基于智慧财务的高校财务内部控制建设

○东北林业大学 孙百原 张小慧 于 超

一、引言

随着“大、智、云、移、物”等新技术的发展及应用，高校财务已经从会计电算化、财务信息化走向财务智能化，智能财务成为财务发展的新趋势[1]。智慧校园、智慧财务、智慧后勤、数据驾驶舱等概念的提出和建设实施，为高等教育发展带来极大助力。借助智慧校园建设契机，构建体验良好的智慧财务应用环境，促进人工智能融入财务业务系统，有利于完善财务内控信息化系统，健全高校内部控制体系；有效缓解财务人员核算及管理方面的工作强度，实现效率与质量的兼顾，从而为学校师生提供高质量的财务服务。

二、高校智慧财务特征

李闻一等对智慧财务定义为，基于新时代的商业模式，采用智联网、大数据、云计算、人工智能和人机自然交互等新技术，实现结构化和半结构化会计工作的自主数据采集、计算、处理、报告和自主修正，提供非结构化会计工作的智能决策支持，为内外部利益相关者提供信息服务的共享系统[2]。高校智慧财务具有数据量大、操作复杂、涉及多部门等基本特征。智慧财务系统的实践应用价值，既要提供财务核算管理等高效便捷的服务，又要全面准确收集学校经济活动相关数据，并利用大数据整合多部门信息，把这些基础数据采集、处理、归纳、整合成可操作数据，形成综合性较强的信息化管理系统。智慧财务的发展契合了高校财务内部控制的需求，一方面可处理海量财务与业务信息，开展对经济活动风险的预测。如对高校经费使用实施动态监测，设立合法合规性审核预警规则，对异常经济活动做出风险提示，加强风险管控；另一方面，通过高校智慧财务系统的信息聚合，可以生成数据可视化报表等，为学校相关管理提供决策参考与辅助。如把信息综合归纳成为参考资料，发现总结发展规律，制作出发展走向路线图，将抽象的数据处理成为实际可见的发展规律图，通过研判趋势走向，帮助制定今后的发展规划。

1.高校智慧财务具有易操作的特征。对于高校的管理者来说，办学资源的配置，包括财力资源的配置，对学校发展至关重要，皆希望做出相关战略和管理决策之前，借助有效管用的财务数据，从而科学分配教育教学资源。但现实情况却是，很多高校管理者在日常工作中难以得心应手地使用财务数据，很多时候财务更像一门专业学科，没有融入信息使用者的思维逻辑，自说自话不容易理解掌握。高校管理者大多不会使用财务工具，即使是自认为懂财务的高校管理者，可能也没有认识到深入理解财务报表并挖掘数据背后价值的重要性。把复杂的财务数据清晰简洁地进行量化或定性表述，也依赖财务人员对基础数据的深度理解和对高校财务状况的职业判断。高校智慧财务系统的具体应用，能够以一种容易理解且颇具实用性的方式将数据呈现出来，把财务数据具体化、形象化。使高校管理者了解财务基本信息的同时，为他们提供一个财务数据的使用拓展，能够使高校管理者充分利用好这些财务信息，更好地促进管理。此外，利用其他众多的经验数据，处理出终端财务数据，还能让高校的管理者准确衡量财务基本状况，作出正确的财务发展规划。高校智慧财务系统蕴含的人工智能技术具有一定的分析能力，利用其开展财务内部控制，能确保相关业务管理流程的清晰化和具体化，助力财务管理功能升级。

2.智慧财务具有个性化服务的特征。个性化服务是智慧财务系统具有的重要优势，针对不同的高校财务管理要求，制定有区别的系统操作；根据高校办学特色及业务特点，开拓不同功能模块，满足不同功能需求。个性化配置也使智慧财务得以快速在高校中普及与发展，实现了财务基本功能与内部控制质量的有效提升。

3.智慧财务具有安全性关注度高的特征。因为高校财务系统内部循环发展中必须伴有保密性，为了维护财务安全，高校智慧财务系统考虑了多重安全设置，为高校的财务安全把好安全基础技术关。安全性是关系到数据安全、财务安全的重要问题，是数字化应用后各种操作系统首要考虑的问题，也是决定其能否大范围采用、长久走下去的重要因素。

三、基于智慧财务的高校财务内部控制优势

1.无人化及自助化。智慧财务利用人工智能技术及大数据技术，对传统收支业务进行全面梳理，从而实现智能算法大量覆盖，做到业务处理无须人工处理[3]。无人化和自助化是智能财务最显著的优势，虽然高校会计业务和内部控制无法做到完全无人化，但通过智慧财务的实施，人工智能可为师生提供24小时全方位服务。随着财务线上服务和自助设备应用逐渐普及，师生可通过这些服务应用自助上传相关数据信息，实现数据多跑路、师生少跑腿，节省了时间精力，提高了财务服务质量，极大方便了师生。无人化及自助化代表未来内部控制发展的必然趋势，高效率、快速度是新技术带来的福利。

2.规范化及自动化。智慧财务属于人工智能型业务处理体系，具有规范化和自动化特点。与传统的高校财务内部控制不同，规范化是通过人工智能实现财务业务的标准化，降低外界因素影响和工作误差，提升财务内控流程监控能力；自动化是通过人工智能实现财务业务审核、复核、支付等环节业务自动化处理，减少人为干预操纵，替代处理财务报销等重复业务的工作人员，解放了部分财务人力，起到了节约成本作用。规范化、自动化智慧财务的应用提升了资金使用的安全性、合规性，符合高校内控建设目标，也必将促进高校财务治理能力的提升。

