商务局档案管理现状及优化方向研究

文/樊苹（滨州市沾化区商务局）

档案管理是各大单位日常管理工作中至关重要的一个环节，对于商务局来说也不例外。做好商务局档案管理工作能够使档案从收集到整理分析、存储管理、利用全过程的工作效率得到有效提升，还能够为商务局其他工作的顺利、高效开展提供所需的信息参考，因此，需做好商务局档案管理工作。但是，从现状来看，国内部分地区商务局档案管理工作仍存在一些较为明显的问题，比如，管理资金有限、基础建设不力，档案管理信息化建设滞后，档案管理人员素质水平有待提升等[1]。为了解决现有问题，全面提高商务局档案管理工作的效率及质量，本文围绕“商务局档案管理现状及优化方向”展开分析，研究价值意义显著。

一、商务局档案管理的内涵及基本原则分析

（一）内涵

商务档案属于档案系统中的种类之一，结合《中华人民共和国档案法》《当年术语词典》当中的相关条例可知，商务档案处于档案体系当中，归类为企业档案、专业性档案的范畴[2-3]。档案属于原始的历史记录，根据档案的这一定义，可将商务档案定义为：基于各种商务活动当中，由微观经济主体所产生的具有保存价值的各种形式的原始记录。以商务档案的内容为依据，可将商务档案划分成多种类型，即商务合同档案、商标档案、专利档案、商务法律档案、会计档案、信用档案等。在科技不断发展的背景下，随着计算机的普及，电子商务档案逐渐增多，商务档案管理工作的难度大大增加，同时也为商务档案电子化、信息化、智能化发展带来了巨大的机遇。

（二）管理的基本原则

既然商务档案属于整体档案体系中的一部分，在商务档案管理工作中便需遵循一些基本原则。具体而言，主要基本原则如下：

（1）完整性及准确性原则。一方面，在商务档案管理工作开展期间，需确保商务档案资料齐全、完备、成套，并且无残缺情况出现，保证商务档案的完整性。另一方面，需保证商务档案的准确性，即能够如实反映相关活动内容，观点客观、真实[4]。（2）系统性及安全性原则。一方面，商务档案资料内容之间需维持有机联系，避免分散、杂乱、割裂，使其系统性充分体现出来。另一方面，需保证商务档案资料的安全性，尤其是机密档案，需加强存储管理，避免受到破坏、窃取等非安全因素的干扰。（3）有效利用性及集中统一管理原则。对于商务档案的有效利用来说，在对商务档案规范管理的基础上，还能够使档案资源获得有效利用，发挥其利用价值。此外，商务档案也需集中统一进行管理，发挥各部门的协调、沟通作用，对商务档案信息资源进行统一收集、分析整理、存储管理、利用等，期间还需保证商务档案资料的保密性及安全性，以此使商务档案的利用价值得到全面提升。

二、做好商务局档案管理工作的意义

如前所述，对商务局档案管理工作的内涵及基本原则均有了一定程度的了解。结合实践工作来看，做好商务局档案管理工作的意义具体如下：

（一）提升档案管理工作效率及质量

传统工作模式下，商务局档案管理工作采取的是纸质档案管理模式，随着商务局档案管理工作的持续推进，档案资料数量呈现逐年增加的趋势，且档案资料类型也呈现多样化的特点。在此情况下，仍存在使用传统纸质档案管理模式，难以提高商务局档案管理工作效率及质量，增加档案管理人员的工作量与工作压力的问题[5-6]。而新形势下，做好商务局档案管理工作势必需要革新档案管理模式方法，比如，树立全新的档案管理理念，从传统纸质档案管理转化为信息化、电子化、智能化管理，可以使商务局档案从收集到整理分析、汇总存储管理、利用全过程的效率及质量得到有效提升，还能够减少档案管理人员的工作量，减轻压力等。

（二）有利于商务局工作的透明化与公开化

在商务局整体管理工作中，档案管理是非常重要的一部分，做好商务局档案管理工作既可以对前期工作进行记录、追溯，又可以对未来的工作进行展望，比如，结合前期工作的不足制定改进方案，使后期工作的可行性及科学性得到有效提升。与此同时，将商务部相关部门的工作计划、工作人员信息、人员聘用及调整等数据信息在形成档案信息资料的基础上在官方网站公布，便能够使商务局工作的透明化与公开化有效体现出来，进而使民众对商务部门的基本工作情况、人员分布情况有更为清楚的了解，有利于发挥民众监督的作用，规范商务局各部门人员的工作行为，提升相关工作效率及质量。

