商务局档案管理现状及优化方向

张文清

摘要：档案管理作为商务局的日常基础工作，真实地记录了城市商务活动的历史发展过程，因此也当作城市经济发展的一大见证。做好商务局档案管理工作，理所应当成为信息社会发展的必然结果。但是通过研究调查发现，即使档案管理工作的重要性非同一般，档案管理工作过程中依然会存在一些问题，甚至引起档案内容流失，档案资料不全等类似问题的频繁出现。

关键词：档案管理;商务局;优化方向;现状

商务局档案管理真实反映着城市商务发展的点滴过程，具有重要的参考价值。商务局主管着该地区的内外贸易、商品流通与国际经济合作事项，不免涉及大量的人员和事物性文件内容，管理人员有责任对本部门的文件与工作内容进行归档，且将档案资料进行科学有效的存储，必要时也可以拿来应用或公之于众。大数据技术和互联网技术的发展为档案管理提供了便捷，但是档案管理工作中也会出现了一些的问题，比如档案管理者专业素养不够等。由此可见，要想做好档案管理工作，需根据时代的发展变化与商务局所在地的实际情况，才能有效促进地区经济的发展。本文主要分析商务局档案管理现状以及提出一些可行性的优化方向，同时也是希望可以为后续研究档案管理工作提供参考意见[1]。

一、商务局档案管理的现状

1.1档案管理工作人员的问题

近年来，随着社会的不断进步和城市经济的快速发展，商务局档案管理工作重要性受到了广泛的关注，但是落实到具体的管理当中，相关的档案管理工作人员却产生许多的问题。主要包括以下两个方面：（1）在目前的发展过程中，由于体制问题使得从事档案管理的人员大多属于兼职，因此他们既无法专注地对档案管理工作进行合理安排和调度，又缺乏专门且全面的档案管理培训，造成难以完成专业的档案管理工作的结果。

（2）档案管理在制度上的不足，尤其是一些基层行政事业单位，没有配备专职人员进行档案管理工作，对档案的收集整理归档问题也不重视，使得许多材料的整理和保管不规范。

（3）电子档案管理的建设对管理人员的计算机知识提出更高的要求。档案管理从原来的纸质档案发展到电子档案，这种档案信息化建设是现代档案管理工作的需求与未来趋势，可以明显提高工作效率，但对管理人员的工作方式及思维模式提出全新的要求[2]。

档案管理是一项比较复杂且需要一定耐心的工作，档案的文件和资料是商务部门重要的内部信息载体，也是信息源之一[3]。真正想要做好档案管理工作，则需要及时改善当前档案工作人员的工作现状。

1.2缺乏资金支持与设备陈旧

在档案管理的过程中，需要的是政府与各方面资金的持续投入。但是从当前档案管理工作的现状来看，还是明显存在设备陈旧落后等问题，难以满足档案信息化所需要的存储和电子档案处理。例如存放档案的橱柜仍旧是老式的木质柜，档案室也没有完善的防火、防虫等保护设施。对这些问题进行更深层次研究发现，缺乏资金支持的主要原因并不仅仅在于地方政府，而在于有关商务局部门本身。主要表现为二方面：一相关领导重视程度不够，并没有将政府投入的资金充分运用到档案管理工作中，导致于专业的硬件设施没有购置，从而间接引发档案管理的问题。二是档案工作考核机制不健全，正是因為缺乏相应的约束和惩罚，从而在一定程度上使得商务局核心领导人对档案工作不关心，从而影响到该方面的资金投入[4]。

二、商务局档案管理的优化方向

2.1做好档案管理人员工作以及业务建设

虽然档案管理人员在工作中存在一些的问题，但最主要的问题还是需要进一步加强档案队伍建设，提高档案管理人员的政治素质和业务水平，适应新时期档案管理工作的要求。首先需要加强培训使得档案管理人员具备专业的档案管理知识。这也就要求他们不但要深入钻研专业知识，还需要在日常工作实践中总结各种管理技能和技巧，才能有效提升自己的工作的能力。定期举办一些业务知识培训，并时常邀请省市地区的档案行政管理部门的专业人员到场指导授课，这样才能从根本上提高干部的档案业务工作能力。与此同时，还可以在档案业务整理工作方面做出一些规范：按规定收集整理文书、财会、实物等档案;档案分类科学，保持前后一致;定期开展档案鉴定、销毁工作[5]。

2.2加大对商务部门的资金投入力度

随着社会经济发展，国家对于商务局档案管理工作的资金投入也需要逐渐加深，才能有效确保档案管理工作能够正常开展。资金的投入和使用主要可以体现在以下两方面：一方面增加人员培训资金。管理人员在档案管理工作中发挥着举足轻重的作用，所以提高他们的工作能力与专业素质也就变得十分重要，鉴于不定时会聘请部分专业的人士进行知识的宣讲，因此也就意味着人员培训的资金投入会相应增加。

另一方面则需要增加硬件设施的资金投入。在整体资金的投入上应事先采取统筹安排，在局领导的重视下，完善我局档案工作硬件设施，确保档案的安全完整：将档案室安排为二间房，做到库房、阅览分开;档案室设备齐全，空调、除湿机、灭火器、防磁柜、防紫外线窗帘等都需一应俱全，使库房达到“八防”要求，优化了档案室的环境[6]。只有逐步增加硬件设施投入，才有可能保护档案室内存在的重要资料，并进一步确保档案的完整性。此外，还需加强计算机与网络的应用，配备高性能的计算机，进一步加快档案管理数字化、信息化的建设，将目光着眼于前沿技术，如云计算、大数据等，以互联网的思维去探索和分析新时代档案工作模式的改进与配置，积极推动档案管理的及时转型，有效发挥档案管理的开发与利用。

参考文献

[1]伍云. 商务局档案管理现状及优化方向[J]. 读书文摘，2017（22）：54.

[2] 温馨. 电子商务档案管理现状反思及优化方式探寻[J]. 商品与质量，2020（51）：50.

[3] 李凤琴. 事业单位在档案管理方面存在的现状及相关应对机制[J]. 科学与财富，2018（10）：159.

[4]吴霞英. 探析商务局档案的管理与利用[J]. 农村经济与科技，2019，30（24）：230-231.

[5]王凤. 探讨文书档案管理的办公自动化应用[J]. 兰台内外，2020（20）：16-18.

[6]高春峰. 关于商务局档案管理优化的几点思考[J]. 消费导刊，2020（32）：124.50541D67-EF20-43FC-87C3-1617011753E4