电子政务服务背景下人事档案服务优化研究

王梅

摘要：档案为政府及其职能部门选人、用人，人才合理配备、优化、流动等方面提供了重要信息记录，发挥着重要信息凭证功能。面对人事档案信息及资料数量呈现出快速增长态势，人事档案存储规模越来越庞大，迫切需要转变档案管理模式，适应新时代档案管理新要求。本文从电子政务服务为研究背景，分析了电子政务服务概念、功能、信息化及要素，进一步探讨了电子政务服务背景对人事档案服务的影响及现实意义，并提出了电子政务服务背景下优化人事档案服务的具体举措，从而进一步提升人事档案管理能力，打造服务型人事档案服务机构，不断增强人民群众的满意度、幸福感。

关键词：电子政务；人事档案；服务优化

概述

档案为政府及其职能部门选人、用人、人才合理配备、优化、流动等方面提供了重要信息记录，发挥着重要信息凭证功能。近年来，随着大数据、云计算、互联网等信息技术的快速发展，以及政务改革的深入，面对人事档案信息及资料数量呈现出快速增长态势，人事档案存储规模越来越庞大，迫切需要转变档案管理模式，适应新时代档案管理新要求[1]。

1电子政务服务与人事档案服

1.1概念

电子政务服务是指政府及其相关职能部门利用信息网络技术等构建组织结构和工作流程优化重组的政府结构，以及在线管理、服务的运行模式，并为当事人或组织提供公共服务等过程中所开展的行政事项、行为。2016年，《政府工作报告》中首次提出“互联网+政务服务”，其实质就是政府及其相关职能部门之间通过数据共享，让“数据多跑路”，市民、企业“少跑腿、不添堵”。

1.2信息化

人事档案信息化是“互联网+”理念下衍生出的一种人事档案管理新业态，是基于扫描矩阵CCD技术、OCR技术、计算机技术、多媒体技术、数据库技术、存储技术，以及相关的数字摄影技术的应用，实现纸质、电子等不同载体档案信息资源的数字化转化、存储，涵盖了人事档案资料收集、整理、统计、查阅、修订、归档等档案管理全过程。并利用网络互联互通的特点，促进互联网、政务网、局域网的有效对接，可以在不同主体之间搭建起内容庞大、结构有序、类型多样的档案信息数据库，充分发挥出人事档案社会价值[2]。

1.3要素

电子政务服务属于电子政务“运作方式”的组成部分，构成电子政务服务的要素具体到人才服务机构的档案服务来说，电子政务服务的主体是各级人才服务机构，服务的客体是自然人、法人、企事业单位、行政机关等个人或组织，而服务的内容包括人事档案信息查询、人事档案转递，以及人事档案保存等等服务。与传统人才服务机构的人事档案服务不同，电子政务服务的环境主要是依托电子政务平台。在这一平台中，人事档案服务的主体、客体之间实现了服务交互、联系，即人事档案信息服务需求的提出及供给。

综上，电子政务服务是打造服务型政府的实际需要，其本质的转变要求人才服务机构档案管理从传统的政务服务向电子政务服务转变，认识和把握电子政务服务的特点，及对人才服务机构人事档案管理带来的深度变革，为做好电子政务服务背景下人才服务机构的人事档案服务及其优化提供理论支撑[3]。

2电子政务服务背景下人事档案服务影响

2.1从电子政务服务建设目标看

《“十四五”规划和2035年远景目标纲要》中提出，要“完善国家电子政务网络、推进政务信息系统云迁移”等“十四五”时期重要任务。2022年，《“十四五”全国档案事业发展规划》，把“推进档案信息资源共享平台建设”“提升档案利用服务能力”“加快档案资源数字转型”作为重点工作来抓。人才服务机构人事档案管理作为电子政务网络建设的一个重要节点，也是电子政务服务的积极参与者，必然要适应新时代目标和要求。反之，电子政务服务所提供的服务内容和服务条件的改善和提升，推动了人才服务机构档案业务转型，进一步提升人才服务机构服务信息化建设优质、高效发展。

2.2从电子政务服务基础设施看

电子政务服务为人才服务机构办公OA系统运行提供了重要信息网络平台，也进一步促进了人才中心档案管理信息化建设。人才中心通过门户网站建设，档案系统搭建，将人事档案数据库统一归口至档案管理。目前，西安市鄂邑区人才交流中心办公OA系统与电子政务系统无缝衔接，实现了人事档案归档文件的即时归档、即时采集，从而保证了中心档案工作与电子政务同步进行。各项业务实现了信息化，其中，人事档案采集、存储、调阅、查询均可在计算机平台系统中进行，我中心人事档案工作参与政务信息化作用也日益明显。

2.3从电子政务的快速發展来看

电子人事档案改变了传统的纸质档案载体形式，电子人事档案管理也成为支撑和提升电子政务服务的重要内容之一。据统计，2022届高校应届毕业生达1076万人，其中，陕西省约有41.5万人，庞大的应届毕业生群体，以及其他流动人员的人事档案等等，电子人事档案数量和规模呈现出大幅增长态势，使人事档案服务从先前的单一服务变得更加多元化。电子政务作为链接不同部门、不同地区的政务系统，推动跨部门、跨地区电子政务信息共享服务，才能更好地发挥出电子人事档案价值[4]。