3.共享化及科学化。共享化及科学化是现代高校财务管理发展的趋势，对高校财务科学发展起到促进作用。传统的高校财务内部控制需要向校内各部门多渠道获取数据，并根据实际需要提取相关信息。虽然信息化共享使传统高校财务管理呈现的数据孤岛现象得以缓解，但数据共享的及时性及完全性仍无法得到保证。智慧财务建立于数据融合共享之上，所有业务部门都需要通过统一门户综合服务平台完成相关业务，在极大程度上保证了数据收集的及时性和数据的完整性，使高校财务内部控制能力得以提升。科学化也是智慧财务的显著优势，利用智慧财务开展高校财务内部控制，既能在复杂的财务数据中快速选取有价值的数据信息，又能拓宽财务服务领域，助力财务功能升级。

四、基于智慧财务的高校财务内部控制建设思路

1.做好顶层设计，提升系统管理水平。智慧财务建设是一项长期系统工程，高校需要以智慧校园为基础，实现内部数据的全方位对接，而顶层设计决定着系统功能是否完善，建设成效是否被校内用户认可。2021年3月教育部对加强新时代教育管理信息化工作做出明确要求，各高校应抓住机遇，积极推进智慧校园建设，做到管理协同贯通、数据共享交互。在财务管理方面，应以预算绩效一体化、业财一体化、数据链条化等作为目标导向，提升数据应用效率和使用质量，实现账表一体、决策智能，提升内部控制信息系统整体水平。

2.加强功能规划，完善内部控制体系。实施智慧财务要以师生需求为导向，积极完善财务应用功能，建立数据中台，吸纳各类业务数据进入，加强数据集成整合。智慧财务中产生的财务数据类型较多，要强化人工智能与大数据技术相融合，可自主查找数据失衡原因，加强对财务异常状况的及时了解。譬如，高校应紧盯重点业务目标，持续改进内部业务流程，针对稽核、审计等提出的工作要求优化会计核算体系，从而及时了解经费使用、绩效运行等情况。以收费功能区为例，在功能规划过程中，这一区域利用人工智能开展学宿费收费，并根据不同的收费票据类型对其进行针对性管理。实施智能收费不仅使学生缴费便利，更可减少财务部门工作量，避免出现数据失误。收费功能区的优化完善有利于明晰收入数据，掌控资金流向，实现有效的财务内部控制。

3.强化预算管理，优化报销服务流程。高校智慧财务发展过程中以传统数据库为基础，重视与关注预算管理工作，并根据相关状态有效开展绩效评价。智慧财务的无人化和共享化为精细化管理奠定了坚实基础。在预算管理方面，应构建长期预算体系，建立“以预算为主线、资金管控为核心”的业务流程协同机制，明确财务内部控制目标，完善预算执行考核，加强过程管理和风险预测。学校所有预算申报都由内部系统完成，并实行归口审核，其数据真实性、完整性一目了然。在优化报销服务方面，高校教师工作压力较大、时间宝贵，智慧财务的出现，可使教师利用线上平台完成大部分财务工作，避免占用其过多时间，助其潜心教书育人。随着移动终端设备的不断普及，诸多高校已经打破传统单一银联支付模式，拓展了微信及支付宝等相应支付通道。同时，线上平台集AI智能填报、电子审批、发票影像化、自动核算、网银自动支付等系统于一身，实现了报销的流程化和自动化，资金流向更明晰，资金收付也相对安全，能够给师生提供良好的服务保障。

4.整合业务数据，提升内部控制质量。智慧财务是未来高校财务内部控制必须借助的基础平台之一，不同高校的管理需求以及发展特色不同，各高校的综合发展水平和整体发展态势不尽相同，因此智慧财务框架很难在高校大范围、大区域、多领域内进行统一。通过理论与实践的研究探索，高校间有许多可以进行实际操作的范式加以借鉴，如高校可积极借鉴企业智慧财务发展思路，根据学校需要形成自身发展特色，瞄准“智慧财务框架下的财务内部控制体系”靶向目标，结合自己的具体发展实际，引进先进的、成熟的操作经验，构建具有个性化的高校财务内部控制体系。

智慧财务不仅涉及财务部门相应数据，也涉及财务人员熟练掌握的技术，这些新技术、新理论的应用，与内部和外部业务部门都息息相关。搭建智慧平台，捋顺相关业务工作是基础步骤。在实际操作中，涉及高校内部各管理系统的数据对接工作，如对接学校合同数据、资产数据、学生数据、人事数据、教学数据、科研数据、后勤数据、招标采购数据、工程数据等。还要考虑到与外部数据的对接，也就是学校与银行、税务等外部机构数据实现对接，这是智慧财务整体系统得以构建运行的工作基础。只有内外沟通对接顺畅，基础工作保障到位，才能发挥出技术优势、利用好数据优势，为高校的整体建设贡献出财务系统的力量。高校还应不断对传统财务系统进行智能化改造，根据管理需要创新智慧财务结构，推动其动态持续性发展，促进内部控制信息系统逐步完善，保障内部控制效果不断得以提升。

五、结语

人工智能时代，高校财务内部控制理念和实施路径要应势而变，不断强化技术保障，持续提升智能财务数据挖掘与分析能力，使其从复杂的数据中辨别真伪，转化利用为决策有用信息，真正提升财务管理质量与效率。同时，高校应借此机会积极树立信息化管理意识，创新与优化监测控制规则，促进财务流程再造，从而降低财务风险，加强风险预警，强化对高校财务内部控制的动态化监督，迎接大数据智能化为高校财务内部控制带来的新机遇、新挑战。