（三）提升档案利用价值，推动商务局事业可持续发展

一方面，做好商务局档案管理工作，可对商务局相关档案信息资源进行优化整合，根据档案信息资源的属性、类型进行合理分类，在构建档案信息管理系统的基础上加强系统管理，根据相关工作及用户的需求、权限，检索、下载、利用相关档案信息资源，可使档案信息资源的利用价值得到有效提高。另一方面，商务局工作内容繁多，以档案信息内容为支撑，能够为商务局各项工作提供有效的参考凭据，进而带动商务局事业稳步、可持续发展。

三、商务局档案管理工作现有问题分析

虽然商务局档案管理工作开展的意义显著，但是从现状来看，此项工作开展期间仍存在一些较为明显的问题，主要问题如下：

（一）管理资金有限，基础建设不力

在商务局档案管理工作开展期间，需投入充足的管理资金，才能够让管理工作顺利、有序地开展[7]。但是，部分地区商务局将建设资金用于其他管理工作项目，对档案管理投入的资金有限，在此情况下便难以及时引进商务局档案管理工作所需软硬件设施设备，进而导致商务档案管理工作基础建设不力的情况。究其原因，一方面是商务局领导层、决策层对档案管理工作缺乏足够的重视，使档案管理工作所需建设资金难以得到有效满足，相关软硬件设施设备、技术难以有效购置引进，使商务局档案管理基础建设工作效率难以得到有效提升。另一方面，商务局档案管理考核机制不够完善，对档案管理人员的约束、规范不足，档案管理人员的工作积极性不高，在商务局档案管理工作得不到各方重视的情况下，渐渐地便减少了商务局档案管理工作的建设资金。此外，部分地区经济欠发达，单位建设资金在整体上有限，加上档案管理工作难以产生直接的经济效益，自然就导致管理建设资金不足、基础建设不力等问题的出现。

（二）档案管理信息化建设滞后

商务局档案管理工作质量水平要想得到有效提升，需要摒弃传统单一化的纸质档案管理模式，在保留纸质档案管理模式的基础上，积极探索档案管理信息化、电子化、智能化建设模式方法[8-9]。然而，从现状来看，部分地区商务局档案管理信息化建设工作呈现滞后的局面。首先，是上述提到的建设资金有限问题的影响，使档案信息化建设所需的科学技术、信息系统等难以及时引进与建设。其次，档案管理信息化建设少不了信息化人才的支持，但目前商务局档案管理信息化人才数量有限，且储备力量不足。此外，档案管理信息化建设过程中，需要保证档案管理信息化系统的安全，需积极引进并应用安全密钥技术、防火墙技术、杀毒软件等，但从目前来看，部分地区商务局在这些方面均存在不足，导致档案管理信息化建设滞后的局面尤为突出，进而不利于档案局档案管理工作质量水平的提升。

（三）档案管理人员素质水平有待提升

在商务局档案管理工作开展期间，档案管理人员扮演着非常重要的角色，要做好档案管理工作，提升档案管理人员素质水平至关重要。但从目前来看，商务局部分档案管理工作人员的素质水平有待提升。比如，档案管理人员能够完全掌握传统纸质档案管理方式方法、技巧等，但对于档案电子化、信息化、智能化管理方式方法及技术难以完全掌握，在档案管理方式转型发展中，档案管理人员难以及时适应，进而影响商务局档案管理工作改革进程。此外，档案部门未能针对档案管理人员定期开展培训教育，难以使档案管理人员与时俱进地掌握档案管理现代化技术方法，进而影响商务局档案管理工作的质量。此外，一些商务局针对档案管理工作人员未能完善绩效考核机制、奖惩机制，难以规范、约束档案管理工作人员的日常工作行为，长此以往，人员自身素质水平难以得到有效提升，档案管理工作质量成效也难以得到有效保障。