3电子政务服务背景下人事档案服务意义

3.1增强人事档案管理绩效

人事档案管理工作要始终坚持“以服务为主线”，这与电子政务服务“立党为公、执政为民”的宗旨相一致、相符合。而人事档案管理绩效的评估重点及意义，既包括电子人事档案管理水平，也包括电子人事档案在电子政务服务中的功能体现。因此，电子政务服务背景下，完善人事档案服务体系也是增强其自身人事档案管理绩效的实际需要，以优质高效的档案服务满足人民群众日益增长的档案信息需求。

3.2促进人事档案管理改革

无论是普通公众，还是机关企事业单位，通过参与档案信息化管理，可切切实实地感受到创建服务型政府的理念及生动实践，并分享政府改革的实际成效。人才服务机构作为高校毕业生、流动人员等群体人事档案管理的专业机构，通过人事档案信息化、数字化改革，满足不同群体的服务需求，这也进一步促进了人事档案自身管理改革[5]。

4电子政务服务背景下人事档案服务优化措施

4.1优化顶层服务设计

人才服务机构立足其职责，将人事档案管理与电子政务服务网衔接起来，持续优化顶层服务设计，在电子政务服务网设立专门的人事档案服务平台，从而实现电子政务服务网人事档案服务窗口与电子政务网平台互联互通，让数据“多跑路”，群众“少跑腿”，有效解决人事档案资源共享难题。为此，首先应建立省级或国家级人事档案网上服务平台，出台人事档案服务平台管理标准和规范，建立全省或全国统一的人事档案管理服务系统，按照《关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》提出的“基于政务服务经办规范、基础信息采集规范、数字化技术规范”等，实现“一点存档、多点服务”的全省/国人事档案一体化服务格局[6]。其次，由档案管理部门或与人事管理部门统筹规划全省/国范围内各市、县人事档案网上服务建设，遵循“数据向上集中”的建设思路，将各地收集到的人事档案信息进行统一采集上报，并做好定期归档，最终实现实时归档，从而建立一套统一的人事档案基础信息资源库，为优化人事档案服务提供档案信息支撑。再次，加强不同区域、不同部门之间的数据共享，推动跨区域、跨部门政务服务网的数据、资源互联互通、共建共享，从而解决人事档案信息孤岛难题，并进一步简化人事档案管理及信息交互流程和手续。其中，要根据人事档案管理的相关规定，严格做好保密工作。

4.2优化区域部门合作

目前，不同地区、不同部门之间的人事档案网上办理建设情况差异较大，上海、浙江、山东等地陆续建立起人事档案网上服务平台，但其他部分基层尚未推动人事档案网上服务。为此，要积极优化区域之间、部门之间的合作，既可以减少人事档案差异，也能够持续优化人事档案整体服务质量。首先，欠发达地区或尚未开通人事档案网上服务的地区或部门，应加大人事档案网上服务建设的资金投入力度，加大优秀人才配置力度，为人事档案管理提供可靠人才支持和保障。其次，持续改善基础设施。加强薄弱地区或部门网上人事档案服务平台建设，采购先进的电子人事档案管理所需的设备，升级人事档案管理系统软件，为人事档案管理提供过硬的技术支持和保障。有条件的地区或部门，可结合本地本部门人事档案管理实际，積极开发人事档案服务所需的软件。

4.3优化线上线下融合

在推进省级或国家级政务服务网建设基础上，要进一步加快人事档案服务事项办理从实体向网上办理迁移，推动人事档案管理事项线上线下融合发展，持续优化人事档案服务流程、创新人事档案服务模式，最终实现“预约、咨询、办理”全过程线上线下无缝衔接。根据档案管理相关规定，积极探索“互联网+”新模式，开通统一的人事档案服务平台，开通网上一键申请、后台审核、网上反馈或预约办理，推进人事档案服务从线下逐渐延伸申至线上，逐步推动部门或区域人事档案全口径归口管理，解决人事档案碎片化现状。

参考文献：

［1］梁惠卿.电子政务下档案集成网站建设研究—以河南档案信息网建设为例［J］档案管理，2012（5）：35—36.

［2］高广斌.电子政务档案管理与公共服务问题探究［J］经济技术协作信息，2021（4）：37.

［3］叶萍.电子政务档案管理与公共服务问题探究［J］山西档案，2015（6）：97—99.

［4］王艳玲.电子政务环境下档案信息资源用户需求与文档一体化［J］漯河职业技术学院学报，2007（3）：133—134.

［5］李小芳.电子政务系统中的档案管理现状问题及其若干思考［J］江西电力职业技术学院学报，2019（2）：12—13，16.

［6］汪独友.电子政务视角下的档案信息化建设中的障碍及策略选择［J］大众科技，2015（10）：126—128.