高的要求和条件。医院人力资源管理部门要充分结合会计档案管理的主要工作职责和工作权限，制定科学、合理、规范的培训计划。与此同时，医院还需要在开展会计档案管理培训时，明确财务基础知识理论、会计档案管理系统的具体操作方式以及医院规章制度，通过专家讲座等形式培训医院会计档案管理工作人员，使其全面掌握会计档案信息化管理工作的作用和意义，使医院会计档案管理工作人员切实履行自身工作职责和义务。除此之外，医院还应该定期举办各工作岗位的大练兵活动，挖掘更多高质量、高素质的专业人才，为医院会计档案管理工作信息化建设提供有力支持。