四、商务局档案管理工作的具体优化方向

为解决商务局档案管理工作现存问题，提高档案管理工作质量成效，需明确工作方向，落实有效的优化措施。总结起来，具体优化方向及措施如下：

（一）构建完善的档案管理工作制度

为了提高商务局档案管理工作的规范性及科学性，需构建完善的档案管理工作制度。一方面，在商务局档案管理工作开展期间，需以《中华人民共和国档案法》为依据，严格执行。同时，作为商务局整体管理工作的一部分，对于每一项档案信息资源均需在完善收集的基础上，及时分析整理、存储归档管理，保证档案信息资源的后续利用[10]。另一方面，制定完善的综合档案室管理制度，针对综合档案室接收的相关档案，需进行合理的科学分类、编号、排架处理，同时，对存储的档案定期开展全面检查，若存在破损、褪色等档案资料，需第一时间进行修复、复制等处理。在特殊情况下，需及时向上级领导汇报，并落实有针对性的处理对策，使综合档案室档案管理工作的质量水平得到有效提高。此外，制定档案管理人员管理制度，规范档案管理人员在日常档案管理工作的行为，使商务局档案管理工作顺利、有序开展。

（二）投入充足的建设资金，加强档案管理基础建设

商务局档案管理工作的开展离不开建设资金的支持，因此商务局领导需充分重视内部档案管理工作，投入充足的建设资金，引进档案管理所需软硬件设施、设备及技术，比如，扫描仪、打印机、档案存储箱柜、计算机技术、数据压缩技术等，使商务局档案管理工作能够在这些设施设备、技术的支持下，顺利、有序地开展，进一步促进档案管理基础建设工作的强化。与此同时，还有必要将部分资金用于人才引进、档案管理人员薪资待遇结构优化等方面，以此提高档案管理工作人员对商务局档案管理工作的积极性，进一步提升商务局档案管理工作质量水平。

（三）做好档案管理信息化建设工作

商务局在档案管理工作开展期间，需树立纸质档案与电子档案并重的思想理念，与时俱进，做好档案管理信息化建设工作，在构建完善的档案管理信息化系统的基础上，引进档案管理信息化建设所需的技术，比如，安全密钥技术、防火墙技术、杀毒软件等。针对商务局档案管理工作中涉及的一些机密档案，除了加强纸质管理以外，还需将机密档案以电子形式存储在档案管理信息系统中，借助安全密钥技术，对这些机密文件进行加密处理，在相关用户具备权限的基础上才可访问、浏览、下载利用这些机密档案信息资源，不具备权限的人员则无法查看及利用[11-12]。在防火墙技术、杀毒软件的支持下，使档案管理信息系统的安全等级得到有效提高，避免发生档案信息资源被窃取、受到病毒感染等问题。此外，还需重视档案信息化管理人才的引进，为商务局档案管理信息化建设提供信息化专业人才保障。

（四）提升档案管理人员综合素质水平

在商务局档案管理工作开展期间，档案管理人员发挥着至关重要的作用，因此，从商务局档案管理工作质量水平提升的角度考虑，需重视档案管理人员综合素质水平的提升。一方面，与上述提到的做好档案管理信息化建设工作情况类似，需重视人才的引进，具体做法可以和当地高校合作，从高校引进档案管理专业人才，满足商务局对现代化档案管理专业人才的需求，并加强引进管理人才的岗前培训，使引进的人才能够满足商务局档案管理工作的需求。另一方面，商务局档案管理部门需重视档案管理工作人员培训工作的开展，通过定期培训教育，围绕商务局档案管理理论知识、管理实践技巧等，全面提升档案管理工作人员的业务能力水平。为了确保培训工作的有效性及科学性，可配套制定考核机制，考核过关方可持证上岗，而考核不过关的人员，则要继续考核，直至考核过关为止，以此全面提升商务局档案管理人员队伍综合素质。此外，需在商务局档案管理工作中树立精细化管理理念思想，定期开展档案管理工作会议，由管理部门领导层主持，引导档案管理人员积极发表前期档案管理工作中存在的不足，提出有针对性的整改建议或意见，并严格落实，使商务局档案管理工作的质量水平得到持续提升。

五、结语

综上所述，商务局档案管理是一项系统化的工作，此项工作的开展意义重大，有助于档案管理工作效率及质量的提升，有利于商务局工作的透明化与公开化，还能够提升档案利用机制，带动商务局事业可持续发展等。因此，需结合商务档案管理工作现有问题，明确工作方向，落实有效的优化措施，比如，构建完善的档案管理工作制度，投入充足的建设资金，加强档案管理基础建设，做好档案管理信息化建设工作，提升档案管理人员的综合素质水平等。相信做好以上方面，商务局档案管理工作的质量成效将能够得到全面提升，进一步为商务局档案事业的稳定、可持续发展奠定坚实的基础。