干部人事档案数字化建设前期准备工作探析

姜田芳

摘要：党政机关干部的人事档案管理开启数字化时代，其建设前期准备工作成为当前极为重要的课题之一。然而，由于对档案数字化建设的相关认知不足，对这一管理的重要性尚未充分认识，现今我國的党政机关干部档案管理数字化建设亟待加强。作者基于我国干部人事档案管理的现状，探析了档案数字化的前期准备工作，为数字化建设项目提出了若干举措，用作参考。

关键词：党政机关干部人事档案；数字化建设；前期准备

党政机关干部的人事档案是党的重要执政资源，可为教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才提供重要依据。大数据时代下，为提升干部人事档案管理的质量，党政机关应当逐渐加大其人员档案资源的开发力度，尤其要重视档案系统的数字化建设及前期准备工作，推动档案数字化建设项目进一步的实施、完善。

1干部人事档案数字化建设的意义

当前，通过建立安全、高质量的数据信息库，完成日常的归集、整理、保管与递送以及关联统阅项目材料等的数字化管理，进而实现由纸质档案变换成电子档案。通常原始纸质档案用于记载党干部的个人具体成长的历程，其干部选任，年限工龄数、中共党员身份的认定，以及有关专技职务评审与考核认定、具体奖惩等多个方面，均为重要依据及凭证，而这项建设能高效地将人们对原始纸档之翻阅频次和相关人为破损大大减少，高质保护其存放与材料安全性。

档案数字化建设，可从技术上防止具体档案的涂改、造假，更好地维护人员档案的真实性与准确性，有助于进一步加强干部工作的严肃性及其公信力[1]。

2档案数字化建设现状及存在的不足

2.1传统纸质介质档案转换数字化程度偏低

党政机关干部档案有其自身特点，但限于我国旧时观念及技术原因，当前此类档案的数字化程度仍较低。虽然在其档案管理中，一定程度上应用了相关的计信技术以及对口的档案管理软件，却仍未能建立全方位的数字化管理，特别是对其中已按传统归档的纸媒档案的具体数字化整理，是当前档案数字化建设亟待解决的主要问题。此外，数据库体系未臻完善，档案数字化管理所需的软硬件条件仍旧薄弱。

2.2档案数字化建设的专业化人才短缺

党政机关干部档案管理，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好干部人事工作的基本前提。然而，长期以来，组织人事部门对干部人事档案的重要性认识不足，认为档案管理人员仅需“充当保管”的角色，特别在当前档案数字化时代，更缺乏具备现代信息技术（如大数据技术、云计算等）理论和应用能力的专业人才。

2.3档案数字化安全性模块的利用有待加强

处于大数据时代环境下，现阶段档案数字化建设面临着诸多因素的威胁，如系统崩溃、硬件设施的损毁和电脑病毒入侵，档案数据信息真实度等等，更有恶意篡改数据或将其外泄，直接影响档案所具有的保密性[2]。

3干部档案数字化建设前期准备工作的举措

3.1重视此类档案数字化建设，夯实对应根基

党政机关干部档案在干部的培养、选拔、聘任中具有无法取代的巨大作用。如今科技发展日新月异，我们要注重引入先进的技术和相应管理理念，将干部档案数字化建设纳入我党干部队伍建设和管理的全新高度，且与相关业务统一部署、落实与考核，加大干部档案数字化建设的资源投入力度，努力做好此项目顶层设计，做到科学地制定其建设方案，以及该计划的各阶段目标，真正贯彻实现此项建设的总体目标。

3.2形成干部档案数字化制度建设

党政机关干部档案数字化，需建立相应制度以明确各单位职责、划定部门内分工、规范项目流程及保障任务的安全。制定这一项目保密条款，及其相应的进、出库制度，同时规范机构拆组卷与相关扫描流程，从而为本项工作提供具有实用指导性和相对应预见性的整一过程管理和实控预案[2]。

3.3档案数字化人员队伍的建设

3.3.1领导层要高度的重视、关心和支持本任务。领导必须甄别、选配对应的政治可靠、个人作风正派并且责任心强的中共党员来开展这项计划，同时对其加强党性教育和相关的纪律约束，做到项目人员职称的科学设置，以调动人员开展工作的积极性，引导其认真投入地做好工作，以保证该项工程的人员队伍得以相对稳定。

3.3.2组织人事部门需重视其辖下人员的业务知识培训，提升其专业素质；切实加强档案数字化管理人员的现代信息技术应用能力，为数字化建设下一环节工作中的数据库建立、软件应用和开发等打下良好基础，从而培养一支热爱此事业、恪尽职守，业务和相应技能兼备的高能人才队伍，为档案数字化时代提供强大的人才支撑。

3.4加强档案管理机构的资质审查

党政机关干部档案的内容上包含有许多干部隐私信息，因而必须将保密与风控贯穿这类工作的全过程。目前由于专职档案处理人员在数量和精力上都有限，难以兼顾日常的档案管理工作和对应的数字化任务，很多档案机构的数字化服务，往往选择外包企业[3]。因此，在前期准备阶段，需尤其注重对外包机构和全部档案管理项目参加人员的资质审查，提前调研其保密程度、相关经验是否已足够，以及是否具有机关方所需的数网技能。

3.5健全党政机关干部档案管理的信息系统功能

要想实现此类档案的数字化管理，必须开发运用好档案信息系统。现阶段，相关技术单位开发了基本的档案采集软件，但其软件只配备有基础功能，仅用于我们该类数据的向上报送和同级业务交流，极难形成具体的信息资料库，后期不能满足本类数字化建设发展的要求，存在极大的资料信息共享差距［4］。要做好资料共享工作，所配备的干部档案信息化管理管理系统，还应实现较为齐全的功能。各党政机关单位应依据工作需求，进一步地完善相关系统的功能。而后在常规自动化管理的基础上展开对应数字化扫描，并提供相关数档服务，从而逐步建成高效管理平台。

3.6创新干部人事档案前期管理机制

结合保密性特点，制定出相应管理规制；建立工程审查制度，以做到当查档人员检索具体档案材料时，对应管理平台能即时监测其行为，进行阅档全过程的详细日志记录，为使用该类数档必要制度保障，在展开高效利用本档案的同时，确保其资料信息安全。

总之，党政机关干部档案数字化建设能充分发挥相应档案项目的作用，能真实反映干部个人履历的具体信息，是我国党政机关单位了解人员的重要依据。而且，此类别档案，也是我党组织部门了解党员干部基层实绩及其新时期思想作风、各种奖惩等的重要依据，对国家选任干部至关重要。因此，在党政机关干部档案数字化建设任务开展前，党政单位要把前期准备工作中各环节及细节，严谨、细致地进行加强，从而为本项建设顺利开展提供重要、有力的保障。

参考文献：

［1］杨璐.简述干部人事档案数字化建设的前期准备工作［J］.办公室业务，2020（03）：153—155.

［2］杨兴志，毕建军.新时期干部人事档案数字化工作初探［J］.城建档案，2020，（02）：25—26.

［3］刘美红.干部人事档案数字化建设准备工作的思考［J］.数码设计，2020，9（5）：2.

［4］姜东艳.共享视域下机关档案数字化管理策略研究［J］.兰台世界，2022（05）：113—115.